システムの運用において、メンテナンスのお知らせは利用者への告知事項として欠かせません。適切なタイミングで正確かつ、わかりやすく案内することで、トラブルを未然に防ぎ、ユーザー満足度を向上させることができます。
この記事では、実務で使える「システムメンテナンスのお知らせ例文」「社内向け・社外向けテンプレート」「システム変更通知の文例」などを紹介し、書き方や注意点を詳しく解説します。
筆者は企業のシステム運用や社内通知文の作成に携わってきた経験を基に、実務で役立つポイントをまとめています。
システムメンテナンスのお知らせの基本ルール
システムメンテナンスのお知らせを送る際には、以下のポイントを意識すると効果的です。
- 直前にはリマインドを送付する
- 緊急メンテナンスの場合は予定が判明次第すぐに通知する
- 影響範囲・問い合わせ先を明確に記載する
システムメンテナンスのお知らせテンプレート
システムメンテナンスのお知らせは「社内用」と「社外用」で使い分けることが重要です。対象者に応じた文面にすることで、相手に伝わりやすくなります。
社内向けテンプレート（例文付き）
社内向けでは、形式的な挨拶文よりも「日時・影響範囲・注意事項」を簡潔にまとめるのが適しています。メールや掲示板での通知にも活用できます。
社外向けテンプレート（例文付き）
社外向けのお知らせでは、利用者や顧客に配慮した文面が求められます。 冒頭に季節の挨拶を入れつつ、日時やサービスへの影響を丁寧に案内しましょう。
システム変更のお知らせテンプレート
システムの機能追加や仕様変更を行う場合は、通常のメンテナンス案内とは異なり「変更点の明示」が必要です。特に契約内容や規約の変更が伴う場合は、正確かつ丁寧な説明が求められます。
- 変更箇所や内容
- 利用者への影響範囲
- 規約変更がある場合は該当箇所の提示
- 問い合わせ先
システムメンテナンスのお知らせ文例（コピペ可）
社内向け例文
システムメンテナンスを下記の通り実施いたします。
日時：〇月〇日（〇）〇時〜〇時
対象：社内システム（グループウェア、ファイルサーバーなど）
影響範囲：上記時間帯は一時的に利用できません
問い合わせ先：情報システム部〇〇
社外向け例文
平素より当サービスをご利用いただき誠にありがとうございます。
以下の日程でシステムメンテナンスを実施いたします。
日時：〇月〇日（〇）〇時〜〇時
影響範囲：会員マイページへのアクセスができなくなります
ご不便をおかけしますが、ご理解賜りますようお願い申し上げます。
システムメンテナンスのお知らせを作成する際の注意点
お知らせ文を作成するときは、以下の点に注意すると不要なトラブルを防ぐことができます。
- 対象システムやサービス名を明確に記載すること
- メンテナンスの日時と終了予定時間を正確に記載すること
- 利用できなくなる機能や影響範囲を具体的に伝えること
- 問い合わせ窓口（メールアドレスや電話番号）を必ず明記すること
- 緊急メンテナンスの場合は、原因や経緯を簡潔に説明すること
よくある質問（FAQ)
関連リンク
まとめ
システムメンテナンスのお知らせは、メンテナンスを行う日時（期間）やメンテナンスでなにができなくなるのかなどの影響範囲、何か問題があったときの問い合わせ先などを明記します。
通常のメンテナンスでは、不要ですが必要に応じてメンテナンスの目的なども説明したほうがいい場合もあります。会社の方針や内容に応じて変更してください。
