依頼書・依頼文の書き方｜書き出し例とお願い文書の例文

依頼書や依頼文は、相手に「これをお願いしたい」と伝えるための文書です。

ただ、実際に書こうとすると、最初の一文で手が止まりやすいですね。特に取引先へのお願い、月末処理の書類提出、社内の確認依頼などは、言い方が強すぎても弱すぎても気になります。

このページでは、依頼書・依頼文の基本的な書き方、書き出し例、そのまま調整して使える例文をまとめています。テンプレートを使う前に決めておくこと、実際にテンプレートへ入力するときに直す部分も、あわせて確認できます。

依頼書・依頼文はどんな場面で使う文書か

依頼書・依頼文は、相手に何かをお願いするときに使います。社外向けのきちんとした文書として出すこともありますし、メール本文に近い形で使うこともあります。

たとえば、次のような場面です。

実務では「依頼書」として1枚の文書にする場合もあれば、メールの本文だけで済ませることもあります。ここは相手との関係や、あとで記録として残すかどうかで変わります。

依頼書と依頼文、お願い文書の違い

「依頼書、依頼文、お願い文書」名前は少し違いますが、使う場面はかなり近いです。

ビズルートのテンプレートを使う場合は、まず「依頼書として出すのか」「依頼文としてメールに入れるのか」を決めると迷いにくいです。

1枚の文書にするなら日付・宛名・差出人・件名を入れます。メール本文として使うなら、あいさつと依頼内容を短くして、読みやすさを優先してよいでしょう。

書く前に決めておくこと

依頼文は、いきなり文章を書き始めると詰まりやすいです。先に次の4つをメモしておくと、かなり楽になります。

ここがあいまいなままテンプレートに入力すると、文面は丁寧なのに、結局何をしてほしいのか伝わらない文章になりがちです。

依頼書・依頼文の基本構成

依頼書は、だいたい次の流れで作るとまとまりやすいです。

社外向けなら、宛名と差出人をきちんと入れます。社内向けなら、少し簡略化しても問題ない場面があります。たとえば、社内メールで資料確認をお願いするだけなら、日付や差出人を文書の上に大きく入れなくても自然です。

一方で、取引先へ出す依頼書や、お客様に記入をお願いする文書では、件名と依頼内容をはっきり分けた方が読みやすいです。相手が忙しい時間帯に読むことも多いので、ひと目で内容がわかる形が向いています。

依頼文の書き出し例

書き出しは、相手との関係で少し変えます。あまり堅くしすぎると読みにくいですが、社外向けでは最低限の丁寧さは残したいところです。

「お願い申し上げます」を多く入れると、文面が少し重く見えることがあります。社外向けの正式な依頼書なら使いやすい表現ですが、メール本文では「お願いいたします」くらいの方が読みやすい場面も多いです。

依頼文を書くときに詰まりやすいところ

依頼文で一番詰まりやすいのは、丁寧に書こうとして、依頼内容がぼやけるところです。

たとえば、次のような文面です。

一見ていねいですが、「例の件」が何なのか、「対応」とは何をすることなのかがわかりません。相手が内容を知っている場合でも、文書として残すなら少し足した方が安全です。

このくらい書くと、相手が動きやすくなります。月末処理や締切前のやり取りでは、この差がかなり出ます。

そのまま使える依頼文の例文

ここからは、実際の文面例です。会社名、日付、書類名、期限などは自分の内容に合わせて変えてください。

書類提出をお願いする依頼文

月末の請求処理、申込書の回収、契約前の確認資料などで使いやすい形です。期限がある場合は、本文の中だけでなく「提出期限」として分けて書くと、見落とされにくくなります。

確認をお願いする依頼文

「問題がない場合はそのまま進める」と書いておくと、社内でも社外でも判断が早くなります。もちろん、金額や契約に関わる内容なら、明確な承認をもらう形に変えた方がよいです。

協力をお願いする依頼文

協力依頼では、相手の負担感を少し下げる書き方が合います。「約3分」「〇問程度」など、どのくらいで終わるかを書くと、回答してもらいやすい印象があります。

日程調整をお願いする依頼文

日程調整は、候補を3つほど出すとやり取りが減ります。
担当者としては、何度もメールを往復させるより、この形の方がだいぶ楽です。

記入をお願いする依頼文

記入依頼では、返送方法を書き忘れがちです。紙で返すのか、PDFで返すのか、写真でもよいのか。ここが抜けると、相手から確認の連絡が来て、結局ひと手間増えます。

テンプレートを使う前に見るところ

テンプレートを開く前に、まず依頼の中身を短くまとめておくと作業が早いです。きれいな文書を作る前に、次の形でメモしてみてください。

このメモがあれば、テンプレートの該当箇所に入れるだけで形になります。逆に、この4つが決まっていない状態だと、どのテンプレートを使っても途中で止まりやすいです。

テンプレートを使うときに調整するところ

テンプレートは、文書の形をそろえるために便利です。ただ、そのまま全部を使うより、場面に合わせて少し削る方が自然なこともあります。

現場では、きれいな文章よりも「相手が迷わず動けるか」の方が優先されることがあります。もちろん失礼な言い方は避けますが、あいさつを長くするより、依頼内容と期限をはっきり書く方が助かる場面は多いです。

依頼書テンプレートとほかの文書テンプレートの違い

依頼書は、相手に何かをしてもらうための文書です。似た文書に、送付状・案内文・通知文があります。

迷ったときは、「相手に何か作業してもらうか」で考えると分けやすいです。作業してもらうなら依頼書。知らせるだけなら案内文や通知文が向いています。

依頼書テンプレートを使う場面

依頼書テンプレートは、次のようなときに使うと作業が早いです。

新人の方が最初から白紙で作るのは、少ししんどいと思います。私も新人のころは、宛名の位置や「記」「以上」の置き方で地味に迷いました。テンプレートを使うと、そのあたりの形は先に整っているので、依頼内容の確認に時間を使えます。

管理側で確認する場合も、テンプレートで文書の形がそろっていると見やすいです。件名、期限、返送方法が毎回同じ位置にあるだけで、チェックがかなり楽になります。

よくある質問

まとめ

依頼書・依頼文は、きれいな文章を書くためだけの文書ではありません。相手に何をしてほしいのか、いつまでに対応してほしいのかを、迷わず伝えるためのものです。

先に「誰に・何を・いつまでに・どう返してほしいか」を決めてから書くと、かなり楽になります。そのうえでテンプレートを使えば、宛名や件名、記書きの形を整える手間を減らせます。

完全に同じ形でなくても大丈夫です。現場では、相手が読んで動きやすい文面に整えることが、いちばん使いやすい依頼文になると思います。