ビジネス上のトラブルには、誠意ある対応が信頼回復の第一歩です。
本ページでは、納期遅延・不良品混入・支払遅れなど、場面別に使える「お詫び状テンプレート（Word）」を無料でダウンロード可能です。お詫びの書き方の基本・注意点も専門的な視点から丁寧に解説しています。
お詫び状テンプレート一覧（状況別）
社外のお客様向けによくあるお詫び状の例文を紹介します。ワードのテンプレートを無料ダウンロードできるのでお詫び状を作成する際の参考にしてください。
納期遅延
社内処理ミス／資材不足による遅延の2パターン
お客様から注文を受けた商品の納品が遅れてしまった場合のお詫び状テンプレートです。社外向けの文例を２種類げつの原因で用意しました。書き出しは時候の挨拶にし、納期遅延に対する謝罪を行い、なぜ遅くなったかという原因について状況を説明しています。
納期遅延(社内処理ミス)
納期遅延(資材不足)
不良品混入
原因調査中／再発防止策ありの2パターン
取引先に納品した商品に不良品が入ってしまった場合のお詫びの例文テンプレートです。不良品の混入に対し、社内でどのように対応したのか、原因を説明します。原因がわからない場合は調査している旨を伝え再発防止策を明記します。
不良品混入(原因調査中)
不良品混入(再発防止策あり)
支払い遅延
システムトラブル／社内連携ミスの2パターン
お客様から納入してもらった商品の代金の支払いが遅れてしまった場合のお詫び状の例文テンプレートです。2種類の文例を選択できます。連携ミスが原因の文例とシステムエラーによる支払遅れの文例があります。
お支払い遅延(システムトラブル)
お支払い遅延(社内連携ミス)
請求書誤記・誤送
誤請求書／商品誤送付の2種類
お客様にや取引先にたいして、請求書の書き間違いや、商品を誤って配送してしまった場合などに作成するお詫び状の例文店れプレートです。文例では、取引先からの指摘を受けて調査し、請求書の不備が判明した場合と、注文品と別の商品を発送してしまった不手際に関するお詫び状です。
請求書誤記のお詫び例文
注文品誤送のお詫び例文
接客クレーム
社員対応に関する謝罪・上司名義の2種類
社員の態度に関して、お客様から苦情があったときに失礼をお詫びするための例文テンプレートです。通常は、上司や部署の責任者から、迷惑をかけたこと、監督責任、どのように対応したかを明記し迅速に連絡します。もう一つの例文は、販売スタッフが、お客様に対して不愉快な思いをさせてしまったときのクレームに対する例文です。担当者本人ではなく、上司や所属長などの責任者からお客様宛に謝罪の言葉を述べます。
社員対応に関する謝罪
社員対応に関する謝罪(上司名義)
打ち合わせ延期
急な出張・会議などの理由で延期する場合
予定していた打ち合わせをやむを得ない事情で延期してもらう場合の謝罪文書です。お詫びと延期となった理由、次回の打ち合わせの予定などを文書にして送付します。例文では、打ち合わせ延期の理由として、急な海外出張と急な重要会議を記載しています。
打ち合わせ日程延期のお詫び(海外出張)
打ち合わせ日程延期のお詫び(重要会議)
イベント中止
安全確保・会場トラブルによる中止の文例
開催予定のイベントに会場トラブルが発生したためと、重要な機材トラブルが発生し、安全な運営が確保できないためにやむを得ずイベントを中止させる場合のお詫び例文です。お詫びと中止になった理由を関係のある顧客に丁寧に説明します。
イベント中止(会場トラブル)
イベント中止(機材トラブル)
お詫び状の基本構成と書き方
お詫び状の書き方のポイントは、大きく３つあります。お詫び状は、自分たちのミスで顧客や取引先に不愉快な思いをさせているので、悪い言い回しをしたり、間違った書き方をしてしまうと、さらなる不信感や怒りをかってしまうこともあるので注意してください。
お詫び状の基本構成
お詫び状のフォーマットは、特に決まっているわけではありません。会社に規定のフォーマットがあればそれを使用してください。一般的なお詫び状のフォーマットは、ビジネス文書で使用する横書き形式の書式をそのままタイトルや本文を変更して使用すればいいでしょう。
- 提出日：文書を作成・送付した日付。トラブル発生日ではなく、送付日を明記。
- 宛先：相手企業名・部署名・氏名を正確に記載。敬称（様）も忘れずに。
- 提出者：自社名・部署・氏名を記載。印鑑の有無は社内ルールに従う。
- 件名：「◯◯の件に関するお詫び」など、要点が一目でわかるタイトルに。
- 本文：謝罪 → 状況説明 → 原因 → 対応策 → 再発防止 → 結び、の順で構成。
お詫び状を送るときの注意点
- できるだけ早く送る（2〜3日以内）
- 率直かつ誠意ある謝罪
- 原因と責任の明確化
- 再発防止策の提示
- フォローアップの約束
※本来は直接会って謝罪するのが原則ですが、書面での詫び状も重要な役割を果たします。
テンプレートを使うメリット
- 迅速な対応ができる
- 謝罪内容の一貫性を保てる
- 信頼回復に有効
- 作成の手間を削減
- 法的リスクに配慮した文例
よくある質問（FAQ）
- お詫び状は手書きの方が良いですか？
- 内容と誠意が大切なので、手書きでなくても問題ありません。
- メールでのお詫びでも大丈夫ですか？
- 可能ですが、重要な場合は書面と併用し、可能であれば対面が望ましいです。
- 謝罪で法的責任を認めることになりますか？
- 謝罪文は誠意を示すものです。責任の所在や法的判断とは別です。
