経緯報告書は、ビジネスにおいて問題が発生した時に経緯を時系列で説明する文書です。
今回は、経緯報告書の書き方について詳しく紹介します。例文付きのテンプレートを無料でダウンロードできるので是非参考にしてください。
経緯報告書テンプレート
経緯報告書は、法的に決まったフォーマットはないためレイアウトを自由に作成することができます。ただし会社で経緯報告書の規定の書式がある場合はそれに従って作成してください。
汎用(社外向け)
word版の社外向けの経緯書テンプレートです。社外の取引先に経緯を報告する場合は時候の挨拶に加え、お客様へ問題に対するお詫びなどを記載する必要があります。また、記書きの部分を時系列で書くとわかりやすくなります。
汎用（社内向け）
社内向けの経緯報告書テンプレートです。社内向けなので、宛先と主文が社内用に特化されています。
社内でのトラブル
社内向けの経緯報告書テンプレートです。ネットワークエラーに関するサンプルの例文が記載されています。トラブルに時間的な経緯を書く場合には、時系列で問題と対応を書いていく方法もあります。
納品遅れ
社内向けの経緯報告書テンプレートです。納品遅れに関する経緯を報告するサンプルが記載されています。
商品の破損
納品した商品に破損があった場合の社外に対する経緯報告書の例文サンプルです。商品の破損に関する経緯や対応方法などを報告しお客様に経緯を報告します。
経緯報告書以外のその他の報告書は以下を参考にしてください。
経緯報告書とは
経過報告書は、問題やトラブルが発生した際の詳細と現状を上司や取引先に伝えるビジネス書類です。
経緯報告書は、問題が未解決の段階で、その経過を時系列で伝える目的で提出されます。この書類は、発生した問題を迅速に報告する際に利用されます。
顛末書の違い
経緯報告書と似た書類として「顛末書」があります。
「経緯報告書」と「顛末書」は、どちらもトラブルの状況を報告する書類です。
「経緯報告書」は問題が解決していなくとも現況を報告するのに対し、「顛末書」は問題が解決した後に経緯と今後の対策などを合わせて報告します。
- 顛末書：問題が解決した後に提出する
- 経緯報告書：問題が発生中に現況を報告する
顛末書の詳細については以下を参照してください。
顛末書の書き方やフォーマット
経緯報告書の書き方
経緯報告書の書き方は、以下のようなポイントを意識するといいでしょう。
- 事実を簡潔に書く
- 日時、場所、状況を整理して記載する
- 社外と社内でフォーマットを変える
報告書全般に言えることですが、主観や憶測などは入れずに起こった事実だけを簡潔に記載します。報告される側も、まずは事実を正確に把握したいと考えるので、長々と考察などを入れると今後の判断が難しくなってしまいます。
経緯を報告するため、いつどこでどのように発生したのか、その後どうなっているのかを時系列に整理する必要があります。
経緯報告書は、社内向けに作成する場合と社外向けに作成する場合があります。社外と社内では、フォーマットや書き方が若干異なってくるので特に社外向けの経緯報告書を作成する場合は、上司に相談しながら作成してください。
まとめ
経緯報告書の書き方や注意点、すぐに使えるテンプレートを紹介しました。
経緯報告書は、トラブルが発生したときに社内や社外に問題が起こった経緯や現在の状況を時系列的に報告する書類で、トラブル報告書や経緯書と呼ばれることもあります。
問題が解決する前段階での経緯を説明する書類なので、簡潔な文書をすばやく提出するようにしましょう。
