退会届は、そう何度も書く機会がある書類ではありません。だからこそ、いざ必要になった日の朝に「これ、何を書けばいいんだろう」と手が止まる人は多いです。
このページでは、協会・団体向けの会員退会届、PTA退会届、習い事の退会届、脱会届をWord・Excel形式でまとめました。月末の会費締め前、事務局へ郵送する前、教室に退会を伝える前など、そのまま直して使える形にしています。
中小企業や自治体向けの書類を数多く見てきましたが、会議室の長机に紙を広げて、その場で言い回しを直すことが何度もありました。今回のテンプレートも、そうした実務の中で通りやすかった書き方を土台にしています。
退会届テンプレートを用途別に選ぶ
退会届は、提出先によって少しだけ書き方が変わります。一から作るより、近い用途のテンプレートを選び、宛名・退会日・理由だけ直す方が早く済みます。
| 用途 | 向いているテンプレート | 使う場面 | 形式 |
|---|---|---|---|
| 協会・団体・法人会 | 会員退会届 | 会員番号がある団体を退会するとき | Word・Excel |
| PTA | PTA退会届 | PTA会長宛に、児童の情報とあわせて提出するとき | Word・Excel |
| 習い事・教室 | 習い事の退会届 | ピアノ教室、英会話、スポーツクラブなどを退会するとき | Word・Excel |
| 団体・組合・会 | 脱会届 | 会則に「脱会」と書かれている団体を抜けるとき | Word・Excel |
| 自治会・町内会 | 自治会・町内会退会届 | 会費、回覧板、当番、名簿整理が関係するとき | 別ページで紹介 |
退会届テンプレート
Word・Excel形式の退会届テンプレートを紹介します。中身はどちらも同じ文面なので、印刷して手直ししたいならWord版、項目欄を増やして管理したいならExcel版が向いています。
会員退会届
協会、団体、法人会、同窓会など、会員番号で管理されている団体を退会するときに使いやすいテンプレートです。
このテンプレートは、あて先を「会長殿」とするシンプルな作りになっています。氏名の横に会員No.の記入欄があり、本文にはあらかじめ「会員名簿からの削除、および今後の会報等の停止手続きをお願いいたします」という一文が入っています。退会後にメルマガや会報が届き続けるのを防ぎたい人にとって、これは地味に助かる部分です。わざわざ書き足す必要がありません。
記入項目は、退会年月日・退会理由・備考の3つだけ。住所欄は用意されていないので、団体側から住所も必要と言われた場合は、氏名の下に一行足すとおさまりがいいです。
協会や法人会で所属支部・会社名を管理している場合は、会員No.の欄の近くに「所属支部」「会社名」を書き足すと使いやすくなります。同窓会であれば「卒業年度」を足すのもおすすめです。いずれも元の書式にはない項目なので、必要に応じて追加してください。
退会理由は「一身上の都合により」で通ることがほとんどです。法人会や業界団体なら「業務上の都合により」としても不自然ではありません。
PTA退会届
PTAの退会でまず迷いやすいのは、出す相手です。PTA会長宛なのか、学校長なのか、担任の先生なのか。窓口は学校によって違うので、転校してきたばかりの時期だと余計にわかりにくいものです。
このテンプレートは、PTA会長宛の文面になっています。記入項目は、退会者氏名・退会理由・退会日・在籍児童の学年組・在籍児童の氏名の5つ。退会理由の欄もあるので、児童の情報とあわせて一枚で伝えられる作りです。紙で出す前に、封筒の宛名だけもう一度見ておくと安心です。ここは意外と間違えやすいところです。
学校名や会長名の部分は、そのまま自分の学校に合わせて書き換えます。退会理由の欄には「家庭の事情により」「転居のため」くらいの短い言葉で十分伝わります。
PTAは退会したあとも保護者同士のつながりが続くことがあります。本文の最後に「これまでの活動に感謝申し上げます」のような一文を自分で足すと、少しやわらかい印象になります。
習い事の退会届
「口頭では伝えたけれど、紙でも残しておきたい」。習い事の退会は、こういう場面で使われることが多いです。
このテンプレートには、記入例としてあらかじめ受講者氏名「山田春樹」、会員No.「0200011」、保護者氏名「山田太郎」、住所「〇〇県〇〇市〇〇1-1-1」が入っています。本文も「誠に勝手ながら、このたび家庭の事情により〇月〇日をもって〔習い事名〕を退会させていただきます」というかたちで、退会理由まで一つの文章に組み込まれた作りです。空欄を埋めるというより、この記入例を自分の情報に置き換えるだけで仕上がるので、初めて書く人でも迷いにくいと思います。
月謝の引き落としを止めてほしい、個人情報を整理してほしいといった要望がある場合は、本文の最後に一文を足す形になります。テンプレート自体にその文言は入っていないので、必要な人だけ書き加えてください。
記入例の氏名・会員No.・住所を、自分の情報に置き換えるだけで使えます。ピアノ教室なら「コース名」、スポーツクラブなら「会員カード返却の有無」を書き足すと、より用途に合った形になります。
退会理由は、記入例のまま「家庭の事情」でも十分ですし、「転居」「仕事・学校の都合」に差し替えても自然です。
脱会届
団体、組合、会、サークルなどで「退会」ではなく「脱会」という言葉を使う場合のテンプレートです。会則や規約に「脱会」「脱退」と書かれている団体では、こちらの文面のほうがなじみます。
あて先は「〇〇会 会長 〇〇 〇〇 様」、本文は「私は、このたび一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもって貴会を脱会いたします」という形で、理由・退会日・お礼の言葉までひとまとまりになっています。「これまでのご指導、ご厚情に深く感謝申し上げます」という一文が入っているぶん、事務的になりすぎず、団体色のある文面としてそのまま使いやすい作りです。
団体名、会員番号、所属支部、脱会日は、自分の状況に合わせて書き換えるだけで使えます。
「脱退届」として使いたい場合は、タイトルと本文の「脱会」を「脱退」に置き換えれば、そのまま流用できます。組合や団体では、「脱退」という言葉のほうがしっくりくることもあります。
用途別の退会届テンプレート
退会届・脱会届・脱退届の違い
退会届、脱会届、脱退届は、どれも「所属している会や団体をやめる」ための書類です。ただ、使われる場面が少しずつ違います。提出先の会則や案内文に合わせるのが自然です。
| 書類名 | 使われやすい場面 | 文面の例 |
|---|---|---|
| 退会届 | 会員サービス、PTA、習い事、団体など | 一身上の都合により、退会いたします。 |
| 脱会届 | 会、サークル、協会、任意団体など | 一身上の都合により、貴会を脱会いたします。 |
| 脱退届 | 組合、団体、会則で「脱退」と表記される組織 | 一身上の都合により、貴組合を脱退いたします。 |
退会届の書き方
団体によっては、最初から決まった用紙が配られていることがあります。その場合は、その書式に合わせれば問題ありません。指定がない場合は、下の項目を入れておけば、ひとまず書類として通しやすい形になります。
- 提出日
書類を出す日を書きます。退会日とは別になることが多いです。この2つを同じ日だと思い込み、翌月分まで会費が引き落とされた、という話は珍しくありません。月末や締め日の近くは、特に見落としやすいところです。 - 件名
「退会届」「会員退会届」「脱会届」など、提出先に合わせて書きます。会則に書かれている言葉に合わせておけば迷いません。 - 宛先
団体・組織名あてには「御中」、代表者や担当者あてには「様」を使います。迷う場合は「〇〇会 会長 △△様」のように、団体名と個人名を並べて書くとおさまりがいいです。 - 氏名・住所・連絡先
氏名だけだと確認に時間がかかることがあります。住所、電話番号、メールアドレス、会員番号などを入れておくと、退会後の確認もしやすくなります。 - 退会日・退会希望日
退会したい日を書きます。月会費がある場合は、「〇年〇月末日をもって退会」とすると伝わりやすいです。 - 退会理由
理由を細かく書かなくても、「一身上の都合」で通ることが多いです。今後も顔を合わせる相手なら、「転居のため」「家庭の事情のため」くらいを一言添えると、やり取りがやわらかくなります。 - 署名・押印
氏名の横に押印するか、手書きでサインします。団体から押印の指定がある場合は、その案内に合わせます。
退会理由の例文
退会理由で手が止まる人は多いです。画面の前でカーソルだけ点滅している、あの感じですね。実際には、長く説明しなくても通るケースがほとんどです。
| 場面 | 退会理由の例文 |
|---|---|
| 理由を詳しく書きたくない | 一身上の都合により、退会いたします。 |
| 協会・法人会 | 業務上の都合により、退会させていただきます。 |
| 習い事・教室 | 仕事の都合により、継続が難しくなったため退会いたします。 |
| PTA | 家庭の事情により、今後の活動参加が難しいため退会いたします。 |
| 転居 | 転居に伴い、退会いたします。 |
| 体調面 | 体調面の事情により、今後の参加が難しくなったため退会いたします。 |
| 脱会届 | 一身上の都合により、貴会を脱会いたします。 |
| 脱退届 | 一身上の都合により、貴組合を脱退いたします。 |
退会届の例文
各テンプレートの本文は、実際にダウンロードして開くと下のような形になっています。イメージをつかんでから、自分の情報に置き換えてください。
会員退会届の例文
このたび貴会を退会いたしたく、下記のとおりお届けいたします。
つきましては、会員名簿からの削除および今後の会報等の停止手続きをお願いいたします。
記
１．退会年月日 令和〇年〇月〇日
２．退会理由 一身上の都合により
３．備考
令和〇年〇月〇日
会員No. 〇〇〇〇
氏名 〇〇 〇〇 ㊞
PTA退会届の例文
会長 〇〇 〇〇 殿
このたび、〇〇PTAを退会したく、下記のとおりお届けいたします。
記
退会者氏名 〇〇 〇〇
退会理由 家庭の事情により
退会日 令和〇年〇月〇日
在籍児童の学年組 〇年〇組
在籍児童の氏名 〇〇 〇〇
令和〇年〇月〇日
習い事退会届の例文
いつも〇〇（受講者名）がお世話になっております。
誠に勝手ながら、このたび家庭の事情により〇月〇日をもって〇〇教室を退会させていただきます。
今までお世話になり、ありがとうございました。これからも〇〇教室の発展をお祈りしております。
受講者氏名 〇〇 〇〇
会員No. 〇〇〇〇〇〇〇
保護者氏名 〇〇 〇〇 ㊞
住所 〇〇県〇〇市〇〇1-1-1
脱会届の例文
私は、このたび一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもって貴会を脱会いたします。
これまでのご指導、ご厚情に深く感謝申し上げます。
なお、脱会にあたり、所定の手続きがございましたらご案内くださいますようお願いいたします。
令和〇年〇月〇日
住所 〇〇県〇〇市〇〇
氏名 〇〇 〇〇 印
メールで退会を伝える例文
退会届を紙で出す前に、メールで先に連絡する場面もあります。特に習い事や会員サービスでは、メールだけで済むこともあります。
〇〇〇〇 御中
お世話になっております。
会員番号〇〇〇〇の〇〇〇〇です。
一身上の都合により、令和〇年〇月末日をもって退会したくご連絡いたしました。
退会手続きにあたり、提出書類や返却物がございましたらご案内ください。
これまで大変お世話になりました。
どうぞよろしくお願いいたします。
氏名：〇〇〇〇
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
退会届でよくあるミス
「退会届を出したのに、翌月も会費が落ちた」「宛名が違っていて差し戻された」。こういう話は、思っているよりよくあります。派手なミスというより、日付や宛名の小さな抜けが原因になりがちです。
提出日は書類を出す日、退会日は会員資格を終える日です。この2つを同じ意味で書いてしまうと、翌月分の会費が発生することがあります。
対応：
本文には「令和〇年〇月末日をもって退会」と書き、署名欄には提出日を書きます。月会費がある場合は、締め日も確認しておくと安心です。
団体名に「様」、個人名に「御中」を付けてしまうミスはよくあります。細かいところですが、書類の印象に出ます。
対応：
団体名や部署名には「御中」、個人名には「様」を使います。代表者名がわかる場合は「〇〇会 会長 △△様」と書くと自然です。
協会や法人会、スポーツクラブでは、会員番号がないと確認に時間がかかります。担当者が名簿を探すところから始まるので、処理が遅れやすいです。
対応：
会員退会届には会員No.の記入欄がもとから用意されています。習い事の退会届も同様に会員No.欄があるので、控えを見ながら埋めてください。
退会したあとも、メルマガや郵送物が届き続けることがあります。口頭だけで済ませたときほど起きやすいです。
対応：
会員退会届は、名簿削除と会報停止の一文がもとから本文に入っているので、この点は追記の必要がありません。PTA退会届や脱会届など、その一文がないテンプレートを使う場合は、末尾に「名簿およびメール配信リストからの削除をお願いいたします」と一文添えておくと安心です。
退会届と退会願の違い
退会届と退会願は似ていますが、扱いが少し違います。退会届は「退会します」と届け出る文書、退会願は「退会を認めてください」と願い出る文書です。
| 項目 | 退会届 | 退会願 |
|---|---|---|
| 意味 | 退会することを届け出る文書 | 退会の承認を求める文書 |
| 使う場面 | 届出だけで退会できる団体、習い事、会員サービスなど | 承認制の団体、規約で承認が定められている組織など |
| 文面 | 退会いたしますのでお届けします。 | 退会いたしたく、お願い申し上げます。 |
| 迷ったとき | 案内に「退会届」とあればこちら | 会則に「承認」「許可」とあればこちら |
退会届に入れておく項目チェックリスト
提出前に、下の項目をざっと確認しておくと、差し戻しを減らせます。夜に急いで印刷したときほど、日付や宛名を見落としがちです。
- 提出日
- 宛先
- 件名（退会届・会員退会届・脱会届など）
- 退会日または退会希望日
- 退会理由
- 氏名
- 住所・連絡先
- 会員番号・所属支部・会社名など
- 返却物や会費精算の確認文
- 個人情報の削除依頼（会員退会届はもとから記載あり）
- 署名または押印
個人情報の削除依頼を入れたい場合
退会したはずなのに、しばらくしてメルマガや郵送物が届くことがあります。名簿や会員管理システムへの反映が漏れていることが多く、口頭だけだと特に起きやすいです。
会員退会届は、この依頼文がもとから本文に入っているので、そのまま出せば済みます。それ以外のテンプレートを使う場合は、退会届に一文入れておくと、後から連絡する手間を減らせます。
もう少し丁寧にするなら、次のように書きます。
よくある質問
関連リンク
本ページは、ビジネス文書テンプレートサイト「Bizroute」を運営する株式会社エクシア（2001年創業）により制作・監修されています。
- 業務システム開発（在庫管理・業務管理など）
- Web制作・業務効率化支援
- 帳票・通知文書のテンプレート設計
などの実務経験をもとに、現場で使いやすい文書テンプレートを作成しています。
- 提出日と退会日の書き間違い
- 宛先の敬称ミス（御中・様の取り違え）
- 会員番号や退会理由の記載漏れ
といったトラブルを減らせるよう、宛先、退会日、会員番号、退会理由を確認しやすい構成にしています。
■ 著者
山中恵（Bizroute編集部）
■ 監修
株式会社エクシア
■ 最終更新日
■ 用途
会員退会届／PTA退会届／習い事の退会届／脱会届の作成
