アルバイト・パートの勤怠管理表を、Excelで5種類用意しました。どれも無料で、登録なしでダウンロードできます。
実働時間だけを出す基本の表から、深夜時間を自動で分ける表、店舗別に人件費の目安を出す表まであります。印刷はA4です。
5種類の違い（入力するもの・自動で出るもの）
スマートフォンでは、表を横にスクロールして確認できます。
| テンプレート | 入力するもの | 自動で出るもの | 含まないもの |
|---|---|---|---|
| 01 日次シンプル型 | 日付・氏名・出退勤・休憩 | 実働時間、全員分の合計 | 人ごとの合計、金額 |
| 02 月次集計型 | 人ごとの月の時間・時給 | 総労働時間、支給額の概算 | 深夜・休日の割増、手当・控除 |
| 03 シフト併用型 | 予定と実績の出退勤・休憩 | 実働、遅刻・早退の分数、人ごとの回数 | 金額 |
| 04 時間帯別管理型 | 出退勤・休憩・深夜帯の休憩 | 実働、深夜時間、人ごとの合計 | 金額 |
| 05 店舗・部署別管理型 | 店舗・部署・出退勤・休憩・時給 | 実働、概算額、店舗別・部署別の合計 | 割増 |
手元の記録が時刻なら01・03・04・05、月の合計時間だけなら02。この分け方がいちばん単純だと思います。入力するのは白い欄だけで、灰色の列は自動計算です。
各テンプレートの仕様と、この表ならではの判断
01 日次シンプル型（出退勤と実働時間）
上の欄に出るのは、出勤件数（延べ）と全員分の合計時間です。人ごとの月合計は出ないので、スタッフが3人を超えるなら氏名別の集計がある03か04が楽です。
休憩は法律の基準と見比べてください。労働時間が6時間を超える日は45分以上、8時間を超える日は1時間以上が必要です。6時間ちょうどのシフトなら休憩なしでもかまいません。ただ、10分延びると45分の休憩が要ります。休憩「0:00」の日は、実働が6時間を超えていないか見ておくと安心です。
02 月次集計型（時給計算・支給額の概算）
1人1行で、月末の時給計算に使う表です。時間は「7時間30分→7.5」のように小数で入れます。割増率は初期値1.25で、上の欄で変えられます。
時間の欄は「通常時間（割増なし）」と「法定時間外（割増あり）」の2つです。時間外の割増（25%以上）が法律で要るのは、1日8時間・週40時間を超えた分。所定4時間のパートが6時間働いても、その週が40時間以内なら増えた2時間は通常時間に入ります。所定を超えたら全部1.25倍、と考えてしまいやすいところです。
なお、常時10人未満の小売店や飲食店などは、週の上限が44時間になる特例があります。変形労働時間制を使っている職場も基準が変わるので、就業規則とあわせて振り分けてください。
深夜・法定休日の割増、月60時間を超えた分、手当や控除は入りません。1円未満は四捨五入です。
03 シフト併用型（予定と実績・遅刻早退）
予定より1分でも遅れれば遅刻1回、1分でも早く帰れば早退1回です。厳しめの数え方なので、電車の遅れなど事情がある日は備考に理由を書いておくと、月末の確認が早く済みます。
前の版は、夜から翌朝にかけてのシフトで判定がずれていました。今回直しています。退勤が翌日でも「2:00」と時刻をそのまま入れてください。実績が空欄の行は数えないので、シフトだけ先に入れても回数は増えません。予定と実績が12時間以上ずれた日は判定できないため、手で確かめてください。
04 時間帯別管理型（深夜時間を自動区分）
深夜の時間には、時給の25%以上を上乗せして払う決まりがあります。この表で判断が要るのは休憩です。22時〜5時に取った休憩を引かないと、深夜時間が多めに出てしまいます。
そこで「うち深夜の休憩」の欄を別に作りました。20時〜翌6時の勤務で2時から1時間休んだなら、休憩1:00・うち深夜1:00。結果は実働9時間、うち深夜6時間です。
前の版の「早朝」欄は外しました。法律で割増が決まっているのは22時〜5時だけで、早朝手当を出すかどうか、何時からを早朝とするかは会社ごとに違うためです。金額は出しません。割増分は深夜時間×時給×0.25が目安で、法定時間外と重なる時間は合わせて1.5倍以上になります。
05 店舗・部署別管理型（拠点ごとの時間と金額）
店舗名と部署名は、上の集計表に先に登録します。明細ではプルダウンから選ぶだけです。
プルダウンにしたのは、集計が一字一句同じ名前しか拾わないからです。「駅前店」と「駅前 店」は別物になり、登録していない表記はどの合計にも入りません。集計表の合計と明細の上の「明細合計」がずれたら、まず表記ゆれを疑ってください。時給は行ごとに入れるので、月の途中で上がっても困りません。
どの表でも気をつけたいこと
計算は1分単位です。日々の労働時間を15分単位などで切り捨てるのは、働いた分の賃金を払わないことになるので認められていません。1か月の時間外・休日・深夜それぞれの合計なら、30分未満の切り捨てと30分以上の1時間への切り上げが認められています。
タイムカードや出勤簿など、出退勤の記録は労働基準法で5年間（当面は3年間）の保存が求められます。月ごとにファイルを分け、「2026年04月_勤怠」のような名前で残すと探しやすいです。
よくある質問
行が足りなくなったらどうすればよいですか？
時給が月の途中で変わったときは？
スマートフォンでも入力できますか？
打刻漏れの確認や店舗ごとの集計は、スタッフが多いほど月末の時間を取られます。スマホで打刻したい、承認までまとめたいという段階なら、クラウド勤怠への移行も考えてよい時期です。
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まとめ
深夜勤務がある職場なら、04で深夜時間を出してから給与計算に回すと、割増のもれに気づきやすくなります。どの表も、手当や控除まで含めた最終的な給与額は出しません。給与明細は勤怠の数字をもとに別に作ってください。
