請求書を送付するときに添付する送付状は必ず必要ではありませんが、送付状があることで相手先に良い印象を与えます。
今回は請求書送付状の例文テンプレートを郵送、FAX、メールの例文付きで紹介します。
請求書送付状テンプレート
word版の請求書の送付状テンプレートです。請求書を送付する際は、法人でも個人でも郵送が一般的ですが、IT系の企業やベンチャー企業ではメールで請求書のPDF文書を添付する方式も増えています。
FAX請求書送付状
FAXで請求書を送る際も、郵送で送付する場合とあいさつ文や内容に大きな違いはありません。また、定期的に請求書のやりとりしている相手であれば儀礼的な挨拶は必要ありません。
テンプレートを活用すれば簡単にFAX用の請求書送付状を作ることができます。
請求書のFAX送付状エクセルテンプレート文例01
FAX送付状のテンプレート
郵送での請求書送付状
郵送で請求書を送付する際には、送付状にあいさつ文と送付する請求書の概要、枚数を記載します。
請求書の送付状エクセルテンプレート文例01
請求書の送付状エクセルテンプレート文例02
送付状テンプレート
メールでの請求書送付状の例文
メールでの請求書送付状の例文です。請求書の送付をメールで送ることを許可されている場合は、PDFなどを送付しても構いませんが、許可をとらずにいきなりメールで請求書を送り付けることはやめた方がいいでしょう。
特に日本では郵送で請求書を送るのが一般的なので、書類を電子的に送ることを嫌がる企業もまだまだ多いです。メールで請求書を送る場合は、送付状を別ファイルにせずにメールの本文にあいさつ文や内容を記載して、請求書の送付状とします。
株式会社○○○
○○部 ○○ ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社×× 経理部の ××××です。
早速ですが、先日ご注文いただいた【案件名や商品名】に関する請求書を
添付ファイルにてお送りさせて頂きます。
請求書に記載させて頂いた振込先へ、
〇年〇月〇日までにお振込み下さいますよう
何卒、よろしくお願い申し上げます。
ご不明な点などございましたら、、
ご一報いただきたく存じます。
ご査収の上、何卒よろしくお願い致します。
業界ごとの送付状の書き方
送付状は、どの業界でも同じように書けばいいわけではありません。それぞれの業界で書き方のポイントがあります。以下では、それぞれの業界でよく使われる送付状の書き方をご紹介します。
IT・ソフトウェア業界
メールでサクッと送る
IT業界では、紙での送付よりもデジタルが主流なため、請求書もPDFを添付してメールで送ることが多いです。その際、メールの本文を送付状として使いましょう。
暗号化でセキュリティ対策
送付するファイルに機密情報が含まれる場合は、しっかりと暗号化してから送るようすると相手側が安心できます。
製造業
製品リストを詳しく記載
製品がたくさんある場合は、それぞれ何個送るのか数量をしっかりと送付状に書きましょう。
品質証明書も一緒に
製品の品質を示す書類も、送付状と一緒に送るのが一般的です。
医療業界
患者さんの情報は慎重に
医療関連の書類には、患者さんの情報が書かれていることも。そのような大事な情報は、特に慎重に扱いましょう。
診断書や処方箋も明記
診断書や処方箋が含まれる場合、それもしっかりと送付状に書きましょう。
小売業
返品・交換のルールを書く
商品を返したい、交換したいという場合のルールを、送付状に書いておくと便利です。
新商品やセール情報をプラス
お得な情報や新商品の案内も、送付状に書いておくと、次につながるかもしれません。
請求書送付状のよくある質問
請求書送付状に関連する疑問、マナーなどよくある質問を集めました。請求書を送付するときに知っておくと役に立ちます。
請求書に送付状は必要？
請求書に送付状をつける目的は、挨拶だけでなく、送付物が漏れなく入っているか確認してもらうためです。送付物の内容や枚数が送付状の記載と合っているか確認することで、請求書が正しいかチェックできます。
また、請求書に補足や詳細な請求明細が必要な場合に送付状に記載する場合もあります。
近年では、送付状をつけることが一般的なので初めての場合や、付き合いが浅い相手には送付状を付けた方が丁寧な印象を与えます。ただし、定期的に請求書を送る相手には送付状を省略する場合もあります。
メールでも送付状は必要？
最近は、電子的に帳票を保存することも可能なため、メールやファイルで請求書をやりとりする企業も増えています。
メールで請求書を送る場合には、送付状は別のファイルは必要ありません。メールの本文に挨拶と請求書の内容や枚数を記載することで送付状の代わりになります。
請求書を送付するときの注意点は？
送付する請求書は、印刷面を上にして、送付状が上になるように（最初に送付状が見えるように）して重ねて3つ折りにして封入します。もし、請求書を折りたくない場合には、送付状が先に見えるように上にしてクリアファイルに入れてA4サイズの用紙が入る⾓形2号の封筒に入れて送付します。
送付状のフォーマットは一定ですか？
一般的には、送り主と受け取り側の連絡先、送付日、送付物の内容や数量、その他の関連情報（例えば請求書番号）などを記載すれば送付状としての役割は果たすことができます。ただし、送付状のフォーマットは業界や各会社により必要な項目やデザインなどが異なることもあります。
送付状は法的に必要な書類ですか？
送付状自体は法的に必要とされる書類ではありませんが、ビジネスにおいてはつけることが一般的です。
特に請求書や契約書などの重要な書類を送付する際には必要で、送付状を付けることで、記録を残すことができたり、受け取り側が送付物の概要を理解することができます。
まとめ
請求書の送付状は、絶対に必要ではありませんが、取引をスムーズに進めるためにはできるだけ作成して添付した方がよいでしょう。
具体的な送付状の例文やテンプレートを紹介しましたので、必要事項を修正してそのまま作成してもよいですし、テンプレートを参考にオリジナルの送付状を作成してもいいでしょう。
