メール誤送信・情報漏洩の始末書テンプレート（Word・無料）
配布：Word ／ スマホ作成：汎用PDF
メールの宛先間違い
Word
A4縦・1枚
文例入り
A4縦・1枚
文例入り
宛先の確認不足で顧客の個人情報を誤送信した文例です。氏名・人数・経緯・再発防止策を、実際の内容へ変更してください。
機密書類の持ち出し
Word
A4縦・1枚
文例入り
A4縦・1枚
文例入り
持ち出し禁止の書類を自宅へ持ち帰り、家族に内容が漏れた文例です。実際の閲覧・回収・社内報告の状況を追記してください。
2点とも社内提出用で、文章を直接編集する書式です。BCC・CCの記入例とWordでの作成見本は本文に掲載しています。スマホ用のPDF作成ツールは、上記Wordとは別の汎用書式です。
始末書の完成を待たず、社内へ報告してください
誤送信や情報漏洩の可能性に気づいたら、上長・情報管理担当など、社内で決められた連絡先へ報告します。送信済みメールや添付ファイル、対応の記録は自己判断で消さず、担当者の指示に従って保全してください。
メール誤送信・情報漏洩の始末書に書く内容
何を、誰に、どの範囲まで送ったかを確認します。送信先アドレスの件数と、本文・添付資料に含まれる情報の対象人数は、分けて確認します。まだ調べている項目は「確認中」として、判明している事実と分けて記載してください。
| 確認すること | 整理する内容 |
|---|---|
| 日時・発覚の経緯 | 送信・持ち出しの日時、気づいた日時、発覚のきっかけ。 |
| 情報の内容と範囲 | 本文・添付資料の情報項目、誤送信先アドレスの件数、他の受信者に見えたアドレス件数、資料に記載された対象人数。 |
| 実施した対応 | 社内報告、削除・回収の依頼、相手からの回答と、それぞれの実施日時。 |
| 原因・再発防止 | 抜けていた確認手順と、今後誰が、いつ、何を確認するか。 |
機密書類の持ち出しでは、資料名や管理番号、持ち出した経緯、閲覧した人、回収状況を整理します。閲覧された可能性と、確認できた事実を分けてください。機密情報そのものを本文に詳しく書き直す必要があるかは、提出先に確認します。
記入例｜BCCにすべき宛先をCCで送った場合
以下は架空の事例です。社内報告後、担当者の指示で削除を依頼した場面を想定しています。対応状況と再発防止策は、実際に行ったこと・社内で承認された手順へ変更してください。
私は、〇年〇月〇日午後3時、取引先への案内メールを送る際、本来BCC欄に入力する宛先をCC欄に入れたまま送信しました。送信先は〇件で、受信者が他の宛先のメールアドレスを確認できる状態となりました。
発覚後は上長に報告し、その指示に従ってメールの削除を依頼しました。〇月〇日時点で、〇件から削除済みの回答があり、〇件は回答待ちです。削除前の閲覧の有無は確認中です。
原因は、送信前に宛先欄の種類と送信先一覧を照合しなかったことです。今後は、宛先入力後と送信直前にTO・CC・BCCを確認し、外部への一斉送信は上長の確認を受けてから行います。
このたびは情報管理上の不手際を起こしたことを深く反省し、確認手順を徹底いたします。
Windows 11・Word 2019で確認しました。游明朝11pt、A4縦の設定で印刷したところ、用紙内に収まりました。
画像を選択すると拡大できます。
対応状況と再発防止策の書き方
削除依頼・削除確認・閲覧確認を分ける
削除を依頼して回答を待っている段階では、「削除済み」と書かないようにします。依頼日時、相手の返答、確認待ちの件数を分けて記録してください。削除の回答があっても、削除前に閲覧されていないと確認できたかは別です。送信取消を操作した場合も、操作と結果を分けて書き、確認できていない段階で「漏洩はありません」と断定しないでください。
原因に対応する確認手順を書く
宛先の自動補完が原因なら、候補を選んだ後に表示名とメールアドレスを照合します。BCCとCCの間違いなら、宛先一覧と入力した欄の種類を確認します。添付ミスなら、送信するファイルを開いて内容・版・送付先を確かめる、といった形で原因と対策を対応させます。
機密書類の持ち出しでは、持ち出しの可否と承認手順、保管・返却方法を確認します。「暗号化する」「ダブルチェックする」だけで終えず、自分が変える行動と、会社と調整が必要な運用を分けて書いてください。
社内の始末書とは別に必要な対応があります
個人データの漏洩等が発生した場合や、そのおそれがある場合は、法令上の要件に応じて、報告や本人への通知が必要になります。社内に提出する始末書で代替することはできません。必要な対応は、会社の個人情報管理・情報セキュリティ担当に確認してください。
よくある質問
始末書と顛末書のどちらを提出すればよいですか？
提出先が求める書類名と内容を確認します。経緯や対応の記録を詳しく求められている場合は、時系列の報告を用意します。別紙で報告済みの場合も、始末書にどこまで記載するかを提出先に確認してください。
取引先や顧客に、この始末書を送ってもよいですか？
このページの書式は社内提出用です。社外への説明は、会社として確認した事実、対応内容、連絡窓口を整理し、上長や担当部署の確認を受けて行います。
始末書をメールに添付して提出できますか？
会社が指定する提出方法に従ってください。メールで提出する場合も、宛先・共有範囲・添付ファイルを確認します。顧客名や機密情報を含む内容は、会社が認める方法で提出してください。
