出張報告書のテンプレートを、Word・Excelで無料配布しています。会員登録はいりません。
用途で4種類に分けたので、出張のかたちに近いものを選んでください。スマホやPCのブラウザで入力して、そのままPDFにできる作成ツールもあります。
出張報告書テンプレート（Word・Excel無料）
対応形式：Word／Excel
PDFはWeb作成ツールで出力
A4縦・1枚
無料・登録不要
PDFはWeb作成ツールで出力
A4縦・1枚
無料・登録不要
01｜基本タイプ（承認欄なし）
日帰りから1泊程度、訪問先が1〜2件の出張に使いやすい基本形です。Excel版は2枚目に記入例があります。
02｜面談者欄つき（承認者3名）
取引先を訪ねる出張向けです。会った人を書く欄と、今後の対応欄があります。
03｜行動記録タイプ（承認者3名）
日付・時刻・訪問先・用件を10行まで記録できます。複数日にわたる出張や、訪問先が多い場合に向いています。
04｜罫線・添付資料欄つき（承認印4つ）
内容と成果の欄が罫線入りです。印刷して手書きするときや、資料を付けて提出するときに向いています。
出張のかたちで選ぶ
4種類の違いは、記入欄の分け方と承認欄の数です。デザインの好みより、出張の中身に合わせて選んだほうが書きやすくなります。
| 出張のかたち | 合うテンプレート | 承認欄 |
|---|---|---|
| 日帰り〜1泊、訪問先は1〜2件 | 基本タイプ | なし |
| 取引先と面談し、上司の承認印をもらう | 面談者欄つき | 3名 |
| 2日以上、または訪問先が多い | 行動記録タイプ | 3名 |
| 手書きで出す、資料を添付する | 罫線・添付資料欄つき | 4名 |
承認欄の数が社内の決まりと合わない場合は、Wordなら表の列を削除できます。Excelは、使わないマスの文字と罫線を消せば調整できます。
出張報告書の書き方｜記入例つき
下の記入例は、基本タイプのExcel版に2枚目のシートとして入れているものです。大阪と京都の取引先を1泊2日で回った想定で書いています。
編集部の場合
初めて出した出張報告書は、短くまとめすぎて再提出になりました
初めて出した出張報告書は、短くまとめすぎて再提出になりました
システムのメンテナンスでお客さんの会社へ出張し、初めて出張報告書を出したときのことです。書き方がよく分からないまま短くまとめてしまい、上司から再提出を言われました。
全部を細かく書く必要はなかったと思います。ただ、目的と成果の欄だけは、短くてもきちんと埋めておけばよかったと感じます。
01
目的は「何をしに行ったか」を1行で
目的の欄は、出張の理由をひとことで書けば足ります。記入例では「新しい保守契約プランの説明と、既存の保守契約の更新条件の確認」としています。「打ち合わせのため」だけで終わらせず、案件名やテーマを入れると成果欄につながります。
02
内容は「日時・相手・したこと」をひとまとまりに
記入例では、訪問ごとに日時、会った人、話したことを3行で書いています。会議でのやりとりをすべて写す必要はありません。何をしに行き、相手から何を聞いたかが分かれば十分です。
03
成果は「決まったこと」と期限
「有意義な意見交換ができた」だけでは、次に何をするか判断しにくくなります。「見積依頼を受けた（11月20日までに提出）」のように、決まったことを期限つきで書きます。何も決まらなかった場合は、その理由を残しておきます。
04
所感・今後の対応には自分の見立てを
成果が事実を書く欄なら、所感は書いた人の判断を書く欄です。感想だけで終えるより、「誰が・いつまでに・何をするか」まで書いてある報告書のほうが返事をしやすいと感じます。
出張報告書で気をつけたいこと
金額は精算書、報告書は行程と結果
交通費や宿泊費の金額は、出張旅費精算書で扱う会社が多いと思います。報告書には行程と結果を書き、日付や行き先が精算書とずれていないか確認します。
海外出張・観光を挟む場合は日を分ける
仕事の前後に私用の日がある場合は、報告書でも業務日と私用日を分けて書いておくほうが整理しやすくなります。税務上の扱いは経理や顧問税理士へ確認してください。
研修やセミナー参加は社内ルールを確認
遠方の研修に出張扱いで参加すると、研修報告書と内容が重なります。どちらか一方でよい会社もあるため、先に確認すると二度手間を減らせます。
官公庁や自治体では、出張の報告を「復命書」という書式で出すところもあります。
よくある質問
テンプレートは無料ですか？
はい。Word・Excelとも無料で、会員登録やメールアドレスの入力もいりません。
スマホだけで作れますか？
作成ツールなら、スマホのブラウザで入力してPDFにできます。Word・Excelのファイルを編集するなら、PCのほうが扱いやすいです。
いつまでに出せばいいですか？
社内の規程があれば、その期限に合わせます。決まりがない場合も、メモや名刺が手元にあるうちに書いたほうが早く済みます。
承認欄の「承認者」は書き換えられますか？
書き換えられます。「課長」「部長」など、社内の役職名に変えて使ってください。
以前あったグレーやスカイブルーのテンプレートはどうなりましたか？
項目がほぼ同じものをまとめ、4種類にしました。グレーの見出しは罫線・添付資料欄つきに、日付ごとの行動表は行動記録タイプに引き継いでいます。
