リモートワークが多くなり、自分の会社へ郵送物を送ることが増えてきました。自社へ郵送物を送る場合でも、送付状を付けた方が間違いが無く、相手にもいい印象を与えます。
このページでは、社内で書類を送る際に使える「社内送付状テンプレート（Word／Excel）」を、そのまま使える形式で無料配布しています。
社内送付状テンプレート一覧
自分の社内の別の部署へ書類を送る場合の送付状の例文テンプレートです。送付状の書式やフォーマットは、通常の送付状と変わりありませんが、文言や宛先などが社外への送付状と異なっています。
※ 社内便・部署間送付など、最低限の情報で使える簡易フォーマットです。
・支店間のやりとりが多い場合：送付元に「○○支店」と記載
・上長宛に送る場合：役職名や敬称を丁寧に記載
・稟議書など重要書類：文末に「ご確認の上、ご署名ください」等の追記
社内へ送る送付状の書き方
社内へ送る書類の送付状でも、基本的な書式は社外へ送る場合と同じです。
一般的に、以下のようなフォーマットで送付状を作成します。
社外への送付状との違いは、不要な情報はいらないということです。
誰が、誰に何を何枚送ったのか、わかればいいので最低限の挨拶で十分です。
- 日付
- 宛先
- 送付元
- 挨拶文
- 本文
- 記書き
日付
日付は、社内宛でも必須事項です。西暦でも和暦でもどちらでも構いません。
宛先
宛先は、同じ社内なので住所や会社名は不要です。部署名、役職名、相手の氏名を記載します。
相手が部署宛の場合は、部署名まででOKです。
送付元
社内宛の送付状には、会社名や住所は必要ありません。部署名と役職名、自分の氏名、連絡先(電話番号、メールアドレス)を記載します。
同じ会社でも別の支店など場合は、支店名を書いておきます。
挨拶文
社内への送付状の場合は、時候の挨拶は不要です。「拝啓～敬具」などの頭語、結語も通常は使いません。
メールを送信するときのように、「お疲れ様です。」「お世話になっております。」など関係性を考慮した挨拶にします。
本文
本文には、どんな書類、何部送ったかを簡潔に書きます。
「下記の書類をお送りしますので、ご査収のほどお願い申し上げます。」といった必要最低限の内容にします。
自社に書類を送るときの添え状は必要？手書き・省略の判断基準
自分の会社に書類を送る場合、「社内だから添え状はいらないかな」と迷う場合も多いと思います。
結論としては、郵送・回覧・重要書類の場合は、社内宛でも添え状を付けるのが無難です。特に総務・経理・人事など複数人が関わる部署では、誰から何が届いたのかを明確にする役割として添え状が役立ちます。
一方で、急ぎの社内回付や少量の資料であれば、手書きの簡単な添え状やメモ書き程度でも問題ありません。「添え状テンプレート」を使えば、形式に悩まず、社内用として過不足のない内容を短時間で用意できます。
・郵送／原本提出／重要書類 → 添え状を付ける
・社内回覧／急ぎ／補足説明程度 → 手書き添え状 or 省略も可
