このページでは、用途別に使える始末書テンプレート（Word）を無料でダウンロードできます。作業ミス、社内規程違反、交通事故、不祥事、ハラスメントなど、ケース別に編集して使える書式をまとめました。
始末書は、いざ書くとなると手が止まりやすい文書です。月末の請求処理で金額を間違えた、取引先へ誤った数量で納品した、会社の鍵をなくした――そんな場面では、謝るだけでなく「何が起きたか」「なぜ起きたか」「次からどう防ぐか」まで整理して書く必要があります。
- ケース別に合った始末書テンプレート（Word）をすぐ選べる
- 始末書／顛末書／反省文の違いがわかる
- 始末書の書き方、短い例文、再発防止策の書き方がわかる
- 提出前に確認したいNG表現・チェック項目がわかる
始末書テンプレート一覧（Word）
1）重大・信用毀損（不祥事）
2）作業ミス（誤納品・納期遅延・誤送信など）
3）社外へ提出する始末書（対外説明あり）
4）社内規程違反（備品私的利用・副業など）
5）交通事故（業務中・通勤中）
6）ハラスメント
始末書とは？（顛末書・反省文との違い）
始末書は、業務上のミス・事故・規程違反などが起きたときに、事実・反省・再発防止を整理して社内へ提出する文書です。
「始末書＝処分書類」と思われがちですが、実務では「事実の整理と再発防止の合意」として使われるケースもあります。新人や担当者が自分で書く場合だけでなく、管理側が内容を確認するときにも、文書の役割を先にそろえておくと差し戻しが減ります。
| 文書種別 | 主な目的 | 書く内容 | 向いているケース |
|---|---|---|---|
| 始末書 | 本人が責任を認め、反省と再発防止を示す | 事実／謝罪／原因／再発防止／提出日・所属 | ミス・事故・規程違反・クレームなど |
| 顛末書 | 事実経過を客観的に記録し、関係者へ共有する | 時系列／判断根拠／影響範囲／対応結果 | 原因究明・報告重視のケース |
| 反省文 | 軽微な不備の再認識・姿勢の改善 | 反省点／今後の行動を簡潔に書く | 軽微な遅刻・連絡不足など |
始末書の書き方（事実・謝罪・原因・再発防止）
始末書は、謝罪文だけを書く書類ではありません。何が起きたのか、なぜ起きたのか、今後どう防ぐのかを整理して、会社へ提出する文書です。
テンプレートを使う前に、まず「事実・謝罪・原因・再発防止」の4つをメモしておくと書きやすくなります。いきなりWordを開いて文章にしようとすると、だいたい途中で迷います。先に箇条書きで出しておく方が、結果的に早いです。
- 事実：いつ、どこで、何が起きたかを書く
- 謝罪：誰に迷惑をかけたのかを明確にして謝る
- 原因：確認不足、判断ミス、管理不足などを整理する
- 再発防止策：今後の行動・手順・確認方法を書く
① 事実は「いつ・どこで・何が起きたか」から書く
事実の部分では、感情や言い訳を入れすぎない方が読みやすいです。発生日時、場所、対象、影響範囲を中心に、1〜2文でまとめます。
令和〇年〇月〇日、〇〇株式会社様へ送付した請求書において、金額を誤って記載したまま提出してしまいました。
② 謝罪は「誰に対して」迷惑をかけたかを書く
「ご迷惑をおかけしました」だけでも意味は通りますが、会社、上司、取引先、関係部署など、謝罪の対象を入れると伝わりやすくなります。
取引先ならびに関係部署の皆様に多大なるご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。
③ 原因は「忙しかった」「うっかり」だけで終わらせない
始末書で差し戻しになりやすいのは、原因が浅い場合です。「忙しかった」「確認不足でした」だけだと、次に何を直すのかが見えません。
忙しかったため、確認を怠ってしまいました。
修正例
請求書の作成後に、金額と数量を社内資料と照合する手順を省略したことが原因です。
④ 再発防止策は「気をつけます」で終わらせない
「今後は気をつけます」は便利な表現ですが、再発防止策としては弱く見えます。実務では、チェックリスト、ダブルチェック、上長確認、記録、申請手順など、実際に行う行動まで書く方が伝わります。
| 弱い書き方 | 修正例 |
|---|---|
| 今後は気をつけます。 | 今後は提出前にチェックリストで確認し、上長による確認を受けてから提出します。 |
| 二度と同じミスをしません。 | 同様のミスを防ぐため、作業後に数量・金額・宛先を確認する手順を追加します。 |
| 自己管理を徹底します。 | 前日の就寝時間を見直し、起床アラームを複数設定して、始業時刻に余裕を持って出勤します。 |
ケース別の短い例文と書き方の注意点
ここでは、よくある始末書のケースを短い例文で紹介します。テンプレートを使うときは、例文をそのまま貼るより、自社の状況に合わせて「日付・相手先・影響・再発防止策」を差し替えてください。
寝坊・遅刻の場合
一度の遅刻なのか、何度か続いた遅刻なのかで文面の重さが変わります。新人の場合は、生活管理の甘さをどう直すかまで書くとまとまりやすいです。
私は、令和〇年〇月〇日、自己管理が不十分であったため始業時刻に遅刻してしまいました。職場の皆様にご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。
今後は就寝時間を見直し、起床アラームを複数設定して、余裕をもって出勤できるよう生活管理を改めます。
- 「一度の遅刻」か「繰り返し」かによって表現を調整する
- 「寝坊しました」だけで終わらせず、生活管理の改善まで書く
- 体調不良が絡む場合は、無理に細かく書きすぎない
事故による無断欠勤の場合
通勤中の事故や急病などで、本人に強い故意がなくても無断欠勤の扱いになることがあります。この場合は、連絡できなかった理由と、次に同じ状況になったときの連絡手段を整理します。
このたび、令和〇年〇月〇日に通勤途中で交通事故に遭い、救急搬送されました。搬送時に携帯電話が破損したため、会社への連絡が取れない状況となり、結果として無断欠勤となってしまいました。
社内の皆様および関係先にご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。今後は緊急時に備え、家族や同僚に連絡を依頼できる体制を事前に整えてまいります。
- 連絡できなかった理由を具体的に書く
- 事故の責任割合より、今後の連絡体制を中心に整理する
- 交通事故の詳細は、事故報告書と分けて管理する
就業規則違反・アルバイトの場合
副業やアルバイトの始末書では、「生活のためだった」と長く説明しすぎると、言い訳に見えることがあります。事情は短く、規程違反の認識と今後の申請手順を中心に書くのが現場では使いやすいです。
私は、会社の就業規則を十分に確認しないまま、勤務時間外にアルバイトを行っておりました。会社の規定を軽視した行為であり、弁解の余地はございません。
今後は就業規則を改めて確認し、副業等を検討する場合は、必ず事前に会社へ相談・申請する手順を守ります。
- 家計や生活事情は長く書きすぎない
- 「規程違反であることを理解している」と明確に書く
- 今後は相談・申請する流れを入れる
鍵・社員証を紛失した場合
鍵や社員証の紛失は、紛失した事実だけでなく、その後に何をしたかを書いた方が伝わります。駅に問い合わせた、警察へ遺失物届を出した、社内へ報告した、などです。
私は、令和〇年〇月〇日、会社の通用口の鍵を紛失していることに気づきました。利用した交通機関や立ち寄り先を確認し、遺失物届も提出しましたが、現時点では発見に至っておりません。
今後は帰宅前に所持品を確認し、鍵は専用ケースに入れて管理を徹底します。
- 紛失に気づいた時刻と、その後に取った対応を書く
- 鍵や社員証の管理リスクを理解していることを示す
- 「探しています」だけでなく、今後の管理方法まで書く
会社PC・備品を破損した場合
外出先への移動中や、月末の慌ただしい片付け中にノートパソコンを落とすようなケースです。破損だけで済むのか、データや情報の扱いも確認するのかで書き方が変わります。
私は、令和〇年〇月〇日、移動中の不注意により会社貸与のノートパソコンを落下させ、破損させてしまいました。会社に損害を与え、関係部署の皆様にも余計なご負担をおかけしましたことをお詫び申し上げます。
今後は外出時に必ず保護ケースを使用し、移動中はバッグから取り出さないよう取り扱いを徹底します。
- 落下、水濡れ、誤操作など、破損の状況を書く
- 情報漏洩の可能性がある場合は、別途報告書で整理する
- 保護ケース、持ち運びルールなど物理的な対策まで書く
請求書の計算ミスの場合
経理や営業事務でよくあるケースです。金額・数量・税率・宛先のどこを誤ったのかを社内資料と照合してから書くと、あとで修正が少なくなります。
私は、令和〇年〇月〇日、〇〇株式会社様へ送付した請求書において、算定金額を誤って記載したまま提出してしまいました。
確認不足により、取引先および関係部署にご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。今後は請求書の送付前に、金額・数量・宛先をチェックリストで確認し、第三者によるダブルチェックを受けてから送付します。
- 金額、数量、税率、宛先など、どこを誤ったのかを整理する
- 入力ミス、転記ミス、確認漏れなど原因を一文で書く
- ダブルチェックやチェックリストなど、運用として続けられる対策を書く
納品数の誤りの場合
注文数量の確認ミスや出荷時の入力誤りで、誤った数量を納品してしまったケースです。倉庫、営業、事務のどこで確認漏れが起きたのかを整理しておくと書きやすくなります。
私は、令和〇年〇月〇日の納品作業において、注文数量の確認を誤ったまま発送手続きを進め、〇〇株式会社様に不正確な数量の商品を納品してしまいました。
先方には再手配の負担と業務遅延を招くこととなり、深く反省しております。今後は出荷前に複数名で数量を確認する運用に切り替え、手順と記録方法を見直します。
- 誤った数量・影響範囲を整理しておく
- 取引先にどのような負担が出たかを短く書く
- 複数名確認、チェックシート、出荷記録などを対策に入れる
納期遅延の場合
工程管理の甘さや顧客への連絡遅れが重なって、納期を守れなかったケースです。外部要因だけに寄せすぎると、責任を避けているように見えるので注意してください。
私は、令和〇年〇月〇日納期の案件について、工程管理と関係者への共有が不十分であったため、納期を守ることができませんでした。
この遅延により取引先の業務進行に支障をきたし、会社および関係部署にご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。今後は進捗状況を定期的に確認し、遅れが見込まれる場合は早めに上長と関係者へ報告・相談します。
- 遅延の原因を「管理不足」「共有不足」などに分けて書く
- 顧客側への影響を短く入れる
- 早期報告、進捗共有、管理ツールの活用などを対策にする
ファイル誤消去の場合
共有フォルダやサーバー上のファイルを誤って消してしまったケースです。焦って書くと「消しました、すみません」で終わりがちですが、削除前の確認とバックアップの扱いまで書くと現実的です。
私は、令和〇年〇月〇日、ファイルサーバー内のデータ整理作業中に、誤って一部のデータを消去してしまい、業務の停滞と混乱を招きました。
確認を怠り、削除対象でないファイルを操作してしまったことが原因です。今後は削除作業の前に必ず上長の承認を得る運用に切り替え、操作前のバックアップ取得を徹底します。
- 削除したデータの種類・影響範囲を整理しておく
- バックアップの有無や復旧状況は別途記録しておく
- 削除前承認、操作ログ、バックアップ取得などを対策に入れる
接客クレームの場合
店舗、窓口、コールセンターなどで対応が不十分となり、クレームにつながったケースです。何分待たせたか、どの対応が不十分だったかを入れると、反省点が伝わりやすくなります。
私は、令和〇年〇月〇日〇時頃、接客の不手際によりお客様に不快な思いをおかけしてしまいました。当日は業務が立て込んでいたことを理由に、お客様のお問い合わせに対して約十五分お待たせしてしまいました。
判断の甘さと接客への意識不足が招いた不始末であり、深く反省しております。今後は混雑時の対応手順を見直し、お待たせする場合は必ずお声がけするよう徹底します。
- 「何分待たせた」「言葉遣いが不適切だった」など、問題の箇所を明確にする
- お客様が感じた不快・不信に触れる
- 今後の接客ルールや対応手順の見直しを書く
部下の不祥事に関する管理責任の場合
管理側が書く始末書では、本人のミスだけを強調すると逆効果になりやすいです。管理・指導・確認体制にどこまで責任があったかを入れます。
令和〇年〇月〇日、当部署の担当者が、〇〇株式会社様からのご注文に対して誤った商品を納品いたしました。この不手際により、〇〇株式会社様に多大なるご迷惑をおかけするとともに、自社への信頼を損なう事態となりました。
本件は担当者本人の過失によるものですが、業務を管理・指導すべき立場にある私の責任も重大であると痛感しております。今後は出荷前の確認手順を見直し、定期的な業務指導の機会を設けます。
- 本人のミスを強調しすぎない
- 管理者としての確認不足・指導不足を入れる
- 確認体制、指導方法、レビュー頻度などを対策にする
営業目標未達の場合
営業目標やノルマの未達で始末書を求められるケースもあります。市場環境だけを理由にせず、自分の行動や提案内容の見直しまで書くと、読み手に伝わりやすいです。
私はこの度、〇年〇月における営業目標を達成できなかったことについて、深く反省しております。当月は〇件の新規顧客獲得を目標として活動しましたが、結果は〇件にとどまりました。
自己分析の結果、アプローチ先の選定と提案内容の見直しが不十分であったことが主な原因と考えております。今後はチームと定期的に情報共有を行い、月次で戦略を振り返る仕組みを設けます。
- 具体的な数値は、社外閲覧の可能性がある場合は伏せる
- 外部環境だけでなく、自身の行動・判断への反省点を含める
- 原因と改善策は箇条書きにすると読みやすい
情報漏洩・誤送信の場合
情報漏洩やメール誤送信は、書きすぎにも注意が必要です。具体的な個人情報や機密情報の中身まで始末書に入れると、別のリスクになることがあります。
私は、令和〇年〇月〇日、確認不足により、社外秘の情報を含むデータを誤って送信してしまいました。情報管理に対する認識が不十分であり、深く反省しております。
今後は送信前に宛先・添付ファイル・共有範囲を必ず確認し、機密情報を扱う場合は上長の確認を受けてから送信します。
- 情報の詳細を書きすぎない
- 送信前確認、承認手順、共有範囲の確認などを再発防止策にする
- 調査中の内容は、社内の報告書と分けて整理する
実務で起きがちなNG表現と修正例
始末書は、言葉づかいだけ整えても内容が薄いと差し戻しになりやすいです。特に「言い訳に見える」「原因が浅い」「再発防止策が抽象的」の3つはよくあります。
実際に見直すと、他者やシステムのせいにしているつもりはなくても、文脈でそう読めることがあります。書き終えたら一度声に出して読むと、少し引っかかる表現に気づきやすいです。
NG例：このたびはご迷惑をおかけし申し訳ございません。今後は気をつけます。
修正：何が起きたか、誰に影響したか、次に何をするかを1文ずつ書きます。「気をつけます」は、チェックリストや確認手順に置き換えると伝わりやすいです。
NG例：当日は他の業務が立て込んでおり、人手不足だったため、このような結果になってしまいました。
修正：状況説明は短くし、「その中で自分の確認・判断がどこで不足していたか」に戻します。外部要因だけを書くと、責任を避けているように読まれやすいです。
NG例：後輩の確認漏れが原因でした。システムの不具合もありました。
修正：他者の行動を書く場合でも、「確認しきれなかった自分の責任」「事前テスト不足」「共有手順の不備」など、自分側の改善点も書きます。
NG例：文章全体に「申し訳ございません」が何度も出てきて、事実や原因が薄い。
修正：謝罪は冒頭または末尾に1〜2回程度で十分です。読み手が確認したいのは、事実・原因・再発防止策です。
提出前チェックリスト（内容・形式・社内ルール）
書き終えたら、すぐに提出せず、少し時間を置いて見直す方が安全です。特に日付、金額、相手先名、再発防止策は抜けや誤りが出やすいところです。
構成と流れ
- 「事実 → 謝罪 → 原因 → 再発防止策」の順番になっている
- 事実が1〜2文でわかるように整理されている
- 謝罪の対象が明確になっている
- 原因が「忙しかった」「うっかり」だけで終わっていない
- 再発防止策が実際の行動や手順になっている
事実・固有名詞・数字
- 日付、時刻、場所、社名、氏名に誤りがない
- 金額、数量、納期などの数字が社内資料と一致している
- 個人情報や社内事情を書きすぎていない
- 社外提出の場合、提出先に不要な情報を伏せている
形式・提出ルール
- 社内指定の様式がある場合は、その様式に合わせている
- 宛名、提出日、所属、氏名、押印欄に漏れがない
- 提出方法（紙、PDF、メール）と提出先を確認している
- 可能であれば、提出前に上司や総務へ確認している
よくある質問（FAQ）
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参考：公的資料（表記・個人情報・ハラスメント）
まとめ（注意点＋使い分け）
- 始末書は「事実→謝罪→原因→再発防止」の順で、短く明確に書く
- 再発防止策は「気をつけます」ではなく、実際の手順として書く
- 請求書ミス、納品数の誤り、ファイル誤消去などは、原因とチェック手順をセットで整理する
- 対外影響が大きい場合は、不祥事／社外向けテンプレートで情報を絞って書く
- 交通事故・ハラスメントは、初動の記載／被害者への配慮が抜けると差し戻しになりやすい
- 提出前にチェックリストで確認し、日時・数字・固有名詞の誤記を防ぐ
本ページは、ビジネス文書テンプレートサイト「Bizroute」を運営する株式会社エクシアが制作・監修しています。
これまで、
- 業務システム開発（給与計算・人事管理など）
- Web制作
- 業務効率化の支援
- 帳票テンプレートの設計
に関わってきました。始末書は、見た目を整えるだけでは足りません。事実、謝罪、原因、再発防止策の流れがずれると、上司や総務から差し戻されることがあります。そのため、実際の提出場面で使いやすいよう、原因と再発防止策を書きやすい構成を意識して作成しています。
本テンプレートは、以下のような始末書の作成用に設計しています。
- 作業ミス、納期遅延、誤送信などの始末書を作成したい
- 社内規程違反や備品紛失など、社内提出用の文書を整えたい
- 事故・不祥事・クレームなど、事実経緯と再発防止策を整理したい
- 「気をつけます」だけで終わらない、具体的な改善策を書きたい
■ 監修
株式会社エクシア
■ 最終更新日
