このページでは、出張報告書のフォーマット・テンプレートを紹介しています。
Word・Excelで使える出張報告書テンプレートを、無料でダウンロードできるようにまとめました。書き方のコツや記入例も入れているので、最初にどこを書けばいいか迷いやすい方でも使いやすい内容です。
営業訪問、現地視察、研修参加など、出張の内容は会社によって少しずつ違います。とはいえ、報告書で見られる項目はある程度決まっています。このページでは、そのまま使いやすい形を中心に揃えました。
出張報告書テンプレート（Word・Excel）
このページでは、用途に合わせて選びやすい出張報告書テンプレートを無料で配布しています。承認欄あり・なし、シンプルなもの、少し色を入れたものなどを揃えているので、自社の運用に近い形を選びやすいと思います。
出張報告書テンプレート01 A4縦 シンプル
出張報告書テンプレート02 A4縦 罫線あり
出張報告書テンプレート03 A4縦 シンプル 承認欄あり
出張報告書テンプレート04 A4縦 シンプル 承認欄あり
出張報告書テンプレート05 A4縦 シンプル 上部承認欄あり
出張報告書テンプレート06 A4縦 シンプル 上部承認欄あり
出張報告書テンプレート07 A4縦 グレー 承認欄なし
出張報告書テンプレート08 A4縦 グレー 承認欄なし
出張報告書テンプレート エクセル09 A4縦 スカイブルー 承認欄なし
出張報告書フォーマットと記載例
ここでは、出張報告書でよく使われる「提出日・氏名・部署」「出張先・出張期間」「目的・内容・成果」の書き方をまとめています。ひな形にそのまま入れやすいように、項目ごとの考え方と簡単な記入例を整理しました。
提出日・氏名・部署の書き方
出張報告書の冒頭では、誰が、いつ、どの部署から出した書類なのかがすぐ分かるようにしておきます。ここが曖昧だと、内容に入る前の確認で手が止まりやすくなります。
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提出日：
提出する日付を記入します。西暦か和暦かは、どちらかに揃えておくと見た目も落ち着きます。 -
氏名：
フルネームで記載します。社内ルールで押印が必要なら、指定の位置もあわせて確認しておきます。 -
部署：
略称ではなく、所属部署の正式名称を書きます。普段の呼び方のまま入れると、あとで直しが入ることがあります。
出張先・出張期間の書き方
出張先と期間は、旅費精算や後日の確認にも関わるところです。会社名や日付はうろ覚えで書かず、案内メールや日程表を見ながら入れた方が安心です。
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出張先：
取引先の会社名、部署名、店舗名、所在地などを、名刺や案内状に合わせて記載します。 -
出張期間：
開始日から終了日までを年月日で明記します。
（例：2025年5月1日～2025年5月3日）
目的・内容・成果の具体的記入例
ここが出張報告書の中心です。「何のために行ったか」「現地で何をしたか」「結果として何が残ったか」が短く伝わると、読む側も内容を追いやすくなります。
目的：
〇〇展示会の視察および新規取引先の開拓
〇〇展示会の視察および新規取引先の開拓
内容：
展示会で最新製品を確認し、取引候補3社と商談を実施。各社の条件や要望をヒアリング。
展示会で最新製品を確認し、取引候補3社と商談を実施。各社の条件や要望をヒアリング。
成果：
2社と試験導入の契約を締結し、1社から次回商談の依頼を受けた。
2社と試験導入の契約を締結し、1社から次回商談の依頼を受けた。
出張報告書テンプレートの特徴と選び方
出張報告書テンプレートは、Word形式とExcel形式の2種類を用意しています。どちらが合うかは、書く内容と社内での使い方で決まることが多いです。
Word版
文章を中心にまとめたいときに向いています。
印刷したときの見た目が整いやすく、長めの報告にも使いやすい形式です。
文章を中心にまとめたいときに向いています。
印刷したときの見た目が整いやすく、長めの報告にも使いやすい形式です。
Excel版
表形式で入力したいときや、数字・費用項目を整理したいときに向いています。
セル幅や罫線を調整しやすく、日数や金額まわりを扱いやすいのが特徴です。
社内ルールが決まっている場合はそれに合わせ、特に指定がないなら、文章を重視するか表の扱いやすさを優先するかで選ぶと収まりやすいです。
承認欄あり／なしの違い
テンプレートには「承認欄あり」と「承認欄なし」の2タイプがあります。見た目の違いというより、社内でどう回すかの違いと考えると分かりやすいです。
承認欄あり
上司や管理者の確認印、サインが必要な場合に向いています。
内容の記録だけでなく、承認の流れも残せるため、正式な社内書類として扱いやすい形です。
上司や管理者の確認印、サインが必要な場合に向いています。
内容の記録だけでなく、承認の流れも残せるため、正式な社内書類として扱いやすい形です。
承認欄なし
チーム内での共有や、比較的簡単な報告に向いています。
押印やサインが不要な職場では、こちらの方が使いやすいこともあります。
色・デザイン別テンプレート紹介
出張報告書は内容が第一ですが、見やすさも無視できません。白ベースの標準的なものから、グレーやスカイブルーを使ったものまで用意しているので、社内の雰囲気に合わせて選べます。
シンプル白背景：
迷いにくい定番のデザインです。どの部署でも使いやすい形です。
グレーベース：
落ち着いた印象で、少しかための文書にも合わせやすいです。
スカイブルー：
項目が見分けやすく、入力欄を追いやすいデザインです。
迷いにくい定番のデザインです。どの部署でも使いやすい形です。
グレーベース：
落ち着いた印象で、少しかための文書にも合わせやすいです。
スカイブルー：
項目が見分けやすく、入力欄を追いやすいデザインです。
色やデザインは好みだけでなく、提出先や社内の書式に合うかどうかで選ぶと失敗しにくいです。
よくある質問（FAQ）
出張報告書テンプレートは無料で利用できますか？
はい。掲載している出張報告書テンプレートは、Word・Excelともに無料でダウンロードできます。会員登録やメールアドレスの入力も不要です。
承認欄ありとなしのテンプレートはどう使い分けますか？
上司や管理者の確認印、サインが必要な運用なら承認欄あり、共有用や簡易的な報告なら承認欄なしが使いやすいです。迷う場合は、今社内で使っている書類の流れに合わせるのが無難です。
Word版とExcel版はどちらを使えばいいですか？
文章中心でまとめたいならWord版、数字や費用項目も含めて整理したいならExcel版が使いやすいです。印刷のしやすさを優先するか、表の扱いやすさを優先するかで選ぶと決めやすくなります。
テンプレートの色やデザインは変更できますか？
はい。Word版・Excel版ともに、色、フォント、レイアウトを調整できます。自社の書式や雰囲気に合わせて使ってください。
海外出張や研修報告にも使えますか？
使えます。目的や訪問先、成果の欄を少し調整すれば、海外出張、研修、セミナー参加などにもそのまま応用しやすいです。
まとめ
出張報告書の書き方、テンプレートの選び方、記入時の考え方をまとめました。
まずは、自社や部署で使う決まったフォーマットがあるか確認しておくのが先です。指定の書式がない場合は、テンプレートをベースにして、自社で使いやすい形に少し整えて使うと進めやすくなります。
出張報告書は、きれいに書くことより、内容がすっと伝わることの方が大事です。提出のたびに指摘された点を直していけば、だんだん読みやすい形に落ち着いてきます。最初から完璧にまとめようとしなくても大丈夫です。
