用途別のFAX送付状テンプレートを無料でご用意しました。Excelで宛先・件名・送信枚数を直して、そのまま印刷して使えます。
FAX送付状は、FAXの先頭につける表紙のような書類です。会社によっては「FAX送信状」「FAX送信表」「FAX送信票」と呼ばれることもありますが、実務ではほぼ同じ意味で使われます。
月末の請求書送付や、取引先から急に「FAXでも送ってください」と言われたとき、白紙から作るのは地味に手間です。テンプレートを使えば、必要な項目を埋めるだけで整った送付状を作れます。
FAX送付状・送信表・送信票の違い
FAXの表紙にあたる書類は、会社や業種によって呼び方が少し違います。「送付状」と言う会社もあれば、「送信表」「送信票」「送信案内」と呼ぶところもあります。
ただ、使う場面はほとんど同じです。宛先、送信元、件名、送信枚数、本文を書いて、受け取った人が「誰から何が届いたのか」をすぐ確認できるようにします。
| 呼び方 | 使われ方 | テンプレート選びの目安 |
|---|---|---|
| FAX送付状 | ビジネス文書の送付でよく使う呼び方です。 | 請求書、見積書、契約書などの送付に使いやすい。 |
| FAX送信表 | 宛先・送信元・枚数を表形式で整理したいときに。 | 社内で何度もFAXを送る担当者向け。 |
| FAX送信票 | 送信内容の控えや確認用に使います。 | 送信枚数や件名をきちんと残したい場合に。 |
| FAX表紙 | FAXの1枚目につける案内用紙として。 | 簡単な連絡や個人利用でも。 |
FAX送付状テンプレートの選び方
どのテンプレートを使うか迷ったら、まずは「誰に送るか」と「何を送るか」で選ぶと決めやすいです。細かいデザインより、宛先・件名・枚数が見やすいかを先に見た方が失敗しません。
| 使う場面 | おすすめの形式 | 使いやすいところ |
|---|---|---|
| 請求書・見積書を送る | シンプルなFAX送付状 | 件名と送信枚数を入れるだけで使えます。月末処理でも手が止まりにくいです。 |
| 取引先へきちんと送る | ビジネス向けFAX送信表 | 会社名、部署名、担当者名を整理しやすく、社外向けの見た目になります。 |
| 複数枚の書類を送る | 送信枚数欄付きテンプレート | 送付状を含めた合計枚数を確認しやすく、受信側も照合できます。 |
| 文面を少し直したい | Word版FAX送付状 | あいさつ文や備考欄を文章として調整したい場合に向いています。 |
| すぐPDFにしたい | PDF作成ツール | Excelを開かず、ブラウザ上で1枚作れます。 |
あいさつ文や備考欄を文章として直したい場合は、Word版のFAX送付状テンプレートが使いやすいです。Excel版は宛先や送信枚数を表形式で整えたいとき、Word版は文面を少し変えたいときに向いています。
FAX送付状テンプレートWord無料｜シンプルな送信案内・表紙付き
FAX送付状テンプレート一覧（全14種・Excel無料）
ビジネス用のシンプルなものから、ロゴを差し替えて使えるタイプまで、14種類を揃えました。Excelで宛先、件名、送信枚数を直して使えるテンプレートです。
FAXは急ぎのやり取りで使うことも多いので、まずは宛先と枚数が見やすいものを選ぶのが無難です。デザインを整えすぎるより、相手がFAX機の前でぱっと読める方が使いやすい、という場面もけっこうあります。
FAX送付状は、項目が揃っていれば終わりではありません。実際の現場では、宛先や担当者名が空欄のまま届く、送信枚数が書かれていない、件名が曖昧で担当部署に回らない、といったことが起こります。
- 宛先や担当者名が空欄のまま届いてしまう
- 送付状を含めた合計枚数を書き忘れる
- 前回使った宛名やFAX番号が残ったまま送ってしまう
- 件名が「書類送付の件」だけで、何の書類か伝わりにくい
朝の慌ただしい時間や月末処理では、こういう小さな抜けが出やすいです。テンプレートを使うと、毎回同じ順番で確認できるので、思ったより楽でした。
ブラウザ上でそのまま使えるFAX送付状PDF作成ツールも公開中です。入力してPDF化できるので、1回だけ送る場合はこちらの方が早いこともあります。
▶ FAX送付状PDF作成ツールはこちら
Excel版・Word版・PDF作成ツールの使い分け
FAX送付状は、どの形式でも作れます。ただ、使う場面によって向き不向きがあります。Excel版は宛先や送信枚数を表で整えやすく、Word版は文面を自然に直しやすいです。PDF作成ツールは、ソフトを開かずに1枚だけ作りたいときに向いています。
| 形式 | 向いている使い方 | 実務での使いどころ |
|---|---|---|
| Excel版 | 宛先、件名、枚数を表形式で整える | 請求書や見積書を毎月送るなど、同じ形でくり返し使う場合に便利です。 |
| Word版 | あいさつ文や備考欄を文章として編集する | 初めて送る取引先や、少し丁寧な文面にしたいときに使いやすいです。 |
| PDF作成ツール | ブラウザ上で入力してPDFにする | 急ぎで1枚だけ作るときや、Excelが使えない端末から作るときに向いています。 |
FAX送付状テンプレートのカスタマイズ例と実務での使い方
同じ送付状を複数部署に送ることが多い方は、あらかじめ自社仕様に直しておくと、毎回の手間をかなり減らせます。Excel版なら、宛先欄や送信元欄を自社用に整えたり、よく使う件名を入れておいたりできます。
たとえば経理担当なら「請求書ご送付の件」、営業担当なら「見積書ご送付の件」をあらかじめ入れておくと楽です。小さなことですが、毎回打つ文言が減るだけで、月末のばたつきが少し軽くなります。
- ロゴ・社名の差し替え
Excel版であれば、住所欄の近くに画像を挿入してロゴを入れられます。FAXはモノクロで届くことも多いので、薄い色より線がはっきりしたロゴの方が読みやすいです。 - 備考欄・至急表示の追加
行や列を追加すれば、「至急」「要返信」「ご確認ください」などの表示を入れられます。電話で補足しがちな内容は、備考欄に入れておくと伝え漏れを減らせます。 - PDF化して控えを残す
送信前にPDF保存しておくと、「いつ・誰に・何を送ったか」があとから確認できます。取引先から問い合わせがあったときも、控えがあると話が早いです。
FAX送付状テンプレートの使い方
FAX送付状は、すべての欄を細かく埋めればよい、というものでもありません。社内宛てなら会社住所を省く、急ぎの返信がほしい場合は備考欄を少し目立たせるなど、現場では少し調整します。
- 宛名：会社名には「御中」、担当者名がある場合は個人名に「様」を付けます。
- 件名：「見積書ご送付の件」「契約書ご返送のお願い」のように、何の書類かわかる名前にします。
- 本文：送付目的、同封物、返信の有無、期限を書きます。
- 合計枚数：送付状1枚を含めた総枚数を記入します。
- 差出人：会社名、部署名、氏名、TEL、メールアドレスを入れます。
件名：契約書ご返送のお願い
本文：契約書2部をお送りします。ご記入・ご押印のうえ、◯月◯日（◯）までに1部をご返送ください。
同封物：契約書2部／返信用封筒1部
合計：4枚（送付状1枚を含む）
FAX送付状を送る前の確認
FAXを送る直前は、意外とミスが出ます。特に、前に使ったテンプレートを上書きしている場合は、宛先やFAX番号が残っていないかを見た方が安心です。画面では気づかなかったのに、印刷した紙を見て「あ、前の会社名のままだった」となることがあります。
- 宛名の敬称：会社名・部署名には「御中」、個人名には「様」を使います。「株式会社〇〇 御中 △△様」のように重ねると不自然です。
- 合計枚数：「全◯枚（送付状1枚を含む）」と書きます。受け取った側が枚数を照合できるので、抜け落ちに気づきやすくなります。
- 件名の具体性：「契約書ご返送のお願い」など、要件が一目でわかる書き方にします。「書類送付の件」だけだと、相手先で回覧に時間がかかることがあります。
- FAX番号：名刺、名簿、過去の送信履歴などを見て番号を確認します。短縮ダイヤルに入っていても、念のため原本と照合した方が無難です。
- 控えの保存：送信前にPDF保存するか、送信レポートを保管しておくと、「送った・届いていない」の確認がしやすくなります。
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よくある質問
本ページは、ビジネス文書テンプレートサイト「Bizroute」を運営する株式会社エクシア（2001年創業）により制作・監修されています。
株式会社エクシアでは、業務システム開発、Web制作、業務効率化支援、帳票テンプレート設計などを手がけています。本テンプレートは、FAX送付時に実際の業務で起きやすい宛先・担当者の記載漏れ、送信枚数の未記入、件名の曖昧さを減らす目的で設計しています。
監修
株式会社エクシア
最終更新日
用途
FAX送付状／FAX送信表／FAX送信票／社内外へのFAX送信
