出勤簿は、従業員の出勤・退勤時刻や休憩、残業、休日出勤などを記録するための帳簿です。給与計算の確認や、月末の勤怠チェックでよく使います。
ただ、実際に作ろうとすると「シンプルな表でいいのか」「Excelで集計した方がいいのか」「紙に印刷して手書きで使いたいのか」で悩みやすいです。特に小さな店舗や現場事務所では、いきなり勤怠システムを入れるほどではないけれど、記録はきちんと残したい、という場面がよくあります。
このページでは、Excel・PDF形式の出勤簿テンプレートを無料でダウンロードできます。1ヶ月用、集計欄付き、手書き向け、12ヶ月用、建設業向けなど、使う場面に合わせて選べるようにしました。
出勤簿テンプレートの選び方
最初に、使い方に近いものを選んでください。迷ったら、まずは「1ヶ月のシンプルな出勤簿」から使うのが楽です。あとで集計欄や現場名の列を足すこともできます。
| 使い方 | おすすめテンプレート | 形式 | 向いている職場 |
|---|---|---|---|
| まずは簡単に使いたい | 1ヶ月のシンプルな出勤簿 | Excel・PDF | 小規模店舗、アルバイト管理、事務所 |
| 印刷して手書きしたい | PDF対応の出勤簿 | 飲食店、美容室、受付、現場事務所 | |
| 月末に勤怠を集計したい | 集計欄のある出勤簿 | Excel・PDF | 総務、人事、給与計算担当 |
| 建設現場で使いたい | 建設業向け出勤簿 | Excel・PDF | 現場名、作業内容、備考も残したい会社 |
| 20日締め・途中入退社に対応したい | 途中期間対応の出勤簿 | Excel・PDF | 締め日が月末以外の会社、派遣・短期雇用 |
| 1年分をまとめて管理したい | 12ヶ月の出勤簿 | Excel | 年間で勤務状況を見たい職場 |
出勤簿テンプレート
用途や記録スタイルに合わせて選べるよう、シンプルなものから集計機能付きまで複数のテンプレートを用意しています。Excel版は入力・編集向け、PDF版は印刷して手書きしたい場合に向いています。
1ヶ月のシンプルな出勤簿
1ヶ月分の出退勤をひとつの表にまとめた、シンプルなテンプレートです。出勤時刻、退勤時刻、休憩、備考などを記録できます。
紙に印刷して手書きで使う場合も、Excelで入力する場合も使いやすい形です。小規模な店舗や事務所では、このくらいの表の方が続けやすいことがあります。凝った集計表を作っても、毎日書いてもらえないと意味がありません。そこは、かなり現場寄りの話です。
集計欄のある出勤簿
出勤日数、有給、早退、深夜残業などをひとつの表で確認できるテンプレートです。月末に給与計算用の資料として確認する場合は、こちらの方が扱いやすいです。
ありがちなミスは、日々の出退勤は書いてあるのに、月末の集計欄だけ空欄のまま残ることです。締め作業の日にまとめて入力すると、休憩や早退の扱いで迷いやすいので、週に一度だけでも確認しておくと後が楽です。
20日締め・途中入退社に使える出勤簿
20日締め、15日締め、月途中の入社・退職がある場合は、1日始まりの出勤簿だと少し扱いにくいです。途中期間対応のテンプレートなら、対象期間だけを切り出して管理できます。
月末締め以外の会社では、最初に日付の範囲を直しておくと、その後の入力がスムーズです。ここを後回しにすると、最終日に「この人だけ締め期間が違う」となって、地味に時間を取られます。
建設業向け出勤簿テンプレート
建設業向けに、現場名・作業内容・備考欄を入れた出勤簿テンプレートです。
通常の出勤簿でも出勤・退勤時刻は残せますが、建設業では「どの現場に入ったか」「何の作業をしたか」が後から見えないと困ることがあります。雨天中止、午前だけ作業、応援で別現場へ移動、資材搬入だけ対応した日など、現場では例外がよく出ます。
そういう日は、備考欄に一言残しておくと確認が楽です。月末に担当者が机の前で「あの日、誰がどこの現場だったっけ」と止まる時間を減らせます。
| 項目 | 使い方 |
|---|---|
| 現場名 | 工事名、建物名、現場番号などを記入します。複数現場を担当している場合に確認しやすくなります。 |
| 作業内容 | 搬入、電気工事、内装、清掃、点検など、その日に行った作業を短く残します。 |
| 備考 | 雨天中止、午前のみ、別現場応援、早上がりなど、後で確認しそうな内容を書いておきます。 |
| 確認欄 | 現場責任者や管理側が確認したことを残す欄として使えます。 |
カレンダー形式の出勤簿
カレンダー形式で出勤を管理する出勤簿です。月ごとのシートと、6ヶ月分をまとめて管理できる2種類のExcelテンプレートを用意しています。
早番・遅番・夜勤のように勤務時間帯が日によって変わる場合は、一覧表よりカレンダー形式の方が見やすいことがあります。予定と実績を近い感覚で見られるので、管理側も確認しやすいです。
12ヶ月の出勤簿
12ヶ月間、1年分の出勤と退勤を記録できる出勤簿テンプレートです。A4縦の用紙に、月ごとの出勤時間・退勤時間を記入していきます。
毎月ファイルを分けると探しにくい、という職場では1年分をまとめた形式が便利です。反対に、残業や有給を細かく集計するなら、月ごとのテンプレートの方が扱いやすいです。このあたりは、管理する人数で選ぶと迷いにくくなります。
出勤簿とは
出勤簿とは、従業員の労働日数、始業・終業時刻、休憩、残業、休日出勤などを記録する帳簿です。
労働者名簿・賃金台帳とあわせて、勤怠や給与計算を確認するための書類として扱われることが多く、会社側で保管しておく書類のひとつです。
フォーマットに決まった形はありません。紙、Excel、勤怠システムなど、方法は職場によって異なります。ただし、始業・終業時刻など、後から勤務実態を確認できる内容で記録しておくことが求められます。
詳細は厚生労働省のガイドラインをご確認ください。
厚生労働省：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン
出勤簿の書き方
Excelで管理する場合は、日付ごとに出勤時間・退勤時間・休憩時間などを入力していきます。
基本的な記入項目は、氏名、対象年月、出勤日、出勤時刻、退勤時刻、休憩時間、残業時間、備考などです。建設業のように現場が分かれる場合は、現場名や作業内容を入れておくと後から確認しやすくなります。
手書きで使う場合は、記入する場所を決めておくと続きやすいです。たとえば、事務所の入口やタイムカードの横に置いておく形です。月末にまとめて書く運用にすると、退勤時間や休憩時間があいまいになりやすいので、そこだけは注意してください。
出勤簿を使う前に決めておくこと
| 決めておくこと | 現場で迷いやすいところ |
|---|---|
| 休憩時間の書き方 | 昼休憩だけを書くのか、午前・午後の小休憩も分けるのかを決めておきます。 |
| 残業時間の扱い | 残業欄に手入力するのか、Excelで計算するのかを先に決めると、月末に迷いません。 |
| 有給・早退・欠勤の書き方 | 備考欄だけで済ませるのか、専用欄に分けるのかを統一しておきます。 |
| 確認者 | 店長、現場責任者、総務担当など、誰が最終確認するかを決めておきます。 |
現場で見えてきた、出勤簿のつまずきやすいところ
打刻データと出勤簿がズレている
タイムカードや勤怠システムの記録と、出勤簿の内容が一致していないケースは意外とあります。朝の打刻はあるのに出勤簿には書いていない、逆に紙には書いてあるのに退勤打刻がない、というズレです。
後から確認するときにかなり面倒なので、週に一度だけでも照合しておくと楽です。月末にまとめて見ると、だいたい記憶が薄れています。
退勤時間の記入漏れ
出勤時間は書いても、退勤時間を書き忘れることがあります。特に忙しい夕方や、閉店作業のあとにそのまま帰る職場では起きがちです。
退勤時間が抜けていると、残業時間の確認ができません。紙で管理する場合は、出入口付近に置く、店長が閉店時に確認するなど、記入する流れを作っておくと続きやすいです。
休日出勤・有給の扱いが人によって違う
「出勤」とだけ書いてあると、それが通常出勤なのか、休日出勤なのか、振替なのかが後からわからなくなります。有給も同じです。
担当者が覚えているうちは何とかなりますが、引き継ぎのときに詰まります。備考欄に短く残すだけでも、後でだいぶ助かります。
建設現場で現場名が抜けている
建設業では、出勤していることは分かっても、どの現場に入ったかが抜けていると確認に手間がかかります。応援や半日移動がある日は特にそうです。
建設業向けテンプレートでは、現場名と作業内容を分けて書けるようにしています。細かく書きすぎると続かないので、「現場名＋作業内容を一言」くらいで運用するのが現実的です。
よくある質問
本ページは、ビジネス文書テンプレートサイト「Bizroute」を運営する株式会社エクシア（2001年創業）により制作・監修されています。
株式会社エクシアでは、業務システム開発、Web制作、業務効率化支援、帳票テンプレート設計などを手がけてきました。
本テンプレートは、出勤管理で起きやすい「出勤・退勤時刻の記入漏れ」「休憩時間・残業時間の未記録」「勤務日数の集計ミス」などを減らす目的で作成しています。
監修
株式会社エクシア
最終更新日
用途
出勤簿／勤怠管理／勤務時間の記録／給与計算の確認資料
