案内文・通知文・お知らせ文書テンプレート｜Word例文と使い分け【無料】

「お知らせ文書」「案内文」「通知文」は、いざ作ろうとすると意外と迷います。

似たような文書に見えますが、実は役割が少し違います。お知らせ文書は事実を伝える文書、案内文は参加を促す文書、通知文は決定事項を正式に伝える文書。ここを先に押さえておくと、どのテンプレートを選べばよいか迷いにくくなります。

このページでは、取引先やお客様への連絡で使いやすいお知らせ文書・案内文・通知文テンプレートをWord形式でまとめています。テンプレートを使う前は、白紙の文書を開いて「さて、何から書こう」と止まりがちですが、ひな形があると会社名や日付を差し替えるだけで、ひとまず形になります。月末や連休前など、バタバタしたタイミングではかなり助かります。

お知らせ文書・案内文・通知文の違い

お知らせ文書、案内文、通知文はどれも「何かを伝える文書」ですが、使う場面が少し違います。

お知らせ文書は、移転や価格改定、休業など、相手に知っておいてほしい事実を伝える文書です。案内文は、イベントや会合などへの参加を促す文書。通知文は、変更や決定事項を正式に伝えるときに使います。

お知らせ文書テンプレートを用途別に選ぶ

違いがわかったところで、実際にどの文書を使えばよいかをざっくり選べるようにしました。似た言葉が多いので、ここでもう一度整理しておくと迷いにくいです。

お知らせ文書テンプレート（例文つき・利用シーン別）

オフィスの移転、料金の変更、休業日の案内など、会社から外部へ連絡する場面では、お知らせ文書を使うことが多くなります。

メールだけで済ませることもできますが、取引先やお客様へきちんと残る形で伝えたいときは、Wordで作成してPDF化する方法が扱いやすいです。あとから「いつ案内したか」を確認しやすいのも、この形式のよいところです。

事務所移転のお知らせ文例

事務所移転のお知らせは、新所在地・電話番号・FAX番号・業務開始日の4項目を表でまとめる構成です。電話番号だけでなくFAX番号も独立した項目になっているので、FAXでのやり取りが多い取引先にもそのまま使えます。住所欄には番地の後にビル名・階数まで書き添えておくと、来訪者や配送業者が迷わずに済みます。

事務所移転のお知らせ：ワードテンプレート

値上げ・価格改定のお知らせ例文

価格改定のお知らせは、改定日、対象商品、改定後の価格、理由を簡潔にまとめます。テンプレートには商品3点分の新旧価格比較表がサンプルとして入っているので、対象商品が複数あっても行を足すだけで一覧にできます。値上げの理由がまったく書かれていないと、一方的な印象になりやすいので、原材料費や輸送費など背景を一文添えると受け取られ方が変わります。

値上げ・価格変更のお知らせ：ワードテンプレート

休業日・長期休暇のお知らせ例文

休業のお知らせは、夏季休業・お盆休み・ゴールデンウィークなど時期ごとに、社外向け・社内向けのテンプレートが揃っています。社外向けは休業期間・営業再開日・緊急連絡先を、社内向けは日程・対象者・連絡ルールを中心にまとめる構成です。GW版にはA4横レイアウトの表形式もあるので、飛び石連休で出勤日が混ざる年でも見やすく掲示できます。

休業のお知らせ：ワードテンプレート・例文

資料送付のお知らせ例文

資料送付のお知らせは、同封物の一覧を入れておくと確認が早くなります。テンプレートでは仕様書、価格表、注文書の3点をセットで送る例になっているので、実際に送る資料に合わせて品目名を差し替えればそのまま使えます。

資料送付のお知らせ：ワードテンプレート

駐車場関連のお知らせ例文

駐車場のお知らせは、閉鎖・移転・申込受付のほか、舗装補修などの工事に伴う車両移動依頼にも使えます。車両移動を依頼するテンプレートでは、対象区画・移動期限・工事日時・移動先・連絡先の5項目を記入する構成です。マンションや店舗では掲示用として使うことも多いので、日付と対象区画を大きめに見せると読み落としを減らせます。

駐車場のお知らせテンプレート

研修会のお知らせ文例

研修会のお知らせは、社内研修会、新入社員研修会、社内勉強会、講習会、社外セミナーの5パターンが揃っています。基本形は日時・会場・内容・対象者・問い合わせ先の5項目とシンプルですが、社外セミナー向けには申込方法や参加費の欄も追加されています。申込フォームを使う場合でも、紙の案内を残しておくと、社内回覧や掲示で共有しやすくなります。

研修案内テンプレート

サービス終了のお知らせ例文

サービス終了のお知らせでは、終了日を明記したうえで、これまでの利用への感謝を伝え、問い合わせ先（サービスセンターの電話・メール）を案内する構成です。「その後どうすればよいか」まで案内したい場合は、代替サービスやデータの扱いについて一文を追加すると親切です。

サービス終了のお知らせテンプレート

町内会・地域活動のお知らせ例文

町内会や自治会でよくあるのが、会費集金のお知らせです。このテンプレートは、会費の金額（月ごとの内訳付き）、集金期間、集金担当（各班の班長）、連絡先を記載し、期間中に不在の場合は班長へ事前に会費を渡してもらう案内まで入っています。おつりが出ないよう準備をお願いする一文もあるので、実際の集金業務で困りやすい部分までカバーされています。

町内会のお知らせテンプレート

工事のお知らせ例文

工事のお知らせは、近隣挨拶文の基本形のほか、マンション掲示用、騒音・断水を伴う工事、塗装・リフォーム・新築工事向けなど、工事内容に応じたテンプレートが揃っています。基本形は工事期間・工事内容・作業時間・問い合わせ先の4項目というシンプルな構成なので、まずはここから直すと早いです。配布先が多い場合は、Excel版で配布状況を管理することもできます。

工事のお知らせテンプレート

管理会社・運営会社変更のお知らせ例文

管理会社や運営会社が変わる際のお知らせです。業務移管日、新しい管理会社の住所・会社名・代表者名・電話番号・メールアドレスまで記入欄が用意されているので、以後の問い合わせ先を明確にしたうえで引き継げます。取引条件の詳細は新管理会社へ問い合わせてもらう一文も入っています。

管理会社変更のお知らせテンプレート

振込口座変更のお知らせ例文

振込口座を変更する際のお知らせです。ビジネス向け、都度振込向け、会社情報を末尾にまとめたレイアウト、家賃・会費など契約者向けの4パターンが用意されています。旧振込口座と新振込口座を、金融機関名・支店名・口座番号・口座名でそのまま対比できる構成で、変更理由を書く欄もあります。振込先変更を装った詐欺への注意点もページ内でまとめて解説されています。

振込口座変更のお知らせテンプレート

契約更新・終了のお知らせ例文

契約に関するお知らせは、更新する場合と更新しない場合で計7種類のテンプレートが用意されています。更新案内では、業務委託・サービス契約・賃貸契約それぞれの満了日と手続き方法を、更新しない通知では、契約満了日、更新を見送る旨、返却物や精算、最終業務日までをカバーしています。契約更新の意思確認メールや保険契約の更新案内の例文も掲載されているので、状況に応じて選べます。

契約更新・終了のお知らせテンプレート

お客様へのお知らせ文の例文

お客様向けのお知らせは、取引先向けの文書よりも少しやわらかく書くことがあります。ただし、価格改定やサービス変更のように相手へ影響が出る内容は、あいまいにせず、変更日と対象をきちんと入れます。

朝の開店前や閉店間際に問い合わせが来る内容なので、店舗掲示・Webサイト・メールで文面をそろえておくと対応が楽です。担当者が複数いる場合は、いつから変更するのかを社内でも共有しておきましょう。

営業時間変更のお知らせテンプレート

簡単なお知らせ文の例文

掲示板や店頭に貼るだけなら、長い挨拶文はなくても構いません。むしろ、短く書いた方が読まれます。

急な休業案内では、「休む日」と「次に開く日」を先に見せるのがコツです。理由を細かく書きすぎるより、来店予定の人が判断できる情報を前に出します。

案内文・案内状テンプレート（ビジネス向け）

案内文・案内状は、会議やイベントに来てもらうための文書です。お知らせ文書との違いは、読み手に「参加する」「返信する」「来場する」といった行動があることです。

案内文を作るときは、日時・場所・返信方法を先に整えます。ここが抜けると、文面が丁寧でも問い合わせが増えてしまいます。

株主総会の案内

定期株主総会のご案内の例文テンプレート

新製品発表会の案内文例

新製品発表会の案内状 例文テンプレート

展示会開催の案内文例

展示会開催の案内状 例文テンプレート

ゴルフコンペ案内状

ゴルフコンペの案内状の例文テンプレート

懇親会・飲み会（忘年会・新年会）の案内状例文

忘年会の案内状の例文テンプレート
新年会の案内状の例文テンプレート

イベント告知・招待の案内文例

イベントの案内状 例文テンプレート

出欠確認の案内文例

案内文を送ったあとに必要になるのが、出欠確認です。懇親会向け・研修会向けのテンプレートがあり、文末に出席／欠席の選択欄を設けてFAX返信できる形になっています。返信期限・返信方法・氏名欄をあらかじめ用意しておくと、集計の手間が減ります。

出欠確認の書き方テンプレート

通知文テンプレート（社内・社外）

通知文は、決定事項や変更内容を正式に知らせる文書です。案内文のように参加を促すというより、「この内容で運用します」「この日から変わります」と伝える場面で使います。

新人担当者が作るときに迷いやすいのは、どこまで詳しく書くかです。すべてを本文に入れると読みにくくなるので、本文では結論と日付を押さえ、細かい手順は別紙やリンクに分けると扱いやすくなります。

社内通達・回覧通知文の例

顧客・取引先への通知文の例

学校・教育機関で使う通知文の例

お知らせ文書の書き方

お知らせ文書は、結論から書くと読みやすくなります。

「何が変わるのか」「いつからなのか」「相手に何をしてほしいのか」。この3つが見えていれば、文面が少し短くても伝わります。逆に、あいさつ文ばかりが長いと、肝心の変更内容を見落とされることがあります。

基本構成

1. 件名
2. あいさつ文
3. 結論（何を知らせる文書か）
4. 実施日・期間・対象範囲
5. 理由や背景
6. 問い合わせ先
7. 結びの文

書き出し文の例

• 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
• 日頃より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
• このたび、下記のとおり〇〇についてご案内申し上げます。
• 誠に勝手ながら、〇月〇日より下記のとおり変更いたします。

社外向けと社内向けの違い

社外向けのお知らせ文書では、相手が文書だけを見て判断できるように、日付・対象・問い合わせ先をきちんと入れます。PDF化して送る場合は、ファイル名にも日付を入れておくと管理しやすいです。

社内向けの通知文では、担当部署、対象者、対応期限をはっきりさせます。社内の人だけが読む文書でも、対象部署があいまいだと「うちも対応するの？」という確認が増えてしまいます。

実務で起きがちなミスと対策

お知らせ文書は、文章そのものよりも「抜け」「ズレ」「タイミング」でつまずくことが多いです。実際の現場でも、送ったあとに気づいて慌てて差し替えることがあります。

文書を出す前のチェックリスト

送ったあとに気づくミスを減らすため、公開前に以下を確認しておくと安心です。

よくある質問

関連する文例・テンプレート

まとめ

お知らせ文書は、長く書けばよいというものではありません。

相手が知りたいのは、「何が変わるのか」「いつからなのか」「自分は何をすればよいのか」です。ここが先に見えていれば、文面はかなり読みやすくなります。

テンプレートを使うと、件名、日付、あいさつ、本文、問い合わせ先の形が最初から整っています。あとは、自社の状況に合わせて言い回しを少し変えるだけ。ゼロから書くより、確認に時間を使えるのが助かるところです。

作成の背景と実務経験

「毎回ゼロから案内文を書くのがしんどい」という声は、実務ではよくあります。

特に月末、連休前、価格変更の直前などは、他の作業も重なります。そんなときに白紙から文章を作るのは、地味に負担です。

このテンプレート集では、会社名や日付を差し替えるだけで使いやすいように、お知らせ文書・案内文・通知文の基本形をそろえています。もちろん、そのまま出すより、取引先との関係や自社の雰囲気に合わせて少し調整した方が自然です。そこは現場判断でよいと思います。