取引先やお客様に提出する、社外向けの顛末書フォーマットです。Word（A4縦）で、1枚目が空欄の書式、2枚目が納期遅延の記入例になっています。
社内向けの顛末書と大きく違うのは、宛名と差出人に会社名が入ること、お詫びの前文から始まること、最後に「本件のお問い合わせ先」を書くことの3点です。
社外向け顛末書フォーマット（Word・A4縦）
取引先・お客様向け
顛末書フォーマット（社外向け）
「謹啓」で始まるお詫びの前文のあと、「記」の下に8つの項目を並べた記書きの書式です。
記入項目
件名／対象（案件名・注文番号など）／発生事象／経緯／原因／当社の対応（実施済み・予定）／再発防止策／本件のお問い合わせ先
Wordがない場合や、スマホで急いで作りたい場合は、Webの作成ツールでも社外向けの顛末書を作ってPDFで保存できます。
記入例（2ページ目）
2ページ目には、注文100個のうち40個が納期に間に合わなかったケースを書き込んでいます。出荷前の数量確認で不足に気づき、60個を先に納品、残りは後日届ける、という流れです。
原因は「別の注文向けに確保していた在庫を数に含めていた」、再発防止策は「確保済みの数を除いた在庫数で受注確認をする」。原因と対策が1対1で対応するように書いてあります。
自社のケースへ置き換えるときも、「原因」と「再発防止策」がつながっているかを確認すると、内容を整理しやすくなります。
社内向けの顛末書との違い
| 項目 | 社外向け | 社内向け |
|---|---|---|
| 宛名・差出人 | 相手の会社名・部署・氏名様／自社の会社名と所属 | 上司の役職と氏名／自分の所属と氏名 |
| 書き出し | 頭語とお詫びの前文 | 何の件かを一文で |
| 書く範囲 | 相手に関係する事実と対応 | 社内のやり取りや担当者の判断まで |
社内提出用や、事故・紛失など状況別の例文は顛末書テンプレートの総合ページにまとめています。
社外向けの顛末書で判断が分かれるところ
01
前文は「謹啓」で始め、時候のあいさつは入れない
お詫びの文書では、「拝啓」より改まった「謹啓」を使い、結びは「謹白」で受けます。このテンプレートもその組み合わせです。季節のあいさつは入れず、「平素は格別のご高配を賜り」の一文からお詫びへ移る形にしています。
02
原因は相手に関係する範囲で、具体的に
社内の誰がミスをしたか、どの部署の連絡が遅れたかまで書く必要はありません。一方で「確認不足のため」だけでは原因が伝わりにくいので、何を確認していなかったのかまで書きます。調査中なら推測で埋めず、次の報告日を示します。
03
当社の対応は「済み」と「予定」を分ける
取引先が知りたいのは、いつ元の状態に戻るかです。記入例のように【実施済み】【予定】と分けて、それぞれ日付を入れておくと、相手側でも説明に使いやすくなります。
04
再発防止策には開始日を入れる
「チェックを徹底します」だけでは、何が変わったのかが分かりません。手順や表の書式など、変えた中身と、いつから始めたのかを書きます。
05
誰の名前で出すか
差出人を担当者にするか、部門責任者にするか、会社の代表者にするかは事案の大きさで変わります。損害が大きい案件や取引継続に関わる案件では、送る前に上司と確認しておきます。
送るときの文面
いきなり書面だけを送るより、先に電話などで一報を入れておき、そのあとで顛末書を送るほうが受け取る側も落ち着いて読めます。メールで送るなら、WordはPDFに変換してから添付する方法があります。
件名：〇月〇日納品分の遅延に関するご報告（株式会社××××）
株式会社〇〇〇〇
購買部 〇〇様
購買部 〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社××××の××です。
先日はご注文品の納品が遅れ、大変ご迷惑をおかけいたしました。
本件の経緯と今後の対応を顛末書にまとめましたので、添付にてお送りいたします。
ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。
添付：顛末書_〇月〇日納品遅延の件.pdf
