このページでは、「物品購入申請書」「伺い書」「新規取引書」など、ビジネス現場で必要となる申請・稟議書類の活用例文・書き方のポイントを用途別に紹介します。
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使い分け早見表
| 文書 | 用途 | 文字数/密度 | 添付の典型 |
|---|---|---|---|
| 物品購入申請書 | 現場の購入ニーズ申請 | 短～中 | 見積1社、カタログ |
| 伺い書/決裁伺い | 簡潔なお伺い（少額/緊急） | 短 | 必要最小限 |
| 稟議書 | 正式回覧決裁（新規取引/高額） | 中～長 | 相見積/比較表/信用照会 |
物品購入申請書の理由の書き方（通る例文/NG改善）
物品購入の稟議書は、会社の予算で備品や機器などを購入する際に提出が必要な書類です。スムーズな承認のためには、ポイントを押さえた作成が重要です。
ここでは、フォーマット例や理由の書き方を詳しく解説します。
フォーマットと必要情報
物品購入稟議書は、内容の抜け漏れを防ぐため下記項目を必ず盛り込みましょう。
- 申請日・部署・申請者名
- 品名・型番
- 数量
- 金額（単価・合計金額）
- 購入理由
- 添付資料（見積書、商品カタログ等）
記載例：
申請日 ：2025年10月8日 部署 ：開発部 申請者 ：山田太郎 品名 ：株式会社○○ デスクトップパソコン（型番：ABC-1234） 数量 ：5台 単価 ：120,000円 合計金額：600,000円（税別） 購入理由：既存パソコンの老朽化により開発業務の効率が著しく低下しているため。 添付資料：見積書1通、商品カタログ1通
物品購入理由のOK/NG例
稟議書の承認率を高めるには、購入理由の記載が重要です。具体的かつ業務上の必要性を明確に説明しましょう。
OK例（通りやすい理由）:
- 5年以上使用しているパソコンの動作が不安定となり修理も困難なため、業務継続に支障をきたさないよう買い替えを申請します。
- 新しいプリンター導入で印刷作業の時間短縮が見込まれ、年間約20時間の業務削減につながります。
NG例（承認されにくい理由）:
- パソコンが古く感じるので新しいものが欲しいです。
- 今の備品が気に入らないため買い替えたいです。
備品・書籍購入申請書の例文
備品や書籍の購入申請書は、業務効率や社員教育のためなど様々な場面で活用されます。ここでは、基本的な書き方や申請理由の工夫、添付資料の整え方など実務に即したコツを紹介します。
書き方のポイント
申請書の基本項目を整理し、必要な情報を漏れなく記載しましょう。特に「品名」「数量」「価格」「申請理由」は明確に記述するのがポイントです。
- 申請日・部署・申請者名
- 書籍または備品名、出版社・型番
- 数量・価格
- 理由（業務上の必要性）
- 添付資料（見積書、カタログ等）
例文：
申請日 ：2025年10月8日 部署 ：情報システム部 申請者 ：佐藤花子 書籍名 ：コンピュータシステムの理論と実装 数量 ：3冊 単価 ：5,200円 合計金額：15,600円（税別） 申請理由：社内システムの刷新に向け、最新技術を学ぶ社員教育の資料として必要。 添付資料：見積書1通、書籍カタログ1通
理由・業務メリット例
申請理由は、「業務改善」「知識習得」「作業効率向上」などに結びつけると申請が通りやすくなります。
- 社内のプログラム刷新プロジェクトに必要となる専門書籍のため。
- 業務手順マニュアルを最新化し、社員教育の効率を高めるため。
- 既存備品が老朽化し頻繁に不具合が発生するため、作業効率改善を目的とする。
添付書類の説明文
承認者が判断しやすいよう、金額や仕様の根拠となる資料を添付しましょう。
- 見積書（複数社の比較資料があればベストです）
- 書籍や備品のカタログ、スペック表
- 必要に応じて購入理由資料や上司コメント
適切な添付書類があることで申請の承認率が格段に向上します。
新規取引稟議書の記載例
新規取引の稟議書は、相手企業との取引開始にあたり、会社概要や信用性、推奨理由などを明示することが重要です。ここでは、稟議が通過しやすい構成例と添付資料のコツを紹介します。
会社概要、信用性の説明例
稟議書本文には、検討先の企業名・事業内容・実績など基本情報を必ず記載し、信用性を裏付ける資料も準備します。
新規取引検討先：株式会社〇〇〇〇 主な事業内容：各種産業機械装置の製造・販売 会社規模：従業員200名、売上高20億円 信用性根拠：大手メーカー複数社との直接取引実績あり。業界での評価が高い。 添付資料：会社概要書、信用照会回答書
推奨理由、添付資料例
新規取引の推奨理由は、価格・品質・安定供給・取引実績など具体的な根拠を盛り込みます。
- 自社製品の原材料として最適な価格・性能であり、コスト削減が期待できる。
- 継続的な取引によるサプライチェーン安定化を見込める。
- 複数社比較の結果、品質・コストのバランスがベストだったため。
添付すべき資料：
- 会社概要書、信用照会の回答書
- 比較評価表（価格・品質・納期）
- 必要に応じて評価コメントやサンプル試験結果
アルバイト雇用・人員採用稟議
アルバイトなど人員採用時の稟議書は、人数や時給だけでなく、なぜその採用が必要かを詳細に説明することが重要です。ここでは記載例と業務への結び付け方を解説します。
人数・時給例
人員採用の稟議書は、具体的な採用人数や条件を明記し、根拠も示しておくと通りやすくなります。
- 募集人数：10名
- 給与：時給1,200円
- 期間：2025年11月1日〜2025年11月30日
- 作業時間：9:00〜17:00（休憩1時間・実働7時間）
記載例：
展示会開催に伴う人員補充のため、アルバイト10名を時給1,200円で採用したく申請します。
採用理由・業務必要性
単なる人数不足だけでなく、「なぜ必要か」を業務と紐づけて記載しましょう。
- 展示会での顧客対応や機材搬入のため、社員のみでは対応できない状況
- 繁忙期に合わせて臨時スタッフの増員が不可欠なため
- 新規事業開始に伴う一時的な作業量増加のため
例文：
業務量の増加により現行人員だけでは作業対応が困難なため、顧客対応・作業補助目的でアルバイトを採用します。
社内イベント・研修参加稟議
社内イベントや研修の稟議は、開催目的や社員・会社へのメリットを明確に記載することがポイントです。
忘年会・行事の開催理由例
社内イベント開催申請では、行事の目的や参加メリットを具体的に伝えましょう。
- 社員の士気向上や部門間交流の促進
- 取引先との関係強化・情報交換
- 年間業績を労う目的
例文：
従業員の労働意欲を高め、取引先との良好な関係を築くために忘年会開催を申請します。
研修費用・参加目的説明
研修申請では、内容・目的・参加人数・費用をまとめて記載します。目的に説得力を持たせることが大切です。
- 新しい営業手法の習得による業務力強化
- 他社との交流による社員成長・刺激
- 自己流解消、組織的ノウハウの導入
記載例：
営業力向上のため、社外研修に営業部5名を参加させたく稟議申請します。研修により業務プロセスの改善と目標達成率向上を期待しています。
理由・書き方 よくあるNG・通りやすい表現【まとめ表あり】
稟議書理由の記載方法は、承認を左右する重要なポイントです。具体性と客観性のある表現が不可欠です。
ダメな理由例・原因
NG例とその原因：
- 「古いから新しいパソコンが欲しい」
→ 主観的で業務との関連が不明 - 「なんとなく不便なので」
→ 理由が曖昧で説得力なし - 「みんなが困っているらしい」
→ 客観的事実や数値の根拠に欠ける
承認につながるポイント
通りやすい理由の特徴：
- 客観的な事実や業務への具体的影響
（例：「5年以上使用し故障が頻発」） - 業務効率化・コスト削減等の明快なメリット
（例：「新機器導入により月間作業時間15%削減を見込む」） - 数値や結果を示して説得力を高めている
（例：「年間〇円のコストダウンにつながる見込み」）
まとめ表：
| 理由の書き方 | 承認されやすい例 | 却下されやすい例 |
|---|---|---|
| 客観的事実＋業務影響 | 5年以上使用し、頻繁に故障している。業務停止リスク低減のため買い替えが必要。 | 古くなったので新しいものが欲しい。 |
| 数値や効果 | 新機種導入で月間作業時間を20時間短縮できる見込み。 | なんとなく使いづらい。 |
物品購入申請書・稟議書・伺い書の違い（使い分け早見表）
最短で迷わず選べるよう、目的と決裁の重さで使い分けます。
| 文書 | 用途 | 文字数/密度 | 添付の典型 |
|---|---|---|---|
| 物品購入申請書 | 現場の購入ニーズ申請 | 短～中 | 見積1社、カタログ |
| 伺い書/決裁伺い | 簡潔なお伺い（少額/緊急） | 短 | 必要最小限 |
| 稟議書 | 正式回覧決裁（新規取引/高額） | 中～長 | 相見積/比較表/信用照会 |
メールでの物品購入稟議・伺いの例文（件名/本文）
メールで申請や伺いを行う場合は、件名に「申請内容」「数量」「添付有無」を簡潔にまとめ、本文では要点を端的に記載することが重要です。上司が一覧で見ても内容が把握できるので、承認がスムーズになります。
件名例：
【購入伺い】ノートPC5台購入の件（見積添付）
本文例：
○○部長 お疲れ様です。開発部の山田です。 下記のとおり、ノートPCの購入についてご承認をお願いいたします。 品名 ：ノートPC（型番XYZ-100） 数量 ：5台 金額 ：1台120,000円／合計600,000円（税別） 理由 ：既存PCの老朽化による動作不良多発のため。 添付資料：見積書、カタログ ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
用途別の理由例文（PC/書籍/修理/新規取引/研修/イベント）
稟議や申請は用途によって理由の書き方が変わります。以下に代表的な例をまとめました。申請理由は「業務上の必要性」を具体的に伝えるのがポイントです。
PC・機器購入の理由例
- 既存PCの動作が不安定で業務効率に支障があるため、買い替えを申請。
- 新規プロジェクト対応で必要なソフトが現行PCに対応していないため。
書籍・資料購入の理由例
- 社員教育用の専門書籍として必要（システム刷新プロジェクト対応）。
- 業務マニュアル更新にあたり最新資料が必須のため。
備品修理・交換の理由例
- プリンターが故障し修理費用より新品購入の方がコスト効率が高いため。
- 安全性確保のため、老朽化した椅子を新調する必要がある。
新規取引開始の理由例
- コスト削減効果が見込める新規仕入先と取引開始を希望。
- 品質面で優位性があり、安定供給体制も整っているため。
研修参加の理由例
- 営業力強化を目的に、外部研修への参加を希望。
- 新技術習得のため、専門セミナーに社員を派遣する必要がある。
社内イベント・行事の理由例
- 社員の士気向上とチームワーク強化を目的に忘年会を開催。
- 取引先との関係強化と情報交換を兼ねた懇親会を計画。
よくある質問（FAQ）
稟議書・伺い書のWord/Excelは、稟議書テンプレート一覧【用途別/無料DL】から取得できます。
まとめ
このページでは、物品購入稟議書・申請書の書き方や実際に通りやすい理由の例、業務メリットの伝え方、添付資料のポイントなど、多様なビジネスシーンで役立つ情報を網羅しました。
物品購入や新規取引、社内イベント・研修などの稟議や申請書作成時は、業務に直結する具体的な理由・数値・根拠を明記し、適切な添付資料も忘れずに提出することで承認率が大きく高まります。
