このページでは、シフト制勤務の予定と実績をまとめて確認できる勤怠管理表テンプレートを無料で配布しています。
出勤時間、退勤時間、休憩、実働時間、残業時間をExcelで記録・集計できるので、飲食店、小売店、介護施設、工場など、日によって勤務時間が変わる現場で使いやすい形式です。
テンプレートを使う前は、予定シフトはシフト表、実際の出勤時間はタイムカード、残業のメモは店長のノート……という感じで、情報があちこちに分かれがちです。月末の夕方、レジ締めや棚卸しと重なると、確認だけで地味に時間を取られます。
この勤怠管理表では、予定と実績を同じ表で見られるようにしています。給与計算の前に「この日は延長したのか」「休憩を入れ忘れていないか」を確認しやすいですね。もちろん、会社ごとの締め日や確認ルールに合わせて、列を足したり、備考欄を広げたりして使ってください。
このページで配布しているのは、勤務予定を作るためのシフト表ではなく、出退勤の実績を記録・集計する勤怠管理表です。予定シフトと実際の勤務時間を比べたいとき、残業時間を月単位で見たいときに向いています。
探しているテンプレートが違う場合はこちら
| 目的 | おすすめページ | 違い |
|---|---|---|
| 勤務予定・シフトを作りたい | シフト表テンプレート | 誰が何時から入るかを決める表です |
| シフト制の出退勤・残業を管理したい | このページ | 予定と実績、実働時間、残業時間を確認する表です |
| 紙で出退勤を記録したい | 出勤簿テンプレート | 出勤・退勤・休憩を記録するシンプルな表です |
| アルバイト・パートの時給や深夜時間も見たい | アルバイト・パート用 勤怠管理表 | 時給、深夜、早朝、店舗別人件費まで見たい場合に向いています |
用途別 早見表
| 用途 | おすすめテンプレート | 向いている場面 |
|---|---|---|
| まずは簡単に管理したい | 月次・シンプル | 少人数の店舗や、最低限の出退勤だけ確認したい場合 |
| 残業や月次集計をしたい | 月次・集計付き | 月末に実働時間と残業時間をまとめて見たい場合 |
| 従業員ごとに管理したい | 従業員別・個別管理 | スタッフごとの勤務実績を分けて確認したい場合 |
| 遅刻・早退・欠勤も残したい | 遅刻・早退・欠勤管理 | 予定シフトとの差をあとから確認したい場合 |
| 残業時間を把握したい | 残業集計対応 | 締め日前に月間残業を確認したい場合 |
| 紙で管理したい | 印刷・記入向け | 現場で手書きして、あとでExcelに転記する場合 |
シフト制 勤怠管理表テンプレート一覧（Excel無料）
用途に合わせて選べる、シフト制向けの勤怠管理表テンプレートです。画像をクリックするとプレビューを確認できます。Excelファイルは無料でダウンロードして使えます。
月次・シンプルタイプ
月次・集計付きタイプ
従業員別・個別管理タイプ
遅刻・早退・欠勤管理付きタイプ
残業集計対応タイプ
印刷・記入向けタイプ
テンプレートを使う前に決めておくこと
勤怠管理表を開く前に、先に決めておくと楽なのは「何をこの表で管理するか」です。
予定シフトまで入れるのか。実績だけを記録するのか。残業時間も見るのか。ここがあいまいなまま使い始めると、途中で列を増やしたり、担当者ごとに書き方が変わったりします。
- 締め日を月末にするか、会社の給与締め日に合わせるか
- 休憩時間を何分単位で入力するか
- 遅刻・早退・欠勤を記号で書くか、文字で書くか
- 残業理由を備考欄に残すか
- 店長、本人、総務のどこで最終確認するか
たとえば、飲食店なら「閉店作業で30分延長」がよくあります。介護施設なら、引き継ぎで退勤が少し遅れる日もあるでしょう。そういうズレを全部細かく書くか、一定時間以上だけ備考に残すかは、現場ごとに調整した方が回ります。
シフト制勤怠管理表の記入例
予定と実績を並べておくと、月末に見返したときの確認がかなり楽です。
| 項目 | 記入例 | 確認すること |
|---|---|---|
| 予定シフト | 9:00〜17:00 | もともとの勤務予定 |
| 実際の出勤 | 9:05 | 遅刻扱いにするか、許容範囲にするか |
| 実際の退勤 | 17:30 | 延長理由を備考に残すか |
| 休憩 | 1:00 | 入力漏れがないか |
| 実働時間 | 7:25 | 休憩を引いた時間になっているか |
| 残業・超過 | 0:30 | 月間残業に反映されているか |
| 備考 | レジ締め対応のため30分延長 | あとから理由を確認できるか |
新人の担当者が入力する場合は、最初から全部を完璧に埋めようとすると詰まりやすいです。まずは出勤、退勤、休憩、備考だけでもそろえる。慣れてきたら、残業理由や遅刻区分を整える。このくらいの順番でも十分回ると思います。
この勤怠管理表が向いている業種・現場
日ごとに勤務時間が変わるシフト制の現場で、Excelで勤怠をまとめたい場合に向いています。
- 飲食店・カフェ・居酒屋
- 小売店・コンビニ・アパレル
- 病院・クリニック・介護施設
- 工場・製造現場
- シフト制を採用している中小企業
朝の開店前や、閉店後の少し静かな時間にまとめて入力する運用なら、月次タイプが使いやすいです。逆に、スタッフ本人がその場で記入するなら、印刷・記入向けの方が合うこともあります。
アルバイト・パートの時給計算、深夜・早朝時間、店舗別の人件費まで管理したい場合は、アルバイト・パート用 勤怠管理表テンプレートもあわせて確認してください。
月末締め前に確認したいこと
月末の勤怠確認では、数字そのものより「抜け」と「ズレ」で止まることが多いです。
- 出勤・退勤のどちらかが空欄になっていないか
- 休憩時間の入力漏れがないか
- 予定より長く働いた日に備考があるか
- 遅刻・早退・欠勤の書き方が人によって違っていないか
- 残業時間の計算式を消していないか
- 印刷して確認する場合、右端の列が切れていないか
特に休憩時間は見落としがちです。出勤と退勤だけ入れると、表の上ではそれっぽく見えます。でも休憩が空欄のままだと、実働時間が多く出ることがあります。ここは、月末に一度まとめて見るより、週に1回軽く確認した方が楽でした。
よくあるミスと調整のしかた
休憩時間を入れ忘れて実働時間が多く出る
シフト制の勤怠管理でよくあるのが、出勤と退勤だけ入力して、休憩時間を空欄のままにしてしまうケースです。
画面上では行が埋まっているように見えるので、ぱっと見では気づきにくいです。あとで月間の実働時間を見たときに「あれ、少し多いな」となります。
対策としては、休憩欄を空欄のままにしない運用にしておくと楽です。休憩なしの日は「0:00」と入れる。休憩を取った日は「1:00」と入れる。細かいですが、この方があとから迷いません。
予定シフトだけ入れて、実績を更新し忘れる
予定シフトを先に入れておくと便利ですが、そのまま実績として扱ってしまうことがあります。
予定では10:00〜16:00でも、実際には10:05出勤、16:30退勤という日もあります。忙しい日ほど、こういう差が出ます。夕方の店内が少しざわついている時間帯だと、退勤時刻のメモを後回しにしがちですね。
予定と実績の列を分けておくと、ここはかなり見やすくなります。全部を細かく管理するのが重い場合は、差が出た日だけ備考欄に理由を書く形でも十分です。
遅刻・早退・欠勤の書き方が人によってバラバラになる
「遅刻」「遅」「LATE」など、担当者によって書き方が変わると、あとで集計しにくくなります。
最初にルールを決めておくと、月末の確認が軽くなります。たとえば、遅刻は「遅」、早退は「早」、欠勤は「欠」にする。備考欄には理由を書く。これくらいの簡単なルールで十分です。
きれいに作り込みすぎるより、現場の人が迷わず入力できる方が続きます。ここは少し泥くさいですが、実際にはかなり効きます。
シフト表・出勤簿との使い分け
シフト表、出勤簿、勤怠管理表は似ていますが、使う場面は少し違います。
シフト表は、これからの勤務予定を作るための表です。誰が何時から入るか、休みはどこか、人数が足りているかを見ます。
出勤簿は、出勤・退勤などの勤務記録を残すための表です。紙で記録したい場合や、シンプルに出退勤だけ残したい場合に向いています。
このページの勤怠管理表は、その間にあります。予定シフトと実際の勤務時間を比べて、実働時間や残業時間まで見たい場合に使います。
よくある質問（FAQ）
まとめ
シフト制勤務では、予定どおりに出勤・退勤がそろう日ばかりではありません。少し遅れて出勤する日もあれば、閉店作業や引き継ぎで退勤が延びる日もあります。
このページの勤怠管理表テンプレートは、そうした予定と実績のズレをExcelで確認しやすくするためのものです。実働時間、残業時間、遅刻・早退・欠勤などを、現場の運用に合わせて記録できます。
まずは、今の管理に近いテンプレートを1つ選んで使ってみてください。列の追加や備考欄の調整は、実際に1か月使ってから直すくらいでちょうどいいと思います。
