仮払い申請書の無料Excelテンプレートを3種類掲載しています。明細を分けて申請するタイプ、シンプルなタイプ、仮払金の受領書まで1枚で管理できるタイプから選べます。仮払いを受ける前の申請に使うページです。
仮払い申請書テンプレート3種類
01｜明細を分けて申請する仮払経費申請書
複数の支出予定があるときに使いやすい形式です。使用予定日・内容・金額を行ごとに入力でき、仮払金額は明細の金額から自動計算します。
02｜シンプルな仮払申請書
申請内容を文章でまとめるタイプです。社員番号、申請日、仮払金額、使用目的、内容、精算予定日を1枚で確認できます。
03｜仮払金受領書付きの申請書
申請書と受領書を同じ用紙で管理したい場合に向いています。使用目的を選び、下部の受領書に受領日・金額・氏名を記録できます。
3種類の選び方
| テンプレート | 向いているケース | 特徴 |
|---|---|---|
| 01 明細型 | 交通費・宿泊費・備品代など、複数の支出予定を分けて申請したい | 日付・内容・金額を明細で記録 |
| 02 シンプル型 | 用途と金額をまとめて申請したい | 記入項目が少なく、精算予定日も記録 |
| 03 受領書付き | 現金を渡した記録まで同じ用紙で残したい | 申請欄と仮払金受領書が一体 |
実際に入力してみた例
東京から大阪へ2泊3日の出張を想定
東京から大阪へ2泊3日の出張を想定
「シンプルな仮払申請書テンプレート」に、新幹線の往復、宿泊費2泊分、現地交通費を分けて記入し、合計額を仮払金額として申請します。
「出張費一式」とまとめるより、費用ごとに分けたほうが説得力があり、根拠を確認しやすく感じました。
仮払い申請書で先に決めておきたいこと
01
仮払金額は「だいたい」ではなく、根拠を残す
出張なら交通費・宿泊費、購入なら見積書など、金額の根拠が分かる状態にしておくと承認時の確認がしやすくなります。複数の費用がある場合は、01のように明細で分けておくと合計額との照合もしやすくなります。
02
「使用目的」と「内容」は分けて考える
使用目的には「大阪出張」「展示会出展」など、何のための支出かを書きます。内容欄には「新幹線往復」「ホテル2泊」など、金額の内訳が分かる情報を書きます。目的だけを「出張費」とすると、承認する側が金額の妥当性を判断しにくくなります。
03
受領書が必要かは、現金の渡し方で決める
現金で仮払金を渡し、受け取った記録も紙で残す運用なら受領書付きが便利です。振込や経費システムで受領記録が残る場合は、申請書まで受領書付きにする必要がないこともあります。自社の承認・支払方法に合わせて選んでください。
04
精算の説明は別ページに分ける
このページは「仮払いを受ける前の申請」に限定しています。実際に使った金額、返金額・追加支給額、領収書の整理など、使用後の処理は仮払い精算書テンプレートで確認してください。
テンプレートを使う前に確認
会社に指定様式や申請期限、承認者、仮払金額の上限などのルールがある場合は、そのルールを優先してください。
仮払い申請書の書き方
01申請日・所属・氏名
申請者が分かる基本情報を記入します。
02仮払日
仮払日または支払希望日を記入します。
03使用目的
「出張」「備品購入」だけで終わらせず、案件や行き先が分かる程度に書きます。
04金額と内訳
見積書、運賃、宿泊予定などから確認して記入します。
05精算予定日
社内で決められている場合は、使用後に精算する予定日も記入します。
よくある質問
仮払い申請書と仮払い精算書は同じですか？
別の書類です。仮払い申請書は支出前に仮払金を受けるための申請、仮払い精算書は支出後に実際の使用額と差額を整理するために使います。
受領書付きのテンプレートを使った方がよいですか？
現金を渡した事実を紙でも残したい場合は便利です。振込やシステム上で受領記録が残る場合は、シンプルな申請書の方が扱いやすい場合があります。
仮払金額は実際の支出額と同じでなければいけませんか？
申請時点では予定額になるため、実際の支出と差が出ることがあります。差額の処理や領収書の整理は、支出後の仮払い精算で行います。
出張以外でも使えますか？
会社の運用によりますが、備品購入、会議・接待、業務上のサービス利用など、事前に費用を渡す必要がある場面でも使えます。
