本ページは、社内文書テンプレートの設計・運用を長年支援してきた編集チームが、残業申請の理由の書き方や残業理由の一言例、残業申請 理由一覧、残務処理の残業理由など、現場でそのまま使える表現を整理します。
無料の残業申請書テンプレート（Excel）とともに、承認されやすい申請のコツをまとめました。
残業申請とは？運用の基本
社内に指定フォーマットがない場合は、本ページのテンプレートを活用してください。
残業申請 理由の書き方（例文付き）
残業理由は、単に「忙しいから」では承認されにくく、目的・根拠・必要性をセットで示すことが重要です。
上司や管理部門は、残業代の発生や業務効率を考慮して承認可否を判断するため、説得力のある理由を簡潔にまとめましょう。
基本構成（結論→具体→期限）
残業理由は以下の3つの要素をこの順番で書くと、読み手が理解しやすく承認されやすくなります。
- 結論：何のための残業か（目的）
└ 「何を達成するための残業か」を冒頭で明示します。 - 具体：対象業務・作業範囲・所要時間の根拠
└ 数値や業務名を具体的に書き、根拠を示すことで妥当性を高めます。 - 期限：締切や顧客対応など「今やる必要性」
└ 翌日以降では対応できない理由や期限を明確に記載します。
OK例（承認されやすい書き方）
以下は承認されやすい残業理由の例です。いずれも「目的」「作業内容」「期限・所要時間」が具体的に記載されています。
- 「月次報告書を締切（明日10時）までに完成させるため。追加データの計上と整合確認に1.5時間必要」
- 「顧客A社向け提案書の最終校正。社内レビュー反映で2時間。提出期限は本日23:59」
- 「システム障害の復旧。ログ解析と暫定対処の実施で2時間、翌営業開始までに安定化が必要」
このように、「何を」「どのくらいの時間で」「なぜ今日やる必要があるのか」を押さえることで、上司は残業の必要性を即座に判断できます。
NG例（却下されやすい書き方）
以下のような書き方は、上司や管理部門が必要性を判断しづらく、残業申請が却下されやすくなります。残業理由は具体性と正当性が不可欠です。
- 「忙しいので」／「念のため」など抽象的な表現のみ
└ 目的や業務内容が不明確で、他日対応が可能と判断される恐れがあります。 - 所要時間の根拠が無い、締切・必要性が不明
└ 何時間必要か、なぜ今対応する必要があるのかを示さないと説得力に欠けます。 - 私用・私的都合に関する記載
└ 業務とは関係ない理由は、原則として承認対象外です。
「何のために・どのくらいの時間で・なぜ今日必要か」の3要素が欠けると承認率は大幅に下がります。
用途別の例文（コピペ可）
以下は、場面や業務内容に応じてすぐに使える残業理由の例文です。必要に応じて作業内容や時間を差し替えて活用してください。
- 「残業理由 書き方 例文」：
「明日提出の売上実績レポート作成（集計・注記追記）に90分を要するため」
└ 締切・作業内容・所要時間を明示したシンプルなパターン。 - 「残業申請 理由 書き方」：
「クレーム対応の経緯書を本日中に確定する必要があるため。関係部署の確認時間を含め2時間」
└ 顧客対応や社内調整など、緊急性を伴う理由に適したパターン。 - 「残業理由 申請」：
「製造ラインの不良率分析（直近3日分）。明朝の改善会議で使用、集計・グラフ化で1.5時間」
└ 製造・生産管理など、データ分析や会議準備が必要なケースに有効。
業務名＋作業内容＋所要時間＋期限を一文でまとめると、申請書を読む側が即座に必要性を判断できます。
残業理由 一覧（業務別サンプル）
業種や部署ごとに多く使われる残業理由の例です。
具体的な作業内容を明記することで、承認者が必要性を判断しやすくなります。自社業務に合わせて内容をカスタマイズしてください。
- セミナー／社内説明会： 配布資料の作成・最終確認
└ イベント当日の直前準備や、誤字脱字の修正など。 - 月次・四半期： 報告書の集計・整合チェック・注記追記
└ 決算や会議資料の精度向上に必須。 - 経理・伝票： 入出金・入荷伝票の差異確認、固定資産の整備
└ 締日に間に合わせるための処理作業。 - 営業： 提案書・見積書の最終化、価格改定反映
└ 顧客提出の期限前対応に適用。 - プロジェクト： 進捗遅延のリカバリー、仕様変更反映
└ 納期やマイルストーンを守るための対応。 - 障害対応： ログ解析・暫定対処・監視強化の設定
└ システム安定稼働の確保を目的とした残業。 - 残務処理： 当日中の処理完了（回収・発送・承認手続き）
└ 翌日に持ち越すと業務遅延になる作業。 - 在庫・物流： 棚卸差異の是正、出荷ピーク対応
└ 繁忙期やセール前後の対応。 - 製造： 段取り替え・不良要因の切り分け・試作検証
└ 生産計画に遅れを出さないための作業。 - 店舗運営： 売場変更・販促物の設置・棚替え
└ セールや新商品入荷に合わせたレイアウト変更。 - 教育・引継ぎ： 資料整備、運用マニュアルの更新
└ 新人研修や異動者対応の事前準備。
残業理由 一言で伝える短文例（コピペ可）
短文形式は、限られた入力欄やチャット申請ツールなどで効果的です。作業内容＋所要時間のセットで簡潔にまとめましょう。
- 「明朝締切の月次資料仕上げ（90分）」
└ 締切日と所要時間を明確化。 - 「提案書の最終校正（2時間）」
└ 顧客提出物の最終調整に。 - 「障害復旧の暫定対処（120分）」
└ 緊急性の高い対応に適用。 - 「発注締切に伴う在庫調整（60分）」
└ 発注漏れ防止に直結。 - 「残務処理（当日分の承認と送付、45分）」
└ 翌日への持ち越しを防止。 - 「監査指摘事項の再集計（90分）」
└ 不備是正と精度向上を目的。 - 「プレゼン直前の資料差替え（60分）」
└ 誤り修正や最新情報反映。 - 「請求データの整合確認（75分）」
└ 会計処理の正確性を確保。 - 「仕様変更の反映（120分）」
└ 開発・製造現場での必須対応。 - 「クレーム対応の経緯書作成（80分）」
└ 顧客対応履歴の正確な記録。
詳細な業務一覧はフォーマルな申請書向け、一言短文はチャット・簡易申請フォーム向けとすると効率的です。
残務処理 残業理由（使いやすい定型）
残務処理を理由に残業を申請する場合は、当日中に完了させる必要がある作業であることを明確にすると承認されやすくなります。
業務名・作業内容・所要時間をセットで記載するのがポイントです。
- 「本日受付分の契約書類を当日中に発送するため（60分）」
└ 契約履行や法令遵守が関わるため、翌日に持ち越せない業務。 - 「締切日のため、承認フローを今日中に完了させる必要あり（45分）」
└ 社内承認の遅れが契約や納品に影響するケース。 - 「会計締めの仕訳・添付書類の不足分を補完（90分）」
└ 決算や月次締めに必要な資料整備、監査対応のため。
「残務処理」という抽象的表現だけでなく、処理内容・理由・時間を具体的に書くと、上長や経理部門が判断しやすくなります。
残業申請の流れと却下を避けるポイント
残業申請は、会社の承認プロセスに沿って行うことが基本です。事前の確認と正確な情報記載が、却下や差し戻しを防ぎます。
申請の流れ
- 社内フォーマットの確認（無ければテンプレを使用）
└ 会社ごとに様式や必須項目が異なるため、最初に必ず確認。 - 目的・作業範囲・所要時間・締切の明記
└ 誰が見ても必要性と作業内容が理解できるように記載。 - 上長へ事前申請→承認後に実施
└ 事後申請は原則認められないケースが多い。 - 必要に応じて実績報告（業務内容・実績時間）
└ 実績と申請内容の整合性は次回承認の信用にもつながります。
却下を避けるコツ
- 「今やる必然性（締切・顧客対応）」の明文化
└ 翌日以降では対応できない理由を必ず添える。 - 所要時間の根拠（タスク積算・前回実績）
└ 無根拠な数字は疑念を招くため、見積もり根拠を示す。 - 他日への振替可能性の検討結果を一言添える
└ 「他日対応不可」を示すことで説得力が増します。
残業申請書の記入例（画像）
実際の記入例を参考にすると、文章の簡潔さや必要な情報の入れ方が分かりやすくなります。
残業申請書の保存期間
法律で明確な保存年限は定められていませんが、労働基準法109条にある「労働関係に関する重要な書類の3年保存」を参考に、社内規程で3年保存としておくのが一般的です。
監査や労務トラブル時の証拠資料としても役立つため、電子データも含めて保管体制を整えておくと安心です。
残業申請書テンプレート（無料ダウンロード）
残業申請書のエクセルテンプレートを以下で紹介します。このような申請書に残業の理由や業務内容を記入して申請します。
シンプル
シンプルなA4一枚の残業申請書です。残業日と予定時間、理由を記入して提出する簡単なものです。記載されている項目は以下の通りです。
残業報告書セット
シンプルなA4一枚の残業申請書と残業報告書がセットになったものです。残業日と予定時間、理由を記入、残業の終了後に残業報告書を提出することができます。
（報告）実績時間／業務内容／延長理由
残業届
シンプルなA4一枚の残業届です。名称が違うだけで、残業申請書も残業届も内容い違いはありません。レイアウトは、すべて表形式で記入するタイプです。
