リモートワークや拠点勤務が増えると、自宅や支店から会社へ書類を郵送する場面があります。経費精算書、契約書の控え、申請書などは、封筒にそのまま入れるより、簡単な送付状を付けておくと受け取る側が確認しやすくなります。
社内向けの送付状は、社外向けほどかしこまらなくても大丈夫です。「お疲れ様です」から始めて、送付書類名と枚数を短く書けば十分です。このページでは、社内へ文書を送付する場合の書き方と、すぐ編集できる送付状テンプレートを紹介します。
社内送付状はどんなときに使う？
社内送付状は、同じ会社の中で書類を送るときに添える簡単な案内文です。別部署、本社、支店、営業所、自宅勤務中の社員から会社へ送る場合などに使います。
テンプレートを使う前は、メール本文を印刷したり、メモ用紙に手書きしたりして済ませることもあります。ただ、毎回その場で書くと、書類名や枚数を書き忘れやすいです。テンプレートを使うと、宛先・送付元・送付書類の欄が最初からあるので、確認しながら埋められます。
| 送る場面 | 書き方の目安 | 使いやすい形式 |
|---|---|---|
| 別部署へ書類を送る | 部署名、担当者名、書類名を簡潔に書く | 社内送付状テンプレート |
| 支店から本社へ送る | 支店名、担当者名、確認してほしい内容を書く | 本社宛ての送付状 |
| 自宅から会社へ郵送する | 氏名、所属、連絡先を入れて誰の書類か分かるようにする | 自社宛ての簡易添え状 |
| 社内便で回す | 挨拶は短く、宛先と送付物を中心にする | 社内便用の簡易送付状 |
| 急ぎで手書きする | 便せんやメモ用紙に、書類名と枚数を書く | 手書き用の短い添え状 |
社内へ送る送付状の書き方
社内へ送る書類の送付状でも、基本的な書式は社外へ送る場合と大きく変わりません。
違うのは、会社名や住所、時候の挨拶などを省略しやすいところです。誰が、誰に、何を、何枚送ったのか。それが分かれば、社内向けとしてはかなり使いやすくなります。
社内送付状には、主に以下の項目を入れます。
- 日付
- 宛先
- 送付元
- 挨拶文
- 本文
- 記書き
日付
日付は、送付状を作成した日、または書類を発送する日を記載します。西暦でも和暦でも構いません。
あとで「いつ送った書類か」を確認することがあるので、空欄にしない方が扱いやすいです。特に月末処理の書類は、日付があるだけで経理側の確認が少し楽になります。
宛先
社内宛ての場合、住所や会社名までは入れなくても問題ありません。部署名、役職名、相手の氏名を記載します。
担当者が決まっている場合は、部署名だけでなく氏名まで書いておくと届きやすくなります。部署宛てでよい場合は、「総務部 御中」「経理部 御中」のように部署名までで構いません。
送付元
送付元には、自分の部署名、役職名、氏名、連絡先を記載します。社内だから分かるだろうと思って省くと、受け取った側が確認に時間を取られることがあります。
同じ会社でも、支店や営業所から本社へ送る場合は、支店名や営業所名も入れておきます。封筒を開けた人が、すぐ担当者へ回せる形にしておくと親切です。
挨拶文
社内への送付状では、時候の挨拶や「拝啓・敬具」は通常使いません。
「お疲れ様です。」
「お世話になっております。」
「下記の書類を送付いたします。」
このくらいの書き出しで自然です。相手が上司や本社の管理部門でも、社外向けのように堅くしすぎるより、短く分かりやすい文の方が実務では使いやすいです。
本文
本文には、どんな書類を送ったのか、何部あるのかを簡潔に書きます。
たとえば、経費精算書を送るなら「経費精算書1部、領収書原本5枚を送付いたします」と書きます。契約書や申請書のように確認や返送が発生する書類は、「ご確認後、控えをご返送ください」など、相手にしてほしいことも短く添えます。
自分の会社・本社に書類を送るときの添え状例文
自宅や支店から自分の会社へ書類を送る場合も、簡単な添え状を付けておくと受け取った側が確認しやすくなります。
社内向けなので、文章は短くて構いません。むしろ、長い挨拶よりも、送付書類名と枚数がはっきりしている方が助かります。
お疲れ様です。
下記の書類を送付いたします。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
- 経費精算書 1部
- 領収書原本 5枚
〇〇支店 営業部 山田太郎
月末に領収書をまとめて送るときなどは、封筒の中で書類が混ざりやすいです。枚数まで書いておくと、受け取った人が机の上で一枚ずつ数え直す手間を減らせます。
手書きで添え状を付ける場合
社内向けの送付状は、急ぎであれば手書きでも問題ありません。便せんやメモ用紙に、宛先、送付元、書類名、枚数を書けば、添え状として使えます。
ただし、手書きの場合は書類名があいまいになりやすいです。「書類一式」だけだと、受け取った側が中身を確認し直すことになります。
手書きで書く場合は、次のように具体的に書くと分かりやすくなります。
お疲れ様です。
下記の書類を送付します。
- 扶養控除申告書 1部
- 本人確認書類のコピー 1枚
営業部 山田
手書きはきれいな文章にしようとすると少し迷いますが、実際はそこまで整っていなくても大丈夫です。受け取る人が迷わないことを優先すれば、かなり楽になります。
社内宛の送付状テンプレート
社内の別部署、本社、支店などへ書類を送るときに使える送付状テンプレートです。
社外向けの送付状と比べると、宛先や挨拶文を少し簡略化しています。Word形式なので、部署名や送付書類の内容を差し替えて使えます。
社内送付状でよくあるミス
社内向けの送付状でよくあるのは、書類名だけを書いて枚数を書かないケースです。
たとえば「申請書を送付します」とだけ書くと、受け取った側は何枚あるのか分かりません。添付書類がある場合も、「本人確認書類」「領収書」「控え」などを分けて書いておくと確認が早くなります。
もうひとつ迷いやすいのが、宛先です。担当者が分かっているのに部署名だけにすると、繁忙期は担当者の手元に届くまで時間がかかることがあります。反対に、担当者が分からない場合は部署宛てで問題ありません。
社内文書なので、完全にきれいな文章にするより、処理する人が迷わない形にする方が現場では使いやすいです。
