勤務証明書は、その会社や団体で働いていること、または過去に在籍していたことを示す書類です。
このページでは、勤務証明書のExcelテンプレートを4種類まとめています。一般的な様式のほか、アルバイト・パート向けも用意しました。提出先や使い方に合わせて選んでみてください。
「勤務証明書」とまとめて呼ばれることが多いですが、実際には在職証明書、在籍証明書、就労証明書、就業証明書など、提出先によって呼び名が少し変わります。名前が違っても、求められる内容はある程度共通しています。
総務や人事の実務では、この種の証明書は意外と差し戻しが出やすい書類です。とくに月末や年度替わりは依頼が重なりやすく、勤務時間や契約期間の記載がひとつ抜けただけで戻ってくることもあります。
エクセル勤務証明書テンプレート（無料）
テンプレートの表題は「勤務証明書」にしていますが、提出先によっては「在職証明書」「在籍証明書」「就労証明書」「就業証明書」「雇用証明書」「出勤証明書」などの名前で求められることがあります。その場合は、表題だけ差し替えればそのまま使えることが多いです。提出先が指定している呼び方があるときは、まずそこを合わせておくとスムーズです。
ボックスタイプ
下線タイプ
ノーマル
アルバイト・パート用
名称の違いと使い分け（在職・在籍・就労・就業・雇用・出勤）
勤務証明書まわりの書類は、出す先によって名前が少しずつ違います。似ているようで見られる欄も変わるため、提出前に名称をそろえておくと余計なやり取りを減らしやすくなります。まずは下の表で、自分のケースに近いものを確認してみてください。
| 名称 | どんなときに使う？ | 見られやすい項目 |
|---|---|---|
| 在職証明書／在籍証明書 | 現在その会社に在職していることを示したいとき。賃貸契約の審査や、銀行口座の開設、ローン申込などで求められることがあります。 | 所属部署・役職・在職期間・雇用形態 |
| 勤務証明書 | 勤務の実態を幅広く示したいとき。行政手続き、転職時の提出書類、社外への提出など、比較的汎用的に使われます。 | 就業時間・勤務日数・給与支給の有無 |
| 就労証明書／就業証明書 | 働いている時間や今後の就労見込みを示したいとき。保育園や認可外保育施設の申請で使われることが多いです。 | 週の労働時間・シフト・就労見込み |
| 雇用証明書 | 雇用契約があることを示したいとき。内定者の提出書類や、行政機関への申請で使われることがあります。 | 雇用契約日・雇用区分・契約期間 |
| 出勤証明書 | 特定日や一定期間に実際に出勤したことを示したいとき。出張や研修参加の証明、通勤補助の確認などで使われます。 | 出勤日・出勤時間・勤怠記録との一致 |
提出先が書類名を指定しているなら、表題はその名前にそろえておくほうが無難です。あわせて、勤務時間や雇用形態も空欄のままにせず入れておくと、確認の電話や差し戻しを避けやすくなります。
記載項目と書き方（例文付き）
勤務証明書には、どの提出先でもだいたい共通して見られる欄があります。ただ、保育園の申請やアルバイト・パートの証明では、そこに少し情報を足さないと足りないこともあります。まずは基本項目を押さえて、そのうえで提出先に合わせて調整していく形です。
共通の基本項目（どの証明書でも使いやすい項目）
- 会社情報：会社名、所在地、電話番号、担当部署。どこが発行した書類か分かるようにします。
- 本人情報：氏名、フリガナ、生年月日。提出先によっては氏名だけで足りることもあります。
- 雇用区分：正社員、契約社員、派遣、アルバイト、パートなど。
- 在籍期間：入社日、在職中かどうか、契約期間の有無。
- 勤務形態：フルタイムかシフト制か、週の所定労働時間は何時間か。
- 勤務実績：週何日働いているか、何時から何時までか、残業があるかどうか。
- 給与形態：時給か月給か。提出先によっては金額までは不要なこともあります。
- 発行情報：発行日、担当者名、押印の有無。紙で提出する場合はここを見られやすいです。
記載例（在職・在籍証明書）
所属：〇〇部
雇用区分：正社員
入社日：20XX年X月X日
就業形態：フルタイム
週所定労働時間：40時間
記載例（就労・就業証明書：保育園申請用）
就業時間帯：9:00～18:00
時間外労働：あり（月10時間程度）
雇用区分：パート
賃金形態：時給
アルバイト・パート向けに入れておくと使いやすい項目
- シフトパターン（例：週3日勤務、土日中心など）
- 繁忙期の勤務予定（夏休み・年末年始など）
- 試用期間の有無や契約更新の有無
- 社会保険・雇用保険の加入状況
「勤務あり」とだけ書いて出すと、内容が足りずに戻ってくることがあります。とくに保育園の申請や各種審査では、週に何時間働くのか、残業はあるのか、契約はいつまでか、といった数字の欄を見られやすいです。ざっくり書くより、ここは少し細かめに入れておいたほうが後で困りません。
勤務証明書の発行を依頼する方法（正社員・アルバイト・派遣）
勤務証明書は、本人が作って提出する書類ではなく、勤務先や雇用元に依頼して発行してもらうのが一般的です。誰に頼むかは立場によって少し違うため、最初に窓口だけ確認しておくと流れが止まりにくくなります。
- 正社員・契約社員：まずは会社の総務や人事に確認します。社内で決まった様式があるなら、そちらを使ったほうが早いです。
- アルバイト・パート：店舗責任者や人事担当に依頼します。シフト制なら、週何日くらい入っているかまで書いてもらえると伝わりやすくなります。
- 派遣社員：発行元は派遣先ではなく、雇用契約を結んでいる派遣元です。この点は迷いやすいので、最初に確認しておくと二度手間を防ぎやすいです。
- 提出期限の確認：繁忙期は発行まで数日かかることもあります。締切ぎりぎりではなく、少し前に頼んでおくほうが安心です。
- 原本・押印の要否：PDFでよいのか、紙の原本が要るのか、押印が必要かは提出先によって変わります。ここを先に確認しておくと、差し替えを減らしやすくなります。
勤務証明書が審査で通りやすくなるチェックリスト
勤務証明書は、書いてあるだけでは足りず、提出先が見たい内容になっているかまで確認したいところです。出す前に一度見直しておくと、差し戻しをかなり減らせます。
- 表題の一致：提出先が求める呼称（在職／在籍／就労など）と合っているか
- 内容の整合性：勤怠記録や給与明細と矛盾していないか
- 数字の具体性：週所定労働時間・勤務日数・就業時間帯が数字で記載されているか
- 真正性の確認：発行日・担当者名・社判や押印の有無を確認したか
- 用途との相性：賃貸契約・金融機関・保育園など、提出先に合った項目が入っているか
- 個人情報の入れすぎ防止：不要な住所・給与額・マイナンバーなどを書きすぎていないか
よくある質問（FAQ）
まとめ
このページでは、勤務証明書のExcelテンプレートを4種類掲載しています。
できるだけ幅広く使える形にしていますが、提出先によって見たい欄は少し変わります。表題の名前、勤務時間、契約期間あたりは、使う前に一度見直しておくと安心です。提出の朝に慌てて直すより、先に少し整えておくほうが楽です。必要な項目だけ足したり削ったりしながら、自社の運用に合わせて使ってみてください。
■ 最終更新日
