当サイトでは、出張報告書フォーマット（Word・Excel）とテンプレートを無料で配布しています。
実際に現場で使用されているフォーマットを基にしているので、営業報告・現地視察・研修受講など様々なシーンでそのまま使えます。
出張報告書フォーマットと記載例
ここでは、出張報告書によく使われる「提出日・氏名・部署」「出張先・出張期間」「目的・内容・成果」の書き方をまとめています。 ひな形にそのまま転記できるように、書き方のポイントと簡単な記入例を整理しました。
提出日・氏名・部署の書き方
報告書の冒頭には、誰が・いつ・どの部署から提出した書類なのかが一目で分かるように整理して記載します。
-
提出日：
報告書を提出する日付を、西暦または和暦のどちらか一方に統一して記入します。 -
氏名：
フルネームで記載します。社内ルールで押印が必要な場合は、氏名の横または上部に押印します。 -
部署：
略称ではなく、所属部署の正式名称を記載します（例：営業一課、総務部人事課など）。
出張先・出張期間の書き方
出張先と期間は、経理処理や旅費精算にも関わる重要な情報です。会社名や日付を誤記しないよう、資料や日程表を確認しながら記入します。
-
出張先：
取引先の会社名・部署名・店舗名・所在地などを、名刺や案内状どおりに正確に記載します。 -
出張期間：
開始日から終了日までを年月日で明記します。
（例：2025年5月1日～2025年5月3日）
目的・内容・成果の具体的記入例
出張報告書の中心となる部分です。「何のために」「何をして」「どのような成果があったか」を簡潔にまとめると、上長や関係部門が内容をすぐに把握できます。
目的：
〇〇展示会視察および新規取引先開拓
内容：
展示会で最新製品を調査し、取引候補3社と商談を実施。各社の条件や要望をヒアリング。
成果：
2社と試験導入の契約を締結し、1社から次回商談の依頼を獲得。
出張報告書テンプレート（Word・Excel）
このページでは用途別に選べる出張報告書 テンプレート（Excel・Word）を登録不要・無料で配布しています。承認欄あり／なし、シンプル・カラーなどのテンプレートを揃え、すぐに出張報告書作成を始められます。
出張報告書テンプレート01 A4縦 シンプル
出張報告書テンプレート02 A4縦 罫線あり
出張報告書テンプレート03 A4縦 シンプル 承認欄あり
出張報告書テンプレート04 A4縦 シンプル 承認欄あり
出張報告書テンプレート05 A4縦 シンプル 上部承認欄あり
出張報告書テンプレート06 A4縦 シンプル 上部承認欄あり
出張報告書テンプレート07 A4縦 グレー 承認欄なし
出張報告書テンプレート08 A4縦 グレー 承認欄なし
出張報告書テンプレート エクセル09 A4縦 スカイブルー 承認欄なし
出張報告書テンプレートの特徴と選び方
出張報告書テンプレートは、Word形式とExcel形式の2種類を用意しています。
文書作成や報告内容の文章化に向いています。
レイアウトが固定されており、印刷後の見た目が整いやすい。
長文記載や詳細な報告書に最適。
Excel版
表形式での入力が簡単で、数字や経費項目の集計に向いています。
罫線やセルの幅を自由に調整可能。
出張日数や費用計算を自動化したい場合に便利。
用途や社内ルールに合わせて、Word・Excelのいずれかを選んで活用できます。
承認欄あり／なしの違い
テンプレートには「承認欄あり」と「承認欄なし」の2タイプがあります。
上司や管理者の確認サインをもらう必要がある場合に使用。
報告内容だけでなく、承認プロセスも記録できるため、正式な社内文書として利用しやすい。
承認欄なし
チーム内共有や簡易的な報告用に適しています。
上司の押印やサインが不要なケース、スピード重視の報告に便利。
社内規定や提出先の運用ルールに応じて選択してください。
色・デザイン別テンプレート紹介
出張報告書は、使いやすさだけでなく視認性や印象も大切です。当サイトでは、シンプルな白背景から、グレーやスカイブルーを使った落ち着いた配色まで揃えています。
オーソドックスで誰でも使いやすいデザイン。
グレーベース：
落ち着いた印象を与え、ビジネス文書として品格を保てる。
スカイブルー：
視認性が高く、項目の見分けがしやすい。
色やデザインを選ぶことで、社内の雰囲気や提出先の好みに合わせた報告書を作成できます。
よくある質問（FAQ）
まとめ
出張報告書の書き方、フォーマットやテンプレート、作り方や注意点について紹介しました。
上司に認められる出張報告書を書くには、まずは会社や部署に出張報告書の決められたフォーマットがないか確認すること、なければフォーマットをダウンロードして自社に合うように改変して使用します。
次に報告書の提出時にレビューしてもらい次回には指摘された箇所を忘れずに修正していくことです。この繰り返しで誰もがわかりやすい報告書を書けるようになります。
経験を積んで相手にわかりやすい出張報告書の書き方をマスターしてください。
