このページでは、ケース別の始末書の書き方を解説し、状況別に使える例文を紹介しています。
始末書を書く機会は、できれば一生ないほうがいい。でも実際に書くことになると、「どこから手をつければいいのか」が意外とわからないものです。書き方の型を知っておくだけで、頭が真っ白な状態でも文章が組み立てられます。
始末書の基本構成（共通フォーマット）
どんなケースでも、骨格となる流れは変わりません。「何を書けばいいかわからない」という場合でも、以下の4ステップを順番に埋めていけば最低限の内容は整います。
基本の流れ：事実 → 謝罪 → 原因 → 再発防止策
この順番を崩すと、読む側が「結局何が起きたのか」を追いにくくなります。
① 事実の記載（いつ・どこで・何が起きたか）
感情表現は後回しにして、まず時系列で事実を書きます。発生日時・場所・関係者・被害の有無など、客観的な情報を中心に。「〇月〇日、〇〇会社の案件で納品データを誤って削除しました」のように、1〜2文でまとめるのが読みやすいです。
② 謝罪（誰に対して、何を謝るのか）
「迷惑をかけました」だけでは伝わりにくいことがあります。会社・部署・上司・顧客など、具体的な対象を示したうえで、何に対して責任を感じているのかまで書くようにしてください。
③ 原因・責任の明確化
「忙しかった」「うっかりしていた」で終わらせず、自分の判断や行動のどこに問題があったかを掘り下げます。準備不足・確認不足・ルールの見落としなど、改善できるポイントまで落とし込むのが理想です。
④ 再発防止策の提示
「気をつけます」は再発防止策ではありません。「今後は提出前に上長への確認を必須とする」「チェックリストを用意して運用する」など、行動レベルで書くと説得力が出ます。
実務で見ていると、①の事実がざっくりしていて③がほぼない始末書が多いです。書き終わったら「原因の箇所を読んで、改善策が思いつくか」を確かめてみてください。つながっていなければ、もう少し掘り下げたほうがいいサインです。
勤怠・勤務態度に関する始末書の例文
寝坊による遅刻の始末書【例文】
自己管理の問題による遅刻が複数回続いたケースです。一度きりの遅刻なのか、繰り返しなのかで文章のトーンが変わります。
私は、〇〇年〇月より〇ヶ月にわたり、始業時間に度々遅刻してしまいました。
これは社会人としての自己管理が不十分であったことに起因しており、深く反省しております。度重なる遅刻により、会社ならびに職場の皆様に多大なるご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
今後は就寝時間の管理を徹底し、余裕をもって出勤できる生活リズムに切り替えてまいります。二度とこのような事態を繰り返さないよう、業務に精進する所存でございます。
書くときに意識したいこと
- 「一度の遅刻」か「繰り返し」かによって、深刻さの表現を変える
- 原因（夜更かし・体調管理不足など）はぼかしすぎない
- 再発防止策は「アラームを複数セットする」「家族に声かけを頼む」など、具体的なほど信頼感が増す
事故による無断欠勤の始末書【例文】
通勤途中の交通事故や急病など、本人に強い故意がなくても「無断欠勤」という形になってしまうケースがあります。理由の説明と、今後の連絡体制の整備を丁寧に書くことが求められます。
このたび、令和〇年〇月〇日（〇）に通勤途中で交通事故に遭い、救急搬送されました。
幸い大きな怪我ではありませんでしたが、医師の判断により一日入院して経過観察を行っておりました。搬送された際に携帯電話が破損したため、結果として会社への連絡が取れない状況となり、無断欠勤という形になってしまいました。
本件は相手方の過失もございましたが、私自身の横断時の確認が不十分であったことも一因と認識しております。社内の皆様および取引先に多大なるご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。
今後は緊急時に備え、家族や同僚に連絡を依頼できる体制を事前に整えてまいります。
書くときに意識したいこと
- 「連絡できなかった理由」を具体的に説明する（手段がなかった、意識がなかったなど）
- 事故の責任割合よりも「次に同様の事態が起きたときの連絡方法」を重視して書く
就業規則違反のアルバイトに関する始末書【例文】
副業禁止の規定があるにもかかわらず、会社への事前申請なしに他でアルバイトをしていたケースです。「生活のためだった」という事情があっても、言い訳口調にならないよう書き方に注意が必要です。
私はこの度、会社の就業規則においてアルバイトが禁止されていることを十分に理解しないまま、20XX年X月X日より勤務時間外にアルバイトを行っていたことを深く反省しております。
家計の事情を理由に安易に始めてしまいましたが、会社の規定を軽視した結果であり、弁解の余地はございません。他の従業員への悪影響を招きかねない行為であったことも痛感しております。
今後は就業規則を厳守し、副業等を検討する場合は必ず事前に会社へ相談・申請する手順を踏んでまいります。
書くときに意識したいこと
- 「就業規則違反であること」をはっきり認める表現を入れる
- 事情の説明は短く。長くなると言い訳に見えやすい
- 今後は事前に相談・申請する旨を明記する
物損・設備・備品に関する始末書の例文
鍵の紛失の始末書【例文】
セキュリティカードや入退室キーなど、管理が厳しく求められる物品の紛失です。紛失に気づいてから何をしたか、という対応の流れを書くと誠実な印象になります。
私は、〇〇年〇月〇日帰宅後、会社の通用口の鍵を紛失していることに気づきました。施錠後に立ち寄った場所や利用した交通機関への確認、警察署への遺失物届の提出など、可能な限りの対応を行いましたが、現時点でも発見には至っておりません。
鍵の取り扱いに最大限の注意を払うべき立場にありながら、このような事態を招いてしまったことに弁明の余地はなく、深く反省しております。
今後は帰宅前に所持品を確認する習慣をつけ、鍵は専用ケースに収納して管理を徹底してまいります。
書くときに意識したいこと
- 気づいた時刻と、その後に取った行動（届出先・確認先）を具体的に記載する
- 鍵・カードの重要性（セキュリティリスク）を理解していることを示す一文を入れる
ノートパソコン破損の始末書【例文】
外出先への移動中や打ち合わせの合間に破損させてしまうケースが多いです。情報漏洩の有無についても、別途確認・報告が必要になることがあります。
私は、〇〇年〇月〇日、取引先への移動中に会社貸与のノートパソコンを不注意により落下させ、破損させてしまいました。
この結果、会社に損害を与えるとともに、課内の皆様にも余計なご負担をおかけすることになり、深く反省しております。誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げます。
今後は外出時に必ず保護ケースを使用し、移動中はバッグから取り出さないよう取り扱いルールを徹底してまいります。
書くときに意識したいこと
- 破損の状況（移動中・作業中・落下・水濡れなど）を具体的に書く
- データや情報の流出がないかどうかは、別途報告書で整理する
- 「保護ケースを使う」など物理的な対策まで書くと説得力が増す
接触事故（社用車）の始末書【例文】
業務中の自動車事故は、物損・人身どちらであっても始末書の提出を求められます。保険会社や警察への連絡状況は別途整理したうえで、文書には事実経緯と反省・対策を書きます。
私は、令和〇年〇月〇日午後二時頃、〇〇市内の配送先駐車場にて、駐車操作中に後方の確認が不十分なまま後退し、駐車中の車両に接触してしまいました。
幸い相手方に乗員はおらず人身への被害はなく、双方の損害も軽微であったため示談が成立しておりますが、本件により関係各位にご迷惑とご心配をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
今後は後退前に必ず車を降りて周囲を確認する手順を徹底し、二度とこのような不注意を起こさないよう努めてまいります。
書くときに意識したいこと
- 人身事故か物損事故か、けがの有無を冒頭で明確にする
- 保険会社・警察への対応状況は報告書と分けて管理する
- 「降車して目視確認する」など、具体的な行動を再発防止策として書く
不良品の製造に関する始末書【例文】
製造現場での機械操作ミスにより不良品が出てしまったケースです。個数・ライン・ロットなどは別途記録で管理し、始末書には経緯と対策を書きます。
私は、令和〇年〇月〇日午前十一時頃、作業中に機械を誤作動させ、〇個の不良品を発生させてしまいました。
集中力を欠いたことが直接の原因であり、会社に多大な損失をおかけしたことを深く反省しております。
今後は作業開始前の機械確認を徹底し、集中が途切れるような状況では一旦作業を中断して体制を整えてから再開するよう、自身の行動ルールを改めてまいります。
書くときに意識したいこと
- 誤作動の原因（設定ミス・操作手順の確認不足など）を明確にする
- 不良品数・ロット・工程番号などは社内報告書で管理する
事務ミス・取引先トラブルに関する始末書の例文
ファイル誤消去の始末書【例文】
サーバーや共有フォルダのデータを誤って削除し、業務が一時停止したケースです。バックアップの有無や復旧対応は別途まとめておき、始末書には事実と反省・対策を書きます。
私は、令和〇年〇月〇日午後二時頃、ファイルサーバー内のデータ整理作業中に、誤って一部のデータを消去してしまい、業務の停滞と混乱を招きました。
確認を怠り、削除対象でないファイルを操作してしまったことが原因であり、深く反省しております。
今後は削除作業の前に必ず上長の承認を得る運用に切り替え、操作前のバックアップ取得を習慣化してまいります。
書くときに意識したいこと
- 削除したデータの種類・範囲（どの業務に影響したか）を整理しておく
- 「今後は削除前に承認を得る」など、運用上の変更点を明示する
請求書の計算ミスの始末書【例文】
金額・数量・税率の誤記が原因で、取引先から指摘を受けたケースです。影響の大きさによっては取引停止を示唆されることもあるため、謝罪の言葉は丁寧に書きます。
私は、令和〇年〇月〇日、株式会社〇〇〇〇様へ送付した請求書において、算定金額を誤記したまま提出してしまいました。
その結果、先方よりご警告をいただき、会社および関係各位に多大なるご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。
今後は請求書の送付前に必ず第三者によるダブルチェックを実施し、同様のミスが起きない体制を整えてまいります。
書くときに意識したいこと
- 「どの請求書」「どの金額」に誤りがあったかは、社内資料と照合して整理する
- 誤りの原因（入力ミス・転記ミスなど）を一文で書く
- 二重確認・チェックシートなどの改善策を具体的に書く
納品数の誤りによる始末書【例文】
注文数量の確認ミスや入力誤りで、誤った数量を納品してしまったケースです。再手配の手間や業務遅延を取引先に与えるため、影響の記述も忘れずに。
私は、令和〇年〇月〇日の納品作業において、注文数量の確認を誤ったまま発送手続きを進め、〇〇株式会社様に不正確な数量の商品を納品してしまいました。
先方には再手配の負担と業務遅延を招くこととなり、深く反省しております。お客様および関係部署の皆様に多大なるご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
今後は出荷前に複数名で数量を確認する運用に切り替え、手順と記録方法を見直すことで再発防止に努めてまいります。
書くときに意識したいこと
- 誤った数量・影響範囲を整理しておく
- 「複数名での確認」「ダブルチェックシートの導入」など、具体的な改善策を書く
納期遅延による始末書【例文】
工程管理の甘さや顧客への連絡遅れが積み重なり、納期を守れなかったケースです。遅延の原因を正直に書くことが、信頼回復への第一歩になります。
私は、令和〇年〇月〇日納期の案件について、工程管理と顧客調整が適切にできず、結果として納期を遵守できませんでした。
この遅延により取引先の業務進行に支障をきたし、会社および関係部署にご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
今後は納期管理ツールを活用し、進捗状況を定期的に上長・関係者と共有する仕組みを整えます。問題が発生した際には早めに報告・相談できる体制をつくってまいります。
書くときに意識したいこと
- 遅延の原因（管理不足・情報共有の遅れなど）を具体的に示す
- 顧客側への影響（業務遅延・損失など）を丁寧に書く
接客クレームに関する始末書【例文】
店舗・窓口・コールセンターなどで対応が不十分となり、クレームにつながったケースです。何分待たせたか、どんな対応ミスがあったかを具体的に書くと、反省の深さが伝わりやすくなります。
私は、令和〇年〇月〇日〇時頃、接客の不手際によりお客様に不快な思いをおかけしてしまいました。
当日は業務が立て込んでいたことを理由に、お客様のお問い合わせに対して約十五分放置してしまいました。その後応対しようとした時点ではすでにお客様はお帰りになられており、後日当社のお客様センターへ苦情のご連絡をいただく事態となりました。
判断の甘さと接客への意識不足が招いた不始末であり、大切なお客様の信頼を損なったことを深く反省しております。今後は混雑時の対応手順を見直し、お待たせする場合は必ずお声がけするよう徹底してまいります。
書くときに意識したいこと
- 「何分待たせた」「言葉遣いが不適切だった」など、問題の箇所を明確にする
- お客様が感じた不快・不信に触れた一文があると、誠意が伝わりやすい
- 今後の接客ルールや対応手順の見直しを書く
部下の不祥事に関する管理責任の始末書【例文】
部下のミスや不祥事に対して、管理者としての責任を問われるケースです。「本人のせい」だけを書いてしまうと、管理・監督の観点が抜けてしまいます。
令和〇年〇月〇日、当営業部の鈴木次郎が、株式会社×××様からのご注文に対して誤った商品を納品いたしました。この不手際により、株式会社×××様に多大なるご迷惑をおかけするとともに、自社への信頼を損なう事態となりました。
本件は鈴木本人の過失によるものですが、業務を管理・指導すべき立場にある私の責任もまた重大であると痛感しております。確認体制の整備と部下への指導が不十分であったことを深く反省しております。
今後は出荷前の確認手順を見直し、定期的な業務指導の機会を設けることで、同様の事態が起きない体制を整えてまいります。
書くときに意識したいこと
- 本人のミスを強調しすぎず、「管理が不十分だった」という視点を必ず入れる
- 指導方法・チェック体制の具体的な改善策を書く
営業目標未達の始末書【例文】
ノルマや売上目標に届かなかったケースです。外部要因だけを理由にせず、自分の行動・戦略のどこに問題があったかを正直に振り返ることが求められます。
私はこの度、20XX年X月における営業目標を達成できなかったことについて、深く反省し心よりお詫び申し上げます。
当月はX件の新規顧客獲得を目標として活動しましたが、結果はX件にとどまりました。自己分析の結果、アプローチ先の選定と提案内容の見直しが不十分であったことが主な原因と考えております。状況の変化への対応が遅れ、戦略を柔軟に変える判断ができなかったことも反省点です。
今後はチームと定期的に情報共有を行い、月次で戦略を振り返る仕組みを設けることで、目標達成に向けた行動を継続してまいります。
書くときに意識したいこと
- 具体的な数値は、社外閲覧の可能性がある場合は伏せる
- 外部環境だけでなく、自身の行動・判断への反省点を必ず含める
- 原因と改善策を箇条書きにするとわかりやすい
情報漏洩・コンプライアンス違反に関する始末書の例文
機密情報漏洩の始末書【例文】
社外持ち出し・誤送信・無断での自宅作業など、機密情報の取り扱いに関するミスです。重大性が高いため、「軽率だった」という認識を明確に示すことが求められます。
私は、20XX年X月X日、業務を円滑に進めることを目的として、会社の許可を得ないまま機密情報を含むデータを自宅へ持ち出し、作業を行いました。
これは会社の機密情報管理規定を軽視した、極めて軽率な判断であったと痛感しております。情報漏洩のリスクを十分に認識せず行動したことを深く反省しており、会社および関係各位に多大なるご迷惑をおかけしましたことを、誠心誠意お詫び申し上げます。
今後は社外での作業が必要な場合には必ず事前に申請・承認を得る手順を徹底し、情報管理規定を改めて遵守してまいります。
書くときに意識したいこと
- 「何を」「どこまで」持ち出したかの詳細は、別途調査書や報告書で整理する
- 規定違反であることをはっきり認める表現を使う
- 今後の対策（申請手順・端末管理・クラウド利用ルールなど）を具体的に書く
備品の私的利用の始末書【例文】
勤務時間中に会社のPCでSNSや個人用サイトを閲覧してしまったケースです。「ちょっとだけ」という感覚でも、規定違反として扱われる場合があります。
私は、20XX年X月X日、勤務時間中に会社のパソコンを用いて個人的なウェブサイトの閲覧やSNSの利用を行いました。
一時的な気晴らしのつもりで軽率に行った行為でしたが、会社の規定を軽視し職務専念の責任を怠ったことに変わりはなく、深く反省しております。職場の秩序や信頼関係を損なう恐れを生じさせてしまったことも痛感しております。
今後は勤務時間中の私的なPC利用を一切行わないことを徹底します。迷うような場面があれば、まず上長に確認するよう行動を改めてまいります。
書くときに意識したいこと
- 「勤務中」か「休憩中」か、「社内」か「社外」かを明確にする
- 「一時的だった」という表現を使う場合でも、規定違反の認識はしっかり書く
よくある書き方のNGパターン
例文を参考に書き進めると構成は整いますが、内容を当てはめる際に陥りやすいミスがあります。提出前にここを確認しておくと安心です。
実際に始末書を見ていると、NG③の「他者・システムのせいにしている」パターンが一番多い印象です。「〇〇のせいで」という言葉は書いていなくても、文脈でそう読める書き方になっていることがあります。書き終えたら一度声に出して読んでみてください。
NG①：あいまいで具体性がない
NG例：「このたびはご迷惑をおかけし申し訳ございません。今後は気をつけてまいります。」
修正の方向：何が起きて、誰に影響し、次に何をするのかを1文ずつ具体的に書く。「気をつける」を「〇〇という手順を新たに設ける」に置き換える。
NG②：言い訳が多い
NG例：「当日は他の業務が立て込んでおり、人手不足の中での対応だったためこのような結果になってしまいました。」
修正の方向：「〜という状況の中で、自分が〜という判断をしたことが原因です」という書き方に変える。環境要因は触れてもいいが、自分の選択・行動に焦点を戻す。
NG③：他者・システムのせいにしている
NG例：「後輩の確認漏れが原因でした。システムの不具合もありました。」
修正の方向：他者の行動を書く場合でも「指導・確認しきれなかった自分の責任」をセットで書く。システム不具合なら「事前テスト不足」など自分側の改善点も記載する。
NG④：謝罪表現が繰り返しすぎる
NG例：謝罪の言葉が全体に散りばめられていて、事実や原因の記述が薄くなっている。
修正の方向：「誠に申し訳ございません」「深くお詫び申し上げます」などは文末に1〜2回程度に抑える。感情より事実・対策のほうが読み手には伝わりやすい。
提出前チェックリスト
書き終わった後、少し時間をおいてから見直すと気づくことも多いです。提出の直前に以下を確認してみてください。
構成と流れ
- 「事実 → 謝罪 → 原因 → 再発防止策」の順番になっているか
- 同じ謝罪表現を何度も繰り返していないか
- 1文が長すぎて読みにくくなっていないか（60〜70字を目安に）
事実・固有名詞・数字
- 日付・時刻・場所・社名・氏名に誤りがないか
- 金額・数量などの数字が社内資料と合っているか
- 必要に応じて、関係部署や上司に内容確認を依頼したか
形式・社内ルール
- 社内指定の様式に沿っているか
- 宛名・日付・所属・氏名・捺印欄が漏れていないか
- 提出方法（紙・PDF・メールなど）と提出先・期限を確認したか
自分だけで確認するとどうしても抜け漏れが出やすいです。可能であれば、信頼できる同僚や上司に一度目を通してもらうことを勧めます。提出後に「書き直して」と言われるより、事前確認のほうが双方にとって楽です。
