備品リストテンプレート無料｜Excelの備品管理表・購入リスト付き

2026年5月11日

備品リストテンプレート（Excel）を無料でダウンロードできます。社内の備品を一覧で管理したい方、備品管理表として管理番号や保管場所まで整理したい方、備品購入リストとして購入予定や発注状況をまとめたい方に向けたページです。

備品リストは、最初だけきれいに作って、その後の更新が止まりやすい表でもあります。実際、総務の棚や共有ロッカーを整理するときも、「台帳にはあるのに現物がない」「買う予定だった備品が発注済みなのか分からない」といったズレが出がちです。

このページでは、最初から作り込みすぎず、まず社内で回しやすい形のテンプレートをまとめました。A4横型・A4縦型のExcelテンプレートを使いながら、備品管理台帳、購入リスト、貸出管理、棚卸チェックに合わせて項目を調整できます。

このページで分かること

備品リストテンプレートをExcel形式で無料ダウンロードできる
備品管理表、備品購入リスト、貸出管理、棚卸用の違いが分かる
管理番号・保管場所・数量・購入状況など、入れておきたい項目が分かる
実務で詰まりやすいところを先に避けやすくなる

用途別に選ぶ備品リストテンプレート

備品リスト：社内備品を一覧で整理したい方向け
備品管理表：管理番号・保管場所・状態まで記録したい方向け
備品購入リスト：購入予定、承認待ち、発注済みを整理したい方向け
貸出・返却リスト：ノートPC、プロジェクター、工具などの持ち出し管理向け
棚卸チェックリスト：年末・期末の現物確認に使いたい方向け

どの備品リストテンプレートを選ぶか

備品リストは、使う目的によって向いている形が少し変わります。社内にある備品を一覧にしたいのか、これから買う備品をまとめたいのか、貸出や棚卸まで見たいのか。ここを決めてからテンプレートを選ぶと、あとで列を増やしすぎずに済みます。

探しているもの	向いている使い方	おすすめの型
備品管理台帳として使いたい在庫管理表テンプレートも比較したい方向け	管理番号・保管場所・数量を一覧で見たい	A4横型
備品購入リストとして使いたい物品購入申請書の例文・書き方も確認したい方向け	購入予定、承認待ち、発注済み、入荷済みを分けたい	A4横型を調整
貸出・返却まで記録したいチェックリストテンプレートも使い分けたい方向け	利用者名・利用日・返却日を足して運用したい	A4縦型
棚卸やチェック用に使いたい棚卸表テンプレートも見たい方向け	現物確認しながらチェックしたい	A4縦型

迷ったらここだけ見てください
備品を「持っている物として管理したい」なら備品リスト・備品管理表、これから買う物を整理したいなら備品購入リストとして使うのが分かりやすいです。管理台帳ならA4横型、貸出や棚卸で紙に出して確認するならA4縦型から入ると、あとで直しやすいです。

備品リスト・備品管理表・備品購入リストの違い

似た言葉ですが、実務では少し使い分けておくと楽です。全部をひとつの表で管理しようとすると、列が増えすぎて見づらくなります。最初は「一覧」「管理」「購入」のどれに近いかを決めるくらいで十分です。

種類	主な目的	向いている場面
備品リスト	社内にある備品を一覧で見る	部署ごとの備品整理、共有棚の管理
備品管理表	管理番号・保管場所・状態まで記録する	棚卸、資産管理、貸出管理
備品購入リスト	これから買う備品を整理する	購入依頼、承認待ち、発注状況の確認

備品リストテンプレート（Excel無料ダウンロード）

このページでは、A4横2種とA4縦2種の4パターンを用意しています。見た目は似ていますが、一覧で追いやすいもの、貸出管理に向いたもの、棚卸でチェックしやすいものでは使い勝手が違います。

総務の棚、共有ロッカー、会議室の備品、営業用の持ち出し機材。置き場所や使う人が変わると、見やすい形も変わります。まずは近い型を選んで、必要な項目だけ足していくのがおすすめです。

画像で見て選びたい方へ
備品リストは、説明より先に見た目を見たほうが違いをつかみやすいです。一覧性、貸出管理向け、棚卸向けの違いを画像で確認してから選んでください。

A4横型01（シンプルで一覧性重視）

まずは管理番号、物品名、場所、数量だけでもそろえたいとき向きです。社内備品を一覧で見たいときの基本型として使いやすいです。

いちばん基本に近い型です。項目を増やす前の土台として使いやすく、最初の1枚に向いています。共有棚の備品や、部署ごとの備品一覧をざっと整えたいときにも使いやすいです。

A4横型01をダウンロード

A4横型02（在庫・契約管理も見やすい）

備品管理表として少し広めに使いたいとき向きです。保守契約、リース品、購入先なども一緒に見たい場合は、こちらの型のほうが後で調整しやすいです。

管理番号や場所に加えて、状態や契約情報も見たいときに向く型です。コピー機、PC、什器、リース品のように、あとから確認する情報が多い備品はこの形が扱いやすいと思います。

A4横型02をダウンロード

A4縦型03（貸出・返却管理向け）

利用者名や利用日、返却日を入れやすいので、共用備品や持ち出し管理にも使いやすい型です。ノートPC、プロジェクター、計測機材、イベント用備品などがある職場では、この形がしっくりきます。

貸出管理を回したいなら、この型が使いやすいです。誰が持っているか、いつ返る予定かが見えやすいので、口頭管理だけで曖昧になりやすい職場とも相性がよいです。

A4縦型03をダウンロード

A4縦型04（棚卸チェック向け）

現物確認をしながらチェックしたいとき向きです。年末や期末の棚卸で、紙で持って回るときにも使いやすいです。

棚卸や現物確認に寄せたいなら、この型が見やすいです。情報を増やしすぎずに確認できるので、紙で持ち歩く場面にも合わせやすいです。

A4縦型04をダウンロード

備品管理表として使う場合の基本項目

備品管理表として使うなら、まずは管理番号・物品名・保管場所・数量があると回しやすいです。現場で困るのは、物がないことより「どこにあるか分からない」ことだったりします。

管理番号：同じ備品を見分けやすくする
物品名：一覧で探しやすくする
保管場所：現物確認を早くする
数量：不足や余りに気づきやすくする
状態：使用中、故障中、修理中、廃棄予定などを分ける
更新日：台帳が古いままになっていないか確認する

購入日・取得額・型番を入れるか

ここは会社次第です。高額な備品、リース品、保証期間を追いたい備品なら、購入日・取得額・型番を入れておくと後で見返しやすいです。逆に、文具や細かい消耗品まで全部そこを追うと、台帳が少し重くなります。

使用者・状態・更新日の残し方

共用備品が多い会社なら、使用者欄はかなり役立ちます。状態欄も便利です。故障中、修理中、廃棄予定。この一言があるだけで、棚卸のときに話が早くなります。更新日は、台帳が止まっていないかを見る目安です。

この項目を置く理由
管理番号は同名備品を見分けるため、保管場所は探し物を減らすため、更新日は台帳が放置されていないかを見るためにあります。細かい項目を増やす前に、この3つだけでも決めておくと管理しやすいです。

備品購入リストとして使う場合の調整方法

備品購入リストとして使うなら、A4横型のテンプレートに列を少し足すだけでも回せます。備品管理表のままだと「持っている物」は追えても、「これから買う物」や「どこまで進んだか」は見えません。

たとえば、月末にコピー用紙、会議用モニター、営業用バッグ、名札ケースなどをまとめて購入する場合、依頼者ごとのメモだけでは抜けやすいです。承認待ちなのか、もう発注したのか、まだ見積もり中なのか。そこをひと目で見られるようにしておくと、確認のやり取りがかなり減ります。

依頼日
依頼者
購入予定品名
数量
希望納期
承認日
発注日
入荷日
状態欄（未依頼・承認待ち・発注済み・入荷済みなど）

購入済みと未購入を分けて見るコツ

状態欄をひとつ作って、未依頼、承認待ち、発注済み、入荷済みのように分けておくと見やすいです。月末の備品補充で慌てやすい会社だと、この欄があるだけでもかなり違います。

備品購入リストと発注リストの使い分け

備品購入リストは「何を買いたいか」をまとめる表、発注リストは「どこへ発注したか」を管理する表、と分けると整理しやすいです。件数が少ないうちは1枚でも構いません。購入先や納期確認が増えてきたら、発注管理用の表を別にしたほうが見やすいです。

貸出・返却を管理したい場合の備品リストの作り方

貸出管理では、いま誰が持っているか、いつ返る予定か、返却されたか。この3つが見えないと、共有備品はすぐ曖昧になります。

利用者名
利用日
返却予定日
返却日
返却確認者

共用備品で起きやすいズレ

台帳上はあるのに現物が見当たらない。これはよくあります。会議室に置いたまま、別の部署がそのまま使っている。返却だけ口頭で済ませて、表だけ未更新。このあたりが典型です。

持ち出し表が向くケース

一時的な持ち出しが多いなら、備品管理表とは別に持ち出し表を用意したほうが見やすいです。外出用の機材やイベント備品などは、貸出履歴だけ分けておくと確認しやすいです。

備品チェックリスト・棚卸表として使うときの見方

棚卸や現物確認で使うなら、情報を増やしすぎないほうが見やすいです。紙で持って回る一覧や、スマホで見る表は、細かすぎると逆に使いづらくなります。

管理番号
物品名
保管場所
数量
チェック欄
備考欄

棚卸でズレやすいところ

保管場所が古いまま、廃棄済みなのに残っている、数量だけが更新されていない。この3つはかなり多いです。見つからない備品より、情報だけ古い備品のほうが多いこともあります。

チェック欄を付けるかどうか

年1回の棚卸ならチェック欄は便利です。逆に、日常の管理表として毎回使うなら、なくても構いません。棚卸用、貸出用、購入用のように、用途ごとに少しだけ表を分けたほうが現場では回しやすいです。

備品リストと在庫管理表の違い

備品リストと在庫管理表は似ていますが、管理する対象が少し違います。長く使う物を管理するなら備品リスト、日々減っていく物を管理するなら在庫管理表のほうが向いています。

長く使う物を管理する → 備品リスト・備品管理表
日々減っていく物を管理する → 在庫管理表
販売用の商品を管理する → 商品リスト

備品管理表が向く場面

社内で長く使う物、貸出や設置場所を追いたい物、契約や保守まで見たい物。こういう備品は管理表向きです。PC、机、椅子、モニター、工具、計測機器などは備品リストで管理しやすいです。

消耗品や日用品は在庫管理表が向く場面

コピー用紙、洗剤、文具、封筒のように日々減っていく物は、在庫管理表のほうが向いています。備品リストに全部入れると、台帳が少し重くなります。

商品リストと混同しやすいケース

販売用の商品を並べる表と、社内で使う備品管理表は似て見えても目的が違います。商品リストは販売・仕入れ・価格管理が中心です。備品リストは、社内で使う物の場所や状態を追うための表です。

備品リストの作り方

最初から完璧な備品リストを作ろうとすると、だいたい途中で止まります。まずは管理番号、物品名、保管場所、数量。このあたりから始めて、運用しながら直したほうが現実的です。

基本項目だけで一覧を作る
現物を見ながら保管場所を入れる
不足項目は後から足す
更新場所と担当を決める
棚卸や購入時にまとめて見直す

最初から項目を増やしすぎない

購入日、金額、型番、保証期限、使用者、状態、写真欄。入れたい項目はいろいろ出てきます。ただ、最初から全部入れると入力が重くなります。まずは最低限で始めて、あとから必要な列を足すほうが続きやすいです。

更新しやすい場所で管理する

共有フォルダ、クラウド、紙台帳の保管場所。どれでもよいのですが、更新する人がすぐ触れる場所に置くほうが回ります。使うたびに探す表は、だいたい更新されなくなります。

会社での備品管理のコツ

更新担当を決める
ルールを細かくしすぎない
見直す時期を決める
購入時・廃棄時に台帳を更新する
棚卸でズレを見つけたら、その場で直す

台帳と現物のズレを責めすぎない

備品管理では、台帳と現物のズレはどうしても出ます。問題は、ズレたことより、ズレたあとに直せないことです。見つけたときに直しやすい運用にしておくほうが、現場では長く続きます。

購入・移動・廃棄のタイミングで更新する

備品リストは、棚卸のときだけ更新しようとすると大変です。新しく買ったとき、保管場所を変えたとき、廃棄したとき。この3つのタイミングで少しずつ直すだけでも、年末や期末の確認がだいぶ楽になります。

よくある質問（FAQ）

備品リストテンプレートはそのまま使えますか？

そのまま使い始められます。まずは近い型で回して、必要な項目だけ後から足すほうが無理がありません。最初から列を増やしすぎると、入力が重くなりやすいです。

備品リストと備品管理表は同じですか？

ほぼ同じ意味で使われることもあります。備品リストは一覧表、備品管理表は管理番号・保管場所・状態・購入日などを含めて少し細かく管理する表、と考えると分かりやすいです。

備品管理表と在庫管理表はどう違いますか？

備品管理表は社内で長く使う備品や資産を記録する表です。在庫管理表は、主に数量の増減や入出庫を追う表です。コピー用紙や文具のように日々減る物は、在庫管理表のほうが向いています。

備品購入リストとしても使えますか？

使えます。依頼日、承認日、発注日、入荷日、状態欄などを追加すると、購入管理用としても使いやすくなります。購入済みと未購入が混ざらないように、状態欄を作っておくのがおすすめです。

備品購入リストには何を書けばいいですか？

備品名、数量、希望購入日、依頼者、承認状況、発注日、入荷日を入れておくと整理しやすいです。購入先や見積金額まで管理したい場合は、あとから列を追加するとよいです。

貸出や返却も管理できますか？

はい。利用者名、利用日、返却予定日、返却日を入れると、共用備品の貸出管理にも使いやすいです。ノートPCやプロジェクターなど、持ち出しが多い備品に向いています。

棚卸チェック用にはどのテンプレートが向いていますか？

A4縦型04が使いやすいです。現物確認をしながら見やすい形で使えるので、年次棚卸や点検用にも合わせやすいです。

備品管理を続けやすくするコツはありますか？

更新担当を決めること、項目を増やしすぎないこと、定期的な棚卸の時期を決めること。この3つがそろうとかなり回しやすいです。特に、購入・移動・廃棄のタイミングで更新するルールにしておくと、あとで楽です。

まとめ

備品リストは、見た目以上に用途が分かれます。備品管理表として使うのか、備品購入リストとして使うのか、貸出管理や棚卸チェックで使うのか。そこが決まるだけで、必要な項目もかなり絞れます。

このページのテンプレートは、まず一覧で回しやすい形から始めたい方に向いています。最初から完璧な管理表を目指すより、いまの運用に近い型をひとつ選んで、あとから少し調整する。そのほうが、実際は長く続きます。

この記事を書いた人

ビズルート編集部（山中恵）

中小企業の現場で実際に求められる業務効率化を支援する、株式会社エクシアのWebメディアチームです。私たちは20年以上にわたり、ITツールの導入支援や書類作成の自動化に取り組んできました。

その経験を活かし、「役立つテンプレート」や「書類作成のコツ」をわかりやすく紹介しています。

現場で培った実務知識をもとに、中小企業や個人事業主の方々が日々の業務を効率化できるようサポートしています。著者プロフィール詳細