突然の異動や退職時には、今までの業務を引き継ぐ必要性がでてきます。
口頭で説明するだけでは、抜けや漏れが出てきてしまうので通常は、業務引継書を作成して「どんな業務をいつ引き継いだのか」を明確にしておく必要があります。
今回は、引継業務もあるのに引き継ぎ書までつくっていられない！という人のために業務引継書テンプレートを紹介します。
普段から業務マニュアルを作成しておくと引き継ぎ書を作成する必要がないかもしれません。
業務引継書のエクセルテンプレート
エクセル版の業務引継書テンプレートです。自身の業務で使いやすいテンプレートをダウンロードしてください。
※ 画像をクリックすると大きいサイズでご覧いただけます。
A4縦タイプ
A4横タイプ
業務引継書とは
業務引継書は、担当者が異動や退職する際に、業務内容や進捗状況などを後任者に引き継ぐための文書です。
口頭での引継ぎでは、情報が不足したり、聞き逃したりすることがありますが、引継ぎ書を作成することで、後任者はスムーズに業務を引き継ぎ、円滑に業務を開始することができます。
業務引継書の重要性
業務引継書は、以下のような理由で重要です。
業務の円滑な移行
担当者が異動や退職した場合、業務が滞ってしまう可能性があります。引継ぎ書を作成することで、後任者は前任者の経験や知識を共有することができ、スムーズに業務を引き継ぐことができます。
業務品質の維持
口頭での引継ぎでは、情報が伝達漏れしたり、聞き漏れることがあり、業務品質が低下する可能性があります。引継ぎ書を作成することで、後任者は正確な情報を基に業務を進めることができ、業務品質を維持することができます。
ノウハウの蓄積
担当者が異動や退職した場合、その担当者が持つ知識や経験が組織から失われてしまう可能性があります。引継ぎ書を作成することで、組織内にノウハウを蓄積し、共有することができます。
リスクの軽減
口頭での引継ぎでは、情報が伝達漏れしたり、聞き漏れたりすることがあり、ミスやトラブルが発生する可能性があります。引継ぎ書を作成することで、情報伝達の確実性を高め、リスクを軽減することができます。
引継書作成のポイント
後任者にスムーズに業務を引き継ぐには、わかりやすい引き継ぎ書を作成することが必須です。以下では、わかりやすい業務引継書を作成するポイントについて紹介します。
ターゲットの明確化
引き継ぎ書を作成する前に、ターゲットとなる後任者像を明確にすることが重要です。後任者の経験やスキルレベルによって、必要な情報量や書き方が変わってくるからです。
後任者像の例
・同部署の同僚
・別部署からの異動者
・新入社員
・アルバイト
わかりやすい構成
引継書は、後任者が実際に業務を行うために使用するものです。そのため、読みやすく、分かりやすい構成にすることが重要です。
構成の例
・概要: 業務全体像の把握
・担当業務: 詳細な手順と注意点
・関係者: スムーズな連携のための情報
・トラブルシューティング: 予期せぬ事態への備え
・マニュアル・資料: 補足情報の整理
情報を正確に網羅
引き継ぎ書には、後任者が業務を遂行するためには必要な情報を網羅しなければなりません。また、記載された情報は正確で最新の情報であることが重要です。
情報の網羅性
・業務内容
・手順
・注意点
・関係者
・マニュアル
・資料
情報の正確性
・最新の情報に更新する
・誤字脱字がないか確認する
・曖昧な表現を避ける
まとめ：引き継ぎ書は準備とコミュニケーション
この記事では、業務引継書の重要性、書き方、無料テンプレートなどを紹介しました。業務引継書は、担当者が異動や退職する際に、業務内容や進捗状況などを後任者に引き継ぐための文書です。
口頭での引継ぎでは、情報が伝達漏れしたり、聞き漏れたりすることがありますが、引継ぎ書を作成することで、後任者はスムーズに業務を引き継ぎ、スムーズに業務を開始することができます。
