念書は、ビジネスや日常のあらゆる場面で発生する金銭トラブルや信頼関係の確認に欠かせない文書です。相互の約束を文書化しておくことで、万が一のトラブル時にも証拠として活用できる重要な書類となります。
本記事では、実務経験をもとに、無料で使える念書テンプレートとその正しい使い方について解説します。企業の人事担当として数多くの念書作成を監修してきた筆者が、用途別の活用ポイントやよくある失敗例、法的な注意点なども交えてご紹介します。
念書テンプレート
さまざまな念書テンプレートが以下よりダウンロード可能です。例文付きのテンプレートもあるので、念書を作成する際の参考にしてください。
一般的なテンプレート
例文がない、念書の白紙テンプレートです。念書に必要な項目だけを記載しているので、内容と記載事項を埋めていけば念書が完成します。約束ごとの基本形に。契約書ほど堅苦しくない形式で使いたい場面に最適です。
就業規則違反時の念書
会社における就業規則違反の際に使用される例文テンプレートです。人事担当経験上、従業員への指導書類として頻繁に使います。文言は慎重に。
退職時の念書
退職時に機密事項、データ、取引先情報を外部に漏洩しないという約束を交わす念書の例文です。退職時の情報漏洩リスク対策に。個人情報保護意識が高まる昨今では定番です。
無断欠勤の謝罪
無断欠勤をしたときのお詫びと、二度としない旨を約束する例文テンプレートです。社内での再発防止・反省の意思表示として活用されます。誓約のニュアンスも重要。
借金の返済用の念書1
借金の返済を約束する念書テンプレートです。個人間の金銭貸借確認に便利。署名と日付は必須です。
借金の返済用の念書2(条件付)
借金の返済を約束する念書テンプレートです。条件が複雑な場合はこちら。利率や返済期日も明記できるテンプレートです。
カスタマイズ例
・会社名やロゴを差し替えて自社フォーマットに対応
・行の追加で複数の条件や注意事項を加筆
・PDF化して保存や印刷にも対応
念書とは
念書(ねんしょ)とは、約束事を文書にした書類です。
念書とは、約束や合意内容を明文化した文書のことです。契約書と違い、約束を守る側が一方的に作成するのが特徴で、主に証拠保全を目的としています。
法的効力と公正証書の違い
念書は裁判の証拠にはなりますが、法的な強制力はありません。より確実にしたい場合は、公正証書の活用がおすすめです。給与差し押さえなどの執行力を持たせることが可能になります。
誓約書との違い
念書：当事者間の合意を確認する文書
誓約書：一方的に義務を負う意思を示す文書
→ 実務では混同されがちですが、法的な立ち位置は異なります。
念書の書き方
念書の必要項目は以下のとおりです。
・当事者の氏名
・内容（何についての約束か）
・日付
・署名、捺印（できれば両方）
よくある失敗例
・内容が曖昧でトラブル時に証拠にならない
・署名や日付が抜けていて効力が弱くなる
・過度な条件（違法性を含む）で無効とされるケースも
よくある質問（FAQ）
重要なのは内容と署名もしくは押印です。署名は本人の自筆でしてもらいます。
極端な話、チラシの裏に書いた念書でも効力に違いはありません。
しかし、万一裁判になったときに証拠として認められる他、念書を交わしたという事実が相手への圧力にもなるため完全に無駄というわけではありません。
民事訴訟法第228条では、
私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。
とあることから、署名か押印のどちらかがあれば契約として成立したことになります。
まとめ
念書は、金銭や労務などのトラブル防止や証拠保全に活用できる実用的な文書です。テンプレートを活用することで、漏れなく効率的に作成できます。
ダウンロード可能なテンプレートは、実務経験をもとに用途ごとに設計されています。必要に応じてカスタマイズしてお使いください。
