突然の異動や退職が決まると、まず手が止まりやすいのが業務引継書です。
ふだんの仕事は頭に入っていても、いざ文章にしようとすると「どこまで書けばいいのか」「後任者は何を知らない前提で読むのか」で迷います。月末処理、取引先との約束ごと、共有フォルダの場所、システムの操作手順。自分では当たり前でも、後任者にとっては最初のつまずきになることがあります。
このページでは、退職・異動・休職・担当変更のときに使える業務引継書テンプレート（引き継ぎ資料）を、Excel・Word・PDF形式で無料配布しています。
引き継ぐ業務を文章や表で残し、後任者があとから読み返せる資料を作るためのテンプレートです。先に引継ぎ項目を洗い出したい場合は、退職時の業務引継ぎチェックリストを使うと整理しやすいです。
このページのテンプレートは、Bizrouteを運営する株式会社エクシアが、社内の担当変更や業務整理で使うことを想定して作成しています。特に「何をしているか」だけでなく、「いつ・誰に・どこを見て・どう進めるか」まで残しやすい形にしています。
業務引継書テンプレートの選び方
業務引継書は、形式によって向いている使い方が少し違います。まずは自分の引継ぎ内容に合うものを選ぶと楽です。
| 形式 | 向いている使い方 | よく使う場面 |
|---|---|---|
| Excel | 業務一覧、期限、担当者、進捗を表で整理する | 複数業務をまとめて引き継ぐとき、管理側が進捗を見たいとき |
| Word | 業務内容や手順を文章で説明する | 社内提出用、後任者があとから読み返す引き継ぎ資料 |
| 内容を固定して共有・保管する | 最終版として保存するとき、印刷して確認するとき |
Excelは、業務が多いときに向いています。Wordは、操作手順や注意点を少し丁寧に残したいときですね。PDFは、引継ぎ完了後に「この内容で渡しました」と残す場面で使いやすいです。
業務引継書テンプレート（Excel無料）
Excel版は、業務名、担当者、期限、資料の場所、確認状況を一覧で見たいときに使いやすい形式です。退職日までに複数の業務を渡す場合や、上司が進み具合を確認する場面にも合います。
業務引継書テンプレート（Word・PDF無料）
Word版は、文章で説明する引き継ぎ資料に向いています。取引先ごとの注意点、操作手順、月末処理の流れなど、表だけでは伝えにくい内容を書きたいときに使いやすいです。
PDF版は、引継ぎ完了後の保存用として使えます。印刷して上司や後任者と確認する場合にも便利です。
目的別の業務引継書テンプレート
引き継ぎの内容は、部署や仕事の種類でかなり変わります。営業なら取引先との経緯、製造なら作業手順や注意点、サービス業なら接客ルールやシフトまわり。汎用テンプレートで足りない部分は、目的別テンプレートを選ぶと書きやすいです。
プロジェクト引き継ぎ書
進行中のプロジェクトを引き継ぐときに使うテンプレートです。進捗状況、次の作業、担当者、期限を書いておくと、後任者が途中から入っても全体の流れを追いやすくなります。
月曜の朝に「この案件、今日からお願いします」と渡されると、後任者はまず状況確認から始めることになります。資料の場所と次のアクションだけでも書いてあると、かなり助かるはずです。
営業向けの引き継ぎ書
営業の引継ぎでは、商談履歴だけでなく、取引先との距離感も残しておきたいところです。見積の提出日、決裁者、過去に嫌がられた連絡方法、次回訪問で話す内容。こういう細かい情報がないと、後任者は同じ確認をもう一度することになります。
このテンプレートは、顧客情報、商談状況、案件の見込み、次回対応をまとめるときに使えます。
製造業向け引き継ぎ書
製造現場では、手順の抜けが品質や安全に直結します。作業の順番、確認する数値、使う工具、止めてはいけない工程、いつも音が変わるタイミング。現場でしか分からないこともあります。
このテンプレートでは、作業手順、注意事項、確認項目、イレギュラー対応をまとめられます。新人や他ラインから来た担当者に渡す場合は、少し細かめに書いておく方が安心です。
サービス業向け引き継ぎ書
サービス業では、接客手順やシフトのルールが口頭で回りがちです。開店前に確認すること、常連のお客様への対応、予約変更が入ったときの流れ、クレーム時に呼ぶ人。忙しい時間帯ほど、こういう情報が欲しくなります。
このテンプレートは、接客ルール、シフト管理、店舗内の確認事項、スタッフ間の連絡内容を残すときに使えます。
業務引継書とは
業務引継書とは、担当者が異動・退職・休職などで業務を離れるときに、業務内容や進捗状況、関係者、手順、注意点を後任者へ伝えるための文書です。
口頭の説明だけでも、その場では伝わったように感じます。ただ、翌週になって実際に作業を始めると、「あのファイルはどこだっけ」「この取引先には誰から連絡するんだっけ」と止まることがあります。
業務引継書は、そのときに見返すための資料です。前任者の頭の中にある仕事を、後任者が読める形にする。少し地味ですが、担当者が変わる職場ではかなり効きます。
テンプレートを使う前に決めておくこと
テンプレートを開く前に、先に決めておきたいのは「何を文章で残すか」です。
全部を書こうとすると、引継書は長くなります。逆に、業務名だけ並べると後任者が動けません。現場では、この間を取るのが難しいですね。
まずは次の3つを決めておくと書きやすいです。
- 後任者は誰か。新人なのか、経験者なのか
- どの業務を詳しく書き、どの業務は一覧だけにするか
- 上司や管理側が確認する項目はどこか
新人向けなら、社内用語やシステム名も少し説明した方が親切です。経験者向けなら、細かい操作よりも、取引先ごとの注意点や例外対応を厚めに書く方が合います。
業務引継書の書き方
業務引継書は、最初からきれいな文章にしようとすると進みにくいです。まずは箇条書きで出して、そのあと後任者が読める形に整えるくらいで十分です。
- 担当している業務をすべて書き出す
- 日次・週次・月次・年次に分ける
- 業務ごとに、手順・期限・関係者・資料の場所を入れる
- 未完了案件と次の対応を別でまとめる
- 後任者と一緒に読み合わせ、分かりにくい箇所を直す
テンプレートを使う前は、思いついた順に説明してしまいがちです。使うときは、表や見出しに沿って埋めるので、「月末処理を忘れていた」「この取引先だけ例外がある」と気づきやすくなります。
個人的には、最初に「業務名」だけ全部入れてしまう方が楽です。文章はあとで足せます。白紙の状態で文章を書き始めるより、だいぶ気が楽になります。
業務引継書の記入例
たとえば、営業事務の担当者が退職する場合は、次のように書いておくと後任者が動きやすいです。
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 業務名 | 月末請求書の確認と送付 |
| 実施タイミング | 毎月25日以降。月末最終営業日までに送付 |
| 手順 | 販売管理システムから請求データを出力し、金額と宛先を確認。確認後、PDFで取引先へメール送付 |
| 資料の場所 | 共有フォルダ：営業事務／請求書／当月分 |
| 注意点 | A社は月末ではなく25日締め。送付前に営業担当へ一度確認する |
| 確認者 | 営業部長、経理担当 |
「A社は25日締め」のような例外は、前任者にとっては当たり前でも、後任者は知りません。こういう小さいメモがあるだけで、引継ぎ後の確認メールが減ります。
業務引継書に入れておきたい項目
業務引継書には、業務の説明だけでなく、後任者が実際に動くための情報を入れておくと使いやすいです。
| 項目 | 書く内容 | 書き方の目安 |
|---|---|---|
| 業務概要 | 何のための業務か、誰に関係する業務か | 最初に1〜2文で全体像を書く |
| 作業手順 | 実際の進め方、使う資料、確認順 | 画面を見ながら追える順番で書く |
| 実施時期 | 毎日、毎週、毎月、年1回など | 「月末」だけでなく、締切日も入れる |
| 関係者 | 社内担当者、取引先、確認者 | どんな場面で連絡する相手かも添える |
| 資料の場所 | 共有フォルダ、ファイル名、紙資料の保管場所 | 「共有フォルダ」だけで終わらせない |
| 注意点 | よくあるミス、例外処理、判断に迷う場面 | 前任者が一度迷ったことを書く |
| 未完了案件 | 現在の状態、次にやること、期限 | 「対応中」ではなく次の行動まで書く |
業務引継書でよくある詰まり
「請求処理」「顧客対応」とだけ書いても、後任者は動けません。いつ、どの資料を見て、誰に確認するのかまで書くと使える引継書になります。とはいえ、全業務を細かく書くと大変なので、月末処理や取引先対応など、止まると困る業務から厚めに書くとよいです。
引継書に「共有フォルダ参照」とだけ書いてあるケースは多いです。後任者は朝からフォルダを開いて探すことになります。フォルダ名、ファイル名、更新するタイミングまで入れておくと、探す時間が減ります。
通常手順は書いてあっても、「この取引先だけ締切が違う」「この書類だけ上司確認が先」といった例外が抜けることがあります。実務では、むしろ例外の方で止まります。ここは少し丁寧に書いた方がいいです。
引継書を渡した日より、後任者が実際に作業した日によく質問が出ます。可能なら、引継ぎ後1週間くらいで短い確認時間を入れておくと、細かいズレを直しやすいです。
業務引継書とチェックリストの違い
業務引継書とチェックリストは、似ていますが役割が違います。
| 種類 | 目的 | 向いている使い方 |
|---|---|---|
| 業務引継書 | 業務内容や手順を文章で残す | 後任者があとで読み返す資料、社内提出用の引き継ぎ資料 |
| 業務引継ぎチェックリスト | 引き継ぐ項目の漏れを確認する | 作成前の棚卸し、上司や後任者との確認 |
先に業務引継ぎチェックリストで項目を出し、そのあと業務引継書に詳しく書く流れが自然です。いきなり文章で書くより、抜けに気づきやすいと思います。
業務マニュアルとの違い
業務マニュアルは、業務の標準的な手順をまとめる資料です。担当者が変わらなくても使います。
一方、業務引継書は、担当者が変わるタイミングで「今どこまで進んでいるか」「誰に何を渡すか」「次に何をするか」を伝える資料です。
| 種類 | 主な内容 | 使うタイミング |
|---|---|---|
| 業務マニュアル | 標準手順、操作方法、ルール | 日常業務、教育、作業の標準化 |
| 業務引継書 | 担当業務、進捗、未完了案件、関係者、注意点 | 退職、異動、休職、担当変更 |
マニュアルがある場合でも、引継書には「現在の状況」を書きます。ここを分けておくと、後任者が迷いにくいです。
カスタマイズ例
テンプレートは、そのまま使ってもいいですが、自社の業務に合わせて少し直すと使いやすくなります。
得意先リスト、訪問履歴、見積中の案件、次回連絡日、決裁者、競合情報を追加します。営業は人間関係の情報も残したいので、「連絡時の注意」欄があると助かります。
使用システム、共有フォルダ、書類の保管場所、月末処理、よくある問い合わせを入れます。事務は「いつも通り」の中に細かい判断が多いので、例外処理も少し書いておくと安心です。
工程フロー、作業手順、確認する数値、注意する音や状態、部材の在庫確認を入れます。現場でしか分からない感覚的なことは、言葉にしにくいですが、短いメモでも残しておく価値があります。
引継ぎ完了日、確認者、未完了項目、リスク、後任者の理解状況を見られるようにします。担当者任せにせず、最後に管理側が確認する欄を残しておくと使いやすいです。
よくある質問（FAQ）
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まとめ
業務引継書は、きれいな文章を作るための書類ではありません。後任者が迷わず業務に入るための、かなり実務的な資料です。
まずはテンプレートを開いて、自分が担当している業務名を並べてみてください。そこから、期限、資料の場所、関係者、注意点を足していくと、引継ぎ資料として形になります。
月末処理や取引先対応のように、止まると困る業務から書く。これだけでも、後任者の不安はかなり減るはずです。
本ページは、ビジネス文書テンプレートサイト「Bizroute」を運営する株式会社エクシア（2001年創業）により制作・監修されています。
■ 著者
Bizroute編集部（株式会社エクシア）
■ 監修
株式会社エクシア
■ 最終更新日
