契約の更新や終了に関する通知は、ビジネスや生活において非常に重要です。
更新を希望する場合は「契約更新のお知らせ」や「契約継続のお願い」、更新しない場合は「契約終了のお知らせ」や「契約更新しない通知」を送る必要があります。
この記事では、業務委託契約・賃貸契約・保険契約などの更新案内・意思確認・終了通知の文例やテンプレートを紹介します。筆者は実務での契約書作成・管理の経験をもとに、正確でわかりやすい文例を解説していますので、安心して活用してください。
契約更新のお知らせテンプレート
契約の更新を希望する場合には、更新手続きや今後の対応を明確に伝えることが大切です。
業務委託契約の更新案内
業務委託契約の更新を依頼する場合の通知文例です。契約満了日や再契約の方法を明記します。
業務委託契約書テンプレートはこちら
サービス契約の更新案内
個人や顧客とのサービス契約更新の例文です。契約継続や終了の選択、手続きの案内を含めます。
賃貸契約更新のお知らせ
アパートやマンションの賃貸契約更新に使える文例です。更新料や手続き方法を明確に記載します。
契約更新の意思確認メール文例
契約期間が満了に近づいた際には、更新を希望するか終了するかを確認するメールを送るのが一般的です。更新の有無を相手に選んでもらえるように依頼することで、スムーズな対応ができます。
例文：
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の山田です。
貴社とのご契約（契約番号：12345）が、〇年〇月〇日をもって満了となりますので、ご連絡いたしました。
つきましては、ご契約の更新または終了について、下記より〇年〇月〇日までにご回答いただけますようお願いいたします。
【ご回答内容】
契約を更新する
契約を終了する
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
契約更新しない通知・契約終了のお知らせ
更新を行わず契約を終了する場合には、終了日や理由を記載した通知を送ります。
保険契約の更新案内文例
保険契約は満期日が近づくと、更新手続きのご案内を行う必要があります。更新する場合の方法だけでなく、更新しない場合の注意点や必要な手続きも記載しておくと親切です。
例文：
〇〇様
いつも弊社の保険サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
〇〇様のご契約（契約番号：ABC123）は、〇年〇月〇日で満期となります。
契約の継続をご希望される場合は、お手数をおかけいたしますが、同封の更新申込書にご記入のうえご返送いただくか、または保険料を期日までにお振り込みください。
【更新手続きのご案内】
契約を更新する場合：〇年〇月〇日までに、更新申込書のご返送、または更新保険料のお振込みをお願いいたします。
契約を更新しない場合：お手続きの必要はありません。満期日をもって自動的にご契約が終了となります。
解約手続きを希望される場合は、解約申請書をご提出ください。
ご質問等がございましたら、お気軽にご連絡ください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
株式会社〇〇保険
カスタマーサポート窓口
契約書更新に関する注意点
契約更新のお知らせや終了通知は、形式的な手続きに見えても、実際には大きなトラブルを防ぐ重要な役割を果たします。特に更新の有無に関する意思表示や手続きの期限を曖昧にすると、誤解や無効トラブルにつながる恐れがあります。
以下のポイントを押さえておくことで、安心して契約更新の対応ができます。
- 契約更新のお知らせには必須情報を明記する
契約満了日・更新条件・手続き期限を必ず書きましょう。相手が判断しやすくなり、不要な行き違いを防げます。 - 契約終了通知は書面で残す
口頭やメールだけでは後々の証拠になりにくいため、契約終了の意思は書面で通知して記録を残すことを推奨します。 - 賃貸契約では更新料や保証契約も忘れずに
賃貸契約では、更新料や保証委託契約の更新についても明記しておくと安心です。金銭面のトラブルを防ぐ効果があります。
よくある質問（FAQ)
まとめ
契約更新をする場合には、時効のあいさつとともに、契約の内容、契約期間の満了日、契約更新をする場合は期限とその手続き方法などを明記する必要があります。
契約の種類によっては、契約にかかわる項目を列挙したほうがいい場合もありますので、契約更新に必要な事項を踏まえて更新をする人の手間がかからないようにしてください。
