「お知らせ文書」「案内文」「通知文」は、いざ作ろうとすると意外と迷います。
事務所移転なら新住所と業務開始日、価格改定なら開始日と理由、休業案内なら休業期間と再開日。書く内容は決まっているようで、急いで作ると1つ抜けることがあります。
このページでは、取引先やお客様への連絡で使いやすいお知らせ文書・案内文・通知文テンプレートをWord形式でまとめています。テンプレートを使う前は、白紙の文書を開いて「さて、何から書こう」と止まりがちですが、ひな形があると会社名や日付を差し替えるだけで、ひとまず形になります。月末や連休前など、バタバタしたタイミングではかなり助かります。
お知らせ文書テンプレートを用途別に選ぶ
まずは、どの文書を使えばよいかをざっくり選べるようにしました。似た言葉が多いので、ここで一度整理しておくと迷いにくいです。
| 使う場面 | 向いている文書 | 入れておきたい内容 | よくある用途 |
|---|---|---|---|
| 取引先やお客様に変更を知らせる | お知らせ文書 | 変更内容、開始日、理由、問い合わせ先 | 価格改定、移転、休業 |
| イベントや会合へ来てもらう | 案内文・案内状 | 日時、場所、参加方法、返信期限 | 展示会、説明会、懇親会 |
| 決定事項や運用変更を伝える | 通知文 | 対象者、期限、担当部署、対応方法 | 社内通達、取引条件変更 |
| 店舗や施設に掲示する | 簡単なお知らせ文 | 結論、期間、連絡先を短く整理 | 臨時休業、営業時間変更 |
お知らせ文書・案内文・通知文の違い
お知らせ文書、案内文、通知文はどれも「何かを伝える文書」ですが、使う場面が少し違います。
お知らせ文書は、移転や価格改定、休業など、相手に知っておいてほしい事実を伝える文書です。案内文は、イベントや会合などへの参加を促す文書。通知文は、変更や決定事項を正式に伝えるときに使います。
| 文書種別 | 主な用途 | 書く内容 | 対象 |
|---|---|---|---|
| お知らせ文書 | 移転、価格改定、休業、サービス終了などの連絡 | 結論、開始日、理由、問い合わせ先 | 社外中心 |
| 案内文・案内状 | 株主総会、展示会、懇親会、イベントなどの案内 | 日時、場所、参加方法、返信方法 | 社外中心 |
| 通知文 | 規程変更、運用変更、取引条件変更などの正式な連絡 | 対象、期限、担当、対応方法 | 社内・社外 |
お知らせ文書テンプレート（例文つき・利用シーン別）
オフィスの移転、料金の変更、休業日の案内など、会社から外部へ連絡する場面では、お知らせ文書を使うことが多くなります。
メールだけで済ませることもできますが、取引先やお客様へきちんと残る形で伝えたいときは、Wordで作成してPDF化する方法が扱いやすいです。あとから「いつ案内したか」を確認しやすいのも、この形式のよいところです。
事務所移転のお知らせ文例
値上げ・価格改定のお知らせ例文
休業日・長期休暇のお知らせ例文
資料送付のお知らせ例文
駐車場関連のお知らせ例文
研修会のお知らせ文例
サービス終了のお知らせ例文
町内会・地域活動のお知らせ例文
お客様へのお知らせ文の例文
お客様向けのお知らせは、取引先向けの文書よりも少しやわらかく書くことがあります。ただし、価格改定やサービス変更のように相手へ影響が出る内容は、あいまいにせず、変更日と対象をきちんと入れます。
平素より当店をご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたび、店舗運営体制の見直しに伴い、〇年〇月〇日より営業時間を下記のとおり変更いたします。
変更前 午前〇時〜午後〇時
変更後 午前〇時〜午後〇時
お客様にはご不便をおかけいたしますが、今後もより利用しやすい店舗づくりに努めてまいります。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
朝の開店前や閉店間際に問い合わせが来る内容なので、店舗掲示・Webサイト・メールで文面をそろえておくと対応が楽です。担当者が複数いる場合は、いつから変更するのかを社内でも共有しておきましょう。
簡単なお知らせ文の例文
掲示板や店頭に貼るだけなら、長い挨拶文はなくても構いません。むしろ、短く書いた方が読まれます。
誠に勝手ながら、〇月〇日（〇）は店内設備点検のため臨時休業いたします。
翌〇月〇日（〇）より通常どおり営業いたします。
お客様にはご不便をおかけいたしますが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
急な休業案内では、「休む日」と「次に開く日」を先に見せるのがコツです。理由を細かく書きすぎるより、来店予定の人が判断できる情報を前に出します。
案内文・案内状テンプレート（ビジネス向け）
案内文・案内状は、会議やイベントに来てもらうための文書です。お知らせ文書との違いは、読み手に「参加する」「返信する」「来場する」といった行動があることです。
案内文を作るときは、日時・場所・返信方法を先に整えます。ここが抜けると、文面が丁寧でも問い合わせが増えてしまいます。
株主総会の案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、当社第〇期定期株主総会を下記のとおり開催いたします。ご多忙中誠に恐縮ではございますが、何卒ご出席くださいますようご案内申し上げます。
なお、当日ご出席願えない場合は、別紙参照書類をご検討いただき、同封の委任状に賛否をご記入、ご捺印の上、ご返送くださいますようお願い申し上げます。
記
開催日時 〇年〇月〇日（〇）午前〇時
開催場所 〇〇〇〇
議題 〇〇〇〇
新製品発表会の案内文例
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます。
さて、このたび弊社では新製品「○○」を発売する運びとなりました。
つきましては、一般公開に先立ち、お得意様にいち早くご覧いただきたく、下記のとおり発表会を開催いたします。ご多忙のところ誠に恐縮ではございますが、ぜひご来場くださいますようご案内申し上げます。
記
日時 〇年〇月〇日（〇）〇時〜〇時
会場 〇〇〇〇
内容 新製品のご紹介、展示、質疑応答
展示会開催の案内文例
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます。
さて、このたび弊社では、下記のとおり展示会を開催することとなりました。
今回の展示会では、新製品「〇〇」をはじめ、実際に操作感をご確認いただける展示を予定しております。ご多忙中のところ誠に恐縮ではございますが、この機会にぜひご来場いただきたくご案内申し上げます。
記
日時 〇年〇月〇日（〇）〇時〜〇時
会場 〇〇〇〇
内容 製品展示、デモンストレーション、個別相談
ゴルフコンペ案内状
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、当社ではこのたび、皆様のご愛顧に感謝を込めて、下記のとおりゴルフコンペを開催することとなりました。
競技終了後には、ささやかな懇親の席も予定しております。何かとご多用中とは存じますが、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。
記
日時 〇年〇月〇日（〇）
場所 〇〇ゴルフクラブ
集合 午前〇時〇分
懇親会・飲み会（忘年会・新年会）の案内状例文
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社ではこのたび、日頃からお世話になっている皆様へ一年の謝意を込めて、下記のとおり会食の席をご用意いたしました。
何かとご多用の時期かとは存じますが、何卒ご来席賜りますようお願い申し上げます。
忘年会の案内状の例文テンプレート
新年会の案内状の例文テンプレート
イベント告知・招待の案内文例
謹啓 春陽の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、このたび弊社では、〇〇社の新作製品をご紹介するイベントを開催する運びとなりました。
当日は、〇〇から××まで幅広い製品をご覧いただけるよう、展示数を多めにご用意しております。ぜひご来臨賜りますよう謹んでお願い申し上げます。
記
日時 〇年〇月〇日（〇）〇時〜〇時
会場 〇〇〇〇
内容 新作製品の展示、商談、個別相談
通知文テンプレート（社内・社外）
通知文は、決定事項や変更内容を正式に知らせる文書です。案内文のように参加を促すというより、「この内容で運用します」「この日から変わります」と伝える場面で使います。
新人担当者が作るときに迷いやすいのは、どこまで詳しく書くかです。すべてを本文に入れると読みにくくなるので、本文では結論と日付を押さえ、細かい手順は別紙やリンクに分けると扱いやすくなります。
社内通達・回覧通知文の例
- 就業規則改定の通知（施行日・対象部署・問い合わせ先）
- 健康診断の実施案内（日時・会場・対象者・持参物）
- システムメンテナンスの停止予定（停止時間・影響範囲・代替手段）
顧客・取引先への通知文の例
- 取引条件変更の通知（改定項目・適用開始日・問い合わせ窓口）
- 納期遅延に関するお詫びと通知（影響範囲・回復見込み・代替案）
- 支払方法変更の通知（変更日・対象取引・新しい手続き）
学校・教育機関で使う通知文の例
- 行事予定の変更通知（新日程・持ち物・集合場所）
- 台風・荒天時の対応（休校判断・連絡方法）
- 提出物の案内（提出期限・提出先・対象者）
お知らせ文書の書き方
お知らせ文書は、結論から書くと読みやすくなります。
「何が変わるのか」「いつからなのか」「相手に何をしてほしいのか」。この3つが見えていれば、文面が少し短くても伝わります。逆に、あいさつ文ばかりが長いと、肝心の変更内容を見落とされることがあります。
基本構成
- 件名
- あいさつ文
- 結論（何を知らせる文書か）
- 実施日・期間・対象範囲
- 理由や背景
- 問い合わせ先
- 結びの文
書き出し文の例
- 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
- 日頃より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
- このたび、下記のとおり〇〇についてご案内申し上げます。
- 誠に勝手ながら、〇月〇日より下記のとおり変更いたします。
社外向けと社内向けの違い
社外向けのお知らせ文書では、相手が文書だけを見て判断できるように、日付・対象・問い合わせ先をきちんと入れます。PDF化して送る場合は、ファイル名にも日付を入れておくと管理しやすいです。
社内向けの通知文では、担当部署、対象者、対応期限をはっきりさせます。社内の人だけが読む文書でも、対象部署があいまいだと「うちも対応するの？」という確認が増えてしまいます。
実務で起きがちなミスと対策
お知らせ文書は、文章そのものよりも「抜け」「ズレ」「タイミング」でつまずくことが多いです。実際の現場でも、送ったあとに気づいて慌てて差し替えることがあります。
価格改定のお知らせを送ったあと、「結局いつから変わるのですか？」という問い合わせが相次ぐことがあります。文書の日付が作成日なのか、変更が始まる日なのかが曖昧だと、受け取った側は判断できません。
対策：
本文の早い位置に「〇年〇月〇日より」と書きます。テンプレートを使うときも、日付欄だけは最後にもう一度確認しておくと安心です。
新住所を書いたつもりでも、ビル名や階数が抜けていることがあります。作成した側は場所を知っているので気づきにくいのですが、初めて来る人にはかなり困る情報です。配送の遅れにつながることもあります。
対策：
郵便番号、住所、建物名、階数、電話番号をセットで確認します。来訪が多い会社なら、地図やQRコードも入れておくと問い合わせが減ります。
価格改定そのものは避けられなくても、理由が書かれていないと「突然言われた」と受け取られやすくなります。特に長年の取引先には、文面の温度感がそのまま印象に残ります。
対策：
原材料費、物流費、サービス維持など、背景を短く添えます。主要な取引先には、文書送付の前に担当者から一声かけておくと、やり取りがなめらかです。
急ぎだからと担当者の携帯番号を入れると、休日や夜間にも連絡が入ることがあります。善意で書いたつもりでも、あとで運用がしんどくなるパターンです。
対策：
問い合わせ先は代表窓口や部署メールにそろえます。文書を出す前に、公開してよい連絡先かどうかを確認しておきましょう。
文面は完成しているのに、上長確認や法務確認で止まり、送付日がギリギリになることがあります。価格改定、休業、サービス終了の案内では、これが一番焦ります。
対策：
テンプレートを使う段階で、確認者と期限を決めておきます。最初から「誰がいつ見るか」まで決めておくと、月末でも回しやすくなります。
文書を出す前のチェックリスト
送ったあとに気づくミスを減らすため、公開前に以下を確認しておくと安心です。
- 件名だけで内容が伝わるか
- 実施日・期間・対象範囲が入っているか
- 問い合わせ先が代表窓口になっているか
- 住所は郵便番号・建物名・階数まで入っているか
- 価格改定やサービス終了では、理由を一文添えているか
- 宛名、敬称、会社名に誤りがないか
- メール、PDF、Web掲載で文面にズレがないか
- 添付ファイルの中身やファイル名が正しいか
- 社内承認が終わっているか
- 公開してはいけない個人情報や社内情報が入っていないか
よくある質問
関連する文例・テンプレート
まとめ
お知らせ文書は、長く書けばよいというものではありません。
相手が知りたいのは、「何が変わるのか」「いつからなのか」「自分は何をすればよいのか」です。ここが先に見えていれば、文面はかなり読みやすくなります。
テンプレートを使うと、件名、日付、あいさつ、本文、問い合わせ先の形が最初から整っています。あとは、自社の状況に合わせて言い回しを少し変えるだけ。ゼロから書くより、確認に時間を使えるのが助かるところです。
作成の背景と実務経験
「毎回ゼロから案内文を書くのがしんどい」という声は、実務ではよくあります。
特に月末、連休前、価格変更の直前などは、他の作業も重なります。そんなときに白紙から文章を作るのは、地味に負担です。
このテンプレート集では、会社名や日付を差し替えるだけで使いやすいように、お知らせ文書・案内文・通知文の基本形をそろえています。もちろん、そのまま出すより、取引先との関係や自社の雰囲気に合わせて少し調整した方が自然です。そこは現場判断でよいと思います。
本ページは、ビジネス文書テンプレートサイト「Bizroute」を運営する株式会社エクシア（2001年創業）により制作・監修されています。
- 業務システム開発（在庫管理・業務管理など）
- Web制作・業務効率化支援
- 帳票・通知文書のテンプレート設計
などの実務経験をもとに、現場で使いやすい文書テンプレートを作成しています。
- 宛先・担当者名の記載漏れ
- 通知日・実施日の書き間違い
- 件名や用件があいまいで内容が伝わりにくい
といったトラブルを減らせるよう、宛先、日付、件名、用件、問い合わせ先を確認しやすい構成にしています。
■ 著者
Bizroute編集部（株式会社エクシア）
■ 監修
株式会社エクシア
■ 最終更新日
■ 用途
お知らせ文書／案内文／通知文／社外向け案内／ビジネス文書の送付
