ビジネスでトラブルが起こった場合、どのように信頼を回復するかが大切です。
この記事では、納期の遅延・不良品の混入・支払いの遅れなど、シチュエーション別の「お詫び状テンプレート」をWord版で無料ダウンロードできます。お詫びの書き方の基本・注意点も専門的な視点から丁寧に解説しています。
お詫び状テンプレート一覧
ここでは、社外のお客様向けによくあるお詫び状の例文付きテンプレートを紹介します。すべて無料でダウンロードできるのでお詫び状を作成する際の参考にしてください。
納期遅延(例文・テンプレート)
納期遅延によるお詫び状の例文と無料ダウンロード可能なWordテンプレートを紹介。
需要増加による納期遅延のお詫び状(例文)
さて、〇月〇日付で貴社よりご注文いただきました弊社製品「○○○○」につきまして、出荷が遅れる見込みとなりました。貴社に大変なご迷惑をおかけしておりますことを心よりお詫び申し上げます。
この度の事態は、製品の発売後から予想を超える売行きにより、製造が追いつかない状況によるものです。つきましては、お急ぎのところ誠に申し訳ありませんが、今しばらくのご猶予を賜りますようお願い申し上げます。
製品不良発生(例文・テンプレート)
取引先に納品した商品に不良品が入ってしまった場合のお詫び例文テンプレートです。
製品不良発生時のお詫び状(例文)
つきましては、不良品を回収し直ちに正常品とお取替えするように手配いたしました。従来、弊社では配送前の製品チェックおよび管理には十分気を付けておりますが、今回の事態についてはどこに不手際があったのか入念に調査をしております。
今後はこのようなことがないように、細心の注意を払ってまいりますので、何卒変わらぬご愛顧を賜りますよう切にお願い申し上げます。
支払い遅延(例文・テンプレート)
支払い遅延のお詫び状(例文)
すぐさま調査をいたしましたところ、弊社内の連携ミスによるものと判明いたしました。多大なるご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。なお、代金は今月〇日に間違いなく振込みいたします。
今後は、このようなミスを起こすことのないよう厳重に注意いたしますので、何卒ご了承のほどお願いいたします。
請求書誤記(例文・テンプレート)
請求書誤記のお詫び状(例文)
今後は、このようなことが二度とないようより一層の注意をはらってまいりますので、何卒ご容赦くださいますようお願いいたします。
つきましては、訂正いたしました〇月分の請求書を同封いたしましたので、宜しくご査収ください。なお、誤りのあった請求書は、誠にお手数ですが、破棄してくださいますようお願い致します。
接客クレーム(例文・テンプレート)
接客クレームのお詫び状(例文)
当該社員には厳重に注意を致し、本人も深く反省しております。今後、再びこのようなことのないよう、指導を徹底する所存でございます。何卒ご寛容賜りますよう、伏してお願い申し上げます。
引き続き変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。
打ち合わせ延期(例文・テンプレート)
打ち合わせ延期のお詫び状(例文)
お電話でもご説明いたしましたとおり、貴社へお伺いする予定でございました日に、急な任務のため海外出張となってしまい、訪問が叶いませんでした。重ねてお詫び申し上げます。
つきましては、大変恐縮ではございますが、改めて来週以降にご挨拶にお伺いしたく存じます。お手数をおかけいたしますが、貴社のご都合の良い日時をご検討いただけますと幸いです。
イベント中止
イベント中止のお詫び状(例文)
イベント会場である〇〇公園において、安全上の問題が発覚し、ご来場者の皆様の安全を確保することが困難であると判断したため、開催中止の決定に至りました。本イベントを楽しみにしてくださっていた皆様、またご協力いただいておりました関係者の皆様には、多大なるご迷惑とご心配をおかけしますことを、心よりお詫び申し上げます。
弊社といたしましては、この度の事態を重く受け止め、関係各所と連携し、問題の解決と再発防止に全力で取り組んでまいります。
何卒、事情ご賢察の上、ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
お詫び状の基本構成と書き方
お詫び状は、自社のミスで相手に不快な思いをさせてしまった際に、さらなる不信感を与えないよう、丁寧かつ正確に書くことが大切です。
お詫び状の基本構成
一般的なお詫び状の項目
- 提出日:
文書を作成・送付した日付。トラブル発生日ではなく、送付日を記載。 - 宛先:
相手企業名・部署名・氏名を正確に記載。敬称(様)も忘れずに。 - 提出者:
自社名・部署・氏名を記載。印鑑の有無は社内ルールに従う。 - 件名:
「◯◯の件に関するお詫び」など、要点が一目でわかるタイトルに。 - 本文:
謝罪 → 状況説明 → 原因 → 対応策 → 再発防止 → 結び、の順で構成。
お詫び状を送るときの注意点
お詫び状を郵送する際は、より慎重な対応が求められます。以下の点に注意すれば、失礼なく送付できるでしょう。
- できるだけ早く(2〜3日以内)
- 率直かつ誠意ある謝罪
- 原因と責任を明確化
- 再発防止策の提示
- フォローアップの約束
※本来は直接会って謝罪するのが原則ですが、書面での詫び状も重要な役割を果たします。
テンプレートを使うメリット
お詫び状を作成する際は、テンプレートを活用することで、ゼロから作成するよりも以下のような利点があります。
- 迅速な対応ができる
- 謝罪内容の一貫性を保てる
- 信頼回復に有効
- 作成の手間を削減
- 法的リスクに配慮
ビジネス謝罪メールの基本(件名・宛名・差出タイミング)
本格的にお詫びするまでの初動連絡として、メールを使うことが有効です。私も重要な謝罪案件では、メール+電話+書面で連絡を密にすることを徹底していました。
連絡を密にすると相手がさらに不快になることは、まずありません。
- 件名:
【お詫び】◯◯の件につきまして/【重要】◯◯に関するお詫びとご報告 - 宛名:
会社名・部署名・役職・氏名・敬称(様)を省略せずに記載 - 差出タイミング:
事実把握当日中の一次連絡→24〜72時間以内に続報→確定後に書面
謝罪メール 例文(コピペ可)
◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯様
平素よりお世話になっております。◯◯株式会社の◯◯でございます。
このたびは、弊社の◯◯によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
現時点で把握している事実は以下のとおりです。
・発生日時:◯月◯日(◯)◯時頃
・影響範囲:◯◯
・暫定対応:◯◯
詳細な原因と再発防止策は◯◯日(◯)までにご報告いたします。まずは取り急ぎお詫びと一次報告を申し上げます。
◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯
このたびは◯◯の不手際により多大なご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
原因は◯◯であり、当面の対応として◯◯、恒久対策として◯◯を◯月◯日までに実施いたします。
再発防止の体制として責任者◯◯を設置し、点検手順を文書化いたしました。重ねてお詫び申し上げます。
電話での謝罪トークスクリプト(一次連絡→書面フォロー)
電話は事実確認と感情鎮静を目的に簡潔に行い、詳細は書面でフォローします。
- 名乗りと主旨:
突然のご連絡失礼いたします。◯◯株式会社の◯◯でございます。本日は◯◯の件でお詫びとご報告です - 謝罪の明確化:
ご不便・ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません - 事実と暫定対応:
現時点の把握事実と一次対応を端的に共有します - 次のアクション:
◯日までに確定報告書(書面)をお届けいたします - 要望確認:
ご不便となっている点・ご要望を伺い、反映を約束します
お詫びの伝え方の比較(手書き・Word文書・メール)
項目 | 手書き | Wordテンプレート | メール(一次連絡) |
---|---|---|---|
迅速性 | 低い (時間がかかる) |
高い (即日作成・修正容易) |
非常に高い (即時送信) |
誠意の伝わりやすさ | 高い (手間が伝わる) |
中〜高 (文面次第で安定) |
中 (初動連絡向き) |
正式性・保存性 | 高い (書面原本) |
高い (印刷・PDF化で保存) |
中 (書面併用が無難) |
編集・再利用性 | 低い | 非常に高い (テンプレで再現性) |
高い (定型化可) |
添付・証跡管理 | 郵送・受領確認が必要 | PDF添付・郵送どちらも可 | ログ残るが添付管理は別途 |
向いている状況 | 重大案件・対面謝罪の補完 | 正式な謝罪書面を迅速に作成 | 一次報告・直ちに状況共有 |
重大案件は「メール(一次報告)→電話→書面(Wordテンプレートを印刷・郵送)」の順で多重フォローがおススメです。軽微な案件はメール+PDF添付でも可。
お詫び状でよくある失敗と回避策
-
原因や責任の所在を曖昧にする
NG:表現をぼかして受け手に解釈させるOK:事実・原因・自社の責任を簡潔に明記し、再発防止策を添える
-
具体的な対応と期日がない
NG:「早急に対応します」「至急対応します」OK:「◯月◯日(◯)までに◯◯を実施、結果を報告します」と期限と手段を明示
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言い訳に見える説明が長い
NG:背景説明が長く、謝罪の重みが薄れるOK:冒頭で謝罪→簡潔な事実→対応→再発防止→結び、の順に要点のみ
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メールのみで完結させる
NG:重大案件でもメールのみで済ませるOK:重要度に応じて「メール+電話+書面(郵送)」で多重フォロー
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社内共有・再発防止の仕組みがない
NG:個別対応で終わるOK:是正措置の責任者・手順書化・点検頻度を明記し、社内周知を実施
-
宛名・敬称・件名など基本の誤り
NG:社名やご担当者名の誤記、敬称抜けOK:宛先情報はダブルチェック、件名は「【お詫び】◯◯の件」で統一
関連リンク
よくある質問(FAQ)
運営者情報
監修・執筆:ビズルート編集部
中小企業の書類業務支援に10年以上携わっており、現場で実際に使われているお詫び状を数多く見てきました。もちろん自分でお詫び状を作成したことも多数あるため、実務経験のノウハウから、誰でも使いやすく誠意が伝わるテンプレートを紹介しています。
まとめ
お詫び状は、信頼回復の第一歩となる重要なビジネス文書です。
テンプレートを活用することで、迅速かつ誠意ある謝罪が可能になります。ぜひ例文を活用して、状況に合った適切な文書を作成してください。