請求書送付状は、取引先への信頼感を高め、書類の受け取りミスや内容の誤解を防ぐために重要です。
当サイトを運営するビジネス文書専門チームは、企業経理や営業事務として累計2,000件以上の請求書を取り扱ってきました。
その経験から、郵送・メール・FAXといった送付方法ごとの例文テンプレートや、業界別の書き方のポイントを、実務経験に基づき分かりやすく解説します。
請求書送付状とは？必要性と役割
請求書送付状は、請求書に添えて送るビジネス文書です。
挨拶や送付物の内容・枚数などを明記し、受け取り側に「何を送ったのか」を正確に伝えます。郵送・FAX・メールなど送付方法を問わず、ビジネス上の信頼感を高め、トラブル防止にもつながります。
送付状を添えるメリット
- 信頼感の向上：
丁寧なやり取りとして好印象を与えられる - 内容の確認：
送付物や枚数を明記することで受領確認がスムーズ - トラブル防止：
送付漏れや書類紛失時の確認ができる - 補足説明が可能：
請求明細や支払期日などの追加情報を記載できる
送付状が省略できるケース
- 定期的な取引先とのやり取り：
毎月同じ形式・内容で請求書を送る場合 - 社内で省略が認められている場合：
経理や総務の業務効率化の一環として - 電子送付が必要な場合：
メール本文内で必要事項を明記している場合
ただし、初めての取引や重要な請求書を送る場合は、省略せず送付状を添えることが推奨されます。
請求書送付状の基本構成と書き方
請求書送付状は、形式を守って作成することで、相手先が内容を正しく理解しやすくなります。ここでは、必須項目と文面の書き方例を紹介します。
必須項目（宛名・送付日・送付物・枚数など）
- 宛名：会社名、部署名、担当者名（敬称は「様」）
- 送付日：西暦または和暦で明記
- 送付者情報：会社名、住所、電話番号、担当者名
- 送付内容：「○月分請求書」「請求明細書」など具体的に記載
- 枚数：送付する書類の総枚数（例：2枚）
- 備考：支払期日や特記事項、問い合わせ先など
請求書送付状テンプレート（郵送・メール・FAX対応）
以下では、送付方法別に使える請求書送付状のテンプレートを紹介します。業務形態や取引先の運用ルールに合わせて選び、必要項目を修正して活用してください。
郵送での請求書送付状（例文・テンプレート）
もっとも一般的な送付方法です。挨拶文、送付物の明細、枚数を明記して送ります。
- フォーマット：A4縦・Excel
- 用途：初めての取引先や、正式な書面送付が必要な場合
- ポイント：送付状が最初に見えるように封入し、請求書はその後ろに配置
請求書送付状テンプレート（郵送用・Excel）例01
請求書送付状テンプレート（郵送用・Excel）例02
メールでの請求書送付状（例文）
PDFなど電子データで請求書を送る際に利用します。送付状は別ファイルではなく、メール本文に記載するのが一般的です。
株式会社○○○
○○部 ○○ ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社×× 経理部の ××××です。
早速ですが、先日ご注文いただいた【案件名や商品名】に関する請求書を
添付ファイルにてお送りさせて頂きます。
請求書に記載させて頂いた振込先へ、
〇年〇月〇日までにお振込み下さいますよう
何卒、よろしくお願い申し上げます。
ご不明な点などございましたら、、
ご一報いただきたく存じます。
ご査収の上、何卒よろしくお願い致します。
請求書送付状（FAX対応・例文・テンプレート）
FAX送信でも、郵送と同様に挨拶文や送付物明細を記載します。長文は避け、簡潔にまとめると読みやすくなります。
- フォーマット：A4縦・Excel
- 用途：急ぎの送付や郵送の補足送信
- ポイント：FAX番号・送信枚数（送付状含む）を明記
請求書送付状（FAX対応）エクセルテンプレート文例01
汎用FAX送信テンプレート（請求書以外にも利用可能）
業界別 請求書送付状の書き方のポイント
業界によって取引慣習や必要な添付書類が異なるため、請求書送付状も適切にアレンジすることが重要です。以下は代表的な業界ごとのポイントです。
IT・ソフトウェア業界
- メール送付が主流：
請求書はPDF添付、送付状はメール本文で簡潔に記載 - 案件名や契約番号を明記：
複数プロジェクトが並行する場合は識別できる情報を入れる - セキュリティ配慮：
機密情報が含まれる場合はパスワード付きZIPなどで送付
製造業
- 製品明細の記載：
型番・数量など請求書と一致する情報を送付状にも明記 - 品質証明書や検査成績書の添付：
必要に応じて同封し、送付状で明記 - 納品日との整合性確認：
請求日と納品日が異なる場合は本文で補足説明
医療業界
- 個人情報の保護：
患者名やカルテ番号を記載する場合は最小限にとどめる - 添付書類の明記：
診断書・処方箋など請求書以外の書類も送付状に記載 - 院内規定に沿った書式：
医療機関間のやり取りではフォーマットが決まっている場合が多い
小売業
- 返品・交換ルールの記載：
請求書送付時に取引条件や返品期限を明示 - 販促情報をプラス：
新商品の案内やセール情報を簡潔に添える - 複数店舗宛の送付：
支店ごとに宛名・送付内容を正確に分ける
請求書送付状の注意点・マナー
送付方法や書き方を間違えると、相手に迷惑をかけたり支払いの遅延につながる恐れがあります。以下のマナーには注意しましょう。
封入の順序
- 封筒を開けた際に最初に送付状が見えるように上に配置
- 請求書は送付状の後ろに重ねて3つ折りに封入
- 折りたくない場合はA4角形封筒＋クリアファイルを使用
電子送付のマナー
- 取引先から電子送付の了承を得てから送る
- メール件名に「請求書送付」の文言と対象月を明記
- 本文に請求内容・金額・支払期限を簡潔に記載
セキュリティ対策
- 機密情報を含む請求書はパスワード付きZIPなどで送付
- パスワードは別メールまたは電話で通知
- FAXの場合も送信先番号を再確認して誤送信を防止
請求書送付状のよくある質問
まとめ
請求書送付状は、単なる挨拶文ではなく、取引の信頼性を高めるビジネスツールといえます。
郵送・メールなど送付方法ごとの適切な形式を選び、宛名・送付物・枚数・日付など必要項目を漏れなく記載することで、相手方が内容を正しく理解し、迅速に処理できます。
私たちが長年の経理・事務経験で培った知識をもとに作成したテンプレートを活用すれば、初めての方でもすぐに実務レベルの送付状を作成できます。
信頼関係の構築や取引ミスの防止のために、本記事の内容とテンプレートをぜひ業務に取り入れてください。
