仮払いは、出張や高額な経費が発生する前に従業員の自己負担を軽減するための制度です。適切な仮払い申請書を用意し、社内の承認フローに沿って申請することで、経費管理の透明性と迅速な業務遂行につながります。
このページでは、実務で使える仮払い申請書テンプレート（Excel）を無料配布し、書き方・申請の流れ・よくあるミスを経理実務の目線でわかりやすく解説します。
仮払い申請書とは
仮払い申請書とは、業務上必要な費用を事前に会社から受け取るために提出する書類です。出張旅費、備品購入、ソフトウェア購入などの用途で利用します。
仮払いを受けた後は、使途を明らかにする仮払い精算書で清算します。精算方法は仮払い精算書テンプレートをご覧ください。
仮払い申請書 テンプレート（Excel形式 無料DL）
社内に規定フォーマットがない場合でもすぐに使えるテンプレートです。用途に合わせてレイアウトを選べます。
仮払申請書のエクセルテンプレート01
仮払申請書のエクセルテンプレート02
仮払い申請書兼受領書（領収書付き）
受領印・領収書欄を備え、仮払金の受領記録まで一体で管理できます。
仮払申請書のエクセルテンプレート03
領収書兼仮払申請書のエクセルテンプレート04
仮払い申請書の書き方
仮払申請書は、経費を先に立て替えてもらうために書きます。仮払申請書をどのように書くかは、会社によって異なるので最初にどのように申請するのか上司や経理に確認しましょう。
基本項目
- 申請日・仮払日
- 所属・氏名（押印の有無は社内規程を確認します）
- 仮払金額（概算／見積根拠）
- 使用目的（出張旅費・物品購入・ソフトウェア購入など）
- 清算予定日（期限厳守）
記入例とポイント
- 所属・氏名：
部署名・氏名を明記します。電子承認の有無を合わせて確認します。 - 仮払日・合計金額：
受領日と総額を記入します。端数処理の社内ルールがあれば従います。 - 使用目的：
出張費、通信費、物品購入、ソフト購入など具体的に記載します。 - 使用明細：
可能な範囲で内訳・見積根拠を明確にします。
申請から受領までの流れ
仮払申請書の書き方は、企業によって異なるものの大まかには以下のような流れで申請します。通常は、金銭を受け取った後に確かに受け取ったという受領書(受領印)を提出します。
- 必要金額を概算し、見積書や根拠資料を準備します。
- 仮払い申請書を作成し、上長承認・経理確認を受けます。
- 仮払金を受領し、受領書（受領印）を提出します。
- 業務完了後は規定期限までに精算します（仮払い精算書はこちら）。
よくある質問（FAQ）
仮払い申請書テンプレートはExcel以外の形式でも利用できますか？
現在はExcel形式を基本に提供しています。必要に応じてPDFや印刷用に変換してお使いください。
仮払い申請書は自作しても良いですか？
会社に指定のフォーマットがない場合はExcelで作成しても問題ありません。ただし、承認フローや必須項目は事前に経理へ確認する必要があります。
仮払いと立替精算の違いは何ですか？
仮払いは前もって会社から経費を受け取る制度で、立替精算は一度個人で支払ってから清算する方法です。
仮払い申請は出張以外にも使えますか？
はい。備品購入や業務で必要なサービス利用など、高額の経費を立て替える前に利用できます。
まとめ
仮払申請書は、金額の大きな物品を購入する場合や、出張の前など自分で立て替えるのはちょっと負担だなというときに会社に仮払をしてもらうための申請書です。
適切なテンプレートを使い、承認フローと期限を守ることで、社内の経費管理がスムーズになります。精算は仮払い精算書テンプレートをご利用ください。
