退職証明書テンプレートをWord・Excel・PDFで無料ダウンロード可能です。記入例や書き方、依頼メール文例、再発行手続き、離職票との違いも解説。労働基準法第22条に基づく発行義務も紹介します。
退職証明書テンプレート（無料ダウンロード）
退職証明書をすぐ作成できるテンプレートを、Word・Excel・PDFの3形式で提供しています。Google Docs・スプレッドシート版にも対応しており、目的や編集環境に合わせてご利用いただけます。
シンプル型
退職理由選択型
縦書き型
退職証明書の書き方・記入例
退職証明書は、転職手続きや雇用保険の手続きで提出を求められることがあるため、誤記のない正確な記載が重要です。ここでは、初心者でも迷わない基本の書き方を解説します。
基本の記入項目
- 氏名・在籍期間・役職・退職理由
本人氏名、在籍していた期間（入社日〜退職日）、最終役職を記入します。退職理由は「一身上の都合」「会社都合」など、客観的に表現します。 - 発行日・発行者（会社名・押印）
実際の発行日を記し、会社名・代表者名（または担当部署名）を明記します。社印や角印の押印で正式文書としての効力が明確になります。
よく使われる退職理由の例
退職理由は、転職・契約終了・定年など、状況によって異なります。以下は一般的によく使われる表現です。
- 自己都合退職
- 定年退職
- 契約満了
- 会社都合退職
退職証明書の記入例（サンプル）
実際の記入例を見ると全体像をつかみやすくなります。以下は最小限の情報で構成したシンプルな記入例です（Word/Excelいずれでも作成可）。
| 氏名 | 山田 太郎 |
|---|---|
| 在籍期間 | 2020年4月1日〜2025年3月31日 |
| 最終役職 | 営業部 主任 |
| 退職理由 | 一身上の都合により退職 |
| 発行日 | 2025年4月5日 |
| 発行者 |
株式会社○○○○ 代表取締役 佐藤 一郎 印 |
記入時の注意点
日付や役職名は、正確に記入します。訂正が必要な場合は、誤記部分に二重線を引き、訂正印（社印または担当者印）を押して修正しましょう。
📜 退職証明書とは｜法的根拠と発行義務
退職証明書は、労働者が会社を退職したことを公式に証明する書類です。
転職活動や雇用保険の手続きなど、社会的な場面で必要になることがあります。
この書類の発行には法的な裏付けがあり、会社には交付義務が定められています。以下で関連する労働基準法の条文をわかりやすく解説します。
労働基準法第22条（発行義務）
労働者が退職後に証明書を求めた場合、会社（使用者）は速やかに交付しなければなりません。これは、労働者が次の職場や公的機関で必要書類を提出できるようにするための重要な権利です。
労働基準法第115条（請求期限）
退職証明書の請求には期限があり、発行を求める権利は永続的ではありません。退職から一定期間が過ぎると、法的効力をもって請求することができなくなります。
労働基準法第120条（罰則）
会社が退職証明書の交付を正当な理由なく拒否した場合は、法令違反となります。労働者の権利を守るために、罰則規定も設けられています。
退職証明書の依頼と再発行手続き
退職証明書は、会社が自動で発行してくれるものではなく、退職者が申請して受け取るのが一般的です。
転職先やハローワークなどで必要になった場合は、早めに依頼するようにしましょう。ここでは、依頼の具体的な方法と再発行時の注意点を紹介します。
依頼方法（メール・文書例）
退職証明書の発行依頼は、人事部や総務部にメールまたは書面で行います。相手に丁寧な印象を与えるために、用件・氏名・退職時期・宛先を明確に記載しましょう。以下はそのまま使えるメール例です。
件名：退職証明書発行のお願い ○○株式会社 人事部 ○○様 お世話になっております。○月退職の○○です。 退職証明書の発行をお願いできますでしょうか。 宛先等は以下の通りです。よろしくお願いいたします。 【宛先】 〒000-0000 東京都〇〇区〇〇町1-2-3 △△株式会社 採用担当 様
再発行の依頼ポイント
紛失や誤記などで再発行を依頼する場合は、当時の在籍期間や使用目的（例：転職先提出、雇用保険手続きなど）を添えて依頼するとスムーズです。
会社によっては、本人確認書類（運転免許証など）の提出を求められることもあります。
発行を拒否された場合
退職証明書の発行は、労働基準法第22条で義務付けられています。会社が正当な理由なく発行を拒否した場合は、行政機関に相談して対応を求めることができます。
