退職届や退職願をExcelで作成したい方向けに、A4・B5、縦書き・横書きのテンプレートをまとめました。
Excel版は、提出日・退職日・氏名などを入力して印刷したいときに使いやすい形式です。セルごとに入力欄が分かれているので、社内で同じ書式を配る場合や、担当者側で退職書類を管理したい場合にも向いています。
Wordで文面を細かく編集したい方は、退職届Wordテンプレートをご利用ください。
スマホだけで作成したい方は、退職届PDF作成ツールが向いています。
退職届・退職願Excelテンプレート無料ダウンロード
退職届として使いやすい縦書き・横書きのほか、退職の意思を申し出る段階で使う退職願のExcelテンプレートも用意しています。
| 種類 | 向いている場面 | Excelダウンロード |
|---|---|---|
| 退職届 A4縦書き | 退職日が決まり、会社へ正式に提出する場合 | 退職届 A4縦書き Excel |
| 退職願 A4横書き | 退職の意思を会社へ申し出る段階で使う場合 | 退職願 A4横書き Excel |
| 退職届 A4横書き | パソコン文書として見やすく作成したい場合 | 退職届 A4横書き Excel |
| 退職届 B5縦書き | 会社側からB5用紙の指定がある場合 | 退職届 B5縦書き Excel |
| 退職届 B5横書き | 横書きでコンパクトにまとめたい場合 | 退職届 B5横書き Excel |
基本の退職届・退職願Excelテンプレート
縦書きの退職届Excelテンプレート
縦書きは、昔ながらの退職届らしい見た目に整えやすい形式です。紙で提出するなら、まず候補にしてよいと思います。
Excel版は、入力欄を決めておけるのが楽です。提出日、所属、氏名、退職日をセルに入れていくだけなので、文面を大きく触らずに済みます。総務側で同じ書式を社員に案内する場合も、Excelのほうが管理しやすいことがあります。
横書きの退職願Excelテンプレート
退職願は、退職がまだ確定していない段階で、会社へ退職の意思を申し出るための書類です。
たとえば、上司との面談前後で「いったん書面として出してほしい」と言われた場合や、会社側で退職希望日を確認したい場合に使います。退職届よりも少し手前の書類、と考えるとわかりやすいです。
横書きの退職願は、パソコンで入力しやすく、社内文書としても見やすい形式です。夜に自宅で作って、翌朝に上司へ出すような場面では、横書きのほうが日付や氏名を確認しやすいと思います。
横書きの退職届Excelテンプレート
横書きは、ふだんの社内文書に近い見た目です。パソコンで確認しやすく、印刷前のチェックもしやすいです。
Excelで横書きにすると、入力した内容の位置が見やすいので、部署名や氏名が長い場合でも確認しやすいですね。画面の白いセルを見ながら、日付だけ差し替えていく感じです。急いで作るときは、この見やすさが地味に助かります。
Excelテンプレートを使う前に確認しておくこと
Excelテンプレートを開く前に、先に確認しておきたいのは会社指定の書式があるかどうかです。
会社によっては、社内ポータルに退職届の指定ファイルが置いてあります。その場合は、退職届をきれいに作っても「社内様式で出し直してください」と言われることがあります。これは少しガッカリします。
もうひとつは、退職日です。最終出勤日と退職日は同じとは限りません。有給休暇を消化する場合、最後に出勤する日と、会社を退職する日はズレます。
| 確認すること | 見ておく理由 |
|---|---|
| 会社指定の退職届があるか | 指定書式がある場合、そちらを使うほうが早いため |
| 提出先 | 直属の上司、人事、総務など、会社によって出す相手が違うため |
| 退職日 | 最終出勤日と混同しやすいため |
| 有給休暇の残日数 | 有給消化を入れると、退職日や引継ぎ日程が変わるため |
退職届Excelテンプレートの使い方
Excel版は、入力する箇所を決めてから使うと早いです。
まず、提出日、所属、氏名、退職日を入れます。次に、印刷プレビューを開いて、1ページに収まっているかを見ます。最後に、会社名や代表者名を確認する。順番としてはこれで十分です。
よくあるのは、画面ではきれいに見えているのに、印刷すると右端が切れているケースです。Excelは、プリンタや用紙設定によって余白が変わることがあります。提出直前に気づくと少し焦ります。
Excel版・Word版・PDF作成ツールの違い
同じ退職届でも、使う形式で向いている場面が少し違います。
Excel版は、入力欄をそろえて使いたい人に向いています。総務担当者が社内用に配る、店長がスタッフの退職書類を管理する、同じ書式を何度も使う。こういう場面ではExcelのほうが扱いやすいです。
Word版は、文章の見た目を整えたいときに向いています。文面を少し直したい、宛名を自然に入れたい、文書らしく印刷したい場合ですね。
PDF作成ツールは、スマホでその場で作りたい人向けです。パソコンが手元にない場合は、こちらのほうが早いです。
| 形式 | 向いている人 | 使う場面 |
|---|---|---|
| Excel版 | 入力欄や書式をそろえて使いたい人 | 社内配布、複数書式の管理、退職日や所属の入力 |
| Word版 | 文面を整えて印刷したい人 | 宛名や文章を少し調整したいとき |
| PDF作成ツール | スマホで退職届を作りたい人 | パソコンが手元にない、その場でPDFを作成したいとき |
スマホだけで作成したい場合は、退職届PDF作成ツールを使うと、入力してそのままPDF化できます。有給消化がある場合は、退職日と最終出勤日を分けて確認してから入力すると迷いにくいです。
状況別の退職届Excelテンプレート
ここからは、事情に応じて使いやすい退職届Excelテンプレートです。
自己都合の基本形だけで済む人も多いですが、有給休暇を消化する場合、会社都合で退職する場合、定年退職の場合は、文面や日付の扱いが少し変わります。
有給消化がある場合の退職届
有給休暇を消化してから退職する場合は、退職日と最終出勤日がズレます。
ここでよく詰まるのが、「退職届にはどの日付を書くのか」です。最後に会社へ行く日ではなく、雇用関係が終わる日を書く形が多いです。ただし、会社の処理方法によって違うこともあるので、人事や総務に日付を確認してから入力したほうが安全です。
簡易的にまとめるなら、退職届とは別に有給休暇申請書を出す方法もあります。会社によっては、退職届の中に有給消化の希望を書かず、勤怠システムや専用申請書で処理することもあります。
会社都合の退職届
会社都合で退職する場合は、自己都合の退職届をそのまま使わないほうがよい場面があります。
自己都合の文面にしてしまうと、離職理由の確認で食い違いが出ることがあります。会社から提出を求められた場合は、人事や総務の案内に合わせて、会社都合であることがわかる文面に整えます。
Excel版では、文面を細かく作り込むより、日付や区分を間違えないことを優先したほうがよいです。
定年退職向けの退職願
定年退職の場合は、通常の自己都合退職とは少し雰囲気が違います。
長く勤めた会社へ出す書類なので、事務的すぎると少しそっけなく見えることがあります。とはいえ、退職届や退職願は長い手紙ではありません。Excel版では、文面を大きく増やすより、日付や氏名をきれいに整えるくらいで十分です。
雇用形態・立場別の使いどころ
退職届は、正社員だけが使う書類ではありません。
パート・アルバイト、契約社員、管理職など、立場によって提出の流れが少し変わります。Excel版は、会社側が同じ書式を案内しやすいので、担当者がテンプレートを配る場面にも合います。
パート・アルバイト
パートやアルバイトでも、退職届の提出を求められることがあります。
勤務日数が少ない場合は、口頭だけで済ませる職場もあります。ただ、月末のシフト締めや給与計算と重なると、退職日が書面で残っているほうが管理側は助かります。店長や事務担当者の立場だと、紙で1枚あるだけで確認がかなり楽です。
契約社員
契約社員の場合は、契約満了なのか、途中退職なのかで書き方が変わります。
契約満了なら「契約期間の満了により退職いたします」と書くほうが自然です。途中で辞める場合は「一身上の都合により」としつつ、雇用契約書や就業規則の予告期間も見ておくと、あとで話がこじれにくいです。
役職者・管理職
課長や部長などの管理職、また取締役や理事のように任命を受けている立場では、退職届ではなく辞表を使う場面があります。
ここは少し迷いやすいところです。肩書きがある場合は、自分だけで判断せず、人事や総務に「退職届でよいか、辞表なのか」を確認してから作るほうが安全です。先に聞いたほうが、結局早いです。
退職届Excelテンプレートの書き方
退職届に入れる項目は、それほど多くありません。
ただ、入力欄を埋めるだけと思って進めると、退職日や宛名で止まることがあります。特に退職日、提出日、退職理由。この3つは見直したほうがいいです。
- 宛名：会社名と代表者名を書く形が一般的です
- 提出日：退職届を出す日を入力します
- 所属・氏名：現在の所属名と氏名を入れます
- 退職理由：自己都合なら「一身上の都合により」とすることが多いです
- 退職日：最終出勤日ではなく、会社を退職する日を書きます
退職手続きを受ける側では、退職日と最終出勤日の違いで確認が入ることがあります。退職届には退職日、有給申請や引継ぎ表には最終出勤日。このように分けて考えると整理しやすいです。
Excelテンプレートでよくあるミス
Excel版のテンプレートでありがちなのは、印刷まわりのミスです。
画面ではきれいに見えているのに、印刷すると1ページに収まらない。右端が少し切れる。セルの文字が途中で隠れる。こういうことが起きます。特に、会社名や部署名が長い場合は見落としやすいです。
もうひとつは、見本の文字が残るミスです。「山田太郎」や「令和○年○月○日」の一部だけ残っていると、提出前に作り直すことになります。印刷してから気づくと、少し嫌な汗が出ます。
- 見本の氏名や日付が残っていないか
- 提出日と退職日を混同していないか
- 部署名が古いままになっていないか
- 印刷時に1ページへ収まっているか
- セル内の文字が途中で切れていないか
- 会社名や代表者名の敬称が合っているか
Excelで直すときは、保存前に印刷プレビューを見るのが一番確実です。セル幅を少し変えただけで印刷位置が変わることがあります。最後にPDF保存して確認すると、紙で出したときのズレに気づきやすいです。
Excelファイルをメールで提出する場合
会社によっては、退職届を紙ではなくメール添付で出すよう案内されることがあります。
ただ、Excelファイルのまま送るより、PDFに変換して送るほうがよい場面もあります。相手の環境でレイアウトが崩れることがあるからです。社内でExcel提出を指定されている場合は別ですが、正式提出ならPDFのほうが見た目は安定します。
メール添付時の文面例
人事部 〇〇様
お疲れさまです。営業部の山田太郎です。
退職届を添付いたします。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
ファイル名：退職届_山田太郎.xlsx
※PDFで提出する場合：退職届_山田太郎.pdf
退職にあたり、手続き上の確認事項がありましたらご案内ください。
よろしくお願いいたします。
―――――――――――――――――
営業部 山田 太郎
内線：1234
メール：taro.yamada@example.co.jp
―――――――――――――――――
メールで出す場合も、退職日や有給消化日は本文だけに書かず、添付した退職届側にも入れておくほうが見落としにくいです。
退職届・退職願・辞表の違い
退職届、退職願、辞表は名前が似ています。
ざっくり言うと、退職願は「辞めたいです」と願い出る書類、退職届は「辞めます」と届け出る書類です。辞表は、役員や任命を受けた立場の人が使うことがあります。
| 項目 | 退職願 | 退職届 | 辞表 |
|---|---|---|---|
| 意味 | 退職したい意思を伝える | 退職することを届け出る | 役職や任命された地位を辞する |
| 使う場面 | 上司へ相談する段階 | 退職が決まったあと | 役員・理事・管理職など |
| 向いている人 | まだ会社と調整中の人 | 退職日が決まっている人 | 役職を辞する立場の人 |
よくある質問
関連リンク
まとめ
退職届をExcelで作るなら、まずはA4縦書きの基本形から見ると迷いにくいです。まだ会社と調整中であれば、A4横書きの退職願を使うほうが合う場面もあります。
Excel版は、日付や氏名を入力して印刷したいとき、社内で同じ書式を使い回したいときに向いています。文面を自然に整えたい場合はWord版、スマホでその場で作りたい場合はPDF作成ツールのほうが合うでしょう。
退職届は、文章を作り込むよりも、退職日、提出日、氏名、宛名を間違えずに出すほうが先です。Excelテンプレートを開いたら、まず入力欄を埋めて、最後に印刷プレビューを見る。これだけでも、出し直しはかなり減ると思います。
