Word・Excelですぐ使える議事録フォーマットを、無料で公開しています。社内の定例会議はもちろん、取引先との打ち合わせやプロジェクト会議でも使いやすい形です。
議事録の書き方が人によってばらつくと、あとで「何を決めたんだっけ」「担当は誰だった？」と確認が増えがちです。そうした手戻りを減らしやすいよう、実際の業務で使ってきた型をベースにまとめました。
議事録フォーマットの基本
議事録には、会議で出た話だけでなく、何を決めたのか、誰がいつまでに動くのかまで残します。
会議が終わった数日後に「あの件、確定でしたか？」と聞き直すことがありますよね。あのやり取りを減らすうえで、議事録はかなり効きます。地味ですが、放っておくと差が出る書類です。
・読み返したときに、結論だけ抜けていて話の途中しか残っていない
・発言者が書かれておらず、あとで確認先がわからなくなる
・ToDoはあるのに担当者か期限のどちらかが抜けて、結局動かないままになる
基本構成の項目例
会議の種類が変わっても、最低限このあたりが入っていれば見返しやすくなります。
- 会議名（タイトル）
- 作成日／作成者（部署＋氏名）
- 日時／場所／出席者
- 議題・内容・決定事項
- ToDo（担当・期限）
- 次回予定・添付資料・備考
・書きながら「日時を入れ忘れていないか」「担当者を書いたか」をその場で確認しやすくなります
・書く人が変わっても、毎回の見た目や並びが大きくぶれません
・読む側も、決定事項やToDoを探すのに時間を取りにくくなります
利用シーン別フォーマット選び
会議の相手や使い方によって、合う書式は少し変わります。社内で回すだけなのか、社外にも見せるのかで選び方が違ってきます。
| 用途 | おすすめ形式 |
|---|---|
| 社内会議 | Excel or Word（シンプル） |
| 取引先との打合せ | 押印欄付きWord |
| プロジェクト管理 | ToDoありExcel |
| リモート・音声入力 | テキスト or 音声認識 |
議事録テンプレート
社内会議にも、社外との打ち合わせにも使いやすい議事録テンプレートをまとめています。
形式はWord版とExcel版の2つです。見た目を抑えたシンプルなものもあれば、少し印象を整えやすいデザイン入りのものもあります。社内ルールに合わせたいとき、あるいはチームで使いやすい形に寄せたいときに選びやすいようにしました。
A4横タイプ
議事録の書き方とコツ
議事録は、会議中の発言を並べるだけでは足りません。あとから読んだ人が、「なぜその結論になったのか」「次に何をするのか」を追える形で残しておくほうが、実際は使いやすいです。
フォーマットを統一する
議事録の出来にムラを出しにくくするなら、まず書式をそろえるのが手っ取り早いです。
・担当が変わっても、引き継ぎのときに読み方で迷いにくくなります
・確認する側も、決定事項や期限を探して画面を行き来せずに済みます
会議の目的を明確にする
会議の着地点がはっきりしないまま入ると、メモはどうしても発言の書き写しに寄りがちです。
メモの取り方のコツ
会議中のメモは、そのまま議事録の下書きになります。全部を文章で追おうとすると追いつかないので、先に残す場所を決めておくとうまくいきやすいです。
- 会議で何を決める場なのか、始まる前にざっくり確認しておく
- 配布資料があるなら、数字や論点になりそうな箇所だけでも先に見ておく
- メモは文章を整えなくて大丈夫です。まずは箇条書きとキーワードで拾います
議事録のよくある質問（FAQ）
議事録用の音声認識ツール
議事録は手書きやタイピングだけでなく、音声認識ツールを使って下書きを作る方法もあります。話す人が多い会議や、会話のスピードが速い打ち合わせでは、あとから整理する土台としてかなり助かることがあります。
ここでは、議事録づくりに使われることが多い代表的なツールを紹介します。
Googleドキュメント
Googleドキュメントの音声入力を使うと、会議内容のたたき台をその場で作りやすくなります。共有もしやすいので、オンライン会議のメモをすぐ回したいときにも使いやすいです。
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まとめ
議事録は、書き方と書式を少し整えるだけでも、会議後の動きやすさがかなり変わります。
特に大事なのは、
- 社内で使う書式をある程度そろえておく
- 会議の前に、何を決める場なのかを確認しておく
- あいまいな担当や期限は、その場で聞いて残しておく
この3つを押さえておくだけでも、会議後に話が戻る回数はかなり減らしやすくなります。
とくにありがちなのは、会議中はわかったつもりでも、翌日になると担当と期限があやふやになることです。まずはテンプレートをそのまま使ってみて、足りない欄だけ自社向けに足していく形でも十分です。
たとえば、
- 結論だけ書かれていない
- 論点はあるのに、最終的にどうなったかが見えない
- 担当者や期限が空欄のまま残る
といったつまずきは、実務では意外とよくあります。
そこで、決定事項・議論の整理・担当者・期限がひと目で追えるような構成にしています。会議直後の慌ただしい時間でも埋めやすいよう、項目の置き方はできるだけ素直にしました。
■ 最終更新日
以前、社内プロジェクトで議事録の書き方が担当者ごとにかなり違っていた時期がありました。ToDo欄を入れる人もいれば、日時だけ簡単に残して終わる人もいて、会議の翌日になると「この作業、結局どなたが持つんでしたか」と確認し直すことが何度もありました。
書式をそろえてからは、そのやり取りがかなり減りました。朝いちで前日の議事録を見返したとき、必要な情報が同じ場所にあるだけでも、だいぶ楽になります。