物品購入申請書・備品購入申請書の「理由の書き方が分からない」「そのまま使える例文が欲しい」という場合に使える実務で通りやすい文例をまとめました。
消耗品・備品・PCなど用途別に整理し、稟議書・購入伺い書としても使える表現を掲載しています。
物品購入申請書の理由はこの3点でOK
① 現状の課題（不足／老朽化／非効率）
② 購入の必要性
③ 効果（時間短縮／コスト削減／品質向上）
① 現状の課題（不足／老朽化／非効率）
② 購入の必要性
③ 効果（時間短縮／コスト削減／品質向上）
物品購入申請書の理由はこう書けばOK（基本構成）
理由の型（そのまま使えるテンプレ）
①【現状】（例：老朽化／不足／作業が遅い）
②【必要性】（例：継続使用が困難／安全面の懸念／業務に支障）
③【効果】（例：作業時間削減／ミス減少／コスト削減）
①【現状】（例：老朽化／不足／作業が遅い）
②【必要性】（例：継続使用が困難／安全面の懸念／業務に支障）
③【効果】（例：作業時間削減／ミス減少／コスト削減）
ポイントは、「困っている事実」→「なぜ必要か」→「買うとどう良くなるか」を1〜3文でつなぐこと。
理由の書き方（よく使われる5パターン）
コスト削減・経費削減
消耗品や外注費が増えている場合は、「比較」と「削減見込み」を短く入れると通りやすいです。
例文（短文）
現在、（今の方法）により月（○○円）の費用が発生しています。
（新しい購入品）を導入することで、（削減内容）により月（○○円）のコスト削減が見込めるため申請します。
現在、（今の方法）により月（○○円）の費用が発生しています。
（新しい購入品）を導入することで、（削減内容）により月（○○円）のコスト削減が見込めるため申請します。
業務効率化・作業時間短縮
効率化は「どの作業が」「どれだけ短くなるか」を1つだけ示すのがコツです。
例文（短文）
（作業名）に毎回（○分）かかっており、月（○回）実施しています。
（購入品）を使用することで（短縮内容）が可能となり、業務効率化につながるため申請します。
（作業名）に毎回（○分）かかっており、月（○回）実施しています。
（購入品）を使用することで（短縮内容）が可能となり、業務効率化につながるため申請します。
老朽化・故障・買い替え
買い替えを申請する場合は、「使用年数」と「支障（安全・品質・停止）」のどちらかを入れるだけで十分です。
例文（短文）
（現行品）は導入から（○年）経過し、（不具合内容）が増えています。
業務に支障が出ているため、（後継品）への買い替えを申請します。
（現行品）は導入から（○年）経過し、（不具合内容）が増えています。
業務に支障が出ているため、（後継品）への買い替えを申請します。
法令・セキュリティ・社内規定対応
ルール対応は「規定や基準」を明確にして、それを満たす理由を短く説明します。
例文（短文）
（規定・基準）への対応として、（要件）を満たす必要があります。
現状の（現行品／運用）では要件を満たせないため、（購入品）の導入を申請します。
（規定・基準）への対応として、（要件）を満たす必要があります。
現状の（現行品／運用）では要件を満たせないため、（購入品）の導入を申請します。
人員増加・業務量増加への対応
増員・増量は「不足している」を端的に言い切る（長い説明は不要）のがコツです。
例文（短文）
（対象業務）の増加により、（備品・消耗品）が不足しています。
業務継続のため、（購入品）を（数量）購入したく申請します。
（対象業務）の増加により、（備品・消耗品）が不足しています。
業務継続のため、（購入品）を（数量）購入したく申請します。
用途別｜物品購入申請書の例文
消耗品購入の例文
例文（短文）
（消耗品名）が不足しており、業務に支障が出るため（数量）購入を申請します。
使用部署は（部署名）で、使用目的は（用途）です。
（消耗品名）が不足しており、業務に支障が出るため（数量）購入を申請します。
使用部署は（部署名）で、使用目的は（用途）です。
備品購入の例文
例文（短文）
（備品名）は老朽化により（不具合内容）が発生しており、作業効率が低下しています。
業務改善のため（後継品）を（数量）購入したく申請します。
（備品名）は老朽化により（不具合内容）が発生しており、作業効率が低下しています。
業務改善のため（後継品）を（数量）購入したく申請します。
パソコン・IT機器購入の例文
例文（短文）
（用途：例／オンライン会議・設計・動画編集等）に必要な性能要件（例：メモリ○GB等）を満たすため、（機器名）の購入を申請します。
現行機では（問題点：動作遅延・対応不可等）があり、業務に支障が出ています。
（用途：例／オンライン会議・設計・動画編集等）に必要な性能要件（例：メモリ○GB等）を満たすため、（機器名）の購入を申請します。
現行機では（問題点：動作遅延・対応不可等）があり、業務に支障が出ています。
実際に提出する書式が必要な方へ（テンプレート）
例文をもとに実際に提出する場合は、物品購入に対応した稟議書テンプレート（無料DL）をご利用ください。
用途別に選べて、そのまま提出できる体裁で整えています。
よくある質問（FAQ）
例文はそのまま使っていいですか？
社内ルール（決裁経路・書式・金額欄）に合わせて、部署名・数量・効果の数値だけ調整すれば、そのまま使える形で作成しています。
金額はどこまで書くべきですか？
原則は「単価×数量＋概算合計」です。見積が必要な場合は「見積取得予定」または「見積添付」と一言入れるとスムーズです。
稟議書と申請書、どちらを出せばいいですか？
社内で稟議が必須の金額・ルールがある場合は稟議書、それ以外は物品購入申請書で足りるケースが多いです。迷う場合は上長へ確認してください。
小額でも申請は必要ですか？
会社の経費精算・購買ルールによります。少額でも購入履歴を残す運用の企業が多いため、社内規定に合わせて申請してください。
まとめ｜物品購入申請書は「必要性＋効果」を短く
物品購入申請書の理由は、必要性（なぜ必要か）と効果（どう改善するか）を短く書けば通りやすくなります。
本ページの例文をベースに、数量・金額・部署名だけ調整してご利用ください。
