欠勤届は、体調不良や家庭の事情などで会社を休む際に必要となるビジネス文書です。
作成と提出を正確に行うことは、業務をスムーズに引き継いだり、会社の信頼を守ったりするためにとても重要です。この記事では、筆者の人事労務の実務経験をもとに、無料で使える欠勤届テンプレート（Word形式）、記入例や注意点を紹介します。
欠勤届テンプレート（Word形式・無料）
シンプルなレイアウトの欠勤届です。項目は「期間」「理由」「緊急連絡先」「備考」となっており、どの会社でも使いやすい形式です。
こちらは表組み形式で、項目ごとに整理されたフォーマットです。社内提出用として使いやすく、備考欄には医師の診断書や証明書の有無も記載できます。
欠勤届の書き方と記入例
基本項目
欠勤届には以下の項目を必ず記載します。
- 氏名・所属部署
- 欠勤する期間（開始日・終了日）
- 欠勤理由（体調不良・私用・家庭の事情など）
- 緊急連絡先
- 備考（診断書添付の有無など）
記入例
欠勤理由は簡潔に書くのが基本です。理由を詳細に書く必要はありませんが「体調不良」「通院のため」「家庭の事情」など具体的に示すと丁寧です。
欠勤届を提出するタイミングとマナー
会社の就業規則に従い、欠勤が分かった時点で速やかに上司へ報告し、可能であれば前日までに提出するのが望ましいです。提出はメールやチャットではなく、書面で残すことが正式な手続きとなります。
欠勤と有給休暇の違い
欠勤は有給休暇が残っていない状態で自己都合により業務を休むことです。給与が支払われない場合が多く、賞与や評価に影響することもあります。
一方、有給休暇として処理できる場合は給与が減ることはありません。欠勤届を書く際には、有給休暇との区別を明確にすることが大切です。
欠勤届を作成する際の注意点
- 理由は簡潔にまとめる（長文は不要）
- 虚偽の記載は懲戒処分の対象になる可能性あり
- 提出先や承認者の署名欄を忘れない
- 診断書が必要な場合は備考欄に明記する
よくある質問（FAQ)
欠勤届テンプレートはPDFやExcel形式もありますか？
現在はWord形式のテンプレートを無料提供しています。PDFに変換して提出することも可能です。Excel形式が必要な場合は、Word版をベースに編集してご利用ください。
欠勤理由はどのように書けば良いですか？
理由は簡潔に書くのが基本です。「体調不良」「通院のため」「家庭の事情」などで十分です。詳細な事情を長文で書く必要はありません。
欠勤届は提出期限がありますか？
欠勤が分かった時点で速やかに上司へ報告し、可能であれば前日までに提出するのが望ましいです。やむを得ず当日の提出になる場合も、必ず連絡を入れてから書面を提出してください。
診断書は欠勤届に必ず添付する必要がありますか？
短期間の欠勤であれば診断書が不要な場合もあります。ただし、会社の規定や欠勤日数によっては診断書の提出を求められることがありますので、就業規則を確認してください。
有給休暇と欠勤届はどう使い分ければよいですか？
有給休暇が残っている場合は、欠勤ではなく有給休暇の申請書を提出するのが一般的です。有給が残っていない場合や自己都合での休みは欠勤届を提出します。
まとめ
欠勤届は会社に休暇を申請する上で重要な書類です。テンプレートを活用すれば、必要箇所を記入するだけで、すぐに提出できます。ぜひダウンロードして、自社用にカスタマイズしてご利用ください。
