身元保証書は、会社に入社するときに提出を求められることがある書類です。
今回は、入社用の身元保証書テンプレートをWord版で紹介します。
2020年4月の民法改正で以前とは異なる部分もあり、せっかく提出してもらっても無効になってしまうので注意してください。
法務省 民法の一部を改正する法律
入社時の身元保証書テンプレート
入社時の身元保証書は、多くの企業でテンプレートを提供しています。通常は、Word形式などの一般的なソフトの形式で取得でき、必要な情報（氏名、住所、勤務期間など）を記入して使用します。
特にテンプレートが用意されていない場合は、以下のテンプレートを活用してください。極度額を定めた2020年対応版の身元保証書テンプレートです。
身元保証書とは
身元保証は、特に従業員が入社する際に企業が要求することが多い文書です。この保証を提出することで、本人が勤務期間中にトラブルや責任問題に直面した場合、その損害や義務を保証人が担います。
身元保証を求める意味としては、
- 雇用者が労働者として誠実に勤務できるか
- 会社に損害を与えたときに連帯して賠償してもらう
ということが挙げられます。
本人が会社で誠実に働くというのは、誓約書の提出で宣言することで満たされるはずですが、さらに第三者を巻き込むことでしっかりと仕事をしてもらうという保証を得るということでしょう。
身元保証人に指定する人
身元保証人に指定する人について特に決まりはありません。一般的には、身元保証人として指定するのは当人の両親である場合が多いです。
会社によって異なりますが、身元保証人を2人つけて、親と親戚や知人などの近親者以外を指定する場合などもあります。これは会社側が自由に指定することができます。
身元保証書の取り扱いについて
身元保証書の取り扱いには細心の注意が必要で、特に損害賠償の範囲や期間、保証人の責任の極度額については、明確に理解しておくべきです。また、従業員と保証人には、書類に記載された内容に対する誓約や義務が発生します。
身元保証書の書き方
身元保証書の書き方は正式には定められていませんので、会社が自由な書式で作成することができます。
一般的には、以下のような内容を身元保証書に記載します。
- 宛先(会社名、代表者名)
- タイトル(身元保証書)
- 雇用者本人の住所、氏名
- 保証内容
- 作成日
- 身元保証人の住所、氏名、本人との関係
宛先(会社名、代表者名)
身元保証書を提出する先の会社名、代表者名を記入します。
タイトル
タイトルは、特に指定がない限りは「身元保証書」と記載します。
雇用者本人の住所、氏名
雇用される方(身元を保証される人)の現住所、氏名、生年月日などを記入します。
保証内容
身元保証人が保証する内容を箇条書きで記載します。通常は、誠実に勤務し、損害の賠償額、期間などを記載します。内容については、あらかじめ会社から指定される場合もあります。
作成日
身元保証書を作成した日付を記入します。
身元保証人の住所、氏名、本人との関係
身元保証人の住所、氏名、身元保証をする人との関係を記載します。
身元保証の期間
身元保証を行う期間は、特に期間の定めがない場合は3年間、記載をしたとしても上限は5年間です。
これは、身元保証人に長期間の責任を負わせるのは負担が大きいとして有効期間の上限を定められています。
極度額の定め方
民法改正で、極度額を定めなくてはならなくなりましたが、ではいくらと書けばいいのか非常にむずかしい問題となりました。
上限をとりあえず1億円などと適当に高額にすると保証人がなかなか見つからなくなってしまいますし、逆に額が少なすぎても抑止力になりません。
では、年収の〇ヶ月分といった定めにすることも考えられますが、年収が上がった場合に身元保証人にはわからず極度額が変わってしまうので、裁判などで無効にされるというリスクが伴います。
まとめ
身元保証書のテンプレートや書き方を紹介しました。
身許保証書は、雇い入れる従業員の身元を保証する「身元保証人」をたててもらい、雇用中に会社に対して損害を与えた場合、身元保証人と共に賠償してもらうことを明記した書類です。
損害を賠償してもらうほかにも、雇用する予定の人物の身元が確かであることを第三者に保証してもらうという保険の意味合いもあります。
身許保証書は、フォーマットが決まっていないため会社で独自に作成して構いませんが、身元保証書で非現実的な賠償金を規定することも難しいため、業務の責任や会社での地位などを考慮して設定する必要があります。
