退職届や退職願をExcelで作成したい方向けに、縦書き・横書き、A4・B5サイズのテンプレートをまとめました。
Excel版は、日付や氏名を入力して印刷したいときに扱いやすい形式です。セルごとに入力欄が分かれているので、社内で同じ書式を何度も使う場合や、担当者側で退職書類を管理したい場合にも向いています。
Wordで文面を編集して印刷したい方は、退職届Wordテンプレートをご利用ください。
スマホだけで作成したい方は、退職届PDF作成ツールが向いています。
退職届・退職願Excelテンプレート無料ダウンロード
退職届として使いやすいように、縦書き・横書き、A4・B5サイズを分けています。
| 種類 | 向いている場面 | Excelダウンロード |
|---|---|---|
| 縦書き A4 | 一般的な退職届。封筒に入れて提出する場合に使いやすい | 退職届 A4縦書き Excel |
| 縦書き B5 | やや小さめの用紙で提出したい場合。昔からの社内書式に合わせやすい | 退職届 B5縦書き Excel |
| 横書き A4 | パソコン文書として見やすい。社内処理や控え管理にも向く | 退職届 A4横書き Excel |
| 横書き B5 | 横書きでコンパクトにまとめたい場合。印刷後の余白も確認しやすい | 退職届 B5横書き Excel |
基本の退職届Excelテンプレート
縦書きの退職届Excelテンプレート
縦書きは、昔ながらの退職届らしい見た目に整えやすい形式です。紙で提出するなら、まず候補にしてよいと思います。
Excel版は、入力欄を決めておけるのが楽です。提出日、所属、氏名、退職日をセルに入れていくだけなので、文面を大きく触らずに済みます。総務側で同じ書式を社員に案内する場合も、Excelのほうが管理しやすいことがあります。
横書きの退職届Excelテンプレート
横書きは、ふだんの社内文書に近い見た目です。パソコンで確認しやすく、印刷前のチェックもしやすいです。
Excelで横書きにすると、入力した内容の位置が見やすいので、部署名や氏名が長い場合でも確認しやすいですね。画面の明るい白いセルを見ながら、日付だけ差し替えていく感じです。夜に急いで作るときは、この見やすさが地味に助かります。
Excelテンプレートを使う前に確認しておくこと
Excelテンプレートを開く前に、先に確認しておきたいのは会社指定の書式があるかどうかです。
会社によっては、社内ポータルに退職届の指定ファイルが置いてあります。その場合は、退職届をきれいに作っても「社内様式で出し直してください」と言われ、これは少しガッカリしてしまいます。
もうひとつは、退職日です。最終出勤日と退職日は同じとは限りません。有給休暇を消化する場合、最後に出勤する日と、会社を退職する日はズレます。
| 確認すること | 見ておく理由 |
|---|---|
| 会社指定の退職届があるか | 指定書式がある場合、そちらを使うほうが早いため |
| 提出先 | 直属の上司、人事、総務など、会社によって出す相手が違うため |
| 退職日 | 最終出勤日と混同しやすいため |
| 有給休暇の残日数 | 有給消化を入れると、退職日や引継ぎ日程が変わるため |
退職届Excelテンプレートの使い方
Excel版は、入力する箇所を決めてから使うと早いです。
まず、提出日、所属、氏名、退職日を入れます。次に、印刷プレビューを開いて、1ページに収まっているかを見ます。最後に、会社名や代表者名を確認する。順番としてはこれで十分です。
よくあるのは、画面ではきれいに見えているのに、印刷すると右端が切れているケースです。Excelは、プリンタや用紙設定によって余白が変わることがあります。提出直前に気づくと少し焦ります。
Excel版・Word版・PDF作成ツールの違い
同じ退職届でも、使う形式で向いている場面が少し違います。
Excel版は、入力欄をそろえて使いたい人に向いています。総務担当者が社内用に配る、店長がスタッフの退職書類を管理する、同じ書式を何度も使う。こういう場面ではExcelのほうが扱いやすいです。
Word版は、文章の見た目を整えたいときに向いています。文面を少し直したい、宛名を自然に入れたい、文書らしく印刷したい場合ですね。
PDF作成ツールは、スマホでその場で作りたい人向けです。パソコンが手元にない場合は、こちらのほうが早いです。
| 形式 | 向いている人 | 使う場面 |
|---|---|---|
| Excel版 | 入力欄や書式をそろえて使いたい人 | 社内配布、複数書式の管理、退職日や所属の入力 |
| Word版 | 文面を整えて印刷したい人 | 文書として自然に整える、宛名や文章を少し調整 |
| PDF作成ツール | スマホで退職届を作りたい人 | パソコンが手元にない、その場でPDFを作成したい |
状況別の退職届Excelテンプレート
ここからは、事情に応じて使いやすい退職届Excelテンプレートです。
自己都合の基本形だけで済む人も多いですが、有給休暇を消化する場合、会社都合で退職する場合、定年退職の場合は、文面や日付の扱いが少し変わります。
退職届兼有給休暇消化申請書
有給休暇を消化してから退職する場合は、退職日と最終出勤日がズレます。
ここでよく詰まるのが、「退職届にはどの日付を書くのか」です。最後に会社へ行く日ではなく、雇用関係が終わる日を書く形が多いです。ただし、会社の処理方法によって違うこともあるので、人事や総務に日付を確認してから入力したほうが安全です。
簡易版は、退職届と有給消化の意思をまとめて伝える書式です。詳細版は、有給消化期間や備考まで入れたい場合に使いやすいです。
会社都合の退職届
会社都合で退職する場合は、自己都合の退職届をそのまま使わないほうがよい場面があります。
自己都合の文面にしてしまうと、離職理由の確認で食い違いが出ることがあります。会社から提出を求められた場合は、人事や総務の案内に合わせて、会社都合であることがわかる文面に整えます。
Word版のように文章を細かく直すより、Excel版では日付や区分を間違えないことを優先したほうがよいです。
定年退職向けの退職願
定年退職の場合は、通常の自己都合退職とは少し雰囲気が違います。
長く勤めた会社へ出す書類なので、事務的すぎると少しそっけなく見えることがあります。とはいえ、退職届や退職願は長い手紙ではありません。Excel版では、文面を大きく増やすより、日付や氏名をきれいに整えるくらいで十分です。
雇用形態・立場別の使いどころ
退職届は、正社員だけが使う書類ではありません。
パート・アルバイト、契約社員、管理職など、立場によって提出の流れが少し変わります。Excel版は、会社側が同じ書式を案内しやすいので、担当者がテンプレートを配る場面にも合います。
パート・アルバイト
パートやアルバイトでも、退職届の提出を求められることがあります。
勤務日数が少ない場合は、口頭だけで済ませる職場もあります。ただ、月末のシフト締めや給与計算と重なると、退職日が書面で残っているほうが管理側は助かります。店長や事務担当者の立場だと、紙で1枚あるだけで確認がかなり楽です。
契約社員
契約社員の場合は、契約満了なのか、途中退職なのかで書き方が変わります。
契約満了なら「契約期間の満了により退職いたします」と書くほうが自然です。途中で辞める場合は「一身上の都合により」としつつ、雇用契約書や就業規則の予告期間も見ておくと、あとで話がこじれにくいです。
役職者・管理職
課長や部長などの管理職、また取締役や理事のように任命を受けている立場では、退職届ではなく辞表を使う場面があります。
ここは少し迷いやすいところです。肩書きがある場合は、自分だけで判断せず、人事や総務に「退職届でよいか、辞表なのか」を確認してから作るほうが安全です。先に聞いたほうが、結局早いです。
退職届Excelテンプレートの書き方
退職届に入れる項目は、それほど多くありません。
ただ、入力欄を埋めるだけと思って進めると、退職日や宛名で止まることがあります。特に退職日、提出日、退職理由。この3つは見直したほうがいいです。
- 宛名：会社名と代表者名を書く形が一般的です
- 提出日：退職届を出す日を入力します
- 所属・氏名：現在の所属名と氏名を入れます
- 退職理由：自己都合なら「一身上の都合により」とすることが多いです
- 退職日：最終出勤日ではなく、会社を退職する日を書きます
退職手続きを受ける側では、退職日と最終出勤日の違いで確認が入ることがあります。退職届には退職日、有給申請や引継ぎ表には最終出勤日。このように分けて考えると整理しやすいです。
Excelテンプレートでよくあるミス
Excel版のテンプレートでありがちなのは、印刷まわりのミスです。
画面ではきれいに見えているのに、印刷すると1ページに収まらない。右端が少し切れる。セルの文字が途中で隠れる。こういうことが起きます。特に、会社名や部署名が長い場合は見落としやすいです。
もうひとつは、見本の文字が残るミスです。「山田太郎」や「令和○年○月○日」の一部だけ残っていると、提出前に作り直すことになります。印刷してから気づくと、少し嫌な汗が出ます。
- 見本の氏名や日付が残っていないか
- 提出日と退職日を混同していないか
- 部署名が古いままになっていないか
- 印刷時に1ページへ収まっているか
- セル内の文字が途中で切れていないか
- 会社名や代表者名の敬称が合っているか
Excelで直すときは、保存前に印刷プレビューを見るのが一番確実です。セル幅を少し変えただけで印刷位置が変わることがあります。最後にPDF保存して確認すると、紙で出したときのズレに気づきやすいです。
Excelファイルをメールで提出する場合
会社によっては、退職届を紙ではなくメール添付で出すよう案内されることがあります。
ただ、Excelファイルのまま送るより、PDFに変換して送るほうがよい場面もあります。相手の環境でレイアウトが崩れることがあるからです。社内でExcel提出を指定されている場合は別ですが、正式提出ならPDFのほうが見た目は安定します。
メール添付時の文面例
人事部 〇〇様
お疲れさまです。営業部の山田太郎です。
退職届を添付いたします。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
ファイル名：退職届_山田太郎.xlsx
※PDFで提出する場合：退職届_山田太郎.pdf
退職にあたり、手続き上の確認事項がありましたらご案内ください。
よろしくお願いいたします。
―――――――――――――――――
営業部 山田 太郎
内線：1234
メール：taro.yamada@example.co.jp
―――――――――――――――――
メールで出す場合も、退職日や有給消化日は本文だけに書かず、添付した退職届側にも入れておくほうが見落としにくいです。
退職届・退職願・辞表の違い
退職届、退職願、辞表は名前が似ています。
ざっくり言うと、退職願は「辞めたいです」と願い出る書類、退職届は「辞めます」と届け出る書類です。辞表は、役員や任命を受けた立場の人が使うことがあります。
| 項目 | 退職願 | 退職届 | 辞表 |
|---|---|---|---|
| 意味 | 退職したい意思を伝える | 退職することを届け出る | 役職や任命された地位を辞する |
| 使う場面 | 上司へ相談する段階 | 退職が決まったあと | 役員・理事・管理職など |
| 向いている人 | まだ会社と調整中の人 | 退職日が決まっている人 | 役職を辞する立場の人 |
よくある質問（FAQ）
関連リンク
まとめ
退職届をExcelで作るなら、まずはA4縦書きの基本形から見ると迷いにくいです。
Excel版は、日付や氏名を入力して印刷したいとき、社内で同じ書式を使い回したいときに向いています。文面を自然に整えたい場合はWord版、スマホでその場で作りたい場合はPDF作成ツールのほうが合うでしょう。
退職届は、文章を作り込むよりも、退職日、提出日、氏名、宛名を間違えずに出すほうが先です。Excelテンプレートを開いたら、まず入力欄を埋めて、最後に印刷プレビューを見る。これだけでも、出し直しはかなり減ると思います。
