始末書は手書きで書くべき？パソコン作成・用紙・修正テープの扱い

始末書を書くときに迷いやすいのが、手書きで出すべきか、パソコンで作成してよいのかという点です。

会社から指定がある場合は、そのルールに合わせます。指定がなければ、本文はパソコンで作成し、署名だけ自筆にする形が通しやすいです。

このページでは、手書きとパソコン作成の違い、用紙や修正テープの扱い、手書きで書く場合の例文をまとめています。

始末書は手書きとパソコン、どちらが正しいのか

手書きかパソコンかは、法律で一律に決まっているものではありません。実際には、会社の慣行、上司の考え方、社内の提出フローで決まることが多いです。

昔ながらの職場では「始末書は手書きで」と言われることがあります。一方で、総務や人事がデータで管理している会社では、社内フォーマットに入力してPDFで提出する流れのほうが自然です。

迷ったときは、先に上司や人事へ確認しておくと楽です。ここを飛ばすと、せっかく清書したあとに「指定用紙で出して」と言われることがあります。これは地味にきついですね。

始末書を手書きで書く場合の用紙・ペン・修正方法

手書きで始末書を書く場合は、文章だけでなく見た目にも気を配ります。といっても、特別な用紙を用意しなければいけない、という話ではありません。白い紙に、黒のボールペンで、読みやすく丁寧に書く。基本はこれです。

ただ、実際に書き始めると「便箋でいいのか」「コピー用紙でいいのか」「間違えたら修正テープで直していいのか」と迷います。ここは提出前に詰まりやすいところです。

用紙は白い便箋・罫線入り用紙・A4コピー用紙が使いやすい

手書きの始末書には、白い便箋、罫線入りの用紙、A4コピー用紙などが使われます。会社に指定用紙がある場合は、それを使います。

100均で売っている便箋やレポート用紙でも、白地で落ち着いたものなら使えることがあります。ただし、柄入り、色付き、キャラクター入りの便箋は避けたほうが無難です。始末書はお詫びや反省を伝える書類なので、少し地味なくらいでちょうどいいです。

ペンは黒のボールペンが無難

筆記具は黒のボールペンが使いやすいです。万年筆でも問題ないことはありますが、慣れていないとインクがにじんだり、書き損じたりします。

消えるボールペン、鉛筆、シャープペン、色文字は避けます。あとで消せる筆記具は、正式な提出書類には向きません。とくに人事保管や社内記録に残る始末書では、黒のボールペンで書いておくほうが安心です。

修正テープ・修正液は使わず、書き直す

手書きの始末書で書き間違えた場合、修正テープや修正液は使わず、最初から書き直したほうがきれいです。

一文字だけなら直したくなります。かなり直したくなります。最後の氏名を書いているところで間違えると、机の上で少し固まりますよね。ただ、修正跡が残ると、どうしても雑に見えます。謝罪や反省を伝える書類なので、ここは面倒でも清書し直したほうが通しやすいです。

縦書きと横書きは会社の用紙や提出先に合わせる

縦書きと横書きは、会社の指定用紙に合わせます。指定がない場合は、横書きでも問題ないケースが多いです。最近は社内文書が横書き中心の会社も多く、A4横書きで提出する始末書も珍しくありません。

ただし、便箋に手書きする場合は縦書きのほうが自然に見えることがあります。社風が保守的な会社や、役職者に直接提出する場合は、先に確認しておくと余計な書き直しを避けられます。

手書きで提出する始末書の例文

手書きで書く場合でも、内容は長くしすぎないほうがまとまります。原因、反省、再発防止を順番に書くと、読み手にも伝わりやすいです。

この例文を手書きで使う場合は、いきなり清書せず、まず下書きで文章量を確認します。便箋に書くと、思ったより行数を使うことがあります。最後の「以上」が変な位置に入ると少し見栄えが悪いので、先に全体の長さを見ておくと楽です。

パソコンで作成する始末書のメリット・デメリット

メリット｜読みやすく、社内運用に合わせやすい

パソコンで作成した始末書は、全体の見た目が整いやすく、読む側にも負担がかかりにくいです。誤字脱字の修正もしやすく、社内フォーマットや電子申請にも合わせやすいので、実務ではかなり扱いやすい形式です。

たとえば、総務や人事がPDFで保管する会社では、パソコン作成のほうが管理しやすいです。あとから上司が内容を確認するときも、手書きより読みやすくなります。

デメリット｜事務的に見えることがある

一方で、パソコンで作成すると、文面が整いすぎて少し冷たく見えることがあります。内容がきれいにまとまりすぎると、反省文というより報告書のように見えてしまうこともあります。

ここは文章の書き方で調整します。「確認不足でした」「今後気をつけます」だけで終わらせず、どの確認を抜かしたのか、次からどう変えるのかまで書いておくと、事務的な印象が少しやわらぎます。

本文はパソコン、署名は手書きにする方法

手書きとパソコン作成のどちらにするか迷った場合は、本文はパソコンで作成し、署名だけ手書きにする方法があります。

これは、読みやすさと自筆の誠意を両方取りやすい形です。社内フォーマットがある会社でも、最後の署名欄だけ手書きにすれば、提出書類として落ち着いた印象になります。

この方法は、新人や若手社員にも使いやすいです。全部を手書きにすると、文章の修正だけで時間を取られます。反対に、全部をパソコンで作ると少し機械的に見えることもあります。その間を取る形として、本文PC＋署名自筆は現場で使いやすいです。

テンプレートを使う前と使うときの違い

始末書は、ゼロから書こうとすると手が止まりやすい書類です。特に「自分の非をどこまで書くか」「言い訳に見えないか」「再発防止策が薄くないか」で迷います。

テンプレートを使う前は、文章の順番から考えることになります。謝罪、原因、反省、再発防止をどう並べるかで時間がかかり、書いているうちに少し硬すぎる文面になることもあります。

テンプレートを使うときは、すでに流れができているので、事実関係と再発防止策を差し替えるだけで形にしやすいです。たとえば、資料の提出ミスなら「確認手順の見直し」、備品破損なら「使用前後の点検」、遅刻なら「出発時刻や連絡方法の見直し」といった具合に、案件ごとに調整します。

手書き始末書のメリット・デメリット

メリット｜丁寧に向き合った印象が出やすい

手書きの始末書は、少し時間をかけて向き合った印象が出やすいです。字の上手い下手よりも、雑に書いていないか、急いで済ませようとしていないかを見られることが多いです。

保守的な職場や、管理職が手書きを好む会社では、手書きのほうが受け入れられやすいことがあります。対外的な影響が大きい案件や、社内で重く扱われるミスの場合も、手書きを求められるケースがあります。

デメリット｜修正しにくく、時間もかかる

手書きは、書き直しの負担が大きいです。少しの誤字でも最初からやり直しになることがあり、文章量が多いと意外と時間を取られます。

夜に静かな机で書き始めたものの、最後の署名で一文字間違えて最初から、ということもあります。急ぎで提出する場合は、先に下書きを作ってから清書したほうが安全です。

パソコン作成が向いているケース

パソコン作成は、社内で書類を共有・保管する場面に向いています。たとえば、人事部に提出する始末書、上長承認が入る始末書、PDFで保存する始末書などです。

また、文章量が多い場合もパソコン作成のほうが扱いやすいです。原因説明や再発防止策を具体的に書こうとすると、手書きではかなり長くなることがあります。パソコンなら、文面を見直しながら整えられます。

ただし、コピペ感が出すぎると印象はよくありません。テンプレートを使う場合でも、自分の案件に合わせて原因や改善策を書き換えます。ここをそのままにすると、読み手にはすぐ分かります。

よくある質問（FAQ）

まとめ｜形式より先に、提出先のルールを確認する

始末書は、謝罪の気持ちと再発防止の姿勢を伝えるための書類です。

手書きは、丁寧に向き合った印象が出やすい反面、修正に手間がかかります。パソコン作成は読みやすく整えやすい一方で、文面が事務的に見えないように調整したいところです。

どちらが正しいかは、会社の規定や提出先の意向で決まることが少なくありません。迷ったときは、先に上司や人事に確認します。そのうえで、手書き、パソコン作成、本文PC＋署名自筆の中から、社内で通しやすい形を選ぶのが現実的です。

最終的に見られるのは、形式だけではありません。原因をどう受け止め、次からどう直していくのか。そこまで書けているかが、読み手には伝わります。