退会届は、そう何度も書く書類ではありません。だから、いざ必要になった朝に「これ、何を書けばいいんだろう」と手が止まりがちです。
このページでは、協会・団体向けの会員退会届、PTA退会届、習い事の退会届、脱会届をWord・Excel形式でまとめました。月末の会費締め前、事務局へ郵送する前、教室に退会を伝える前など、すぐ直して使いやすい形にしています。
中小企業や自治体向けの書類を見てきた中で、会議室の長机に紙を広げて、その場で言い回しを直すことが何度もありました。今回のテンプレートも、そういう実務の中で通りやすかった書き方をもとにしています。
退会届テンプレートを用途別に選ぶ
退会届は、提出先によって少しだけ書き方が変わります。全部を一から作るより、近い用途のテンプレートを選んで、宛名・退会日・理由だけ直す方が早いです。
| 用途 | 向いているテンプレート | 使う場面 | 形式 |
|---|---|---|---|
| 協会・団体・法人会 | 会員退会届 | 会員番号や所属がある団体を退会するとき | Word・Excel |
| PTA | PTA退会届 | 学校・PTA会長・担任宛てに提出するとき | Word・Excel |
| 習い事・教室 | 習い事の退会届 | ピアノ教室、英会話、スポーツクラブなどを退会するとき | Word・Excel |
| 団体・組合・会 | 脱会届 | 規約や会則で「脱会」と書かれている団体を抜けるとき | Word・Excel |
| 自治会・町内会 | 自治会・町内会退会届 | 会費、回覧板、当番、名簿整理が関係するとき | 別ページで紹介 |
退会届テンプレート
ここでは、Word・Excel形式の退会届テンプレートを紹介します。Word版は文面を整えて印刷したいとき、Excel版は項目欄や表を増やして管理しながら使いたいときに向いています。
会員退会届
協会、団体、法人会、同窓会、任意団体などを退会するときに使いやすい会員退会届です。退会届の中ではいちばん汎用性があります。
事務局側では、氏名だけだと同姓同名の会員を探しにくいことがあります。特に法人会や協会では、会員番号、会社名、所属支部を入れておくと処理が早いです。月末の会費処理前に出すなら、退会日も「〇年〇月末日」と具体的に書いておく方があとで揉めにくいです。
協会なら「会員番号」「所属支部」、法人会なら「会社名」「担当者名」、同窓会なら「卒業年度」などを足すと使いやすくなります。
退会理由は「一身上の都合により」で通ることが多いです。法人会や業界団体では、「業務上の都合により」としても自然です。
PTA退会届
PTAの退会で最初に迷いやすいのは、出す相手です。PTA会長なのか、学校長なのか、担任の先生なのか。学校によって窓口が違うので、転校してきたばかりの時期だと余計にわかりにくいです。
このテンプレートは、宛名や学校名を直して使える形にしています。児童氏名、学年、組、保護者氏名を入れておくと、学校側でも確認しやすくなります。紙で出す場合は、封筒に入れる前に宛名だけもう一度見るのがおすすめです。ここ、意外と間違えます。
学校名、学年、組、担任名、児童氏名の欄を入れると、小学校・中学校どちらでも使いやすくなります。
PTAは退会後も保護者同士の関係が続くことがあります。文末に「これまでの活動に感謝申し上げます」などを一文添えておくと、少しやわらかい印象になります。
習い事の退会届
「口頭では伝えたけれど、紙でも残しておきたい」「月謝の引き落としを止めてほしい」「個人情報も整理してほしい」こういう場面で使いやすい退会届です。
習い事は、先生や受付の方と顔を合わせることが多いので、言い方に少し気を使います。退会理由を細かく書かなくても、退会希望日とお礼が入っていれば、だいたいは伝わります。私なら、月謝の締め日だけ先に確認してから日付を入れます。ここで1か月ずれると、ちょっと痛いです。
ピアノ教室なら「受講者氏名」「コース名」「月謝の引き落とし口座」、スポーツクラブなら「会員番号」「会員カード返却の有無」を入れると、そのまま提出しやすくなります。
退会理由は「家庭の事情」「転居」「仕事・学校の都合」くらいで十分です。細かく書きすぎるより、退会希望日をはっきり書く方が実務では助かります。
脱会届
団体、組合、会、サークルなどで「退会」ではなく「脱会」という言葉を使う場合のテンプレートです。会則や規約に「脱会」「脱退」と書かれている団体では、こちらの方が文面になじみます。
退会届と大きく変わるわけではありません。ただ、団体色が少し強くなるので、「これまでのご厚情に感謝申し上げます」のような一文を入れておくと収まりがいいです。担当者側から見ても、事務的すぎないので扱いやすい印象になります。
団体名、会員番号、所属支部、脱会日を入れておくと、事務局側で確認しやすくなります。
「脱退届」として使いたい場合は、タイトルと本文の「脱会」を「脱退」に置き換えるだけでも使えます。組合や団体では「脱退」という表現の方が合うことがあります。
用途別の退会届テンプレート
退会届・脱会届・脱退届の違い
退会届、脱会届、脱退届は、どれも「所属している会や団体をやめる」ための書類です。ただ、使われる場面が少し違います。提出先の会則や案内文に合わせると自然です。
| 書類名 | 使われやすい場面 | 文面の例 |
|---|---|---|
| 退会届 | 会員サービス、PTA、習い事、団体など | 一身上の都合により、退会いたします。 |
| 脱会届 | 会、サークル、協会、任意団体など | 一身上の都合により、貴会を脱会いたします。 |
| 脱退届 | 組合、団体、会則で「脱退」と表記される組織 | 一身上の都合により、貴組合を脱退いたします。 |
退会届の書き方
団体によっては、最初から決まった用紙が配られていることがあります。その場合は、その書式に合わせれば問題ありません。指定がない場合は、下の項目を入れておけば、ひとまず書類として通しやすい形になります。
- 提出日
書類を出す日を書きます。退会日とは別になることが多いです。この2つを同じ日だと思い込んで、翌月分まで会費が引き落とされた、という話は珍しくありません。月末や締め日の近くは、特に見落としやすいところです。 - 件名
「退会届」「会員退会届」「脱会届」など、提出先に合わせて書きます。会則に書かれている言葉に合わせると迷いません。 - 宛先
団体・組織名あてには「御中」、代表者や担当者あてには「様」を使います。迷う場合は「〇〇会 会長 △△様」のように、団体名と個人名を併記すると収まりがいいです。 - 氏名・住所・連絡先
氏名だけだと確認に時間がかかる場合があります。住所、電話番号、メールアドレス、会員番号などを入れておくと、退会後の確認もしやすくなります。 - 退会日・退会希望日
退会したい日を記載します。月会費がある場合は、「〇年〇月末日をもって退会」と書くと伝わりやすいです。 - 退会理由
理由を細かく書かなくても、「一身上の都合」で通ることが多いです。今後も顔を合わせる相手なら、「転居のため」「家庭の事情のため」くらいを一言添えると、やり取りがやわらかくなります。 - 署名・押印
氏名の横に押印するか、手書きでサインします。団体から押印の指定がある場合は、その案内に合わせます。
退会理由の例文
退会理由で手が止まる人は多いです。画面の前でカーソルだけ点滅している、あの感じですね。実際には、長く説明しなくても通るケースがほとんどです。
| 場面 | 退会理由の例文 |
|---|---|
| 理由を詳しく書きたくない | 一身上の都合により、退会いたします。 |
| 協会・法人会 | 業務上の都合により、退会させていただきます。 |
| 習い事・教室 | 仕事の都合により、継続が難しくなったため退会いたします。 |
| PTA | 家庭の事情により、今後の活動参加が難しいため退会いたします。 |
| 転居 | 転居に伴い、退会いたします。 |
| 体調面 | 体調面の事情により、今後の参加が難しくなったため退会いたします。 |
| 脱会届 | 一身上の都合により、貴会を脱会いたします。 |
| 脱退届 | 一身上の都合により、貴組合を脱退いたします。 |
退会届の例文
退会届の本文は、まず退会したい意思が伝われば形になります。かしこまりすぎた文にしなくても、下のように書けば使いやすいです。
会員退会届の例文
私は、一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもって貴会を退会いたします。
これまでのご指導、ご厚情に深く感謝申し上げます。
退会にあたり、会費の精算や返却物等がございましたら、ご連絡くださいますようお願いいたします。
令和〇年〇月〇日
会員番号 〇〇〇〇
住所 〇〇県〇〇市〇〇
氏名 〇〇 〇〇
PTA退会届の例文
私は、家庭の事情により、令和〇年〇月〇日をもってPTAを退会いたします。
これまでの活動におきましては、皆様に大変お世話になりました。
今後の手続きにつきまして、ご案内いただけますと幸いです。
令和〇年〇月〇日
〇年〇組
児童氏名 〇〇 〇〇
保護者氏名 〇〇 〇〇
習い事退会届の例文
私は、仕事の都合により、令和〇年〇月末日をもって退会いたします。
これまでご指導いただき、ありがとうございました。
退会に伴う月謝の精算、会員情報の取り扱いについてご確認くださいますようお願いいたします。
令和〇年〇月〇日
受講者氏名 〇〇 〇〇
連絡先 〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
脱会届の例文
私は、このたび一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもって貴会を脱会いたします。
これまでのご厚情に深く感謝申し上げます。
脱会にあたり、所定の手続きがございましたらご案内くださいますようお願いいたします。
令和〇年〇月〇日
住所 〇〇県〇〇市〇〇
氏名 〇〇 〇〇
脱退届の例文
私は、一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもって貴組合を脱退いたします。
これまで大変お世話になりました。
脱退に伴う会費、提出物、返却物等がございましたら、ご連絡くださいますようお願いいたします。
令和〇年〇月〇日
会員番号 〇〇〇〇
住所 〇〇県〇〇市〇〇
氏名 〇〇 〇〇
メールで退会を伝える例文
退会届を紙で出す前に、メールで先に連絡する場面もあります。特に習い事や会員サービスでは、メールだけで済むこともあります。
〇〇〇〇 御中
お世話になっております。
会員番号〇〇〇〇の〇〇〇〇です。
一身上の都合により、令和〇年〇月末日をもって退会したくご連絡いたしました。
退会手続きにあたり、提出書類や返却物がございましたらご案内ください。
これまで大変お世話になりました。
どうぞよろしくお願いいたします。
氏名：〇〇〇〇
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
退会届でよくあるミス
「退会届を出したのに、翌月も会費が落ちた」「宛名が違っていて差し戻された」こういう話は、思っているよりあります。派手なミスではなく、日付や宛名の小さな抜けが原因になりがちです。
提出日は書類を出す日、退会日は会員資格を終える日です。この2つを同じ意味で書いてしまうと、翌月分の会費が発生することがあります。
対応：
本文には「令和〇年〇月末日をもって退会」と書き、署名欄には提出日を書きます。月会費がある場合は、締め日も確認しておくと安心です。
団体名に「様」、個人名に「御中」を付けてしまうミスはよくあります。細かいところですが、書類の印象に出ます。
対応：
団体名や部署名には「御中」、個人名には「様」を使います。代表者名がわかる場合は「〇〇会 会長 △△様」と書くと自然です。
協会や法人会、スポーツクラブでは、会員番号がないと確認に時間がかかります。担当者が名簿を探すところから始まるので、処理が遅れやすいです。
対応：
会員番号、所属支部、会社名、コース名など、相手が照合しやすい情報を入れておきます。
退会したあとも、メルマガや郵送物が届き続けることがあります。口頭だけで済ませたときほど起きやすいです。
対応：
退会届の末尾に「名簿およびメール配信リストからの削除をお願いいたします」と一文添えておくと、あとで何度も連絡せずに済みます。
退会届と退会願の違い
退会届と退会願は似ていますが、扱いが少し違います。退会届は「退会します」と届け出る文書、退会願は「退会を認めてください」と願い出る文書です。
| 項目 | 退会届 | 退会願 |
|---|---|---|
| 意味 | 退会することを届け出る文書 | 退会の承認を求める文書 |
| 使う場面 | 届出だけで退会できる団体、習い事、会員サービスなど | 承認制の団体、規約で承認が定められている組織など |
| 文面 | 退会いたしますのでお届けします。 | 退会いたしたく、お願い申し上げます。 |
| 迷ったとき | 案内に「退会届」とあればこちら | 会則に「承認」「許可」とあればこちら |
退会届に入れておく項目チェックリスト
提出前に、下の項目をざっと確認しておくと、差し戻しを減らせます。夜に急いで印刷したときほど、日付や宛名を見落としがちです。
- 提出日
- 宛先
- 件名（退会届・会員退会届・脱会届など）
- 退会日または退会希望日
- 退会理由
- 氏名
- 住所・連絡先
- 会員番号・所属支部・会社名など
- 返却物や会費精算の確認文
- 個人情報の削除依頼
- 署名または押印
個人情報の削除依頼を入れたい場合
退会したはずなのに、しばらくしてメルマガや郵送物が届くことがあります。名簿や会員管理システムへの反映が漏れていることが多く、口頭だけだと特に起きやすいです。
退会届に一文入れておくと、後から連絡する手間を減らせます。
もう少し丁寧にするなら、次のように書きます。
よくある質問
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