在職証明書のもらい方｜どこに頼む？退職後・自分で書く場合の確認事項

在職証明書は、現在または過去にその会社で働いていたことを証明してもらう書類です。

保育園の申請、住宅ローン、転職先への提出、資格申請などで求められることがあります。自分で作って終わる書類ではなく、基本的には勤務先や前の会社に発行してもらいます。

このページでは、在職証明書をどこに頼むか、依頼する前に何を確認するか、退職後でももらえるのかを整理しています。依頼文やメール文例をすぐ使いたい場合は、ページ後半から在職証明書の依頼文ページへ進めます。

在職証明書はどこに頼む？

在職証明書は、会社の人事部、総務部、労務担当者などに依頼することが多いです。

ただ、会社の規模によって少し変わります。社員数が少ない会社なら、直属の上司や事務担当者に声をかけたほうが早いこともあります。反対に、部署が多い会社では、上司に聞いても「人事へ直接連絡してください」と案内される場合があります。

迷ったときは、次の順で確認すると動きやすいです。

新人の方だと、人事へいきなりメールしてよいのか少し迷うかもしれません。けれど、在職証明書は会社側でも見慣れている書類です。件名に「在職証明書発行のお願い」と入れておけば、担当者にも内容が伝わりやすくなります。

在職証明書のもらい方と発行までの流れ

在職証明書をもらう流れは、だいたい次のようになります。

最初に見るのは、提出先の案内です。

会社へ依頼したあとに、提出先から「この指定用紙に記入してもらってください」と言われることがあります。そうなると、もう一度会社へお願いし直すことになります。これが地味に気まずいです。

保育園、自治体、金融機関、資格団体などは、指定の様式を用意している場合があります。PDFやExcelで配布されていることもあるので、朝に会社へメールを送る前に、提出先の案内を一度だけ見直しておくと楽です。

依頼する前に会社へ伝える内容を整理する

会社へ在職証明書を頼むときは、「在職証明書をください」だけだと、担当者側で確認することが増えます。

次の内容をまとめて伝えると、やり取りが少なく済みます。

全部をきれいな文章にしようとしなくても大丈夫です。むしろ、提出先と期限が抜けているほうが困ります。

担当者側から見ると、「いつまでに」「どの様式で」「何を書けばいいのか」が見えるだけで処理しやすくなります。月末や年度末は証明書の依頼が重なりやすいので、急ぎの場合は期限をはっきり書いておくと親切です。

メールで依頼してもいい？

現在勤めている会社に依頼するなら、メールで問題ないことが多いです。

社内チャットで済む会社もありますが、証明書の発行依頼はあとで見返せる形にしておくほうが無難です。担当者も検索しやすいですし、自分も「いつ依頼したか」を確認できます。

メールで依頼する前に、次の内容をそろえておきます。

テンプレートを開く前に、この情報をメモしておくと書きやすいです。いきなり文章を書き始めると、途中で「提出期限、いつだったかな」と止まりがちです。

電話したくない場合はメールや手紙でもよい

前の会社へ連絡するとき、電話だと少し気が重いことがあります。退職してから時間が経っていると、なおさらです。

急ぎでなければ、メールや手紙で依頼してもかまいません。むしろ、提出先、期限、指定様式を落ち着いて書けるので、内容の伝え忘れを減らせます。

ただし、提出期限が近い場合は、メールを送ったあとに確認の電話を入れたほうが早いこともあります。ここは少し現場判断です。たとえば「今週金曜までに必要」なら、メールだけで待つより、担当窓口に確認したほうが安心です。

手紙で依頼する場合

退職後に前の会社へ依頼する場合や、指定様式を郵送する場合は、手紙で依頼することもあります。

手紙の場合、かしこまりすぎると少し重たく見えます。とはいえ、前の会社にお願いする文面なので、くだけすぎるのも避けたいところです。

文章は長くしなくて大丈夫です。A4用紙1枚におさまるくらいで十分です。

封筒に入れる前に、提出先の指定用紙、返信用封筒、切手を確認します。ここは本当に抜けやすいです。机の上では入れたつもりでも、封をしたあとに「あ、指定用紙が残ってる」と気づくことがあります。

退職後でも在職証明書はもらえる？

退職後でも、在職証明書を依頼できるケースはあります。

転職先への提出、資格登録、保育園の手続き、住宅ローンの審査などで、前の勤務先に証明書をお願いすることがあります。退職しているから、必ず頼めないというものではありません。

ただし、退職後は会社によって書類名が変わることがあります。「在職証明書」ではなく、「退職証明書」「勤務証明書」「職歴証明書」「在籍期間証明書」と案内される場合もあります。

退職後に依頼する場合は、先に提出先へ「どの書類名で出せばよいか」を確認しておくと、やり直しになりにくいです。

前の会社に電話するのが気まずい場合は、メールや手紙で始めてもよいでしょう。急ぎでなければ、そのほうが落ち着いて内容を伝えられます。

在職証明書は自分で書いてもいい？

在職証明書は、基本的に会社に発行してもらう書類です。

会社名、在職期間、職種、雇用形態などを証明するため、自分で勝手に作って提出するものではありません。

ただし、会社から「下書きを作って送ってください」と言われることはあります。その場合は、分かる範囲だけ記入し、最後は会社の担当者に確認してもらいます。

勤務時間や業務内容に迷うところがあれば、無理に埋めずに空欄のまま相談したほうがスムーズです。特に、保育園や資格申請で使う書類は、勤務時間や業務内容の書き方で差し戻されることがあります。

在職証明書はどれくらいで発行される？

発行までの日数は会社によって違います。

早ければ当日から数日で受け取れることもありますが、会社印、上長確認、社内申請がある会社では1週間前後かかる場合もあります。郵送で受け取るなら、さらに数日見ておいたほうがよいでしょう。

急ぎの場合は、「〇月〇日までに提出予定です」と具体的な日付を書きます。「至急お願いします」だけだと、担当者側はどのくらい急ぎなのか判断しにくいです。

在職証明書を早くもらいたいときの頼み方

早くもらいたいときは、強い言い方にするより、期限と事情を短く伝えるほうが通りやすいです。

たとえば、次のような書き方です。

会社側にも確認や承認の流れがあります。担当者がすぐ作ってくれても、押印や上長確認で止まることもあります。急ぐほど、提出先の指定様式、必要項目、受け取り方法を先にそろえておいたほうが早いです。

在職証明書をもらうときのよくあるミス

いちばん多いのは、提出先の指定様式を見ないまま会社に依頼してしまうことです。

会社の様式で作ってもらったあと、提出先から「こちらの指定用紙でお願いします」と言われると、再発行をお願いすることになります。担当者に申し訳ない感じになりますし、自分も焦ります。

ほかにも、次のようなミスがあります。

個人的には、指定様式と期限を先にそろえてから依頼文テンプレートを開くほうが楽だと思います。文章を整えるのは、そのあとで間に合います。

在職証明書がもらえない場合はどうする？

会社に依頼しても、すぐに返事がないことがあります。

担当者が不在だったり、窓口が変わっていたり、退職後で連絡先が古くなっていたりするためです。まずは、送信済みメール、会社の代表番号、採用時や退職時にやり取りした人事・総務の連絡先を確認します。

それでも進まない場合は、提出先に相談します。

提出先によっては、在職証明書でなくても、勤務実態を確認できる書類で対応してくれる場合があります。ここは提出先ごとに違うので、自己判断で別の書類を出すより、先に聞いたほうが安全です。

在職証明書と似ている書類の違い

在職証明書と似た書類に、勤務証明書、就労証明書、退職証明書、職歴証明書などがあります。

名前が似ているので少しややこしいですが、使う場面が違います。

提出先が「在職証明書」と言っているなら、まずはその名称で会社へ依頼します。もし会社側から別の書類名を案内されたら、提出先にその書類でよいか確認するとやり直しを減らせます。

依頼文を作る前に、ここまで確認しておく

在職証明書のもらい方が分かったら、会社へ依頼する文面を用意します。

その前に、提出先、提出期限、指定様式の有無だけは確認しておくと楽です。ここが抜けたまま依頼すると、あとで会社から確認の連絡が来たり、もう一度書類を作り直してもらったりします。

よくある質問（FAQ）