【無料テンプレート】業務日報・作業日報の作り方と活用法

業務日報や作業日報を作成するのは手間がかかるので、慣れてくると適当に作成しがちですがテンプレートを活用すれば短時間で効率よく仕上げることができます。

今回は、業務・作業の日報のテンプレートや具体的な書き方を紹介します。

日報テンプレート

業務日報、作業日報のテンプレートです。業務日報にはエクセル版とワード版両方があり、ダウンロードページ内で選択できます。作業日報は、エクセル版のみになります。

業務日報

日報といえども、それぞれの業務によって必要な項目が異なるため事務職用の業務日報、作業日報、営業日報でフォーマットは異なります。以下は、シンプルでどのような業界や業種でも使える業務日報テンプレートです。

シンプル

シンプルな業務日報テンプレートです。自分で業務時間を指定して作業を記載したり、１日のまとめや課題を記載するフォーマットがあります。

時系列

時系列で業務内容を記入していく形式の業務日報テンプレートです。時間ごとに業務内容が変化するような仕事や、新入社員などの時間ごとに課題が変わるような方には便利です。

営業用

営業用の業務日報は、営業日報として別記事で詳しく解説しています。営業日報についてのテンプレートは、以下の記事を参照してください。

 

作業日報

製造業や工場用のフォーマットと建設業や工事で使えるエクセル形式の作業日報テンプレートです。内容は、業務日報とほとんど同じですが、作業場所や作業前のチェック表、作業とチェック項目を記入する箇所があります。

製造業・工場用

建設業・工事用

業務日報とは

業務日報は、その日に行った業務を報告するための文書です。新入社員や事務職など成果が見えずらい場合に使われることが多いです。

通常は、行った作業を具体的に記載しますが、問題になったことや課題、連絡事項などもあわせて報告します。

上司やチームメンバーと密にコミュニケーションが取れない職場では、業務日報で作業の進捗や問題の管理をする場合もあるので、さらに重要な役割を果たします。

業務日報は、自分で後から見返すこともあるので、進捗を具体的に書くなどできるだけ定量的な数字を意識するといいでしょう。

業務日報の作り方

業務日報の目的は、「自分が1日に何をしたのか記録」すること、「上司やチームメンバーへの報告」です。

相手に読んでもらう、後から自分で読み返すことを考えると以下のようなことが大切です。

決まった書式にする

業務日報を書き始める前にエクセルやワードでテンプレートを作成し、それをコピーして必要な箇所を埋めていくとみる方も同じフォーマットなので見やすくなります。

簡潔に報告する

業務内容を簡潔に書くことも重要です。長々と文章で書くと読むほうも何がポイントなのかわかりません。ポイントをおさえ箇条書きで書くことでスッキリとした業務日報を書くことができます。

業務日報のフォーマット

業務日報には決まったフォーマットがないため、自分で自由に項目を設定することができます。会社に定型のフォーマットがあるならそれを使用すべきですが、特に決まりがないなら一般的には作業と結果、課題などを書いていけばいいでしょう。

今日の作業

今日行う作業を簡潔に記します。複数ある場合には複数の作業を書いてください。

今日の進捗・結果

今日行った作業の進捗や結果を書きます。感覚的な書き方ではなく、具体的な数値を用いて書くと良い報告になります。

課題・改善点

業務を行った時に起きた問題点、お客様から指摘されたこと、それに対する改善策があれば同時にそれも記します。

明日の作業

明日の作業がわかっていればこの欄に記載します。
ここも簡潔かつ具体的に記入することが大事です。

効率よく日報を書くコツ

日報を書く人の多くは1日の業務の終わりに作業を思い出しながら一気に書き上げるという人が多いと思います。

しかし、作業が終わってから振り返って書こうとすると最初の方の作業がなかなか思い出せなかったり、何を書いたらいいのか悩んでしまうということにもなりかねません。

日報を効率よく書くためには、1日の最初から日報を意識して作業ごとに小まめに日報を書くことです。

作業で作成した資料の進捗、どこがポイントでどこが課題なのか、反省点など最初から日報を書くことを意識してこまめに日報を書いていけば退社前に悩みながら日報を書くこともありません。

まとめ

日報は、毎日書くのが結構大変なので、慣れてくるとついつい適当な内容で切り上げてしまいがちです。

しかし、日報を丁寧に書くことで、過去の業務内容を振り返ったり、チームのメンバーに情報を共有したりできるのでできるだけ日報は丁寧に書いた方が後の業務効率に関係してきます。

日報は書き方のコツさえつかんでしまえば、短時間で書くことも可能なのでテンプレートを活用して効率よく作成してください。