欠勤届テンプレート（Word）無料ダウンロード｜書き方・例文・提出方法

2026年4月21日

欠勤届をすぐ使いたい方へ
朝に急に熱が出た日や、通院・家庭の事情で出社できなくなった日に、そのまま使いやすい欠勤届テンプレートです。まず書式を見て、あとから書き方や理由の書き方を確認したい方にも使いやすいよう、上から順に整理しています。

欠勤届は、会社を休むときに欠勤日・理由・連絡先・必要な補足を社内へ正式に伝えるための書類です。実際は、先に電話やチャットで連絡を入れて、あとから書面提出になることも少なくありません。月末処理や勤怠締めの前に確認されることも多いので、内容が簡潔でも、必要な項目がそろっているほうが現場では助かります。

このページでわかること
・Wordで使える欠勤届テンプレート
・体調不良、通院、家庭の事情などの書き方
・そのまま参考にしやすい記入例
・提出のタイミングと、よくある書き漏れ
・有給休暇や欠席届との違い

欠勤届テンプレート（Word形式・無料）

シンプルなレイアウトの欠勤届です。項目は「期間」「理由」「緊急連絡先」「備考」となっており、どの会社でも使いやすい形式です。

ワード版のダウンロード　

こちらは表組み形式で、項目ごとに整理されたフォーマットです。社内提出用として使いやすく、備考欄には医師の診断書や証明書の有無も記載できます。

ワード版のダウンロード　

Webで編集してPDF作成したい方はこちら

（ユーザー登録不要）ブラウザ上で入力・編集し、そのまま提出用PDFを作成できます。

欠勤届をWeb上で編集してPDF作成

※入力内容は端末内（ブラウザ）に保存され、外部サーバーへ送信しません。

テンプレートを使うときの見方

・1日だけ休むのか、複数日か
・欠勤理由を短く書ける書式か
・上司確認欄、連絡先欄が必要か
・診断書提出欄など、社内運用に合うか

欠勤届が必要になるケースと、連絡だけでよいケース

欠勤届が必要かどうかは、会社ごとの就業規則や勤怠ルールで変わります。体調不良で当日欠勤する場合、まずは電話やチャットで上司へ連絡し、そのあと勤怠締めまでに欠勤届を出す運用もあれば、システム申請だけで済む会社もあります。

現場感としては、連絡だけで終わると思っていたら、あとで総務から書類提出を求められることが割とあります。特に月末、給与計算の前、パートやアルバイトの勤怠確認が入る時期は、口頭連絡だけでは処理しにくいですね。

欠勤届が出番になりやすい場面

・体調不良で当日出社できないとき
・通院や検査で半日または1日休むとき
・家族の看病、子どもの発熱など家庭の事情があるとき
・忌引きや急な私用で勤怠記録を残しておきたいとき

欠勤届の書き方と記入例

欠勤届の書き方で迷いやすいのは、「理由をどこまで書くか」と「何を最低限入れるか」です。凝った表現は要りません。社内で確認する人が、ひと目で内容を追えることが先です。

基本項目

欠勤届には、一般的に次の項目を入れます。

・提出日
・所属部署、氏名
・欠勤日、または欠勤期間
・欠勤理由
・緊急連絡先
・引継ぎや補足があればその内容

ここでありがちなのが、「4月21日欠勤」だけ書いて終わってしまうことです。これだと、終日休みなのか、午前だけなのか、翌日以降も続く可能性があるのかが見えません。実務では、見る側が迷わない書き方のほうが通りやすいです。

理由の書き方（体調不良・家庭の事情・通院など）

欠勤理由は、私的な事情を細かく書けばよいわけではありません。社内で必要な範囲にとどめて、簡潔にまとめるのが無難です。迷ったら、まずは短く書いて、必要があれば口頭や別連絡で補うほうが楽でした。

よく使う欠勤理由の書き方
体調不良
発熱のため、欠勤いたします。

通院
通院のため、午前半日欠勤いたします。

家庭の事情
家庭の事情により、本日欠勤いたします。

子どもの体調不良
子どもの体調不良により付き添いが必要なため、欠勤いたします。

「家庭の事情」は便利ですが、何でもそれで済ませすぎると、社内によっては確認が入ることもあります。逆に、病名や家族事情を細かく書きすぎると重くなりがちです。このあたり、けっこう迷います。まずは短く、必要があるときだけ補足。このくらいがちょうどいいはずです。

そのまま参考にしやすい記入例

記入例
提出日：2026年4月21日
所属：営業部
氏名：山田太郎
欠勤日：2026年4月21日
理由：体調不良のため
備考：緊急の連絡は携帯電話へお願いいたします。担当案件は○○様のみ、午前中に課内共有済みです。

引継ぎが必要な仕事を持っている場合は、備考欄に一文あるだけでも印象が変わります。月末処理、来客対応、締切案件などがある人は、そこを一言添えると現場が動きやすいです。

欠勤届を提出するタイミングとマナー

欠勤届は、欠勤がわかった時点でまず連絡を入れ、その後できるだけ早く提出するのが基本です。当日の朝に休むことが決まったなら、先に電話やチャットで連絡し、出社後または指定された方法で書類を出します。

ここで詰まりやすいのが、「連絡したから提出は後でいいだろう」と思って、そのまま忘れてしまうことです。総務や勤怠担当は、月末にまとめて確認することが多いので、あとで差し戻しになると地味に面倒です。休んだ翌日に出社したらすぐ処理する、くらいが現実的です。

提出時に見られやすいポイント
・欠勤日が正しいか
・連続欠勤なら期間が明記されているか
・理由が空欄になっていないか
・診断書提出の要否が社内ルールに合っているか

欠勤届でよくあるミス

欠勤届はシンプルな書類ですが、急いで作る分だけミスも出やすいです。実際によくあるのは、次のようなパターンです。

ありがちなミス
・欠勤日を書いたが、何日分休むのかが曖昧
・理由が空欄、または「私用」だけで終わっている
・通院なのに半休か全休かがわからない
・引継ぎの必要があるのに備考がない
・社内ルールで必要な診断書欄を見落としている

個人的には、いちばん迷いやすいのは理由の書きすぎと、逆に短すぎることの境目です。細かく書けばいいわけでもなく、短すぎると確認が入る。ここは会社ごとの差もありますが、まずは簡潔に書いて、必要なら補足する流れのほうが扱いやすいと思います。

欠勤と有給休暇・欠席届の違い

検索では「欠勤届」と「欠席届」が混ざって見られることがありますが、一般的に会社で使うのは欠勤届、学校で使うことが多いのは欠席届です。また、有給休暇は休む点では同じでも、勤怠上の扱いが違います。

項目	主な使い方	補足
欠勤届	会社を休むとき	体調不良、通院、家庭の事情などで提出されることが多いです。
有給休暇申請	有給を使って休むとき	勤怠処理や給与計算で扱いが変わるため、欠勤届とは別書式の会社もあります。
欠席届	学校や研修などを休むとき	会社の欠勤届とは用途が少し違います。

よくある質問（FAQ）

欠勤届とは何ですか？

欠勤届は、会社を休むときに、欠勤日・理由・必要な補足事項を社内へ正式に伝えるための書類です。電話やチャットで先に連絡することはあっても、あとから書面やシステム入力で記録を残す運用はよくあります。

欠勤届の書き方で最低限必要な項目は何ですか？

一般的には、提出日、所属、氏名、欠勤日または欠勤期間、欠勤理由を入れます。会社によっては連絡先や備考欄、診断書の有無なども求められます。急いで書くと期間を書き忘れやすいので、その点は先に確認しておくと安心です。

欠勤届の理由はどう書けばいいですか？

理由は簡潔で十分です。「体調不良のため」「通院のため」「家庭の事情により」など、社内で必要な範囲にとどめて書くのが無難です。私的な事情を細かく書きすぎると、かえって扱いにくくなることもあります。

体調不良で休む場合、欠勤届にはどう書けばいいですか？

まずは「体調不良のため」で問題ないことが多いです。高熱や感染症の疑いなどで連続欠勤になる可能性があるなら、期間が未定であることを補足すると親切です。診断書が必要かどうかは、社内ルールを確認してください。

家庭の事情で休むときも欠勤届は出せますか？

はい、家庭の事情を理由に欠勤届を出すケースはあります。子どもの発熱、家族の付き添い、急な家庭対応などで使われます。内容を細かく書くより、「家庭の事情により」と簡潔にまとめるほうが通しやすい場面もあります。

欠勤届は当日に提出しても大丈夫ですか？

当日連絡のあと、後日提出でも問題ない会社は多いです。ただし、勤怠締めや給与計算前に必要になることがあるため、出社後なるべく早く提出したほうが安心です。連絡だけで終わったと思っていたら、あとで差し戻しになることもあります。

欠勤届と有給休暇申請は何が違いますか？

どちらも休みの申請ですが、勤怠や給与上の扱いが違います。有給休暇は有給として処理されますが、欠勤は無給または別の扱いになることがあります。会社によっては書式自体が分かれているため、提出先の運用に合わせる必要があります。

パートやアルバイトでも欠勤届は必要ですか？

必要かどうかは勤務先のルールによりますが、パートやアルバイトでも欠勤届の提出を求める職場はあります。特にシフト制の現場では、勤怠の記録を残すために書類やシステム入力が必要になることがあります。

欠勤届と欠席届の違いは何ですか？

一般的に、欠勤届は会社での勤怠書類、欠席届は学校や研修などで使うことが多い書類です。似た言葉ですが用途は少し違います。会社向けの書式を探している場合は、「欠勤届」で探したほうが合うテンプレートを見つけやすいです。

まとめ

欠勤届は、難しい文章を書く書類ではありません。大事なのは、いつ休むのか、なぜ休むのか、必要な連絡事項がそろっているかです。実務では、文面を整えることより、抜けなく早く出せることのほうが助かる場面が多いです。

とくに迷いやすいのは、理由の書き方と提出のタイミングです。このページのテンプレートを土台にして、体調不良、通院、家庭の事情など、自分のケースに合う表現へ短く直して使ってみてください。細かく書きすぎず、でも必要な項目は落とさない。このくらいが、いちばん使いやすいはずです。

この記事を書いた人

ビズルート編集部（山中恵）

中小企業の現場で実際に求められる業務効率化を支援する、株式会社エクシアのWebメディアチームです。私たちは20年以上にわたり、ITツールの導入支援や書類作成の自動化に取り組んできました。

その経験を活かし、「役立つテンプレート」や「書類作成のコツ」をわかりやすく紹介しています。

現場で培った実務知識をもとに、中小企業や個人事業主の方々が日々の業務を効率化できるようサポートしています。著者プロフィール詳細