始末書テンプレート（Word・無料）
配布：Word ／ スマホ作成：汎用PDF
社内提出用・基本書式
Word
A4縦・1枚
記入ガイド付き
A4縦・1枚
記入ガイド付き
起きたこと、原因、対応、反省・再発防止を項目ごとに記入する書式です。特定の事故やミスに固定せず、実際の内容へ書き換えられます。
Word内の［ ］を置き換えて文章を完成させてください。会社指定の書式がある場合は、そちらを使います。スマホ用PDFは、このWordとは別の汎用書式です。
社外提出用｜納期遅延・納品数の誤り
取引先から始末書を求められた場合の文例です。文書名、提出名義、記載する内容を社内で確認してから使ってください。
納期遅延
Word
A4縦・1枚
社外用
A4縦・1枚
社外用
納品予定日に間に合わなかった場合の文例です。納品の見通しが確定しているか、調整中かを分けて書きます。
納品数の誤り
Word
A4縦・1枚
社外用
A4縦・1枚
社外用
数量不足や過納品があった場合の文例です。注文数量と納品数量、確認できた影響、追加納品・回収の状況を記載します。
状況に合う例文・テンプレートを選ぶ
内容が決まっている場合は、次のページで専用のWordと記入時の確認事項を紹介しています。
| 状況別のページ | 扱う内容 |
|---|---|
| 作業ミス | ファイル誤削除、請求書の計算ミス、機械の誤操作。 |
| 遅刻・寝坊 | 始業・出勤・連絡の時刻と、原因に応じた対策。 |
| 社員証・鍵の紛失、施錠忘れ | 発覚時点、社内報告、停止等の依頼と結果。 |
| パソコンの破損 | 落下・水濡れの状況、確認した症状と点検結果。 |
| 接客クレーム | 実際の言動、顧客の申出、対応と改善策。 |
| メール誤送信・情報漏洩 | 宛先・BCC/CCの間違い、機密書類の持ち出し。 |
| 社内規程違反 | 確認した規程と行為、備品私用・副業の記載例。 |
| 交通事故 | 事故の状況、実施した対応、未確認事項の書き分け。 |
| ハラスメント | 問題となった言動、確認できた影響、再発防止。 |
始末書の基本の書き方
始末書では、起きたことと対応、反省点、再発防止策を整理します。先に社内報告を行い、提出先・期限・必要な項目を確認してください。文章を整えるために、未確認の原因や影響を補う必要はありません。
| 項目 | 記入すること |
|---|---|
| 日付・宛名・差出人 | 提出日、提出先の役職・氏名、自分の所属・氏名。発生日は本文に別途記載します。 |
| 発生した事実 | いつ、どこで、何が起き、どの影響を確認したか。報告済みの詳細は別紙を参照できます。 |
| 原因・確認状況 | 確認できた原因と未確認事項。人員配置やシステムの問題も、事実なら省かず記載します。 |
| 実施した対応 | 誰へ、いつ報告し、何を行ったか。依頼済み・回答待ち・完了を区別します。 |
| 反省・再発防止 | 確認できた自分の問題点、謝罪、今後の具体的な行動。会社との調整が必要な案は、決定事項と分けます。 |
短い記入例｜書類の送付漏れ
以下は架空の事例です。基本書式に記入する際の参考として、事実・対応・原因・対策を実際の内容へ変更してください。
私は、〇年〇月〇日に送付予定の見積書を送らず、翌日〇時に未送付であることに気づきました。上長へ報告後、先方へ遅延を説明して同日〇時に送付し、受領の連絡を受けています。
原因は、書類の作成時点でタスクを完了扱いにし、送付記録を確認しなかったことです。関係者の皆様にご迷惑をおかけしたことをお詫び申し上げます。今後は作成と送付の確認欄を分け、送信後に日時を記録します。
Windows 11・Word 2019で作成しました。文字数が増えるとA4用紙2枚になるため、余白を狭くする、行間を固定値20ptにするなどして、1枚に収まるように調整しました。
画像を選択すると拡大できます。
社外提出では、相手先への対応を具体的に書く
宛先と提出名義を確認し、対象の商品・案件、当初の約束、実際の状況、連絡・是正対応を整理します。相手先への影響は確認できた範囲を書き、納品予定と納品完了を分けてください。個人情報や社内情報の記載範囲、提出前の確認者も社内で確かめます。
納品数の誤りなら、次のように数量と対応状況を示します。これも架空の記入例です。
ご注文の〇〇を100個納品すべきところ、出荷数量の照合漏れにより80個を納品いたしました。誠に申し訳ございません。不足する20個は〇月〇日に発送済みで、〇月〇日時点では受領確認をお待ちしております。今後は出荷指示書と梱包数量を照合し、確認結果を記録してから出荷します。
始末書・顛末書・お詫び状の使い分け
必要な内容は提出先によって異なります。書類名だけで判断せず、何を報告するよう求められているか確認してください。このサイトでは、次の内容を記載する書式を用意しています。
「反省文」を求められた場合も、始末書より軽い案件と決めつけず、必要な内容を確認します。始末書が懲戒手続に関わる場合もあるため、社内規程や提出の目的を確かめてください。
事実確認と、責任・費用の承諾を分ける
自分の理解と異なる事実や、「全額弁償します」「いかなる処分も受けます」といった文を、例文だからと残さないようにします。費用負担を求められた場合は、根拠・金額・負担範囲を確認し、給与からの控除も別に確認してください。
提出前に確認すること
- 日時・相手先名・数量・金額が記録と一致しているか。
- 確認できた事実と未確認事項、対応の依頼と完了を分けたか。
- 実施する対策と提案段階の案を分け、社内調整の状況を示したか。
- ［ ］の編集指示を消し、宛名・氏名・提出方法・期限を確認したか。
よくある質問
手書きで提出したほうがよいですか？
会社が指定する方法に従います。Word・手書きの指定、署名・押印の要否を確認してください。用紙や訂正方法は、手書きとパソコンでの作成方法で紹介しています。
封筒に入れる必要はありますか？
封筒の要否も提出先に確認します。必要な場合は、始末書を入れる封筒の書き方を参照してください。
