業務改善やシステム開発の現場で何度もフロー図を作成してきた経験から、実際に使える業務フロー図テンプレートを無料で公開しています。
業務フロー図は、業務全体の流れや課題を「見える化」する重要な手段です。しかし、いざ作成しようとすると「どこから手を付けてよいかわからない」という声も少なくありません。
この記事では、単なるテンプレートの配布だけでなく、プロの現場で活用されている業務フロー図の種類・書き方・注意点・作成ツールまで幅広く紹介します。はじめて業務フロー図を作る方も、改善に取り組む担当者の方も、ぜひ参考にしてください。
業務改善プロジェクトで実際にフロー図を作成した際、「全体像が見えることで関係部署との連携がスムーズになった」と現場からの声がありました。可視化の力は思った以上に大きいです。
業務フロー図テンプレート(エクセル)
業務フロー図を作成するためのサンプルのないフレーム部分だけのエクセルテンプレートです。
※以下の画像では参考の記号のサンプルが表示されていますが実際には印刷されないように範囲からはずしてあります。
・目的が曖昧なまま作り始めてしまい、使いどころが不明瞭になる
・記号を多用しすぎて、誰が見ても分かりにくい図になる
・部門間のやり取りを省略して、実務とのズレが発生する
・業務の流れとデータの流れを混同して線が複雑に
・情報を詰め込みすぎてA4サイズに収まらず、印刷で困る
サンプルの業務フロー図
サンプルの業務フロー図です。記号だけのシンプルな業務フロー図と記号にアイコンを混ぜた、若干プレゼンやユーザーに説明することを意識したバージョンの２種が無料でダウンロード可能です。
・部門ごとの色分けで視認性を向上
・ステークホルダー（顧客・上司など）の関与点を図示
・納期や処理時間を吹き出しで補足
・レビュー用にコメント欄を追加
・社内マニュアルと連動できるリンクを設定
業務フロー図の種類
業務フロー図は、ビジネスプロセスや作業手順を視覚的に表現する図の一種で、組織内の業務効率化や改善のために使用されます。以下では、業務フロー図の種類と用途について説明します。
プロセスフロー図
プロセスフロー図は、業務プロセスの各ステップやタスク、それらの関係性を明確にするために使用されます。プロセスフロー図は、業務改善や効率化を目指す際に、現状の業務プロセスを把握し、問題点を特定するのに役立ちます。
ワークフロー図
ワークフロー図は、業務の流れや作業手順、関係者間の情報交換を表現する図で、業務の進め方や関係者の役割を明確にします。ワークフロー図を使用することで、業務の効率化やコミュニケーションの向上が期待できます。
データフロー図
データフロー図は、情報システムやプログラム内でのデータの流れを示す図で、データの入力、出力、変換、蓄積が一目でわかります。データフロー図は、システム開発や改修の際に、システム要件を把握し、設計の基礎とするために使用されます。
イベント駆動プロセスチェーン図（EPC図）
イベント駆動プロセスチェーン図は、業務プロセスの流れをイベントとプロセスの間の関係性によって表現する図です。EPC図は、業務改善やシステム開発において、業務プロセスの構造や要件を整理し、理解するために役立ちます。
これらの業務フロー図は、それぞれ異なる目的や用途に応じて使用されます。
業務フロー図の書き方
業務フロー図を書くための方法については、いくつかありますが、「絶対にこう書くべき」というルールはありません。大事なのは以下の2点をしっかりと決めることです。
- この図を誰が見るのか
- どの業務の図を書くのか
たとえば要件定義用なら、ユーザーにわかりやすくアイコンを使った概略図が有効です。基本設計や開発目的であれば、UMLやアクティビティ図を使うこともあります。
業務フロー図で使う記号
ExcelやPowerPointにも標準で入っているJIS規格のフローチャート記号を使えば、誰にでも伝わりやすくなります。
業務フロー図を書く5ステップ
- 業務フロー図の定義を決める
- 業務に必要な部門を設定する
- 業務に必要な処理をおおまかに決める
- 処理を線でつなぐ
- 詳細が必要な部分を増やす
わかりやすい業務フロー図を書くコツ
業務フロー図作成ツール
エクセル、パワーポイント以外の業務フロー図を作成できるツールを紹介します。
エクセルやパワーポイントでは、処理の線が扱いにくい、図形以外のアイコンを使用したい場合は自分で調達しなければならないという欠点もあるので、以下のツールで作成した方が効率がよくなる場合もあります。
オンライン(クラウド)で使えるツール
オンラインで業務フロー図を作成できるサービスは以下のようなものがあります。使い勝手は、ローカルのアプリの方が高価ですが、チームで共有したり、テンプレートが豊富だったりと便利な機能も多いです。
Cacoo
Cacooも業務フロー図のテンプレートやサンプル、図形の種類も豊富です。フローチャートの他にもワイヤーフレーム、AWS構成図、マインドマップ、組織図などのテンプレートと図形が多くあり、いろいろな用途で使用できます。
Googleスライド
図形の業務フローを作成するなら、Googleスライドが無料で簡単にできます。作図ツールなので、図形描画、線を引く、図形を揃えることが非常に簡単にできます。googleアカウントを持っていればすぐに始められるのでとりあえず簡単なフローチャートを作りたいという場合に適しています。
https://www.google.com/intl/ja_jp/slides/about/
LucidCahrt
豊富なフローチャートの種類と図形、テンプレートが魅力のオンラインツールです。フローチャート専用テンプレートや、フロー図記号一覧ガイド、フローチャートの基本作成ステップ＆書き方ガイドなども提供しコンテンツが豊富です。ユーザー1名までは無料で使用できます。
https://www.lucidchart.com/pages/ja
draw.io
とにかく、サンプルやテンプレートが豊富なのでどのように業務フロー図を作成すればいいのかイメージがわきやすいです。PNG、SCG、PDF、HTMLなど豊富なエクスポート機能もあるので作ったけど展開できないといった悩みも不要です。
ローカルPCインストール型
最近ではオンライン型が主流ですが、やはりローカル環境でしっかりとした業務フロー図を作成したいという場合には以下の2つのツールが簡単で効率がいいです。
もちろん、エクセルやパワーポイントでも業務フロー図は書けるのですが、以下のツールはフロー図を描くのに特化しているのでアイコンが豊富だったり、処理の流れを示す線が引きやすいといった特徴があります。
Viso
ローカルで業務フロー図を書くならMicrosoftのVisoが有名です。エクセルやパワーポイントよりも、図を書くことに特化しているので簡単に作図することができます。
https://products.office.com/ja-jp/visio/flowchart-software
Edraw
Edrawは、200種類以上のダイアグラムを作れるツールです。簡易的な業務フローから、アイコンをつかったビジュアルなものまでレベルに合わせて使用できます。特にアイコンの種類が豊富にあるので、自分でアイコンを探す手間が省けます。体験版は15日間無料で使用できます。
https://www.edrawsoft.com/jp/process-flow-tool.html
関連するリンク
独立行政法人中小企業基盤整備機構：業務フロー作成
ビジネス用プレゼン・企画書作成に使える！パワーポイント無料素材テンプレート集
作業手順書テンプレート | 写真付きエクセル無料ダウンロード
よくある質問（FAQ）
まとめ
今回の記事では、、業務フロー図の作成方法やフリーのexcelテンプレートを紹介しました。
業務フロー図は、必ず決まった書式があるわけではありません。図式や様式にこだわるよりも、
どの業務の図を書くのか
を意識して作成することが重要です。
他にも以下のようなシステム構成図や、画面遷移図などシステム開発に関連するテンプレートを紹介しています。
