今回は、店舗や会社が休業する際に使う休業のお知らせ・休業案内の例文テンプレートを紹介します。夏季休業、お盆休み、ゴールデンウィークなど、休み方が少し変わる時期は、社内向けと社外向けで書き分けたほうが伝わりやすいです。
本記事では、これまで2,000件以上の案内文書を作成・確認してきた実務経験をもとに、ビジネス文書専門チームが休業のお知らせテンプレートを無料でまとめました。休業期間だけを知らせる短い文面から、納品・注文・緊急連絡先まで入れた社外向けの休業案内文まで、そのまま下書きにしやすい形にしています。
休業のお知らせとは？いつ、誰に、何を伝える文書か
企業や店舗が一定期間休むときに、取引先・顧客・社内の担当者へ、休業日と対応方針をはっきり伝えるための文書です。短いお知らせに見えても、ここが曖昧だと「電話はつながるのか」「出荷は止まるのか」「いつから通常対応か」で現場が止まりがちです。文書には、少なくとも次の内容を入れておくと落ち着きます。
- 休業期間と営業再開日
- 休業中の緊急連絡先や対応方法
- 注文・納期・出荷への影響
- 社内向けの場合は出社ルールや引継ぎの注意点
休業のお知らせテンプレート一覧
夏季休業のお知らせ（社外向け）
取引先や顧客へ送る、もっとも使いやすい形の夏季休業のお知らせ例文です。時候の挨拶を入れつつ、休業期間、営業再開日、緊急連絡先を書ける構成にしています。受注締切や最終出荷日も追記しやすい文面です。
共通文例（取引先各位宛）
複数の取引先へ一斉に送るときのサンプルです。社名や担当者名を個別に変えなくても使いやすく、まず1本作るならこの形から入るのが現実的だと思います。
特定企業宛て文例
個別の取引先に合わせて文面を少し調整したいときのテンプレートです。納品日、締切、担当窓口などを入れ替えやすく、BtoBの案内で使いやすい形ですね。
夏季休暇のお知らせ（社内向け）
社内の従業員へ向けた夏季休暇のお知らせ用フォーマットです。余計な前置きは入れず、日程、対象者、連絡ルールをさっと読める形にしています。
お盆休みのお知らせテンプレート
店舗や会員向けに出しやすい、お盆休み用の文例です。挨拶文を長くしすぎず、休業期間と営業再開日が先に目に入る作りにしています。店頭掲示にも流用しやすい形です。
ゴールデンウィーク休業のお知らせ
社外向け文例
GW前後は受注締切や配送日がずれやすいため、ゴールデンウィーク休業のお知らせでは日付の見せ方がかなり効きます。本文でさらっと流さず、休業期間と再開日をはっきり示したいときの文例です。
こちらも社外向けのゴールデンウィーク休業案内テンプレートです。違いは、取引先宛ての体裁に寄せていることと、休業日程をやや大きめに見せている点です。連休前は相手も慌ただしいので、ぱっと見で分かるほうが読まれやすいでしょう。
社内向け文例
社内掲示や社内メールに流しやすい文例です。休業日、出勤日、問い合わせ窓口だけを短く伝えたいときに合います。
A4横サイズの社内向けゴールデンウィークのお知らせテンプレートです。飛び石連休で出勤日が混ざる年は、文章だけより表のほうが伝わりやすいです。朝いちの掲示板や休憩室でも、こういう形のほうが見落とされにくいですね。
休業のお知らせ・休業案内文を作るときのコツ
-
休業日と営業再開日を、日付つきで迷いなく書く
「〇月〇日〜〇月〇日まで休業」「営業再開：〇月〇日（〇）9時より」など、カレンダーを見なくても分かる書き方が無難です。特にGWや年によって並びが変わるお盆前後は、曜日まで入れておくと受け手が止まりません。 -
受注締切・出荷停止・問い合わせ対応の扱いを抜かない
現場でよくあるのは、休業期間だけ案内して、最終出荷日やメール返信の扱いを書き忘れることです。実際にはそこを一番見られます。たとえば「8月10日午前受付分まで当日出荷」「休業中のお問い合わせは8月19日以降に順次返信」くらいまで入ると、かなり親切です。 -
社外向けは、挨拶を短くして本題を前に出す
取引先や顧客向けの文書では、時候の挨拶が長すぎると休業日程が埋もれます。丁寧さは残しつつ、2〜3行で切り上げて、そのあとに休業期間を置く流れのほうが読みやすいと思います。 -
社内向けは、ルールと例外対応を先にそろえる
社内通知では「休暇中の電話当番はあるのか」「PC持ち出しは可か」「緊急連絡は誰経由か」あたりで止まりやすいです。総務や管理部で確認が済んでいるなら、そこまで本文に入れておくと問い合わせが減ります。 -
飛び石連休や店舗掲示は、見た目で読める形に寄せる
長文より、日程のまとまりが一目で分かるほうが強いです。表やA4横レイアウトを使うと、店頭の掲示板、受付前、事務所の入口でもすっと入ってきます。ちょっとしたことですが、案内文は読まれてこそですね。
よくある質問
関連リンク
まとめ
夏季休業やゴールデンウィークの休業期間は、会社や店舗ごとにかなり違います。
しかも、有給やシフト調整が重なると、見た目以上に長い休みになることがあります。だからこそ、休業のお知らせは「休みます」だけで終わらせず、いつ止まり、いつ戻るのかを先に見せるほうが親切です。
実務では、会社全体の休業案内は文書や掲示で出し、個別の納期調整や案件対応は担当者がメールで補う流れが多いです。この2つを分けて考えると、文面も整理しやすいはずです。
■ 最終更新日
