出欠確認の文例集｜セミナー・懇親会・研修に使える例文付き

出欠確認の案内文は、相手に配慮しつつ確実な返信を得るためのビジネス文書です。

本ページでは「出欠の確認 文例」と「出欠確認 書き方」、さらに「参加不参加を問う文章」の具体表現を、実務経験に基づいて解説します。

※名簿作成や回収のための表形式（一覧・チェック欄中心）は別ページで提供しています。

出欠の確認 文例（シーン別ですぐ使える定型）

お知らせ文の下部に「出席／欠席」を設けた文例付きのWordテンプレートです。FAX・紙での返信を想定しています。

研修会のお知らせ（文例＋テンプレート）

企業宛に研修会の案内を送る形式。文末に「出席／欠席」の選択欄を設けます。

研修会の終了後には研修報告書を提出します。テンプレートは以下を参照してください。
研修報告書の書き方とコツ

懇親会のお知らせ（文例＋テンプレート）

社内外の懇親会で使える出欠確認付きの案内文。定例会にも対応します。

参加不参加を問う文章（言い回しのコツとNG例）

• 依頼の明確化：
  「ご出席・ご欠席のいずれかに○をご記入のうえ、○月○日（火）までにご返信ください。」
• 相手配慮：
  「ご多用のところ恐れ入りますが、準備の都合上、返信期限の厳守にご協力ください。」
• 選択肢の明瞭化：
  「出席（対面／オンライン）／欠席」など迷わない表記に。
• NG例：
  「お時間があれば」など曖昧表現だけで締切や依頼が不明確。

出欠確認の書き方（構成と注意点）

• 冒頭の挨拶→行事の趣旨→日時・場所→費用・持ち物→出欠依頼と締切→返信方法→問い合わせ先
• 返信方法（FAX・郵送・持参・メールなど）を明確に記載
• 簡単に記入できる回答形式（○や✔）にする
• 誰の回答か分かるよう、氏名・部署の記入欄を用意
• 提出期限を強調（太字・赤字・目立つ配置）

よくあるミスと注意点

FAQ｜出欠確認に関するよくある質問

まとめ｜出欠確認のお知らせ文は丁寧さとわかりやすさが重要

出欠確認のお知らせは、相手に配慮した文面と、簡単に返信できる形式にすることが大切です。

テンプレートを活用しつつ、行事の内容に応じて返信欄をカスタマイズすることで、返信率や回収精度が大きく変わります。本ページで紹介した文例を参考に、目的に合った出欠確認文書を作成してみてください。