欠勤届をすぐ使いたい方へ
朝に急に熱が出た日や、通院・家庭の事情で出社できなくなった日に、そのまま使いやすい欠勤届テンプレートです。Word形式なので、会社名や部署名、欠勤理由を入れ替えて使えます。
このページでは、欠勤届の書き方、理由の例文、届出欠勤の意味、有給休暇や欠席届との違いまでまとめています。
欠勤届は、会社を休むときに欠勤日・理由・連絡先・必要な補足を社内へ正式に伝えるための書類です。実際には、先に電話やチャットで連絡を入れて、あとから書面を提出する流れもよくあります。
月末の勤怠締めや給与計算の前に確認されることも多いので、文章が短くても、必要な項目がそろっていることが大事です。逆に、理由を細かく書きすぎると扱いにくいこともあります。まずは簡潔に、必要があれば口頭や別連絡で補足するくらいが使いやすいです。
このページでわかること
- Wordで使える欠勤届テンプレート
- 体調不良、通院、家庭の事情などの理由例文
- 欠勤届の基本的な書き方
- 届出欠勤とは何か
- 提出のタイミングと、よくある書き漏れ
- 有給休暇や欠席届との違い
欠勤届テンプレート（Word形式・無料）
シンプルなレイアウトの欠勤届です。項目は「期間」「理由」「緊急連絡先」「備考」となっており、どの会社でも使いやすい形式です。欠勤日が1日だけの場合も、複数日になる場合も使えます。
こちらは表組み形式で、項目ごとに整理されたフォーマットです。社内提出用として見やすく、備考欄には医師の診断書や証明書の有無、引き継ぎ事項なども記載できます。
テンプレートを選ぶときの見方
- 1日だけ休むのか、複数日休むのか
- 欠勤理由を短く書ける書式か
- 上司確認欄や連絡先欄が必要か
- 診断書提出欄など、社内運用に合うか
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ユーザー登録なしで、ブラウザ上で入力・編集し、そのまま提出用PDFを作成できます。
※入力内容は端末内（ブラウザ）に保存され、外部サーバーへ送信しません。
欠勤届の理由例文
欠勤届の理由は、長く書きすぎる必要はありません。社内で確認する人が「なぜ休むのか」「何日休むのか」「引き継ぎが必要か」を見れば分かるくらいで十分です。
ただ、短すぎても確認が入ります。たとえば「私用」だけだと、会社によってはもう少し具体的に聞かれることがあります。迷ったときは、次のような表現をもとに、会社のルールに合わせて少し直すと使いやすいです。
| 欠勤理由 | 書き方の例 | 補足するとよいこと |
|---|---|---|
| 体調不良 | 体調不良のため、本日欠勤いたします。 | 復帰見込みが未定なら「状況が分かり次第連絡します」と添えると親切です。 |
| 発熱 | 発熱のため、本日欠勤いたします。 | 感染症の可能性がある場合は、受診予定や診断書の有無を確認します。 |
| 通院 | 通院のため、午前半日欠勤いたします。 | 半日か終日かをはっきり書くと、勤怠処理がしやすくなります。 |
| 家庭の事情 | 家庭の事情により、本日欠勤いたします。 | 詳細を書きすぎず、必要があれば口頭で補足する形でもよいでしょう。 |
| 子どもの体調不良 | 子どもの体調不良により付き添いが必要なため、欠勤いたします。 | 翌日以降も休む可能性があれば、その見込みも一言添えます。 |
| 忌引き | 親族の葬儀参列のため、欠勤いたします。 | 会社の慶弔休暇制度がある場合は、欠勤ではなく別申請になることがあります。 |
欠勤届の書き方
欠勤届の書き方で迷いやすいのは、「理由をどこまで書くか」と「何を最低限入れるか」です。凝った表現は要りません。社内で確認する人が、ひと目で内容を追えることが先です。
基本項目
欠勤届には、一般的に次の項目を入れます。
- 提出日
- 所属部署、氏名
- 欠勤日、または欠勤期間
- 欠勤理由
- 緊急連絡先
- 引き継ぎや補足があればその内容
ここでありがちなのが、「4月21日 欠勤」だけ書いて終わってしまうことです。これだと、終日休みなのか、午前だけなのか、翌日以降も続く可能性があるのかが見えません。実務では、見る側が迷わない書き方のほうが通りやすいです。
理由の書き方
欠勤理由は、私的な事情を細かく書けばよいわけではありません。社内で必要な範囲にとどめて、簡潔にまとめるのが無難です。
たとえば体調不良なら「体調不良のため」、通院なら「通院のため」、家庭の事情なら「家庭の事情により」で通る会社も多いです。病名や家庭内の事情まで細かく書くかどうかは、会社のルールや上司への共有範囲に合わせます。
理由を書くときの考え方
- 社内処理に必要な範囲で書く
- 病名や家庭事情を細かく書きすぎない
- 半休か全休かを明確にする
- 連続欠勤の可能性がある場合は補足する
- 引き継ぎがある場合は備考欄に一文入れる
そのまま参考にしやすい記入例
記入例
提出日：2026年4月21日
所属：営業部
氏名：山田 太郎
欠勤日：2026年4月21日
理由：体調不良のため
備考：緊急の連絡は携帯電話へお願いいたします。担当案件は○○様のみ、午前中に課内共有済みです。
引き継ぎが必要な仕事を持っている場合は、備考欄に一文あるだけでも印象が変わります。月末処理、来客対応、締切案件などがある人は、そこを一言添えると現場が動きやすいです。
届出欠勤とは
届出欠勤とは、会社に事前または事後に連絡・申請をしたうえで、勤務日に休む扱いになる欠勤のことです。無断で休む「無断欠勤」とは違い、会社側が欠勤日や理由を把握している状態です。
ただし、届出をしていても有給休暇とは扱いが異なります。会社の勤怠ルールによっては、欠勤控除の対象になることがあります。給与計算や勤怠締めに関係するため、欠勤届や勤怠システムで記録を残す運用が多いです。
届出欠勤で確認されやすいこと
- 欠勤日または欠勤期間
- 欠勤理由
- 会社への連絡が済んでいるか
- 有給休暇や特別休暇ではなく欠勤扱いでよいか
- 診断書や証明書の提出が必要か
欠勤届が必要になるケースと、連絡だけでよいケース
欠勤届が必要かどうかは、会社ごとの就業規則や勤怠ルールで変わります。体調不良で当日欠勤する場合、まずは電話やチャットで上司へ連絡し、そのあと勤怠締めまでに欠勤届を出す運用もあれば、システム申請だけで済む会社もあります。
現場感としては、連絡だけで終わると思っていたら、あとで総務から書類提出を求められることが割とあります。特に月末、給与計算の前、パートやアルバイトの勤怠確認が入る時期は、口頭連絡だけでは処理しにくいですね。
欠勤届が出番になりやすい場面
- 体調不良で当日出社できないとき
- 通院や検査で半日または1日休むとき
- 家族の看病、子どもの発熱など家庭の事情があるとき
- 忌引きや急な私用で勤怠記録を残しておきたいとき
- パート・アルバイトのシフト欠勤を記録したいとき
欠勤届を提出するタイミングとマナー
欠勤届は、欠勤がわかった時点でまず連絡を入れ、その後できるだけ早く提出するのが基本です。当日の朝に休むことが決まったなら、先に電話やチャットで連絡し、出社後または指定された方法で書類を出します。
ここで詰まりやすいのが、「連絡したから提出は後でいいだろう」と思って、そのまま忘れてしまうことです。総務や勤怠担当は、月末にまとめて確認することが多いので、あとで差し戻しになると地味に面倒です。休んだ翌日に出社したらすぐ処理する、くらいが現実的です。
提出時に見られやすいポイント
- 欠勤日が正しいか
- 連続欠勤なら期間が明記されているか
- 理由が空欄になっていないか
- 半日欠勤か終日欠勤かがわかるか
- 診断書提出の要否が社内ルールに合っているか
欠勤届でよくあるミス
欠勤届はシンプルな書類ですが、急いで作る分だけミスも出やすいです。実際によくあるのは、次のようなパターンです。
ありがちなミス
- 欠勤日を書いたが、何日分休むのかが曖昧
- 理由が空欄、または「私用」だけで終わっている
- 通院なのに半休か全休かがわからない
- 引き継ぎの必要があるのに備考がない
- 社内ルールで必要な診断書欄を見落としている
個人的には、いちばん迷いやすいのは理由の書きすぎと、逆に短すぎることの境目です。細かく書けばいいわけでもなく、短すぎると確認が入る。ここは会社ごとの差もありますが、まずは簡潔に書いて、必要なら補足する流れのほうが扱いやすいと思います。
欠勤と有給休暇・欠席届の違い
検索では「欠勤届」と「欠席届」が混ざって見られることがありますが、一般的に会社で使うのは欠勤届、学校や研修で使うことが多いのは欠席届です。また、有給休暇は休む点では同じでも、勤怠上の扱いが違います。
| 項目 | 主な使い方 | 補足 |
|---|---|---|
| 欠勤届 | 会社を休むとき | 体調不良、通院、家庭の事情などで提出されることが多いです。 |
| 有給休暇申請 | 有給を使って休むとき | 勤怠処理や給与計算で扱いが変わるため、欠勤届とは別書式の会社もあります。 |
| 欠席届 | 学校や研修などを休むとき | 会社の欠勤届とは用途が少し違います。 |
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よくある質問（FAQ）
欠勤届とは何ですか？
欠勤届は、会社を休むときに、欠勤日・理由・必要な補足事項を社内へ正式に伝えるための書類です。電話やチャットで先に連絡することはあっても、あとから書面やシステム入力で記録を残す運用はよくあります。
欠勤届の書き方で最低限必要な項目は何ですか？
一般的には、提出日、所属、氏名、欠勤日または欠勤期間、欠勤理由を入れます。会社によっては連絡先や備考欄、診断書の有無なども求められます。急いで書くと期間を書き忘れやすいので、その点は先に確認しておくと安心です。
欠勤届の理由はどう書けばいいですか？
理由は簡潔で十分です。「体調不良のため」「通院のため」「家庭の事情により」など、社内で必要な範囲にとどめて書くのが無難です。私的な事情を細かく書きすぎると、かえって扱いにくくなることもあります。
体調不良で休む場合、欠勤届にはどう書けばいいですか？
まずは「体調不良のため」で問題ないことが多いです。高熱や感染症の疑いなどで連続欠勤になる可能性があるなら、期間が未定であることを補足すると親切です。診断書が必要かどうかは、社内ルールを確認してください。
家庭の事情で休むときも欠勤届は出せますか？
はい、家庭の事情を理由に欠勤届を出すケースはあります。子どもの発熱、家族の付き添い、急な家庭対応などで使われます。内容を細かく書くより、「家庭の事情により」と簡潔にまとめるほうが通しやすい場面もあります。
届出欠勤とは何ですか？
届出欠勤とは、会社に連絡や申請をしたうえで、勤務日に休む扱いになる欠勤のことです。無断欠勤とは違い、会社側が欠勤日や理由を把握している状態です。ただし、有給休暇とは扱いが異なるため、会社によっては欠勤控除の対象になることがあります。
欠勤届は当日に提出しても大丈夫ですか？
当日連絡のあと、後日提出でも問題ない会社は多いです。ただし、勤怠締めや給与計算前に必要になることがあるため、出社後なるべく早く提出したほうが安心です。連絡だけで終わったと思っていたら、あとで差し戻しになることもあります。
パート・アルバイトの欠勤届はどう書けばいいですか？
パート・アルバイトの場合も、基本は社員と同じです。欠勤日、勤務予定だった時間、理由、連絡先を書きます。シフト制の職場では、代わりに入る人や引き継ぎの有無が確認されやすいので、備考欄に「本日のシフトについては店長へ連絡済みです」など一文を添えると処理しやすいです。
欠勤届と有給休暇申請は何が違いますか？
どちらも休みの申請ですが、勤怠や給与上の扱いが違います。有給休暇は有給として処理されますが、欠勤は無給または別の扱いになることがあります。会社によっては書式自体が分かれているため、提出先の運用に合わせる必要があります。
欠勤届と欠席届の違いは何ですか？
一般的に、欠勤届は会社での勤怠書類、欠席届は学校や研修などで使うことが多い書類です。似た言葉ですが用途は少し違います。会社向けの書式を探している場合は、「欠勤届」で探したほうが合うテンプレートを見つけやすいです。
まとめ
欠勤届は、難しい文章を書く書類ではありません。大事なのは、いつ休むのか、なぜ休むのか、必要な連絡事項がそろっているかです。実務では、文面を整えることより、抜けなく早く出せることのほうが助かる場面が多いです。
とくに迷いやすいのは、理由の書き方と提出のタイミングです。このページのテンプレートを土台にして、体調不良、通院、家庭の事情など、自分のケースに合う表現へ短く直して使ってみてください。細かく書きすぎず、でも必要な項目は落とさない。このくらいが、いちばん使いやすいはずです。
