これから電話や訪問をする会社を1行ずつ並べる営業リストと、アポが取れたあとの商談を追う管理表です。どちらもExcelで、無料・登録なしでダウンロードできます。
営業リスト・訪問管理表のテンプレート（Excel）
営業リスト（テレアポ・訪問先リスト）
社名、業種、部署名、役職、担当者名、電話番号、メールアドレス、都道府県、住所、自社担当、ステータス、最終連絡日、次回連絡日、備考を1社1行で入れる表です。
ステータスは▼から選ぶ形式。次回連絡日が来た行はオレンジに、社名や電話番号が重なるとピンクに変わります。
営業訪問・商談管理表
アポが取れた会社を1社1行で追う表です。初回接触日、最終訪問日、商談内容・メモ、段階、ランク、決裁者・紹介者、次回予定日、次にやることを記録できます。
段階は「初回訪問・提案中・見積提出・契約・失注」、ランクはA・B・Cから選びます。
| 営業リスト | 訪問・商談管理表 | |
|---|---|---|
| 使う時期 | 最初の電話・メールの前後 | アポが取れたあと |
| 1行に入れるもの | 連絡先と、次に連絡する日 | 商談の中身と、次にやること |
| 色が変わる条件 | 次回連絡日が今日以前（オレンジ）、社名・電話番号の重複（ピンク）、対象外（灰色） | 次回予定日が今日以前（オレンジ）、会社名の重複（ピンク）、失注（灰色） |
営業リストで先に知っておきたい設定
01
電話番号は文字列で保存
電話番号の列は、最初から書式を「文字列」にしてあります。Excelは数字だけの入力を数値として扱うので、0312345678と打つと先頭の0が消えます。この列ならハイフンのあるなしに関係なく、打ったとおりに残ります。
ただし、ほかのファイルで先頭の0がすでに消えている番号は、貼り付けても元には戻りません。
02
ステータスは選択肢シートで変更
ステータスの選択肢は、未連絡・再連絡・資料送付・アポあり・保留・対象外の6つです。「選択肢」シートを書き換えると、20個まで▼に表示できます。
03
オレンジの行が今日の連絡先
次回連絡日が今日、またはそれ以前になると行がオレンジに変わります。朝にファイルを開けば、その日の連絡先を見つけやすくなります。
ステータスの付け方で決めておくこと
01
「再連絡」と日付はセットにする
不在だった相手は「再連絡」にまとめ、次回連絡日に日付を入れる使い方を想定しています。日付が空いたままだとオレンジにならず、リストの中に埋もれていきます。
02
「対象外」は消さずに残す
対象外の行を消すと、別の担当者が同じ会社を追加して再び連絡する可能性があります。対象外の行は文字が灰色になり、次回連絡日が過ぎてもオレンジにはなりません。
03
理由を備考に残す
備考に「来年3月まで不要」など理由をひと言残しておくと、保留と対象外の違いが分かりやすくなります。
個人の消費者に電話で勧誘する場合、一度断った相手に再び勧誘することは特定商取引法で禁止されています。相手が事業のために契約する取引はこの規定の対象外ですが、断られた会社に何度も連絡すれば印象が悪くなる点は同じです。
ピンク色（重複）が出たときの見分け方
社名と電話番号の列は、同じ値が2つ以上あるとピンクになります。反応するのは文字がまったく同じときだけです。「株式会社」と「(株)」、全角と半角が混ざっていると別の会社として扱われます。
代表番号から別の部署につないでもらう場合、電話番号が重なるのは自然なことです。部署名を見て相手が別なら両方残し、同じ相手なら最終連絡日が新しい行に情報を寄せて古い行を消す。この見分け方で十分だと思います。
訪問・商談管理表に移すタイミング
01
「アポあり」になったら1行作る
「アポあり」になったら1行作る
営業リスト側は「アポあり」のまま残しておけば、ほかの人が同じ会社へ電話するのを防げます。
02
商談メモは日付を足して残す
商談メモは日付を足して残す
前回の内容を上書きせず、日付とひと言を先頭に追加していく方が、あとで経緯をたどりやすくなります。
03
ランク基準は自社用に直す
ランク基準は自社用に直す
A・B・Cは仮の基準です。決裁者と話せているか、導入時期が見えているかなど、自社の判断基準に合わせてください。
担当者名を入れるときの注意
担当者の名前やメールアドレスを入れた営業リストは、個人情報を扱う表になります。共有フォルダに置く場合は、閲覧できる人の範囲を決めておくと安心です。
個人情報保護委員会のガイドラインでは、名刺の情報を表計算ソフトで入力・整理したものが「個人情報データベース等」に当たる例として挙げられています。
よくある質問（FAQ）
テレアポ用と訪問営業用、どちらに使えますか？
営業リストはどちらにも使えます。見出しの行にフィルターを付けてあるので、訪問営業なら都道府県で絞り込むと、近い会社をまとめて回る計画が立てやすくなります。
行が足りなくなったらどうすればいいですか？
表の最終行より上で行を挿入してください。表の範囲の中で挿入すれば、プルダウンや色の設定も一緒に広がります。最終行の下に書き足すと、重複チェックが新しい行まで届かないことがあります。
ステータスやランクの言葉を自社用に変えられますか？
変えられます。「選択肢」シートの言葉を書き換えると、▼の中身も変わります。ただし、営業リストの「対象外」と管理表の「失注」は色の設定に使っているので、この2つの言葉は変えずに残してください。
