ビジネスにおいてトラブルが発生した際、すぐにお詫び状を作成する必要がありますが、通常はお詫び状の作成が得意だという人は少ないと思います。
そこで、この記事では、Word形式のお詫び状テンプレートを例文と共に紹介します。例文を活用することで、すぐに丁寧で誠意のある謝罪文を作成することができます。
お詫び状の例文テンプレート
社外のお客様向けによくあるお詫び状の例文を紹介します。ワードのテンプレートを無料ダウンロードできるのでお詫び状を作成する際の参考にしてください。
納期遅延
納期遅延のお詫び例文01
納期遅延のお詫び例文02
不良品混入のお詫び
不良品混入のお詫び例文01
不良品混入のお詫び例文02
支払い遅延に対するお詫び
お支払い遅延のお詫び例文01
お支払い遅延のお詫び例文02
書き間違い、誤送のお詫び
請求書誤記のお詫び例文
注文品誤送のお詫び例文
接客態度やクレームに対するお詫び
社員の態度へのクレームのお詫び例文
お客様への接客に対するお詫び例文
打ち合わせ延期のお詫び
打ち合わせ日程延期のお詫び例文01
打ち合わせ日程延期のお詫び例文02
イベント中止のお詫び
イベント中止のお詫び例文01
イベント中止のお詫び例文02
お詫び状の基本構成と書き方
お詫び状の書き方のポイントは、大きく３つあります。お詫び状は、自分たちのミスで顧客や取引先に不愉快な思いをさせているので、悪い言い回しをしたり、間違った書き方をしてしまうと、さらなる不信感や怒りをかってしまうこともあるので注意してください。
お詫び状の基本構成
お詫び状のフォーマットは、特に決まっているわけではありません。会社に規定のフォーマットがあればそれを使用してください。
一般的なお詫び状のフォーマットは、ビジネス文書で使用する横書き形式の書式をそのままタイトルや本文を変更して使用すればいいでしょう。
書く項目は、提出日(作成日)、宛先(相手先の企業名＋所属＋氏名、もしくは個人名)、提出者(会社名＋所属＋氏名)、タイトル、お詫び状の内容があればいいでしょう。それぞれの意味について説明します。
提出日
お詫び状を送付する年月日です。
宛先
お詫び状を出す相手のを指定します。
相手が企業なら、相手先の企業名＋所属＋氏名 様
相手が個人なら、相手の氏名 様
提出者(作成者)
お詫び状を作成した人の会社名と所属、氏名です。
タイトル
お詫び状の場合は「詫び状」だけにはせず、[不手際やミスの概要]のお詫び、や[不手際やミスの概要]の件とし詫び状であることがわかるようにします。
内容
お詫び状の内容は、文章にしてまずは誠心誠意のお詫びから、ミスや不手際が起こった原因、責任の所在を明らかにします。また、対応策があるならば、それも明記した方が詫び状として相手に納得してもらえる可能性が高まります。
お詫び状の書き方の注意点
お詫び状を記載する際には、以下の点に注意してください。
２．率直な謝罪
３．問題の説明と原因の明確化
４．対策案の提示
５．フォローアップの約束
速やかに対応する
問題の発生がわかった場合、迅速に対応することが最も重要です。問題の確認や調査もあるため、難しいことではありますが、お詫び状は問題が発覚してから2～3日以内には配信することが望ましいです。日頃から、問題に対する対応方法を整備するとスムーズに動くことができます。
率直な謝罪
クレームに対して何でも謝罪する必要はありませんが、問題が起きた事実や背景、原因、責任の所在などについて調査し、自分たちに非がある部分については率直に謝罪します。
問題の説明と原因の明確化
その際、問題になった経緯については正確に説明することで相手への誠意になります。ここをごまかしたり、あいまいにしたりすると相手が納得しないばかりか、さらなるトラブルに発展することもあるので注意してください。
対策案の提示
相手が困るのは、今後も同じミスが起こるのではないかということです。単なる謝罪だけでなく、起こしてしまった問題を再発させないためには、どういう対策をとるのかをきちんと示すことが必要です。
フォローアップの約束
お詫び状の最後に、今後のフォローアップについて触れることが望ましいです。具体的なアクションや、定期的な報告などを約束することで、相手に対して信頼感や安心感を提供できます。また、相手が何か要望や質問がある場合に、適切な連絡先を明示することで、コミュニケーションの円滑化が図られます。
お詫びは直接会うことが大切
詫び状で気を付けなければならないのが、本来ならお詫びは直接会ってするべきということです。そのため、直接の謝罪が可能な場合は、詫び状は取り急ぎ書面で出したが、後程謝罪に伺うという意思を示した方がよいでしょう。
お詫び状テンプレートを活用する利点
お詫び状を作成する時に、テンプレートを活用することは非常に有用です。以下に、その理由を詳しく説明します。
1. 迅速な対応が可能
お詫び状テンプレートを活用することで、問題発生後すぐに対応できます。特に、お客様向けにトラブルが発生した際には、すばやい対応が求められますが、テンプレートを用いることで即座に謝罪の意を伝えることができるので、相手の不満や不信感を軽減することができます。
2. 一貫したメッセージの伝達
テンプレートを使用することで、企業としての一貫したメッセージを伝えることができます。謝罪の内容やトーンが統一されるため、複数の担当者が対応する場合でも、相手に混乱や誤解を与えることがありません。
3. 信頼回復の一助となる
適切なお詫び状は、相手に誠意を示し、信頼を回復するための第一歩となります。テンプレートを使用することで、失礼のない丁寧な謝罪文を迅速に作成でき、相手の信頼を取り戻すための重要な手段となります。
4. 作業効率の向上
テンプレートがあることで、謝罪文の作成にかかる時間と労力を大幅に削減できます。そのため、他の重要な業務に集中でき、全体的な作業効率が向上します。
5. 法律的なリスクの軽減
お詫び状には法的な側面も含まれる場合があります。テンプレートを使用することで、法的リスクを考慮した適切な表現を使用でき、企業としてのリスクを最小限に抑えることができます。
まとめ
ビジネスシーンでトラブルやミスが発生した際、適切なお詫び状を作成する必要があります。お詫び状テンプレートの活用により、迅速かつ誠意ある謝罪が可能になりお客様への信頼を回復することができるでしょう。
テンプレートを使用することで、一貫したメッセージを伝えられ、法的リスクも軽減できます。ぜひ例文を参考にして丁寧で適切なお詫び状を作成してください。
