商品やサービスを振込で行っている場合、銀行や自社の都合で振込口座を変更することがあります。その場合は、取引先に振込口座変更のお知らせをしなければなりません。
今回は、振込口座が変更になった場合にお知らせするワードテンプレートを紹介します。文言は一般的な内容なので、自社向けに修正するだけですぐに使用することができます。
- 本ページは「振込口座（銀行口座・口座振替）変更」に特化した案内文テンプレートを提供します。
- 監修方針として、企業の入金消込・与信管理・請求業務に携わる実務経験に基づき、通知経路や証跡管理、なりすまし防止の観点を重視します。
このページのポイント
- 対象：住所・営業時間・価格改定などの変更通知は扱わず、振込先口座に限定
- 要件：旧口座の扱い、猶予期間、請求書様式・入金消込の連携、収納代行や口座振替の再手続き
振込口座変更のお知らせテンプレート（用途別）
- 各テンプレートは文面をそのまま使える形式です。会社名・担当・連絡先・旧口座/新口座・適用開始日などを差し替えてご利用ください。
- 口座情報は第三者に転送されやすいため、PDF化・改ざん防止設定・差出人署名の利用を推奨します。
ビジネス向け：口座振替・振込先の変更通知
- 用途：BtoBの定期振込・都度振込の変更周知
- 特徴：変更理由、適用開始日、二経路確認依頼、旧口座の扱いを明記
銀行口座の変更通知（都度振込）
- 用途：請求書単位の都度振込の変更周知
- 特徴：該当請求期間の明記、請求書の振込先欄の更新告知
会社情報を末尾にまとめるレイアウト
- 用途：会社情報（住所・代表・窓口）を本文末に集約したい場合
- 特徴：署名・押印欄の追加がしやすい構成
賃貸・会費など契約者向けの変更依頼
一般の契約者向けの振込口座変更依頼テンプレートです。 テンプレートでは、銀行の名称変更を理由としているので契約の内容によって文書の内容を変更してください。
- 用途：家賃・会費・授業料などの振込先変更依頼
- 特徴：口座名変更や金融機関統合などの理由を選択式で追記しやすい
よくある失敗・注意点
- 旧口座の停止日を明記せず誤入金が発生する
- 請求書の振込先欄が古い様式のまま更新漏れになる
- 重要取引先への二経路確認を省略して詐欺疑義が生じる
- 適用開始日直前の告知で入金サイクルにずれが生じる
よくある質問（FAQ)
振込口座変更のお知らせはメールだけで送っても大丈夫ですか？
メールのみでも送付は可能ですが、口座情報は詐欺リスクが高いため、電話や郵送など複数の方法で確認を依頼するのが安心です。
旧口座に誤って振込があった場合はどうすればいいですか？
速やかに取引先に連絡し、返金対応と新口座への再振込を依頼してください。返金方法や手数料の扱いは事前に社内でルールを決めておくことをおすすめします。
お知らせ文書には必ず記載すべき項目は何ですか？
新口座情報、適用開始日、旧口座の扱い、問い合わせ窓口、そして変更理由を明記することが重要です。これらが欠けると誤解やトラブルの原因になります。
契約者（家賃や会費の支払い者）向けに案内する場合は注意点がありますか？
一般利用者向けの場合は専門用語を避け、わかりやすい文面で通知することが大切です。振込期日や旧口座の利用可否も具体的に記載してください。
なりすまし詐欺を防ぐにはどうすればいいですか？
公式ドメインからの送信、電話確認、PDF化や電子署名の利用など複数の方法を組み合わせると安心です。不審な案内が届いた場合は必ず公式窓口へ確認してください。
まとめ
会社の振込口座を変更する場合の文書テンプレートを紹介しました。
口座の変更は、相手先に手間を掛けるのでできるだけ行わないほうが望ましいですが銀行の統合など致し方ない場合もあるので口座名が変わってしまった場合はすみやかに連絡しましょう。
振込先変更のお知らせには、長い文章は必要ありませんので変更の理由を簡潔に説明して、迷惑をかけたことを詫びれば十分です。
