内定通知書テンプレート一覧
中途採用用 内定通知書
転職者向けの基本形です。「記」の欄は入社予定日・配属予定・労働条件・同封書類・提出期限の5項目。労働条件は「別紙『労働条件通知書』のとおり」と書く形にしてあるので、給与などの細かい数字を通知書に入れずに済みます。
新卒採用用 採用内定通知書
新卒向けで、題名は「採用内定通知書」です。中途用と違うのは「入社の条件」の行です。〇年〇月に学校を卒業（修了）することを条件として書き、下に人事担当の連絡先をまとめる欄を付けました。
条件明記型 内定通知書
雇用形態、入社日、配属部署、勤務地、勤務時間、休日休暇、給与、賞与、試用期間の9項目を通知書の中に並べる形式です。候補者は条件をひと目で確かめられます。
以前掲載していたインターンシップ用とリモートワーク用は廃止しました。在宅勤務の人に出す場合は、条件明記型の「勤務地」の欄にその旨を書いて使えます。
内定通知書を出す前に確認したいこと
テンプレートの空欄は数分で埋まります。時間をかけたいのは、通知書の外側にある判断のほうです。
出したあとは簡単に取り消せない
判例では、内定通知を出し、誓約書などが提出された時点で労働契約が成立したと考えるのが一般的です（大日本印刷事件・最高裁昭和54年7月20日判決）。
このため、内定の取消しは解雇に準じて扱われます。認められるのは、卒業できなかった、経歴に重大な偽りがあった、といった限られたケースです。
労働条件通知書は別に用意する
内定で労働契約が成立したとみなされる場合、労働基準法第15条の労働条件の明示が必要になる。これが行政の考え方です。入社前で配属が決まっていなければ、想定される内容を大まかに示し、決まった時点で改めて書面にする形も認められています。
条件明記型に給与や勤務時間を書いても、それで労働条件通知書を省けるわけではありません。2024年4月からは、就業場所と業務の「変更の範囲」も明示する項目に加わりました。通知書の9項目には入っていないので、別紙で渡してください。
新卒は内定日と卒業条件に気をつける
新卒採用では、正式な内定日を卒業・修了年度の10月1日以降とするよう、政府が企業側に要請しています。2027年度卒業予定の学生なら、2027年10月1日以降です。
それより前に伝える合否は「内々定」と呼ばれ、正式な内定の前段階として扱われます。もっとも、やり取りの中身によっては内定と同じに見られることもあるので、文面には気を配っておきたいところです。
新卒用テンプレートの「入社の条件」に卒業を入れたのは、卒業できなかった場合の扱いを先に示しておくためです。
内定通知書と採用通知書の違い
法律で決まった区別はなく、会社によって呼び方が違うだけのことも多いです。
内定承諾書の返送や入社手続きの案内まで含める場合に使いやすい名称です。
採用することを知らせることが中心なら、この名称でも分かりやすいでしょう。
個人的には、この分け方がいちばん分かりやすいと思います。題名を「採用通知書」に書き換えれば、このページのテンプレートはそのまま使えます。
送り方とメール本文の例
あいさつ文の言い回しに時間をかけるより、入社日や返送期限をはっきり書くほうが、受け取る側には役立つのだと思います。
通知書と一緒に内定承諾書・誓約書・身元保証書と返信用封筒を入れます。テンプレートの「同封書類」もこの3点で作っているので、同封しないものがあれば消してください。
WordやExcelのまま添付するより、PDFに変換したほうが相手の環境でレイアウトが崩れません。労働条件通知書をメールで渡すなら、本人が希望していること、受け取った側が印刷できる形であることが条件になっています。
宛名・会社名・日付・「記」の各項目が空欄です。書き損じたときは、修正テープで直すより印刷し直したほうがきれいに仕上がります。
○○ ○○ 様
株式会社○○ 人事部の○○です。
先日は採用選考にお越しいただき、ありがとうございました。
選考の結果、○○様を採用内定とすることに決まりましたので、内定通知書をお送りします。添付のPDFをご確認ください。
同封書類は本日郵送いたしました。令和○年○月○日までにご返送をお願いいたします。
ご不明な点は、このメールへの返信でお知らせください。
