出張時の経費を清算する場合は、旅費精算書があると出張でかかった経費の精算がしやすくなります。
筆者は企業の経費精算フロー整備やテンプレート導入を多数支援してきました。ミスを減らし、承認をスムーズにするための要点を実務経験に基づいて解説します。
出張旅費精算書 テンプレート（エクセル無料ダウンロード）
A4縦型の標準フォームです。出張先や要件を上部に記載し、交通費・宿泊費・日当をまとめて入力できます。仮払金との差額は自動計算されます。少ない手入力で正確に仕上げたい方向けです。
各日の経費を一行で集計できるタイプです。訪問先・目的・金額を入力するだけで合計が自動算出されます。短期出張や申請件数が多い部署に向いています。
交通費・宿泊費・日当を費目別に管理できる明細型テンプレートです。各費目の合計と仮払金を自動計算し、差額が一目で分かります。稟議や監査での根拠提示に役立ちます。
出張旅費精算書 テンプレートの選び方
1. 一体型か明細型かを決めます
入力負荷を抑えたい場合は一体型、費目別の管理や監査対応を重視する場合は明細型を選ぶと運用が安定します。
2. 仮払金と差額計算の方式を確認します
申請金額＝総経費−仮払金の自動計算が実装されていると差し戻しが減ります。社内規程に合わせて計算セルを保護するとミスを防げます。
3. 承認フローと証憑貼付を想定します
承認印欄や証憑貼付欄があるとスムーズです。電子申請の場合は備考欄に領収書番号やクラウド保存先IDを記録できる列を用意します。
出張旅費精算書の書き方と必須項目
出張旅費精算書を作成するときの基本項目と、あると便利な追加入力項目を紹介します。
基本項目
- 申請日：申請書を提出する日付を入れます。
- 所属部署：承認ルートの特定に必要です。
- 氏名：申請者本人の氏名を記載します。
- 出張期間：出発日から帰社日までを入れます。
- 出張先：会社名や地域名など、行き先を明確にします。
- 出張目的：商談やセミナー参加など、目的を具体的に書きます。
- 宿泊場所：ホテル名や所在地などを記録します。
- 宿泊費：領収書の金額を記入します。
- 交通手段：新幹線／在来線／バス／タクシーなどを記載します。
- 交通費：各日の合計、または明細ごとの金額を入力します。
- 日当：社内規程の金額に従って入力します。
- その他経費：会議費や通信費など、交通費・宿泊費以外を記載します。
- 仮払金：事前に受け取った金額があれば記入します。
- 支払金額（差額）：総経費から仮払金を差し引いた金額を入力します（例：総経費 − 仮払金）。
よくある追加入力
- 同行者：氏名や所属を記載します。
- 日別スケジュール：移動区間や訪問先、活動内容を簡潔にまとめます。
- 承認印欄：申請・承認・最終確認の欄を設けます。
- 備考：領収書番号、ICカード履歴、配車番号など証憑とひもづく情報を記載します。
出張旅費精算書の書き方と必須項目
基本項目（まずはここを埋めます）
- 申請日：申請書を提出する日付を書きます。
- 所属部署：承認ルートの特定に必要です。
- 氏名：申請者本人の氏名を記載します。
- 出張期間：出発日から帰社日までを正確に入力します。
- 出張先：会社名や地域名など、行き先を明確にします。
- 出張目的：商談やセミナー参加など具体的に書きます。
- 宿泊場所：ホテル名や所在地を記録します。
- 宿泊費：領収書の金額を記入します。
- 交通手段：新幹線／在来線／バス／タクシーなどを記載します。
- 交通費：各日の合計、または明細ごとの金額を入力します。
- 日当：社内規程に従って金額を入力します。
- その他経費：会議費や通信費などを記載します。
- 仮払金：事前に受け取った金額があれば記入します。
- 支払金額（差額）：総経費から仮払金を差し引いた金額を入力します。
よくある追加入力（必要に応じて追加します）
- 同行者：氏名や所属を記載します。
- 日別スケジュール：移動区間・訪問先・活動内容を簡潔にまとめます。
- 承認印欄：申請・承認・最終確認の欄を設けます。
- 備考：領収書番号、ICカード履歴、配車番号など証憑とひもづく情報を書きます。
出張旅費精算書の記入例
記入の流れをイメージできるように、サンプルを参考に各欄の要点を確認します。
主な記入欄のポイント
- 出張先：会社名や地域を明確に記載します。
- 出張期間：出発日と帰社日を誤りなく入力します。
- 出張目的：商談、セミナー、保守対応など具体的に書きます。
- 交通手段・交通費：新幹線、在来線、バス、タクシーなどの内訳を整理します。
- 宿泊費：ホテル名や領収書番号を残すと後工程がスムーズです。
- 日当・その他：社内規程の金額と条件に従って入力します。
- 仮払金・差額：総経費と仮払金の差額を確認し、過不足なく申請します。
出張旅費精算書の注意点と運用ルール
出張報告書を提出する場合、承認の遅延や差し戻しを避けるために、社内規程を確認し証憑を整理しておくといいでしょう。
領収書・レシートを確実に保管
- 交通費・宿泊費・会議費などの証憑は必ず保管します。
- 電子申請では画像やPDFで添付すると承認が早くなります。
領収書がない場合は明細メモを残す
- 公共交通機関で領収書が出ないときは、区間・金額・日付をメモします。
- ICカード履歴やタクシー配車アプリの利用履歴も有効です。
社内規程（日当・宿泊上限・深夜移動）に合わせる
- 日当の区分、宿泊費の上限、深夜移動の扱いは社内規程に従います。
- 不明点は事前に経理へ確認し、差し戻しを防ぎます。
関連テンプレート
よくある質問（FAQ）
出張旅費精算書テンプレートはExcel・Word・PDFの形式がありますか？
Excel・Word・PDFの3形式があります。編集や自動計算が必要な場合はExcel、社内様式への調整はWord、配布・印刷用はPDFが便利です。
Excel版は自動計算に対応していますか？
合計金額、仮払金との差額、費目別集計などを自動計算します。必要に応じて数式のセル保護も設定できます。
社内規程に合わせて項目を追加・削除できますか？
同行者欄や承認印欄、領収書番号、ICカード履歴欄などを自由に追加・削除できます。不要な項目は非表示や削除で対応できます。
仮払金がある場合の計算方法はどうしますか？
総経費から仮払金を差し引いた差額を申請します（差額＝総経費−仮払金）。Excel版では差額が自動計算されます。
領収書がない公共交通の運賃はどう記録しますか？
区間・金額・日付をメモして備考に記入します。交通系ICの利用履歴やタクシー配車アプリの利用明細も併せて残すと確認がスムーズです。
日当の金額はどのように入力しますか？
社内規程の区分（全日・半日・宿泊など）に従って金額を入力します。規程が不明な場合は経理へ確認してください。
電子申請やPDF提出に対応していますか？
ExcelやWordで作成後にPDF化して提出できます。証憑の画像やPDFは添付または保存先のリンクを備考に記入すると承認が早くなります。
海外出張の通貨はどのように扱いますか？
円換算した金額を記入し、備考に使用した為替レートや換算日、レートの出典を記載します。カード明細や両替レシートなどの証跡も保管してください。
スマホやタブレットでも編集できますか？
Microsoft 365や各種アプリで編集できますが、精密な数式調整やレイアウト確認はPCでの操作をおすすめします。
承認フロー用に押印欄や署名欄を追加できますか？
申請・承認・最終確認などの欄を追加できます。電子承認の場合は署名欄をテキスト欄に変更し、承認日時や担当者名を残す方法がおすすめです。
ファイルの保管や命名ルールはどうすればよいですか？
「年月日_氏名_出張先」のように統一した命名にすると検索性が高まります。テンプレート・証憑・申請PDFを同じフォルダにまとめて保管すると監査対応に役立ちます。
差し戻しを減らすチェックポイントはありますか？
未記入欄の有無、合計と明細の一致、日付や区間の整合、証憑の添付漏れ、仮払金の計上有無を提出前に確認してください。テンプレートのチェックリストを活用すると安心です。
関連リンク
まとめ
今回紹介した出張旅費精算書のテンプレートは、Excel、Word、PDF形式でご利用いただけます。
Excel版は、合計や仮払金との差額が自動計算されるため、非常に便利です。また、基本項目を網羅しており、領収書の保管や、会社の規定に合わせて必要な項目を追加することも可能です。
