作業報告書は、取引先やお客様先で修理・点検・設置などの作業を行ったあと、その内容を報告するための書類です。業務報告書は、社内外の業務全般をまとめて報告するときに使います。
このページでは、Excelで使える作業報告書・業務報告書テンプレートを無料でダウンロードできます。通常の作業報告に加えて、業務委託の月末報告、稼働時間の集計、修理内容の記録に使えるテンプレートも用意しました。
一から作ると、件名、作業日、作業内容、確認欄などを毎回考えることになります。テンプレートを使うと、現場から戻った夕方でも、入力する欄が決まっているので少し楽です。特に月末処理で複数人分を確認する側は、形式がそろっているだけでだいぶ助かります。
作業報告書テンプレートを用途別に選ぶ
作業報告書といっても、取引先への報告、社内共有、月末の稼働確認、修理内容の記録では、見られるところが少し違います。まずは使う場面に近いものを選んでください。
| 用途 | 向いているテンプレート | 使う場面 |
|---|---|---|
| 一般的な作業報告 | シンプルな作業報告書 | 点検、設置、訪問作業、社内の現場対応などを手早く報告したいとき |
| 複数作業の整理 | 作業区分あり | 点検、清掃、交換、確認作業などを分けて記録したいとき |
| 部品交換や費用の記録 | 部品欄・費用欄あり | 交換部品、作業費、出張費などを作業内容と一緒に残したいとき |
| 委託先からの月次報告 | 業務委託 作業報告書 | 外注先、フリーランス、保守業務の担当者から、作業内容と稼働を提出してもらうとき |
| 稼働時間の集計 | 稼働報告書 | いつ、何時間動いたかを月末にまとめて確認したいとき |
| 故障や修理内容の報告 | 修理報告書 | 不具合の内容、原因、修理内容、交換部品、費用を残したいとき |
| 社内の業務共有 | 業務報告書 | 日報、週報、上司への報告、部署内の共有資料として使いたいとき |
作業報告書・業務報告書・稼働報告書・修理報告書の違い
名前が似ているので、最初は少し迷います。実務では、誰に何を確認してもらうかで分けると選びやすいです。
| 書類名 | 見られる内容 | 向いている場面 |
|---|---|---|
| 作業報告書 | どんな作業をしたか | 点検、設置、訪問作業、現場対応など |
| 業務報告書 | 業務全体の内容や進捗 | 社内報告、日報、週報、上司への共有など |
| 業務委託 作業報告書 | 委託業務の内容と稼働状況 | 月末提出、請求前の確認、外注作業のチェックなど |
| 稼働報告書 | いつ、何時間稼働したか | 準委任契約、保守契約、時間単価の業務など |
| 修理報告書 | 不具合の原因、修理内容、交換部品、費用 | 設備修理、機器メンテナンス、顧客向け修理対応など |
作業報告書テンプレート
作業報告書のExcelテンプレートです。件名、作業日、作業時間、作業内容、進捗状況、次回予定などの欄があり、現場から戻ったあとに記入しやすい構成にしています。
シンプルな作業報告書
基本的な作業報告に使えるテンプレートです。項目が多すぎないので、取引先への簡単な報告や、社内での作業共有に使いやすい形式です。
ボックス形式の作業報告書
記入欄が枠で分かれているため、作業内容や進捗を見やすく整理できます。上司や取引先がさっと確認する報告書に向いています。
作業区分ありの作業報告書
複数の作業を分類して記録したい場合に使えます。点検、清掃、交換、確認作業などを分けて書けるので、あとから見返したときに内容を追いやすい形式です。
部品欄・費用欄ありの作業報告書
部品交換や費用が発生する作業に使えるテンプレートです。修理ほど詳しい原因欄まではいらないけれど、交換部品や費用を一緒に残したい場合に使いやすいです。
業務委託 作業報告書
業務委託先や外注先から、作業内容と稼働状況を提出してもらうためのテンプレートです。月末に報告書を集めて、請求書と照合する場面を想定しています。
「資料作成」「確認作業」だけだと、発注側があとで見たときに内容を判断しづらくなります。たとえば「営業会議用の月次資料を作成。4月分データを反映し、グラフ3点を更新」のように書ける欄があると、確認がスムーズです。
稼働報告書
稼働報告書は、作業内容よりも「いつ、何時間稼働したか」を確認するための書類です。業務委託、保守契約、システム運用、事務代行などで、月末に稼働時間をまとめるときに使えます。
作業内容を細かく書きすぎると、肝心の時間が見づらくなります。稼働報告書では、作業内容は短めにして、日付・開始時刻・終了時刻・稼働時間の合計が見やすい方が扱いやすいです。
修理報告書
修理報告書は、故障や不具合に対して「どこを修理したか」「原因は何だったか」「部品交換や費用があったか」を残すための書類です。設備、機械、パソコン、空調、店舗備品などの修理後に使えます。
「修理しました」だけでは、次に同じ不具合が出たときに判断しづらくなります。原因、修理内容、交換部品、動作確認の結果まで残しておくと、あとで見返したときにかなり助かります。
業務報告書テンプレート
社内・社外どちらでも使える業務報告書テンプレートです。日々の業務内容、進捗、所感、次回予定などをまとめる形式で、日報や週報としても流用できます。
作業報告書が「現場で何をしたか」に寄るのに対して、業務報告書は「業務全体をどう進めたか」をまとめるイメージです。新人のうちは、所感欄に何を書けばよいか迷うことがありますが、最初は「できたこと」「止まったこと」「次に確認したいこと」の3つに分けると書きやすいです。
作業報告書に書く項目
作業報告書に決まった書式はありません。ただ、現場でよく使われる項目はだいたい共通しています。取引先に提出するのか、社内で共有するのかによって、署名欄や費用欄は調整してください。
| 項目 | 記入する内容 |
|---|---|
| 宛先 | 会社名、部署名、担当者名など |
| 件名 | 作業名、案件名、現場名など |
| 作業日・作業時間 | 実施日、開始時刻、終了時刻、合計時間など |
| 作業場所 | 訪問先、現場名、社内の作業場所など |
| 作業内容 | 実施した作業を具体的に記入します。点検、交換、清掃、調整などを分けると見やすいです |
| 進捗・結果 | 完了、対応中、保留、次回対応ありなど |
| 次回予定 | 次回作業日、確認事項、部品入荷後の対応など |
| 作業者名 | 担当者名、会社名、連絡先など |
| 確認欄 | お客様署名、押印、上長確認欄など。社内用なら省いてもかまいません |
作業報告書の書き方
作業内容は、あとで読んだ人が状況を思い出せる程度に書いておくと扱いやすいです。短すぎると確認に戻ることになり、長すぎると読む側が疲れます。ここが少し迷うところです。
作業日：2026年5月20日
作業時間：10:00〜11:30
作業場所：本社2階 会議室
作業内容：空調機のフィルター清掃、運転確認、異音の確認を実施。フィルターにほこりの付着があったため清掃済み。
作業結果：冷房運転、送風ともに正常。異音なし。
次回予定：6月下旬に定期点検予定。
作業者：〇〇設備株式会社 山田
「点検しました」だけだと、管理側が見返したときに少し困ります。何を見たのか、結果はどうだったのか、次に何をするのか。この3つが入っていると、月末に報告書をまとめるときも話が早いです。
作業報告書でよくあるミス
- 作業内容が「確認」「修理」だけで終わっていて、何を確認したのか分からない
- 作業日と報告日が混ざっている
- 未完了の作業なのに、次回予定や保留理由が書かれていない
- 部品交換をしたのに、部品名や数量が残っていない
- 業務委託の報告で、作業内容は書いてあるのに稼働時間の合計がない
現場では、急いでいると「とりあえず提出できればいい」となりがちです。ただ、後日問い合わせが来るのはだいたいこういう部分です。テンプレートの欄を全部埋めるというより、あとで確認されそうなところを少し厚めに書くと、やり取りが減ります。
カスタマイズ例
- 設備管理の現場では「部品交換」「型番」「管理番号」欄を追加すると、次回修理の確認が楽になります
- 交通費や作業費が発生する仕事では「費用欄」を設けておくと、経理との照合がしやすくなります
- 工期が複数回にわたる場合は「次回対応予定」欄を入れておくと、担当者が変わったときの引き継ぎに使えます
- 業務委託では「対象期間」「稼働時間合計」「発注元確認欄」を入れておくと、月末の確認がスムーズです
- 修理報告では「原因」「修理内容」「動作確認結果」を分けると、お客様への説明にも使いやすくなります
関連テンプレート
作業が完了したことを報告する書類を探している場合は、作業完了報告書のテンプレートもあります。
日々の業務を日報形式でまとめたい場合は、業務日報テンプレートも確認してください。
まとめ
作業報告書・業務報告書のExcelテンプレートをまとめました。
通常の作業報告であれば、シンプルな作業報告書で十分です。部品交換や費用がある場合は、部品欄・費用欄ありのテンプレートを使うと記録が残しやすくなります。
委託先から月末に提出してもらう場合は、業務委託 作業報告書や稼働報告書が向いています。修理対応では、不具合の内容や交換部品まで残せる修理報告書の方が後から見返しやすいです。
まずは近い用途のテンプレートを選び、社内の確認欄や取引先名などを調整して使ってください。
