「お知らせ文書」「案内文」「通知文」——いざ書こうとすると、どこから手をつければいいか迷いませんか？
案内状の送付先を間違えたり、移転のお知らせが先方に届くのが遅すぎたり。そういう現場のちょっとしたミスを見てきた経験から、実際によく使われる「お知らせテンプレート」をできるだけ"そのまま使える"形でまとめました。
事務所移転、価格改定、イベント案内など、よくあるシーンに合わせたお知らせ・案内文・通知文テンプレートをWord形式で用意しています。ダウンロードして会社名を入れれば、すぐに編集・印刷できます。
お知らせ文書・案内文・通知文とは？
お知らせ・案内文・通知文の役割の違いを整理した表です。テンプレート選定の目安としてご活用ください。
| 文書種別 | 主な用途 | 必須要素 | 対象 |
|---|---|---|---|
| お知らせ | 移転・価格改定・休業・サービス終了などの事実通知 | 結論・施行日・理由・問い合わせ先・住所/URL | 社外中心 |
| 案内文/案内状 | 株主総会・展示会・懇親会・イベントの開催案内 | 日時・場所・地図/QR・返信方法 | 社外 |
| 通知文 | 社内方針・手順、顧客向け重要連絡、学校からの案内 | 対象・期限・担当・運用方法 | 社内/社外 |
お知らせ文書テンプレート（例文つき・利用シーン別）
オフィスが移転したとき、料金が変わるとき、担当者が替わるとき——そんな節目に使うのが、お知らせ文や通知状です。
メールやウェブサイトで伝えることも増えましたが、きちんと文書で届けると、受け取った側は「ちゃんと知らせてもらえた」と感じるものです。それだけで、相手との関係が少し丁寧になります。
事務所移転のお知らせ文例
値上げ・価格改定のお知らせ例文
価格改定のお知らせの例文は、施行日・対象・改定率と理由を簡潔に示し、代替案や問合せ窓口も併記すると納得感が高まります。
休業日・長期休暇のお知らせ例文
資料送付のお知らせ例文
駐車場関連のお知らせ例文
研修会のお知らせ文例
サービス終了のお知らせ例文
町内会・地域活動のお知らせ例文
案内文・案内状テンプレート（ビジネス向け）
案内文・案内状は「日時・場所・返信方法」を示すのが基本です。書き出しは丁寧語で、フォーマル度に応じて語尾を整えます。
株主総会の案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、当社第〇期定期株主総会を下記のとおり開催いたします。ご多忙中誠に恐縮ではございますが、何卒ご出席くださいますようご案内申し上げます。
なお、本議案中には定足数の出席を必要とする議案もございます。当日ご出席願えない場合は、別紙参照書類をご検討いただき、同封の委任状に賛否をご記入、ご捺印の上、ご返送くださいますようお願い申し上げます。
記 ～ 以下略
新製品発表会の案内文例
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます。
さて、このたび弊社では新製品「○○」を開発、販売いたすことになりました。
この「○○」は従来製品より〇〇の処理能力が〇％アップしており、新しく〇〇機能も加えた画期的な製品です。
つきましては、一般公開に先立ち、お得意様方にいち早くご高覧いただきたく、下記のとおり発表会を開催いたします。ご多忙のところ誠に恐縮ですが、ぜひご来場くださいますようご案内申し上げます。
記～ 以下略
展示会開催の案内文例
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます。
さて、このたび弊社では恒例の特別展示会を下記のとおり開催することとなりました。
今回の展示会では、新製品「〇〇」も展示いたします。近年、業界でも話題になっている〇〇の機能を〇％高めた最新型の機器です。
ご多忙中のところ誠に恐縮ですが、この機会にぜひご来場いただきたくご案内申し上げます。
記～ 以下略
ゴルフコンペ案内状
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、当社ではこのたび、皆様のご愛顧に対して感謝の意を表し、下記のとおりゴルフコンペを開催することとなりました。さわやかな自然に囲まれて、心身ともにリフレッシュしていただければ幸いに存じます。
なお、競技終了後、心ばかりではございますが懇親会を予定しております。何かとご多用中とは存じますが、ぜひともご参加くださるよう、よろしくお願い申し上げます。
記～ 以下略
懇親会・飲み会（忘年会・新年会）の案内状例文
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社ではこのたび、日頃からお世話になっている皆様方へ、この一年の謝意を込めて、ささやかながら下記のとおりご会食の席をご用意させていただきました。
何かとご多用の時期かとは存じますが、何卒ご来席賜りますようお願い申し上げます。
忘年会の案内状の例文テンプレート
新年会の案内状の例文テンプレート
イベント告知・招待の案内文例
謹啓 春陽の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、先ごろ弊社が業務提携いたしました〇〇社の製品の新作イベントを開催する運びとなりました。今回のイベントでは、〇〇から××までの多数の製品をご覧いただけるよう、品数も豊富に取り揃えております。〇〇社の製品は、流行を取り入れながら高級感あふれるデザインでSNSでも多く取り上げられています。
ぜひご来臨賜りますよう謹んでお願い申し上げます。
記～ 以下略
通知文テンプレート（社内・社外）
通知文は「対象」「期限」「担当」「運用方法」を明確に記載します。特に、社内規程や関係法令に抵触しない表現にする必要があります。
社内通達・回覧通知文の例文
- 就業規則改定の通知（施行日・対象部署・問い合わせ先）
- 健康診断の実施案内（日時・会場・対象者・持参物）
- システムメンテナンスの停止予定（停止時間・影響範囲・代替手段）
顧客・取引先への通知文例
- 取引条件変更の通知（改定項目・適用開始・問い合わせ窓口）
- 納期遅延に関するお詫びと通知（影響範囲・回復見込み・代替案）
学校・教育機関で使う通知文例
- 行事予定の変更通知（新日程・持ち物・集合場所）
- 台風・荒天時の対応（休校判断基準・連絡方法）
お客様へのお知らせ文（ビジネス）例
- 価格改定のお知らせ（影響・理由・代替策・問合せ先）
- サービス仕様変更のお知らせ（施行日・対象プラン・切替手順）
- 営業時間変更のお知らせ（期間・例外・予約方法）
お知らせの書き方と注意点
お知らせの書き方は、結論→施行日→理由→連絡先の順で簡潔に構成します。そうすると読み手は理解しやすくなります。
お知らせ文の基本構成（結論・施行日・理由・連絡先）
- 結論（何がどうなるか）
- 施行日・対象範囲
- 理由・背景・補足
- 問い合わせ先（部署・電話・メール・URL）
お知らせ文書の書き出し文例（冒頭挨拶の工夫）
- 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
- 日頃より弊社製品をご利用いただき、誠にありがとうございます。
- このたび、下記のとおり○○についてお知らせ申し上げます。
社外向けと社内向けの違い
- 社外向け：敬語・体裁・正式通知（PDF）の併用／問い合わせ窓口を明記
- 社内向け：対象・期限・担当・運用方法を明確化／既存規程との整合を確認
お客様へのお知らせ文書のポイント
- お客様のメリット・影響範囲を先に示す
- FAQやサポート情報にリンクする
- 重要案内は文書＋メール＋Web掲示で二重配信
実務で起きがちなミスと対策
これまで中小企業の通知文・案内状の制作に関わってきた中で、「やってしまった!」という声とともに聞いてきた失敗例をまとめています。どれも一度経験すると忘れられないものばかりです。
価格改定の案内を送ったところ、「いつから変わるの？」という問い合わせが相次いだ——ということがありました。文書の日付が「作成日」なのか「効力が発生する日」なのかが曖昧だと、受け取った側は判断できません。
対策：
文頭に「◯月◯日より施行」と明記し、送付前に社内台帳の日付と照合する習慣をつけましょう。
「建物名と階数が書いていなかった」——これ、意外と多いミスです。送った本人は当然知っているので気づきにくいのですが、初めて来る相手には地図があっても辿り着けないことがあります。配送の遅延につながるケースもありました。
対策：
郵便番号・建物名・フロアまでセットで記載。地図やQRコードの併載も一緒に検討を。
値上げの通知を送ったら、長年の取引先から「説明もなく突然ですね」とひと言。内容に問題はなくても、理由が書かれていないだけで不信感を持たれてしまうことがあります。
対策：
「なぜ変更するのか」を一文でも添える。代替策や問い合わせ窓口も明記し、主要顧客には文書送付の前に一声かけておくと関係が守られます。
会社法には招集通知の発送期限が定められていますが、「知らなかった」では済まないのがこのケースです。特に初めて対応する担当者が陥りやすく、気づいたときには法定期間を過ぎていた——という事例もありました。
対策：
テンプレートの横に法定期限を一緒に記載しておく。法務担当のチェックをフロー化しておくと安心です。
善意で「何かあればこちらへ」と私用の携帯番号やメールアドレスを書いたところ、休日や深夜にも連絡が来るようになった——という話は、実際に私も経験があります。本人も会社も困る結果になります。
対策：
問い合わせ先は代表窓口に統一。文書を作成したら、掲載している連絡先が「公開してよい情報か」を必ず確認しましょう。
よくある質問（FAQ)
関連する文例・テンプレート
最新動向の反映
文書を出す前のチェックリスト
送った後に気づく——そういうミスを防ぐために、実務でよく見落とされがちな点を10項目にまとめました。
- 施行日・期間・対象範囲が明記されているか
- 問い合わせ窓口（部署・氏名・電話・メール）が入っているか
- 住所は郵便番号・建物名・階まで記載されているか（地図/QR併載も検討）
- 理由・背景を一言添えているか（特に価格改定・終了案内は、なぜ？が伝わらないと不信感につながります）
- ファイル名・版数・日付の表記が統一されているか（PDF化後も要確認）
- 宛名・敬称・結語の体裁が整っているか
- 法定期限が絡む案内は、期日を再確認したか（株主総会等）
- 個人情報・内部情報が含まれていないか（CCの宛先や添付ファイルの中身も見落としがちです）
- Web・メール・紙で配信する場合、文面に差異がないか
- 社内承認フローが完了しているか（最後にここで止まる、というのが一番よくあるパターンです）
まとめ
「お知らせ文書」は、書き方ひとつで受け取った相手の印象がずいぶん変わります。
掲載のテンプレートを使えば、文章を書き慣れていない方でも、項目を埋めるだけで一通りの案内文が仕上がります。ぜひ自社の雰囲気や状況に合わせて、自由にアレンジしてみてください。
作成の背景と実務経験
「毎回ゼロから書くのがしんどい」——そんな声をよく聞いてきました。
中小企業向けの帳票システムや案内文の制作に関わってきた経験から、すぐ使えて柔軟に編集できる書式を意識してこのテンプレート集をつくっています。
本ページは、ビジネス文書テンプレートサイト「Bizroute」を運営する株式会社エクシア（2001年創業）により制作・監修されています。
株式会社エクシアではこれまで、
- 業務システム開発（在庫管理・業務管理など）
- Web制作・業務効率化支援
- 帳票・通知文書のテンプレート設計
などを手がけており、実務ベースでの業務フロー設計に強みがあります。
本テンプレートは、お知らせ文書・案内文・通知文の作成時に実際の業務で起きやすい
- 宛先・担当者名の記載漏れ
- 通知日・発効日の未記入
- 件名や用件が曖昧で内容が正確に伝わらない
といったトラブルを防ぐ目的で設計しています。
そのため本テンプレートでは、「宛先・差出人の明記」「日付・時期の明示」「件名・用件の明確化」を基本設計としています。
■ 著者
Bizroute編集部（株式会社エクシア）
■ 監修
株式会社エクシア
■ 最終更新日
■ 用途
お知らせ文書／案内文／通知文／社内外への情報伝達／ビジネス文書の送付
