これまで人事書類の作成支援を行ってきた文書専門チームが、実務経験をもとに「休暇届テンプレート（Word・Excel形式）」を無料提供しています。
初めての方でも安心して使えるよう、書き方の解説や理由の例文も掲載。会社指定の書式がない場合に、すぐに提出できるフォーマットとしてご活用ください。
休暇届とは｜提出の目的と役割
休暇届の目的
休暇届は、従業員が計画的に休暇を取得するために必要な書類です。事前に提出することで、上司や人事部門がスケジュール調整や代替業務の手配を円滑に進められます。
提出のメリット
・申請者も承認後は安心して休暇を取得できる
・会社が休暇の記録を正式に管理できる
休暇届の書き方｜基本構成と記載項目
主な記載項目
- 申請日
- 氏名・所属部署
- 希望する休暇期間
- 休暇理由（私事都合など）
- 緊急連絡先
- 休暇区分（有給・特別休暇 など）
書式の種類
会社で書式が定められている場合はその書式を使用し、特に決まっていない場合はテンプレートでの提出が有効です。
休暇理由の例文｜印象を損ねない書き方
簡潔な理由（一般的）
・私事都合のため
・家事の都合により
具体的な理由（上司に詳細を求められた場合）
・家族の入院手続きのため
・出産・結婚に関わる事務手続きのため
・設備点検の立ち合いのため
・遠方に住む親の介護対応のため
・災害被害による帰省・家族会議のため
・結婚式参列のため
ケース別の休暇届の書き方と理由
感染症・災害による「自宅待機」で休暇届が必要な場合
感染症拡大や地震・台風などの自然災害によって、会社から「自宅待機」を指示された場合でも、休暇扱いになることがあります。
このようなケースでは、「会社指示による自宅待機」や「通勤困難のため在宅待機」などの文言を休暇理由に記載するとよいでしょう。
通院・体調不良による「病欠」の場合
私用の通院や急な体調不良により会社を休む場合は、「体調不良のため自宅療養」「定期健診のため通院」など、簡潔に理由を記載します。
診断書の提出が必要な場合は、添付書類欄にチェック欄を追加してください。
冠婚葬祭による休暇理由の記載例
冠婚葬祭は正当な理由として認められるため、「兄の結婚式出席」「祖父の葬儀出席」など具体的に書くと良い印象を与えます。
休暇の種類が慶弔休暇に該当する場合は「慶弔休暇（結婚）」などと明記しましょう。
休暇届テンプレート一覧｜Word・Excel形式で無料
不要な項目の削除・追記も自由に編集可能です。
休暇届テンプレートのカスタマイズ例
・提出先欄を「取引先名」に変更
・休暇理由に「案件調整のため」「事業運営の都合により」などを追加
建設業・現場作業員向け
・休暇期間に「時間単位休暇」を追加（例：13:00～17:00）
・緊急連絡先を現場監督名義で記載
育児・介護関連での提出用
・理由欄に「育児休暇取得予定」「要介護者の通院同行」など具体的な記述
・添付書類欄に「家庭事情証明書」や「介護認定書」の確認欄を設置
病気療養を理由とする休暇届
・医師の診断書添付欄を設置
・会社側確認欄に「病欠の累積管理」チェック欄を追加
休暇届を作成する際の注意点
- 会社規定の書式があるかを事前に確認する
- 休暇理由は「簡潔に・誤解のない表現」を意識する
- 日付や氏名などの記入漏れに注意する
- 提出タイミングを間違えない（可能な限り早めに）
- 連絡手段・緊急連絡先も忘れず記載する
関連リンク
まとめ
・休暇届は計画的な休暇取得に欠かせない書類
・テンプレートがあれば誰でもすぐに提出可能
・会社や上司が求める内容に応じて理由欄を調整しましょう
