始末書は、業務上のミスや不祥事が発生した際に、本人の反省と再発防止の意思を示す重要な文書です。 特に「始末書は手書きで書くべきか、それともパソコンで作成してよいのか」と悩む方は多いのではないでしょうか。
この記事では、始末書を手書きで作成する場合とパソコンで作成する場合の違いを、実務経験に基づいて解説します。企業の規定や上司の意向に沿った適切な対応ができるよう、具体的なメリット・デメリットと例文をご紹介します。
基本的な始末書の例文テンプレートに関しては以下を参照してください。
始末書は手書きとパソコン、どちらが正しいのか
※ ただし、会社に規定がなければ「本文はPCで整え、署名は手書き（ハイブリッド）」が無難です。
- 規定がある：
規定に従う（例：始末書 紙での提出・始末書 手書き 指定など） - 規定がない：
上司・人事に確認 → 指示がなければハイブリッド（本文はPC・署名は自筆） - 社内ワークフロー：
電子申請・フォーマット指定があるなら始末書はパソコンで作成
判断早見表
| 状況 | おすすめ | 理由 |
|---|---|---|
| 保守的な職場・管理職指示が「手書き」 | 手書き | 誠意や反省の度合いを伝えやすい |
| 社内に統一フォーマット・電子申請がある | パソコン | 読みやすく運用ルールに適合 |
| 規定が不明・迷った | ハイブリッド | 誠意と可読性の両立、再提出リスク低減 |
伝統的に重視される「手書き」
手間と時間をかけた(と思われやすい)始末書の手書きは、誠意や反省の姿勢を伝えやすいです。対外的影響が大きいケースや、社内の慣行が強い職場では、手書きの方がおすすめです。
- 向いているケース：
規定で手書き指定／上長が手書きを希望／短めの反省文 手書きで十分な案件 - 用紙：
縦書きの便箋や罫線入りの始末書 紙が整えやすい - 筆記具：
黒ボールペンまたは万年筆（消えるペン・鉛筆・色文字は避ける） - 注意点：
誤字・修正液はNG。間違えたら最初から書き直す（手書き 始末書 書き方の基本） - NG例：
「コピーした署名」「修正テープの多用」などは誠意が伝わりにくい
ポイント：行間に余裕を取り、要因・再発防止・連絡手順などを簡潔に書きましょう。見出しや記号は最小限にして、丁寧さを優先してください。
電子化で増える「パソコン作成」
社内の帳票統一や回覧ワークフローに合致させやすく、読みやすい始末書のパソコン作成は増加傾向にあります。ただし、文面で誠意を丁寧に表現することが必要です。
- 向いているケース：
社内フォーマットが指定されている場合／電子申請やPDF提出が必要な場合／社内共有が前提の場合 - 体裁：
A4縦・適切な余白・明朝体など可読性を重視しましょう - 提出：
指示がなければPDF化して改変を防止します。紙提出なら高解像度で印刷します - 注意点：
手書き風フォントや絵文字、色文字は避け、反省と再発防止策を具体的に書きます
ポイント：「いつまでに」「誰が」「何を」「どうやって」を明記しましょう。レビューを受けることを想定し、文面を簡潔に整理すると良いです。
ハイブリッド型（本文はPC＋署名は手書き）
手書きとパソコン作成の良さを併せ持つ方法です。規定が明確でない場合に、最も再提出リスクが低いといえます。
- 手順：
本文はPCで作成 → 印刷 → 日付・所属・氏名を自筆署名 → 必要に応じて押印 - メリット：
読みやすさと誠意の両立。修正はPCで整えてから再印刷できる - 注意点：
自筆部分に修正跡を残さない。署名はていねいに、氏名の誤記は書き直し - 備考：
「始末書手書き」が求められる社風でも、署名自筆で一定の誠意は伝わる
ポイント：提出先がデータ保管する場合は、署名入り紙をスキャンしてPDF化の指示が出ることもあります。運用を事前確認してください。
手書き始末書のメリット・デメリット
メリット｜誠意が伝わりやすい
手書きの始末書は、文字の丁寧さや時間をかけて書いた姿勢から、誠意や反省の気持ちが伝わりやすいです。
字が上手でなくても、一文字ずつ丁寧に書くことで真摯な気持ちを示すことができます。特に保守的な職場や上司が年配の場合には、手書きの方が評価されやすい傾向があります。
デメリット｜修正が難しく時間がかかる
一方で、手書きは誤字や脱字があると修正できず、最初から書き直さなければなりません。
そのため完成までに時間がかかることがあります。また、文章量が多い場合には負担が大きくなる点にも注意が必要です。
パソコンで作成する始末書のメリット・デメリット
メリット｜読みやすく統一フォーマットに対応できる
パソコンで作成した始末書は、レイアウトが整って読みやすいのが特徴です。誤字脱字も修正しやすく、社内で指定されているフォーマットや電子申請にも対応しやすいです。書類を共有・保存する必要がある場合にも便利です。
デメリット｜誠意が伝わりにくい
ただし、印刷された文字は事務的に見えるため、手書きに比べて謝罪や反省の気持ちが伝わりにくいことがあります。形式的だと思われないように、文面で誠実さを十分に表現することが求められます。
よくある質問（FAQ）
まとめ｜最適な方法を選んで誠意を示す
始末書は謝罪と反省の気持ちを伝えるための重要な文書です。
- パソコン作成は読みやすく効率的ですが、事務的に見える可能性があります。
どちらを選ぶかは会社の規定や上司の意向を優先し、迷ったときは確認することが確実です。大切なのは形式よりも誠意のある内容であり、どの方法であっても反省と再発防止の意思をしっかり伝えることが重要です。
