残業は申請をしなくてもいい企業もありますが、従業員が自由に残業できてしまうと無駄な残業をして残業代を稼ぐという人がでてきます。
会社としては無駄な残業代を払いたくないので、残業を申請してもらい残業代の増加を防ぐことができます。
残業申請書は特に法律で決まっている書類ではないので会社ごとにフォーマットを決めて構いません。
今回は、残業申請書テンプレートから、書き方やフォーマット、記入例までを紹介します。
残業申請書の書き方
残業申請書の書き方は、会社に規定のフォーマットや書き方の手順がなければテンプレートに沿って記入すればいいでしょう。
会社で初めて残業申請をするという人は、最初に「会社に決まったフォーマットの残業申請書があるか」を確認することが大事です。
先に、自分で勝手に作ったフォーマットで「これでは受理できない」といわれたら二度手間になってしまいます。
残業の理由に書き方
残業をする理由は、一般的には、残業時の作業内容を書きますが、作業内容がわからない場合は「残業をして何をするのか？」を書くといいでしょう。
また、会社にもよりますが本来残業は上司の命令によって行うものなので、残業理由に妥当性がないと「残業する必要がない」と思われると申請を却下されてしまいます。
「期限がある(間に合わない)ので、残業をしなければならない」という理由を書くと承認されやすいでしょう。
残業申請書は会社によって異なる書類なので、どのように残業申請書を書くかは上司や管理者に訊ねるのが確実です。
残業理由の一覧
具体的に残業の理由として使われる例を紹介します。会社や業種の規定に合わせてアレンジしてください。
- 明日のセミナーの資料作成のため
- 月次の報告書作成のため
- 明日提出の伝票処理のため
- 残務処理のため
- 明日のプレゼンの最終チェック
- 入荷伝票・入出金残高のチェック
- プロジェクトの進捗状況が遅延しているため
- 〇〇担当者の遅延を回復させるため
- 〇〇でトラブル発生し復旧作業を行うため
- 〇〇の為の資料作成
- 〇〇業務：スケジュールがタイトなため
- 〇〇業務：仕様変更が発生したため
- 〇〇業務：見積り誤りのため
- 〇〇業務：割り込み業務が発生したため
残業申請書の記入例
以下では、残業申請書に実際の記入例を紹介します。書き方のポイントとしては、理由や備考は長々と書かずに簡潔にまとめます。
会社の規定で残業内容や理由を細かく記入しなければならないという場合もあるので、一度書き方は確認した方が確実です。
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残業申請書の保存期間
残業の申請に関する書類に関しては、法律で特に保存期間が定められていないため各企業で決めておくべき事項です。
ただし、労働基準法の109条では「労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。」とあるので、残業申請書を「労働関係に関する重要な書類」と考えるなら３年間は保存しておいた方がいいでしょう。
第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。
残業申請書テンプレート
残業申請書のエクセルテンプレートを以下で紹介します。このような申請書に残業の理由や業務内容を記入して申請します。
シンプル
シンプルなA4一枚の残業申請書です。残業日と予定時間、理由を記入して提出する簡単なものです。記載されている項目は以下の通りです。
残業申請書
所属
氏名
承認印３箇所
日付 令和 年 月 日（ ）
時間 時 分から 時 分まで
理由
備考
残業報告書セット
シンプルなA4一枚の残業申請書と残業報告書がセットになったものです。残業日と予定時間、理由を記入、残業の終了後に残業報告書を提出することができます。
記載されている項目は以下の通りです。
申請日 令和 年 月 日
所属
氏名
承認印３箇所
日付 令和 年 月 日（ ）
予定時間 時 分から 時 分まで
業務内容
申請理由
承認・不承認
不承認の理由
残業報告書
報告日
実績時間
業務内容
延長の理由
残業届
シンプルなA4一枚の残業届です。名称が違うだけで、残業申請書も残業届も内容い違いはありません。レイアウトは、すべて表形式で記入するタイプです。
残業届
所属
氏名
日付 令和 年 月 日（ ）
時間 時 分から 時 分まで
理由
備考
承認印３箇所
