退職証明書のテンプレートを無料でダウンロードできます。Word・Excel・PDFに対応した基本版のほか、印刷してすぐ使いやすい簡易版、退職理由を選べる形式、縦書き型も用意しました。
退職証明書は、転職先への提出や役所での手続き、国民健康保険の切り替えなどで求められることがあります。総務担当者側で作るときは、「退職理由まで書くのか」「賃金欄は入れるのか」で少し迷いやすい書類です。迷ったら、まず提出先に求められている項目だけ確認してから、テンプレートを選ぶと後戻りが少なくなります。
退職証明書テンプレート（無料ダウンロード）
- 退職した事実だけを証明したい → 簡易版（Word／PDF）
- 住所・生年月日・在籍期間なども入れて整えたい → 基本版（Word／Excel／PDF）
- 退職理由を選択式で残したい → 退職理由選択型（Word／Excel／PDF）
- 公的書類っぽい見た目にしたい → 縦書き型（Word／Excel／PDF）
白紙から作ると、項目を増やしすぎてしまうことがあります。退職理由、賃金、業務内容まで入れたくなるのですが、退職者が求めていない項目まで書くと、確認や修正が増えます。テンプレートを使うと、最初から書く欄が決まっているので、月末の退職処理や急ぎの発行でも作業がぶれにくいです。
【簡易版】退職証明書テンプレート（Word・PDF）
月末に退職者が重なったときや、「退職日がわかる書類だけ出してください」と言われた場面では、このくらいシンプルなほうが楽でした。余計な欄がないぶん、総務側の確認も少なく済みます。
【基本版】退職証明書テンプレート（Word・Excel・PDF）
Excel版は氏名や日付をセルに入力しやすく、Word版は文面や項目名を少し直したいときに使いやすいです。PDF版は印刷して手書きで記入する場合に向いています。
用途別テンプレート
【用途別】退職理由選択型
ただ、退職理由は本人が請求していない場合には入れない扱いです。提出先から求められているか、本人が希望しているかを確認してから使うほうが安心です。
【用途別】縦書き型
Wordで編集すると余白や押印欄がずれることがあるので、印刷前にプレビューを一度見ておくと無駄な刷り直しを避けられます。
Word・Excel・PDFの選び方
証明文や会社情報を文書として直したい場合に向いています。社内の文書フォーマットに合わせるときや、項目名を少し変えたいときはWordが扱いやすいです。
Excel版
氏名、日付、在籍期間などをセルに入力して使えます。複数人分を発行する総務担当者にはExcelのほうが楽な場面があります。ただ、前回分の氏名や日付が残りやすいので、発行前の見直しはしておきたいところです。
PDF版
印刷して手書きで記入する場合に使えます。急ぎで1枚だけ発行するとき、社印を押して紙で渡すときはPDFが手早いです。文面を変える前提ならWord版を使ってください。
退職証明書に書く項目
退職証明書に書く内容は、提出先や本人から求められている項目に合わせて調整します。よく使う項目は次のようなものです。
- 退職者の氏名
- 住所
- 生年月日
- 在職期間、または使用期間
- 退職年月日
- 業務の種類
- 役職や地位
- 賃金
- 退職の事由
- 会社名、所在地、代表者名、押印欄
ここで迷いやすいのが、退職理由と賃金です。つい全部入れたくなりますが、退職証明書は「何でも書けばよい」書類ではありません。退職者が求めていない項目は入れない扱いなので、発行前に「在職期間だけでよいのか」「退職理由も入れるのか」を確認しておくと、あとから差し替える手間が減ります。
退職証明書・離職票・離職証明書の違い
名前が似ているので、退職手続きではここで少し混乱しがちです。窓口で言われた書類名を聞き間違えると、別の書類を用意してしまうことがあります。
退職した事実や在職期間などを、会社が本人向けに証明する書類です。転職先、役所、金融機関などに提出することがあります。このページのテンプレートは退職証明書用です。
離職票
失業給付の手続きで使う書類です。会社の手続き後、ハローワークから発行され、退職者に渡されます。退職証明書とは使い道が違います。
離職証明書
雇用保険の手続きで、会社がハローワークへ提出する書類です。退職者本人が転職先や役所へ出す退職証明書とは別物です。
「離職証明書のExcelテンプレート」を探している場合、このページの退職証明書テンプレートではなく、雇用保険手続き用の書類を確認したほうがよいケースがあります。総務担当者がハローワークへ提出する書類なのか、退職者本人に渡す証明書なのか、まずそこを分けて考えると整理しやすいです。
退職証明書を作るときに迷いやすいところ
退職理由は必ず書く？
必ず書くわけではありません。退職者が退職理由の記載を求めている場合や、提出先から指定されている場合に入れます。簡易版では退職理由欄を入れていないので、退職した事実だけを証明したいときに使いやすいです。
会社都合や解雇の場合はどうする？
退職理由選択型を使う場合でも、表現は慎重に確認してください。とくに解雇理由を入れるときは、社内の記録や本人への説明内容とズレないようにします。ここが違うと、あとで問い合わせが来やすいです。
発行日はいつにする？
実際に証明書を発行した日を入れるのが一般的です。退職日と発行日を同じにするとは限りません。退職後しばらく経ってから依頼されることもあるので、過去の日付をそのままコピーしないように注意してください。
社印は必要？
提出先によります。PDFで提出できる場合もありますが、紙の原本や社印入りを求められることもあります。急ぎのときほど、先に提出先へ確認しておくと差し戻しを避けやすいです。
関連テンプレート・併用される書類
よくある質問
まとめ
退職証明書は、退職後に転職先や役所から急に求められることがあります。いざ作ろうとすると、退職理由まで書くのか、賃金欄を入れるのか、意外と迷います。
今回追加した簡易版は、退職した事実をシンプルに証明したいときに使いやすい形式です。細かい項目まで求められていないなら、まず簡易版で足りるか確認してみてください。住所や役職、業務の種類まで入れたい場合は基本版、退職理由を残したい場合は退職理由選択型が合います。
総務側では、前回作ったファイルをコピーして使うことも多いと思います。そのときに氏名、退職日、発行日が前の人のまま残るミスがよくあります。印刷前に一度、画面ではなく紙面イメージで確認すると、かなり防げます。
本ページは、Bizroute編集部が作成・更新しています。退職証明書テンプレートを、簡易版・基本版・退職理由選択型・縦書き型に分け、実務で選びやすいように整理しています。
■ 最終更新日
