テンプレートごとの中身と使い方
入社式（縦書き・A4横）
開式の辞から閉式の辞まで、7項目です。間に代表取締役挨拶、役員紹介、新入社員紹介、辞令交付、新入社員代表答辞が入ります。用紙は横向きで、書体はHGS行書体。頭に「一、」を付けて縦に並べています。
辞令交付を入れるかどうかは、会社によって分かれます。新入社員が多い年に一人ずつ手渡すと、それだけで時間がかなり延びます。代表者にだけ渡す形にすれば、式全体を短くまとめられます。項目そのものが要らなければ、その一行を消してください。
役員の名前は式次第に書かず、「役員紹介」の一行にまとめています。人事異動で顔ぶれが変わっても、紙面を直さずに済むからです。
祝賀会（横書き・A4縦）
開会の辞、代表取締役挨拶、来賓祝辞、祝電披露、乾杯、歓談、中締め、閉会の辞の8項目です。書体はHGP教科書体。いちばん下には、日付と「於 〇〇〇〇ホテル 〇〇の間」と書く会場欄を付けました。
編集部も、取引先の祝賀会で式次第を受け取ったことがあります。次に何が始まるのかが手元の紙で分かるので、落ち着いて過ごせました。持ち帰った式次第は、後から見返して式を思い出すのにも役立ちました。手元に残る紙なので、このテンプレートには日付と会場の欄を入れています。時間がたっても「いつ、どこの会だったか」がすぐ分かります。
中締めは宴をいったん区切るあいさつで、手締めをすることもあります。閉会の辞は、会そのものの終わりを告げる言葉です。両方入れる会もあれば、中締めでそのまま終える会もあります。祝電が届かないときは、祝電披露の行ごと消してかまいません。
創立記念式典（縦書き・A4横）
開式の辞、式辞、来賓紹介、来賓祝辞、祝電披露、感謝状贈呈、永年勤続者表彰、閉式の辞の8項目です。書体はHG正楷書体-PRO。右端の行に日付と会場、その隣に会社名と「創立〇〇周年記念式典」を入れる形です。
このテンプレートでは、主催者側のあいさつを「式辞」、来賓からの言葉を「来賓祝辞」と書き分けました。感謝状を贈る相手や表彰する社員がいなければ、その行を消して短くしてください。
式典のあとに祝賀会を開くなら、祝賀会のテンプレートと2枚組にする方法があります。式典の部と祝賀会の部が紙の上でも分かれるので、来賓が流れを追いやすくなります。
同窓会（横書き・A4縦）
開会の辞、幹事代表挨拶、恩師紹介・ご挨拶、乾杯、会食・歓談、近況報告、記念撮影、校歌斉唱、閉会の辞の9項目です。書体はHG丸ｺﾞｼｯｸM-PROで、ほかの4種より少しやわらかい印象にしています。上の「〇〇高等学校 第〇〇回卒業生」と、下の日付・会場・幹事名を書き換えて使います。
記念撮影をどこに入れるかは、幹事のあいだでも意見が分かれるところです。会の後半になるとお酒も進みますし、途中で帰る人も出てきます。大学の同窓会の式次第にも、記念撮影を開会の前に置いた例がありました。全員がそろった写真を残したいなら、早めに入れておくのがいいと思います。
恩師が出席しない回は、「恩師紹介・ご挨拶」の行を消してください。
会議・総会（横書き・A4縦）
「第〇回 〇〇会議」の下に日時と場所を書く欄があり、本体は開会、出席者紹介、挨拶、報告、議事、閉会の6項目です。報告と議事には「(1)〇〇について」が2件ずつ入っています。議題が3件以上あるときは行をコピーしてください。(3)、(4)と番号が続きます。
会議次第の項目の決め方や記入例は、会議次第テンプレートのページにまとめています。
- 来賓の肩書と氏名。前回の式次第を使い回すと、古い肩書が残りがちです。
- 書体。会議用以外の4種は、HGS行書体・HGP教科書体・HG正楷書体-PRO・HG丸ｺﾞｼｯｸM-PROを使っています。どれもOfficeに付いてくる書体ですが、Officeの入っていないパソコンやスマホのアプリで開くと、別の書体に置き換わることがあります。
- 枚数。項目を足して2枚目にはみ出したら、項目の文字を一回り小さくすると1枚に戻せます。
ほかの人にデータで渡すときは、WordからPDFで保存しておくと、相手の環境でも見た目が崩れません。開始時刻や担当者のメモは配布用に書かず、司会者用の進行表を別に用意しておくほうが当日の差し替えも楽です。
式典の準備で使えるツール
式次第のほかにも、受付や表彰で使う書類をブラウザで作れます。どれも印刷やPDF保存ができます。
| 用意するもの | ツール |
|---|---|
| 来賓席・参加者の名札 | 名札・席次作成ツール |
| 座席の配置 | 席次表作成ツール |
| 受付で書いてもらう芳名帳 | 芳名帳作成ツール |
| 表彰で渡す賞状 | 賞状・表彰状作成ツール |
| 記念品・謝礼品ののし紙 | のし紙・表書き作成ツール |
