ビジネスでは、取引先や社内外に「何かをお願いする」ことが日常的に発生します。
しかし、依頼文の作成は意外と難しく「どう書けばいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
この記事では、実務経験20年以上の業務担当者が、実際に使われた文面の依頼文テンプレートを紹介します。すべて無料・登録不要でダウンロード可能です。
依頼文テンプレート
シチュエーションごとに作成する依頼文テンプレートを紹介します。依頼文は、一般的なワード文書に挨拶文と依頼内容を丁寧に書いていきます。
見積り書送付のお願い
見積り書送付のお願いをする依頼文テンプレートです。新しく商品の購入を検討し、別記で条件を記載して見積りを依頼します。
見積依頼書テンプレートは以下で紹介しています。
見積依頼書テンプレート
見本送付のお願い
新規取引時に商品サンプルを見本として送付してもうらう依頼文テンプレートです。サンプルが有料か無料か不明なので、有料の場合は請求書を同封するように依頼します。
新規取引のお願い
新たに取引をお願いするための依頼文テンプレートです。簡単な自社の説明と、取引をしたい理由などを簡潔に記載しています。
実務経験コメント
新規での依頼文では、「なぜ今この会社に依頼するのか」の理由を明記するだけで返信率が格段に上がります。
カスタマイズ例
相手の実績や商品をリサーチし、その魅力に触れた一文を冒頭に加えると効果的がアップします。
取引先紹介のお願い
取引先の紹介をお願いするための依頼文テンプレートです。サンプルでは、紹介してほしい理由として商品販売の好調での販路拡大としています。
仕入れ価格改定のお願い
今までの仕入れ価格を値下げしてもらうようお願いする依頼文テンプレートです。例文では、値下げを承諾してもらうために、他社の価格や業界同動向を簡単に説明しています。
実務経験コメント
価格交渉はデリケートな交渉のため、過去の取引実績や信頼関係を前提に話すと応じてもらえる確率が高まります。
カスタマイズ例
「他社の提示価格」や「数量アップによるコスト減」など、根拠を別紙にして添付すると説得力が増します。
在職証明書の依頼
退職してから、在籍していた会社に在職証明書を依頼する場合は、総務や人事に文書でおこないます。
在職証明書の依頼については、以下の記事で紹介しています。
在職証明書の会社への依頼文
アンケートのお願い(社外)
スキンケア製品のアンケートをお願いする依頼文テンプレートです。アンケートをお願いする場合は、相手の負担にならないよう丁寧にお願いをすることが大切です。できれば、何かお礼があると回答率が高まるでしょう。
実務経験コメント
お客様向けのアンケート依頼では、「回答の目的」や「回答結果の活用方法」を明記した方が回収率が上がります。
カスタマイズ例
テンプレート内に「謝礼の内容」や「所要時間の目安」を入れることで回答率をさらに高めることができます。
アンケートのお願い(社内)
社内で何かを導入する際に実施するアンケートの依頼文テンプレートです。文書内にアンケートを記載しています。
講演のお願い
社外から講師を招いて講演をお願いする依頼文テンプレートです。なぜ相手に依頼したのかを、著書や過去の講演などの感想と伴に述べると依頼を受けてくれる可能性が高まります。
別記では、講演テーマや報酬などの詳細を書いておくと相手も返事がしやすいでしょう。
実務経験コメント
講師依頼では、依頼先の過去の実績や影響力に触れたうえで「なぜ依頼したのか」を相手に丁寧に伝えることが重要です。
カスタマイズ例
「講演テーマ案」「講演後の交流会の有無」なども書き加えると返信がスムーズです。
仕事の依頼
仕事の依頼を文書で送付する場合の依頼文テンプレートのサンプルです。この例文では、会社案内の作成依頼で、依頼内容、部数、納期、予算などを箇条書きにしています。
実務経験コメント
業務委託を依頼する際は、納期や期待できる品質を明確にしておくことが、後のトラブル防止につながります。
カスタマイズ例
「納品形式（例：PDF／Word）」「修正対応の有無」など仕事の条件を追記するのがおすすめです。
送金のお願い
請求書を発行したが、取引先が代金の支払いを行わない場合の依頼文テンプレートです。確実に納品した旨と、請求書をいつ発行したかを明記し、いつまでに振込をしてもらいたいかを記載します。
請求書確認の依頼
取引先から、請求書が届いたが内容が誤っている場合に、確認と再請求をお願いする依頼文テンプレートです。自社の帳簿をもとに請求書の内容を確認した上で取引先にも再度確認をしてもらうように促します。
商品カタログの送付依頼
企業へ商品カタログの送付をお願いする場合の依頼文テンプレートです。まだ取引関係がないので、突然の連絡を詫びるとともに、商品カタログの送付をお願いしています。
パートナーシップ締結依頼
提携目的と理由を短く説明し、進め方や具体的なミーティング日時を記載する場合もあるパートナーシップ締結の依頼文テンプレートです。
サンプル品の提供依頼
サンプル品の依頼文テンプレートです。製品への関心と試用による販路・取引拡大の可能性を説明し、送付先住所も明記することで相手に丁寧な印象を与えます。
依頼文の書き方
依頼文には定型のフォーマットというのはありません。通常は、件名(タイトル)、頭語、時候の挨拶、実際の依頼内容、条件といったある程度決まった形式で作成することが求められます。
依頼文の基本構成
依頼文は基本的に以下の項目を記載します。
- 件名(タイトル)
- 前文
- 依頼内容
- 末文
- 条件（期限、依頼料、場所など）
特に、依頼内容については丁寧な表現で事実を簡潔にまとめると相手に良い印象をもたれます。
依頼文の注意点
依頼文は、相手にお願いをする文書です。命令口調にならないように丁寧に作成してください。書き方を間違えてしまうと、相手に不快感を与えてしまうので注意しなければなりません。
- 文章は簡潔に
- 依頼内容は別記
- 低姿勢でお願いする
お願い文書は、経緯や理由を書くのが一般的ですが、依頼を受けてほしいために回りくどい表現や、長々と理由を書き連ねてしまうことがあります。
相手も、長い文面を読みたくはありません。最低限の経緯と理由にまとめ、簡潔にわかりやすく書く工夫が求められます。
依頼内容は、簡潔に書きますが、期日や場所などの詳細は別記した方が読みやすいです。
特に不特定多数への依頼文書は、返信方法、締め切り、問い合わせ先なども明記しておくと応じてもらえる可能性が高まります。
依頼文書は、相手にメリットをもたらすことも、負担を強いることもあります。
できるだけ低姿勢で「お願いをする」立場を崩さないことが大切です。特に社内向けは、命令口調になりがちなので気を付けてください。
依頼文の書き方で失敗しないために
- 命令形になってしまう：
「～してください」は丁寧に見えても強すぎる場合があります。「お手数ですが〜」といった表現に置き換えましょう。 - 内容が長すぎる：
背景を詳しく書きすぎても読み手の負担になります。要点を先に伝え、詳細は別記にするのが基本です。 - 目的が曖昧：
依頼の目的がわかりにくいと相手が戸惑います。「何のために」「何をしてほしいか」を最初に明確に書きます。
依頼文でよくあるミスと実務で起きたトラブル事例
依頼文は丁寧さが求められますが、ちょっとしたことでトラブルにつながることもあります。実務において、よくあるミスとその事例をまとめました。
- 宛名の誤記：
会社名や担当者名を間違え、信頼を損なった - 期限の記載漏れ：
依頼の締切を明記せず、納期遅延が発生した - 命令口調の表現：
社内依頼で「～してください」を繰り返し、相手に不快感を与えた - 依頼背景の不足：
なぜ依頼するのか説明がなく、相手が必要性を理解できず対応が遅れた/li>
依頼文でよく使われる言葉と関連キーワード
依頼文では、ビジネスにふさわしい表現やフレーズを使うことで、丁寧な印象を与えることができます。ここでは、依頼文に多く使われる言葉と関連するキーワードを紹介します。
- 「恐れ入りますが」：
相手に配慮しつつお願いをする際に使われる定番表現 - 「ご多忙のところ恐縮ですが」：
依頼の負担を軽減するニュアンスを伝える表現 - 「ご査収ください」：
添付書類や同封資料を確認してほしい場合に使用 - 「ご対応のほどお願い申し上げます」：
締めくくりで依頼を丁寧に伝える言葉
よくある質問（FAQ)
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参考にできる公式資料・リンク集
依頼文テンプレートまとめ
依頼文は、相手に物事を依頼する場合に使うビジネス文書です。今回紹介したテンプレートを活用することで、伝えるべき内容を丁寧かつ簡潔にまとめることができ、相手にも好印象を与えられます。
当サイトでは、社内外のさまざまなビジネスシーンに対応した依頼文テンプレートを、実務経験に基づき無料で提供しています。状況に応じてカスタマイズしてご利用ください。
